Il processo civile telematico L impatto sulla disciplina del processo civile

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1 Il processo civile telematico L impatto sulla disciplina del processo civile Prof.ssa Maria Pia Gasperini Docente di Diritto processuale civile UNICAM

2 Cos è il processo civile telematico Il processo civile telematico (PCT) è un ambiente informatico nel quale sono possibili una serie di attività che in precedenza erano compiute mediante i tradizionali strumenti cartacei, attraverso il contatto diretto tra avvocati ed operatori giudiziari: - deposito di atti in cancelleria - consultazione dei fascicoli d ufficio - trasmissione di comunicazioni e notificazioni

3 Finalità del PCT: - riduzione della circolazione cartacea e delle connesse esigenze di conservazione degli atti - riduzione delle esigenze di spostamento fisico dei professionisti coinvolti nel processo (avvocati e consulenti) e degli operatori giudiziari (cancellieri ed ufficiali giudiziari) - miglioramento dei servizi di cancelleria e degli UNEP (Uffici notificazioni e protesti) - riduzione dei tempi dei processi

4 La prima disciplina del PCT Il d.p.r. 13 febbraio 2001, n. 123, aveva ammesso la formazione, la comunicazione e la notificazione di atti del processo civile mediante documenti informatici attraverso il SICI (sistema informatico civile), definito dal regolamento come «il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l'amministrazione della giustizia tratta il processo civile» (art. 1, lett. f).

5 Il regolamento aveva previsto che: - tutti gli atti e i provvedimenti del processo potessero essere compiuti come documenti informatici sottoscritti con firma digitale - comunicazioni e notificazioni potessero essere eseguite per via telematica, oltre che attraverso il sistema informatico civile, anche all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario. Facoltatività del PCT

6 Sperimentazione del PCT La novità e le stesse caratteristiche del PCT hanno reso necessaria una fase di sperimentazione, condotta in quegli uffici giudiziari maggiormente attrezzati sotto il profilo delle dotazioni informatiche (la prima esperienza in questo senso è stata quella del Tribunale di Milano, dove dal 2007 il deposito del ricorso per decreto ingiuntivo e l emissione del decreto stesso avvengono con modalità telematiche). Si è progressivamente diffuso tra gli avvocati l utilizzo del servizio di accesso telematico alle cancellerie civili per la mera consultazione dei fascicoli di causa (Polisweb).

7 Le regole tecniche L art. 35 del d.p.r. 21 febbraio 2011, n. 44, ha previsto che l attivazione della trasmissione dei documenti informatici da parte dei soggetti abilitati debba essere preceduta da un decreto dirigenziale che accerti l installazione e l idoneità delle attrezzature informatiche, unitamente alla funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici nel singolo ufficio, e che le specifiche tecniche dei modelli informatici siano definite con decreto del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero Giustizia.

8 L obbligatorietà del PCT L art. 16-bis del d.l , n. 179 (convertito con l , n. 221) ha previsto che a decorrere dal 30 giugno 2014 «nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche». L obbligo vale anche «per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall autorità giudiziaria» (es. consulenti tecnici).

9 Va sottolineato che, ai sensi di questa disposizione l obbligo di deposito telematico degli atti si riferisce: - ai procedimenti civili di cognizione (contenziosi e non contenziosi) di competenza del solo Tribunale; - agli atti processuali e ai documenti depositati dalle parti «precedentemente costituite», cioè agli atti e ai documenti depositati dalle parti successivamente alla loro costituzione in giudizio.

10 Cosa succede per i procedimenti che non sono di competenza del Tribunale? Per i procedimenti in Corte d Appello, il d.l , n. 90 (convertito con l , n. 114) ha fissato in via generale l entrata in vigore del PCT a decorrere dal 30 giugno 2015 Per i procedimenti dinanzi al Giudice di Pace vale quanto già stabilito dallo stesso art. 16-bis d.l. 179/2012, il cui comma 6 precisa che il PCT diverrà obbligatorio solo successivamente alla pubblicazione in GU di un decreto del Min. Giustizia che accerti, con riferimento a ciascun ufficio giudiziario, la funzionalità delle infrastrutture informatiche.

11 Atti e documenti soggetti al PCT Come si è visto, ai sensi di legge l obbligo del deposito telematico riguarda gli atti e i documenti depositati dalle parti successivamente alla costituzione. Ciò significa che gli atti introduttivi del processo (citazione, ricorso, comparsa di risposta) e i documenti allegati continueranno a poter essere depositati con le consuete modalità, in formato cartaceo.

12 Va tuttavia precisato che molti uffici giudiziari, all esito della prevista verifica sulle rispettive dotazioni informatiche, sono stati abilitati - con apposito decreto del Dirigente dei servizi informativi automatizzati del Min. Giustizia (in attuazione dell art. 35 d.p.r. 44/2011) a ricevere in via telematica anche atti di costituzione. In questi uffici giudiziari, dunque, la costituzione delle parti è possibile sia con le modalità tradizionali che in via telematica.

13 Nei processi esecutivi di cui al libro III del c.p.c. l obbligo del deposito telematico si applica agli atti successivi all atto con cui inizia l esecuzione. A tal proposito occorre precisare che il d.l , n. 132 (cd. decreto sulla «degiurisdizionalizzazione», convertito con l , n. 162), oltre a modificare la disciplina dell iscrizione a ruolo dei procedimenti di espropriazione forzata, ha differito al 31 marzo 2015 l obbligatorietà del deposito telematico della predetta nota.

14 Disciplina ad hoc per il procedimento per decreto ingiuntivo (fase monitoria) Sempre a decorrere dal 30 giugno 2014, con riferimento al procedimento per decreto ingiuntivo (art. 633 ss. c.p.c.), escluso il giudizio di opposizione, il deposito del ricorso, dei documenti ad esso allegati e dei provvedimenti del giudice deve avvenire esclusivamente con modalità telematiche.

15 Clausola di salvaguardia In caso di malfunzionamento dei sistemi informatici del dominio giustizia, il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti soggetti al PCT con modalità non telematiche. In ogni caso, il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche.

16 Disciplina dell entrata in vigore del PCT Il d.l. 24 giugno 2014, n. 90 (convertito con l. 11 agosto 2014, n. 114) ha disposto un parziale rinvio dell entrata in vigore del PCT: - mantenendo l entrata in vigore del PCT al per i soli procedimenti civili introdotti dopo quella data; - rinviando l entrata in vigore del PCT al per i procedimenti civili già pendenti al

17 Come funziona in pratica il PCT

18 Secondo quanto previsto dal d.m. 44/2011 e dal provvedimento DGSIA del contenente le specifiche tecniche del PCT, il sistema del Processo Civile Telematico si fonda sui seguenti strumenti tecnici: - il sistema della Posta Elettronica Certificata (PEC), attraverso il quale avvengono i contatti tra i professionisti e gli uffici giudiziari (cancellerie e UNEP); -la firma digitale, attraverso la quale il sistema «riconosce» i soggetti che in esso operano (professionisti, giudici, cancellieri, ufficiali giudiziari).

19 Il professionista (in primis l avvocato) che si relaziona con l ufficio giudiziario deve essere munito di una casella PEC regolarmente censita al RegIndE, il Registro generale degli Indirizzi Elettronici tenuto dal Ministero della Giustizia, nel quale sono obbligatoriamente registrati tutti gli avvocati iscritti all albo. Possono registrarsi anche altri professionisti, tramite invio dell albo da parte dell ordine di appartenenza, o in proprio. L inserimento del RegIndE è condizione essenziale per poter operare quali consulenti in un processo civile.

20 Il professionista deve inoltre disporre di un Punto d Accesso (PdA) al sistema del PCT. Il Punto d Accesso è il complesso degli strumenti hardware e software certificato dal Ministero della Giustizia atto a riconoscere l'identità dell'utente e la sua legittimazione ad accedere al sistema, secondo criteri di sicurezza e affidabilità. Un punto di accesso è costituito dal Portale Servizi Telematici del Min. Giustizia, ma punti di accesso sono forniti anche dagli Ordini professionali, dalle Camere di Commercio, da società private. Il professionista accede tramite un proprio dispositivo elettronico di identificazione.

21 Infine, il professionista deve disporre di un apposito software per la creazione della cd. busta telematica ovvero un file comprendente l atto da depositare con i relativi allegati (es. documenti, ma anche procura e nota di iscrizione a ruolo ove l atto depositato sia un atto di costituzione, come avviene nel caso di ricorso per decreto ingiuntivo), con dimensioni non eccedenti i 30 MB. Questo file viene inviato all ufficio giudiziario con un messaggio di Posta Elettronica Certificata.

22 Più precisamente: - l avvocato redige normalmente l atto e poi lo converte in formato.pdf: è prescritto che l atto processuale in senso stretto sia ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per operazioni di selezione e copia di parti, e non è ammessa la scansione per immagini; - lo firma digitalmente; - allega la scansione per immagini di eventuali allegati o dell eventuale procura alle liti, in tal caso attestando in separato file la conformità del documento telematico all originale cartaceo.

23 Inviata la busta tramite PEC, l avvocato mittente dovrebbe ricevere quattro messaggi di PEC, l uno successivo all altro, contenenti: 1) la ricevuta di accettazione (RdA): è il messaggio con cui il gestore PEC del mittente comunica che ha preso in carico la busta e l ha inviata. Con questo messaggio il mittente ha legale certezza dell avvenuto invio, ma non ha ancora alcuna certezza dell arrivo a destinazione della busta;

24 2) la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC): è il messaggio con cui il gestore PEC del Min. Giustizia comunica all avvocato mittente che la busta è pervenuta nel dominio giustizia, benché di fatto non sia stata ancora presa in visione e «scaricata» dalla cancelleria. E nel momento in cui viene generata questa ricevuta che il deposito dell atto s intende legalmente perfezionato, anche ai fini del rispetto dei termini processuali eventualmente previsti (art. 16-bis, comma 7, d.l. 179/2012)

25 3) il messaggio con l esito dei controlli automatici sulla busta effettuati dal gestore PEC del Min. Giustizia: trattasi di controllo formale effettuato dal sistema sulla rispondenza della busta alle specifiche tecniche previste; 4) il messaggio con l esito del controllo svolto dal personale di cancelleria sulla regolarità giuridica del deposito: trattasi del controllo che tradizionalmente l ufficio di cancelleria svolge in occasione dei depositi di atti e documenti in formato cartaceo.

26 Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia (30 MB), il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante invio di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza (art. 16-bis, comma 7, d.l. 179/2012, come modificato dal d.l. 90/2014).

27 A seguito del deposito di atti e documenti con modalità telematiche si forma il fascicolo informatico, nel quale sono contenuti tutti quegli atti processuali che nel processo «cartaceo» sono contenuti nel fascicolo d ufficio (atti di parte, documenti prodotti, verbali di udienza, provvedimenti del giudice). Difensori e consulenti tecnici possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti presenti nel fascicolo informatico ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel predetto fascicolo.

28 L atto depositato telematicamente dalla parte entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice solo dopo l avvenuta accettazione da parte della cancelleria. Il Ministero della Giustizia ha dunque sollecitato le cancellerie a non ritardare il controllo sui depositi telematici, provvedendovi non oltre i giorno successivo a quello della ricezione dell atto da parte del sistema, anche al fine di salvaguardare le esigenze connesse all esercizio del diritto di difesa (così nel caso di termini scadenti in successione, ad es. quelli ex artt. 183 e 190 c.p.c.)

29 Per le cancellerie vi è l obbligo di effettuare comunicazioni in via telematica a tutti quei soggetti che abbiano l obbligo di munirsi di casella PEC e di comunicarlo ai sensi di legge (es., professionisti, imprese), nonché alle pubbliche amministrazioni che stiano in giudizio tramite propri funzionari. Nel caso della parte che stia in giudizio personalmente, il cui indirizzo di posta elettronica certificata non risulti da pubblici elenchi, sussiste l obbligo della cancelleria di effettuare comunicazioni in via telematica ove detta parte abbia dichiarato nel proprio atto di volerle ricevere, indicando il proprio indirizzo PEC.

30 Con l avvento del PCT, inoltre, è stato stabilito che la comunicazione dell avvenuto deposito dei provvedimenti del giudice debba avvenire attraverso la comunicazione, da parte della cancelleria, del testo integrale del provvedimento del giudice. Poiché con riferimento alla sentenza si è posto il dubbio se, a questo punto, la comunicazione integrale determinasse la decorrenza del termine breve per impugnare, la l. 114/2014 di conversione del d.l. 90/2014 ha modificato l art. 133 c.p.c. precisando che detta comunicazione integrale non sia idonea a far decorrere i termini per le impugnazioni di cui all art. 325 c.p.c.

31 Il verbale d udienza può essere redatto in forma telematica dal cancelliere, e da lui sottoscritto con firma digitale. In quest ottica sono stati modificati gli artt. 126 e 207 c.p.c., con eliminazione dell obbligo di sottoscrizione delle dichiarazioni rese a verbale dagli altri intervenuti in udienza e, in particolare, dei testimoni.

32 Con riferimento al giudice, la normativa che regola il PCT non prevede salvo che per il decreto ingiuntivo - alcun obbligo di depositare provvedimenti esclusivamente con modalità telematiche (anche se è oramai diffusa tra i giudici l abitudine di depositare provvedimenti con queste modalità, firmandoli con firma digitale). In ogni caso è previsto che, ove il magistrato emetta il provvedimento in formato cartaceo, il cancelliere estragga copia di esso mediante scansione per immagine con asseverazione dell avvenuto deposito con firma digitale.

33 Anche con riferimento all attività degli ufficiali giudiziari degli UNEP, la normativa sul PCT non prevede obblighi di notifica esclusivamente con modalità telematiche. Per contro, l art. 16-quater del d.l. 179/2012 ha modificato la l , n. 53, prevedendo la possibilità per gli avvocati di effettuare notifiche in proprio con modalità telematiche.

34 La notificazione telematica può essere effettuata in proprio dall avvocato esclusivamente utilizzando un proprio indirizzo PEC risultante da pubblici registri. Parimenti, la notifica può essere eseguita unicamente ad un indirizzo PEC risultante da pubblici elenchi. La previa autorizzazione del Consiglio dell Ordine di appartenenza, normalmente prescritta per le notifiche eseguite in proprio dagli avvocati ai sensi della l. 53/1994, non è necessaria per le notificazioni in proprio con modalità telematiche.

35 Il messaggio PEC deve contenere: - l atto da notificare (può trattarsi di atto nativo digitale convertito in formato.pdf, o di copia per scansione di atto cartaceo attestata conforme all originale dallo stesso avvocato); - l eventuale procura alle liti in formato.pdf; - la relata di notifica redatta dallo stesso avvocato, contenente l eventuale attestazione di conformità all originale cartaceo dell atto scansionato.

36 La notifica si perfeziona, per il notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione della PEC, mentre, per il destinatario, si perfeziona nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

37 Questioni giurisprudenziali

38 1 Che cosa accade se presso un ufficio giudiziario viene depositato telematicamente un atto non soggetto ad obbligo di deposito telematico dalla normativa sul PCT, che non sia neppure previsto come atto depositabile telematicamente presso quell ufficio dall apposito decreto del Dirigente SIA?

39 Una parte della giurisprudenza di merito ha assunto un orientamento molto rigoroso: - Trib. Padova ha ritenuto privo di valore legale il deposito telematico della comparsa di costituzione e risposta da parte del difensore del convenuto, dichiarandone la contumacia; - Trib. Pesaro si è pronunciata nello stesso senso, addirittura ritenendo irrilevante il deposito della copia cartacea della comparsa depositata telematicamente; - Trib. Lodi ha ritenuto inammissibile un ricorso introduttivo di controversia di lavoro.

40 Altra giurisprudenza ha invece assunto un orientamento «aperto»: - Trib. Bologna ha ritenuto ammissibile il deposito telematico di un ricorso in materia di lavoro benché tale atto non fosse ricompreso tra quelli indicati dall apposito decreto del DGSIA; - Trib. Vercelli ha ritenuto ammissibile il deposito telematico di un ricorso per reclamo cautelare ex art. 669-terdecies c.p.c. (atto non previsto come depositabile telematicamente dall apposito decreto DGSIA).

41 Questo secondo orientamento appare preferibile nella misura in cui prende atto che: - nessuna nullità è prevista dalla legge per l ipotesi in cui il deposito di un atto avvenga con modalità diverse da quelle previste (deposito telematico anziché cartaceo o viceversa); - in tale ipotesi, il giudice deve pertanto verificare se l adozione di una modalità di deposito diversa da quella prevista dalla legge abbia impedito il raggiungimento dello scopo dell atto stesso; - scopo del deposito dell atto è il contatto tra la parte e l ufficio giudiziario: se questo è avvenuto lo scopo dell atto deve ritenersi raggiunto.

42 2 Cosa succede se un atto da depositarsi telematicamente viene depositato in un formato diverso (nello specifico, pdfimmagine) da quello previsto dalle specifiche tecniche (pdf ottenuto tra trasformazione di atto «nativo» digitale)?

43 Orientamento restrittivo: - Trib. Roma ha dichiarato nullo un ricorso per decreto ingiuntivo osservando che lo scopo dell atto processuale telematico è, in primo luogo, quello di inserirsi efficacemente in una sequenza di atti assoggettati a regole tecniche prestabilite; - Trib. Livorno si è espresso nello stesso senso, rilevando che il rispetto delle regole tecniche ha lo scopo di rendere l atto intelligibile a tutti gli attori del processo, consentendo l utilizzo degli elementi dell atto senza necessità di ricorrere a programmi di conversione di formati diversi.

44 All orientamento «aperto» va ascritta la già citata ordinanza del Trib. Vercelli , la quale merita condivisione laddove ritiene che nessuna forma di invalidità possa discendere dall inosservanza di norme tecniche stabilite da un atto di natura regolamentare (qual è il provvedimento DGSIA ), e che l invio dell atto in un formato diverso da quello previsto costituisca una mera irregolarità.

45 In conclusione: la normativa sul Processo Civile Telematico disciplina una specifica modalità di gestione del processo, i cui aspetti di «patologia» vanno pur sempre affrontati alla luce dei principi generali in materia di invalidità degli atti processuali fissati dal codice di procedura civile (artt. 156 e ss. c.p.c.).