PROCEDURA AzIENDALE P.A.119 PRENOTAZIONE, INCASSO, FATTURAZIONE, LIQUIDAZIONE COMPENSI DELL'ATTIVITÀ LIBERO-PROFESSIONALE INTRAMOENIA E RIMBORSI

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1 Az. Osp. PROCEDURA AzIENDALE P.A.119 Univo Rev. OO LIQUIDAZIONE COMPENSI DELL'ATTIVITÀ LLBERO-PROFESSIONALE INTRAMOENIA E RIMBORSI Pago I di 10 P.A.119 LIQUIDAZIONE COMPENSI DELL'ATTIVITÀ LIBERO-PROFESSIONALE INTRAMOENIA E RIMBORSI FASI NOME FUNZIONE DATA FIRMA REDATTA Sig.ra M. Bug/ione.0. Libera Professione VERIFICATA Dott.ssa A. Gaspari Direttbre U.O. Libera Professione APPROVATA Dott. C. MI1Ii Direttore _~mministrativo EMESSA Dott. S. Giuliani Direttore S.D. Qualità e.:-\ccrediramento

2 Pag. 2 di 10 La presente procedura è stata elaborata a cura di: Sig.ra Marta Buglione U.O. Libera professione Sig.ra Viviana Golisano U.O. Gestioni economiche e finanziarie Revisionata a cura di: Dott.ssa Carmela Di Luigi, direttore U.O. Gestioni economiche e finanziarie La Sez. Dip. Qualità e Accreditamento, in ottemperanza alla P.A. 01: Gestione documentazione qualità, ha provveduto ad effettuare: la verifica di conformità (requisiti attesi, codifica, congruità con la documentazione aziendale esistente); la convalida e l emissione (responsabilità, approvazione, definizione lista di distribuzione); la distribuzione e la conservazione.

3 Pag. 3 di 10 I N D I C E 1. PREMESSA SCOPO ED OBIETTIVI CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITÀ ABBREVIAZIONI UTILIZZATE MODALITÀ OPERATIVE Attività libero professionale intramuraria (ALPI) in regime ambulatoriale Procedimento incassi per prestazioni CUP-LP Contabilizzazione fatture libero professionali da GST LP Procedimento incassi prestazione ambulatoriale per Camp Darby Procedimento incassi in caso di malfunzionamento procedura GST-LP Fatturazione Procedura rimborsi Rimborso con bonifico bancario/assegno circolare Attività libero professionale intramuraria (ALPI) in regime ambulatoriale c/o strutture esterne Attività libero professionale in regime di convenzione Stipula dell atto convenzionale Modalità di riscossione e fatturazione Modalità di liquidazione dei professionisti DIAGRAMMA DI FLUSSO MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ RIFERIMENTI NORMATIVI ALLEGATI MODULI DI REGISTRAZIONE: T. T.01/P.A.119 Richiesta emissione fattura quietanzata T.02/P.A.119 Promessa di pagamento T.03/P.A.119 Richiesta di rimborso T.04/P.A.119 Dichiarazione per rimborso Cassa Contante

4 Pag. 4 di PREMESSA L attività libero professionale intramuraria può essere esercitata nelle seguenti forme: a. Specialistica ambulatoriale, effettuata nei confronti di cittadini non ricoverati, comprendente attività clinica anche con piccoli interventi e prestazioni strumentali, ovvero gruppi integrati di prestazioni o con prestazione comprensiva di relazione medica. b. Altre prestazioni di specialistica ambulatoriale e prestazioni di diagnostica strumentale e di laboratorio, ovvero gruppi integrati di prestazioni per pazienti non ricoverati. c. In regime di ricovero, ordinario o day hospital, con scelta del medico curante o della équipe medica o chirurgica. d. Attività esercitata per l Azienda, comprese le prestazioni rese in strutture di altra Azienda sanitaria del SSN o di altra struttura sanitaria non accreditata. e. Attività di consulenza di cui all art 58 del CCNL I soggetti titolari del diritto all esercizio dell attività libero professionale intramuraria sono i dirigenti del ruolo sanitario appartenenti alle aree negoziali MV SPTA, con rapporto di lavoro esclusivo e che sono abilitati all esercizio di tale attività con le modalità previste dalla vigente normativa e dal regolamento aziendale per la disciplina dell attività, nonché il personale dipendente dall Università degli studi di Pisa in convenzione. Le principali competenze dell U.O. Libera Professione, relative al sistema di prenotazione e le conseguenti riscossioni tariffarie sono le seguenti: a. Provvedere all organizzazione, gestione e manutenzione di un sistema relativo alle prenotazioni, in applicazione dei principi indicati nell Atto Aziendale e, comunque garantendo, di norma, la separazione del momento della prenotazione da quello della riscossione della prestazione. b. Provvedere ad organizzare un sistema di riscossione delle prestazioni che garantisca la separazione di cui al precedente punto, nonché la corretta gestione del flusso di cassa conseguente. c. Disporre la liquidazione al dirigente dopo la verifica di coerenza fra prenotato e riscosso. d. Attivare le procedure necessarie al fine dell informatizzazione della verifica di cui alla lettera c. e. Confrontare costi e ricavi dell attività libero-professionale rilevati dalla contabilità separata, al fine dell aggiornamento delle tariffe, in attuazione dell art. 7 di cui al regolamento aziendale dell attività libero professionale, in collaborazione con la U.O. Controllo di gestione. 2. SCOPO ED OBIETTIVI La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità relative all attività di incasso, fatturazione e liquidazione dei compensi inerenti l attività libero-professionale intramoenia nel rispetto delle prescrizioni di cui alla normativa ed alle regolamentazioni aziendali in materia. 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura viene applicata dagli operatori afferenti alle UU.OO. Libera Professione e Gestioni Economiche e Finanziarie, incaricati di riscuotere, fatturare e procedere al calcolo ed alla liquidazione dei compensi inerenti l attività libero-professionale intramoenia.

5 Pag. 5 di RESPONSABILITÀ Le responsabilità delle singole attività verranno indicate di volta in volta nelle varie fasi. 5. ABBREVIAZIONI UTILIZZATE GST LP Applicativo gestione prenotazione, incasso e fatturazione libero professione GEF U.O. Gestioni Economiche e Finanziarie LP4 Applicativo elaborazione compensi stipendiali 6. MODALITÀ OPERATIVE 6.1 Attività libero professionale intramuraria (ALPI) in regime ambulatoriale Procedimento incassi per prestazioni CUP-LP Responsabilità: operatori dedicati accettazione Ed. 29 Modalità A) - Utente prenotato L'utente che ha prenotato una prestazione tramite call center o recandosi allo sportello effettua il pagamento presso lo sportello, se in possesso di bancomat o carta di credito, ed allo stesso viene consegnata la fattura emessa tramite la procedura GST LP. Se il pagamento avviene in contanti, l utente può effettuare il pagamento tramite le macchine riscuotitrici automatiche interfacciate con il programma stesso, previo inserimento del foglio di prenotazione rilasciato allo sportello oppure con l utilizzo di tessera sanitaria se dotata di microcip. Modalità B) - Utente NON prenotato Nel caso in cui l utente non abbia prenotato la prestazione, gli operatori degli sportelli della libera professione provvedono ad accettarlo, inserendo i suoi dati nella procedura GST LP e solo dopo il paziente procede al pagamento con le modalità sopra indicate. Gli operatori incaricati di eseguire l incasso delle somme dovute dagli utenti effettuano giornalmente la chiusura di cassa e predispongono e inviano ai competenti uffici dell U.O. GEF il giornale di cassa sulla base dello schema in uso presso le casse aziendali. Le riscossioni effettuate dagli sportelli direttamente o tramite le macchine possono essere visualizzate in tempo reale da ogni postazione abilitata e supportata dal programma GST LP. I dati registrati sono in seguito importati nella procedura LP4 per la successiva elaborazione necessaria per procedere alla liquidazione dei compensi ai professionisti Contabilizzazione fatture libero professionali da GST LP Responsabilità: U.O. GEF La U.O. GEF provvede all importazione delle fatture nell applicativo CG4 e provvede alla verifica degli incassi.

6 Pag. 6 di Procedimento incassi prestazione ambulatoriale per Camp Darby La procedura è la seguente: a) Prenotazione e effettuazione prestazione Il responsabile medico di Camp Darby richiede una prenotazione con uno dei medici disponibili. Il giorno stabilito il paziente deve presentarsi alla visita (informato dal responsabile medico di Camp Darby) munito del modulo rilasciato dalla propria assicurazione ove è specificata la copertura assicurativa. Il medico della libera professione che visita il paziente rendiconta l attività indicando i dati del paziente, la prestazione erogata e la tariffa prevista. b) Richiesta emissione fattura La U.O. Libera Professione, a seguito della rendicontazione dell attività svolta effettuata dai professionisti, richiede l emissione di relativa fattura alla U.O. GEF. c) Pagamento fattura Nel momento in cui Camp Darby paga la fattura, la U.O. GEF trasmette l informazione alla U.O. Libera Professione che procede alla liquidazione dei compensi Procedimento incassi in caso di malfunzionamento procedura GST-LP Responsabilità: operatori dedicati accettazione Ed. 29 Nel caso in cui la procedura informatizzata non funzioni, non è possibile procedere all incasso ed all emissione di fattura, né tramite sportello né tramite le macchine riscuotitrici. Al verificarsi di tale situazione gli operatori devono indirizzare gli utenti presso lo sportello bancario presente all interno del presidio ospedaliero, dove il paziente può effettuare il pagamento senza commissioni aggiuntive. La fattura quietanzata verrà inviata al recapito indicato del paziente. A tal fine l'operatore sportello CUP /LP deve far compilare al paziente il modulo previsto (T.01/P.A.119) e allegare copia documentante l avvenuto pagamento. Se il pagamento non può essere effettuato allo sportello bancario il paziente si impegna, compilando l apposito modulo ( promessa di pagamento T.02/P.A.119) a procedere al pagamento nel momento in cui riceverà la fattura al proprio domicilio. Gli operatori provvedono all invio del modulo promessa di pagamento alla U.O. GEF entro il giorno successivo a quello di compilazione, la U.O. GEF provvede all emissione della fattura e all invio al paziente del documento. L incasso della fattura a seguito della promessa di pagamento avviene secondo la presente procedura Fatturazione Responsabilità: U.O. GEF La U.O. GEF provvede all emissione delle fatture, all invio al paziente del documento e alla verifica dell incasso.

7 Pag. 7 di Procedura rimborsi Responsabilità: operatori dedicati accettazione Ed. 29 Il rimborso è previsto nel caso di somme erroneamente versate dall utente o versate per prestazioni non fruite. Il rimborso viene effettuato dalla U.O. Libera Professione dietro presentazione di idonea documentazione da parte dell utente che ne fa richiesta. I rimborsi possono essere effettuati per: 1. prestazione non fruita; 2. erogazione di una prestazione diversa con tariffa inferiore; 3. per anomalie della macchina riscuotitrice. Tutti i rimborsi devono essere documentati. Il tempo massimo per la richiesta del rimborso è fissato in n. 30 giorni dalla data di emissione della fattura di pagamento. Nel caso dei rimborsi per i punti 1, 2 in cui il pagamento errato è stato effettuato allo sportello tramite bancomat o carta di credito, l utente deve: a) presentare allo sportello le fatture di pagamento in suo possesso (originale); b) in caso di prestazione non fruita la dichiarazione del professionista della mancata erogazione della prestazione. Dopo aver verificato che la documentazione prodotta dà diritto al rimborso, se il pagamento è avvenuto nella stessa giornata, l operatore di sportello ritira la documentazione e procede all annullamento sul POS dell operazione di riscossione effettuata in precedenza con carta di credito o bancomat e all emissione di una nota di credito con la procedura GST LP. Se la richiesta di rimborso viene formulata in una giornata diversa da quella in cui è stata effettuata la riscossione la procedura di rimborso sarà quella descritta di seguito: nel caso dei rimborsi per i punti 1, 2 e 3 in cui il pagamento è stato effettuato in contanti alle macchine riscuotitrici automatiche o nel caso in cui il pagamento sia stato effettuato allo sportello con bancomat o carta di credito, ma in una giornata diversa da quella in cui viene formulata la richiesta di rimborso, l utente deve: a) presentare allo sportello le fatture di pagamento in suo possesso (originale); b) compilare la prima parte del modello rimborsi (T.03/P.A.119); c) presentare, in caso di prestazione non fruita, la dichiarazione del professionista della mancata erogazione della prestazione. Dopo aver verificato che la documentazione prodotta da diritto al rimborso, l operatore di sportello la ritira e procede all invio di tutta la documentazione agli Uffici della U.O. Libera Professione che procederanno all evasione della pratica. L operatore di sportello provvederà inoltre all emissione di una nota di credito con la procedura GST LP e ne darà atto in calce al modulo di richiesta di rimborso compilato dall utente.

8 Pag. 8 di 10 Insieme all invio delle richieste di rimborso l addetto di sportello provvederà a compilare ed inviare agli uffici prospetto riepilogativo delle richieste e, nel caso in cui il paziente richieda che il rimborso venga effettuato in contanti presso lo sportello bancario dell Istituto Cassiere, dichiarando espressamente di non possedere alcun conto corrente, il modello (T.04/P.A.119) Rimborso con bonifico bancario Responsabilità: U.O. Libera Professione U.O. GEF La U.O. Libera Professione invia alla U.O. GEF la richiesta di rimborso contente di dati anagrafici dei beneficiari e le modalità di rimborso concordate (bonifico bancario o rimborso per contanti allo sportello). La U.O. GEF provvede alla richiesta di emissione degli ordinativi di pagamento all Istituto Tesoriere. 6.2 Attività libero professionale intramuraria (ALPI) in regime ambulatoriale c/o strutture esterne Il pagamento delle prestazioni erogate dai professionisti presso strutture esterne viene effettuato tramite Pos o Carta di Credito, bonifico bancario o versamento su conto corrente postale. La U.O. Libera Professione invia alla U.O. GEF, dopo le opportune verifiche, i giornali di cassa predisposti dalle strutture esterne, l elenco dei pazienti comprensivo dei dati per la fatturazione, come da convezione. La U.O. GEF provvede alla registrazione/pagamento della fattura per l uso degli spazi, all emissione/invio delle fatture per i pazienti, alla registrazione degli incassi. 6.3 Attività libero professionale in regime di convenzione Stipula dell atto convenzionale La stipula di apposito atto convenzionale è riconducibile alle seguenti tipologie: a. richiesta da parte del dirigente medico di svolgere attività libero professionale intramuraria (richiesta spazi/giorni) presso strutture sanitarie non accreditate ubicate fuori regione Toscana o presso altre Aziende sanitarie; b. richiesta di consulenze e prestazioni professionali a pagamento da parte di terzi (aziende, enti). La U.O. Libera Professione riceve ed istruisce le pratiche relative alle convenzioni da stipulare; acquisisce i pareri dei soggetti competenti anche al fine di verificare la compatibilità dell attività con i fini istituzionali dell Azienda; predispone lo schema di convenzione e la relativa proposta di delibera; trasmette l atto stipulato alla struttura richiedente, al medico, alle UU.OO. interessate; liquida al dirigente sanitario i compensi derivanti dalla convenzione stipulata, previa trattenuta della quota aziendale di spettanza Modalità di riscossione e fatturazione Per quanto riguarda l attività svolta presso strutture sanitarie non accreditate, il pagamento delle prestazioni erogate dai professionisti viene effettuato tramite Pos o Carta di Credito, bonifico bancario o versamento su conto corrente postale. La U.O. Libera Professione invia alla U.O. GEF, dopo le opportune verifiche, i giornali di cassa predisposti dalle strutture esterne, l elenco dei pazienti comprensivo dei dati per la fatturazione,

9 Pag. 9 di 10 come da convezione. La U.O. GEF provvede alla registrazione/paga-mento della fattura per l uso degli spazi, all emissione/invio delle fatture per i pazienti, alla registrazione degli incassi. Nel caso in cui l attività venga erogata presso gli ambulatori messi a disposizione da parte di altre Aziende sanitarie, queste rendicontano, di norma mensilmente, l attività svolta dai professionisti tramite compilazione ed invio di una scheda riepilogativa. La U.O. Libera Professione richiede alla UO GEF l emissione della fattura relativa agli importi comunicati Modalità di liquidazione dei professionisti La U.O. Libera Professione procede infine, al conteggio delle somme da liquidare ai professionisti per lo svolgimento dell attività sulla base di quanto previsto nell atto convenzionale trattenendo le quote di spettanza a copertura dei costi sostenuti. La liquidazione ai dirigenti medici dei compensi derivanti dalle convenzioni stipulate avviene, previa trattenuta della quota aziendale di spettanza, a seguito della verifica dell avvenuto incasso delle somme dovute e comunque non prima del secondo mese successivo all effettuazione delle prestazioni. 7. DIAGRAMMA DI FLUSSO

10 Pag. 10 di MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ L aggiornamento della presente procedura è consequenziale al mutamento delle norme nazionali, regionali o etico-professionali o in occasione di mutamenti di indirizzo proposti da norme, regolamenti ed indicazioni tecniche degli organismi scientifici nazionali ed internazionali o in occasione di mutamenti delle strategie, delle politiche complessive e delle esigenze organizzative aziendali. Si precisa che, ad ogni modo, la revisione va effettuata almeno ogni 3 anni. 9. RIFERIMENTI NORMATIVI NORMATIVA NAZIONALE 1. D.Lgs. vo n. 502/1992 e successive modifiche e integrazioni. 2. Atto di indirizzo e coordinamento D.P.C.M. del 27/03/ C.C.N.L. per l Area della Dirigenza Medica e Veterinaria stipulato in data 08/06/2000 e successivo C.C.N.L. sottoscritto in data 3/11/ Legge n.120 del 03/08/2007 come integrata e modificata. NORMATIVA REGIONALE 1. Delibera G.R.T. n. 355 del 02/04/2001, norme generali di applicazione dell istituto della libera professione intramuraria. 2. Delibera G.R.T. n. 555 del 23/7/2007, norme sulla libera professione intramuraria ad integrazione della precedente deliberazione. 3. Delibera G.R.T. n. 349 del 04/05/2009, determinazioni in materia di tariffe e volumi delle prestazioni libero-professionali. 4. Delibera G.R.T. n. 743 del 29/08/2011, rideterminazione della quota da attribuire alle aziende. 5. Delibera G.R.T. n. 529 del 01/07/2013, linee di indirizzo in materiali attività libero-professionale intramuraria della dirigenza sanitaria. NORMATIVA INTERNA 1. Regolamento aziendale che disciplina l attività libero professionale intramuraria del personale medico e delle altre professionalità della dirigenza del ruolo sanitario.