Modulo 3 Elaborazione testi Word

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1 Modulo 3 Elaborazione testi Word Introduzione Word rappresenta una potente applicazione per la gestione di documenti di ogni tipo. Puoi usare Word per creare documenti contenenti testo e grafica combinata, suoni e oggetti multimediali e puoi pubblicare questi documenti stampandoli su carta o visualizzandoli sul World Wide Web, oppure inviarli ad altri utenti attraverso la posta elettronica, fax o altri media elettronici. Lavorare con i documenti Usare il programma Per accedere al programma Word: fai clic su Start; seleziona Tutti i programmi; fai clic su Microsoft Word: viene visualizzata la finestra di Word (vedi figura 3.1) che risulta costituita dai seguenti elementi: la barra del titolo, riportante il titolo del documento; la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu; una o più barre degli strumenti: l immagine 3.1 evidenzia la barra degli strumenti Standard e di Formattazione; il righello; le barre di scorrimento, agendo sulle quali puoi spostarti all interno del documento;

2 Patente Europea del computer Modulo 3 la barra di selezione (chiamata anche barra invisibile) utile per selezionare una riga; viene attivata posizionando il mouse sul lato sinistro della riga che vuoi selezionare e azionando il pulsante sinistro; la barra di stato, contenente alcune informazioni sul documento in lavorazione; il riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che in base alle operazioni svolte contiene un elenco di possibili comandi; tra le varie attività che possono essere gestite in tale riquadro trovi la creazione di un nuovo documento, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti. Figura 3.1 Finestra di Word. Apri 4 Una volta avviato il programma Word, devi creare un nuovo documento o aprirne uno sul quale desideri apportare delle modifiche o aggiungere del testo. Per aprire un documento Word già esistente procedi come segue: fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard; oppure: seleziona Apri dal menu File; oppure: seleziona Altro dal riquadro Attività iniziale, nella sezione Apri. Se tale riquadro non è aperto, richiama Riquadro attività dal menu Visualizza;

3 Sezione 1: Usare l applicazione nella finestra di dialogo che appare scegli dal menu Cerca in il disco su cui si trova il file che desideri aprire (disco fisso, disco esterno o disco in rete); individua la cartella contenente il documento che desideri aprire; seleziona il documento con un clic, quindi premi il pulsante Apri oppure fai clic due volte sul documento voluto. Chiudi Chiudi Il documento viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla prima riga. Per aprire contemporaneamente più documenti (che verranno sovrapposti) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri. Per ogni documento aperto viene creata una finestra di Word, in ciascuna delle quali viene caricato un documento. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona. Terminate le operazioni di modifica/aggiornamento di un documento seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra. In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato, Word chiederà se vuoi salvare l ultima versione del documento. Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate, in caso contrario le modifiche apportate verranno perse. Chiuso il documento, la finestra di Word appare priva del documento di lavoro. Nel caso tu stia lavorando contemporaneamente su più documenti, puoi chiuderli tutti, senza uscire dal programma Word, con un unico comando. Seleziona la voce di menu File tenendo premuto il tasto Maiusc sulla tastiera; il contenuto di questo menu viene modificato e compare il comando Chiudi tutto. Fai clic su di esso per completare l operazione. Al termine di una sessione di lavoro seleziona Esci dal menu File per chiudere l applicazione: se Word chiede di salvare le modifiche effettuate a un eventuale documento aperto, fai clic su Sì. Per lo stesso scopo puoi procedere in uno dei seguenti modi alternativi: fai clic sul pulsante Chiudi; tieni premuto Alt quindi premi F poi C; fai doppio clic sull icona di Word, sulla barra del titolo in alto a sinistra. 5

4 Patente Europea del computer Modulo 3 Nuovo Usare i modelli Nel punto precedente abbiamo affrontato l argomento riguardante l apertura di documenti Word. Vediamo ora come procedere per crearne di nuovi. Esistono diversi modi per creare un documento. Puoi partire da un documento vuoto e provvedere poi a registrarvi testo, tabelle, immagini o quanto altro desideri, in modo che soddisfi le tue esigenze, oppure puoi affidarti a un modello che ti propone un documento già impaginato, che dovrai solo personalizzare. Facendo clic sul pulsante Nuovo, o premendo Ctrl+N, Word crea, secondo il modello predefinito, un nuovo documento vuoto, al quale viene assegnato il nome provvisorio Doc1. Per creare un documento vuoto puoi servirti anche della voce di menu File: scegli Nuovo. Nel riquadro attività che compare fai clic sulla voce Documento vuoto nell area Nuovo. Il nuovo documento rappresenta il foglio di lavoro. Su di esso puoi inserire del testo o anche immagini, grafici, disegni, tabelle di fogli di calcolo elettronici ecc., secondo le procedure che apprenderai nel corso di questo libro. Per ricorrere invece ai modelli che Word ti mette a disposizione: seleziona Nuovo dal menu File: in questo modo si apre il riquadro Nuovo documento (vedi figura 3.2); scegli dall area Nuovo da modello presente in tale riquadro la voce Modelli generali; si apre la finestra di dialogo Modelli che mostra i numerosi modelli predefiniti divisi in varie categorie, quali Lettere e Fax, Pagine Web, Promemoria, Pubblicazioni ecc.; fai clic sulla scheda contenente i modelli della categoria che ti interessa per il tuo nuovo documento, quindi seleziona un modello di documento: il riquadro Anteprima presente nella finestra, visualizza una bozza di come si presenterà il documento che crei con il modello selezionato (l anteprima non è disponibile per tutti i modelli); fai clic sul pulsante OK: il nuovo documento appare sullo schermo; procedi alla sua personalizzazione, inserendo il tuo testo, le tue immagini e quanto altro desideri. 6

5 Sezione 1: Usare l applicazione Se, tra i modelli predefiniti di Word, non ne trovi nessuno che fa al caso tuo, puoi selezionare la voce Modelli dal sito Microsoft Word per creare un nuovo file in base a un modello proveniente dalla raccolta dei modelli aggiornata di Microsoft Office. Figura 3.2 Riquadro Nuovo documento. Salva Salvare un documento Una volta finito il lavoro, devi preoccuparti di salvare il documento su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio Word apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 3.3): digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file; nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un altra posizione, fai clic sulla freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul disco fisso, sia su dischi esterni; nel primo caso, dal menu a tendina Salva in, scegli Disco locale (C:); nell area più grande sottostante (casella dei file) compare l elenco di tutte le cartelle presenti sul disco. Fai clic sul nome della cartella all in- 7

6 Patente Europea del computer Modulo 3 Crea nuova cartella terno della quale desideri salvare il documento, per posizionarti al suo interno. Concludi l operazione di salvataggio agendo sul pulsante Salva. Qualora desiderassi creare una nuova cartella, procedi premendo il pulsante Crea nuova cartella presente sulla barra della finestra Salva con nome; digita il nome da assegnare a tale cartella nella finestra di dialogo che compare, quindi premi OK; procedi in modo analogo nel caso tu voglia salvare il documento su una unità disco esterna: seleziona il disco sul quale desideri salvare il file (che solitamente viene contraddistinto da un altra lettera quale E: o F:; compare l elenco di tutte le cartelle presenti su di esso; fai clic sul nome della cartella all interno della quale desideri salvare il file; concludi premendo Salva. Figura 3.3 Finestra di dialogo Salva con nome. Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione). Nel caso tu volessi salvare un documento esistente con un altro nome, scegli Salva con nome dal menu File. Così facendo ti viene mostrata la stessa fine- 8

7 Sezione 1: Usare l applicazione stra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto, puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file. Procedi nella stessa maniera se desideri cambiare non il nome, ma il formato del file. Tale esigenza può essere dettata dal fatto che, non rappresentando Word l unico editor di testo esistente ed esistendo dello stesso diverse versioni (Word 2000, 2003, 2007), è facile imbattersi in utenti che usano diversi editor di testo, inteso appunto non solo come software ma anche come versione. Tieni presente che versioni successive di uno stesso programma aprono documenti redatti con versioni precedenti, ma non viceversa. Un documento creato con l ultima versione di Word (per esempio Word 2007) non viene aperto dalle precedenti. L unico modo per poterlo utilizzare con versioni precedenti è salvarlo secondo il loro formato. Per questo, tra i vari formati troverai il formato Word nelle diverse versioni precedenti a quella attuale. Nella finestra di dialogo Salva con nome devi agire sulla casella Tipo file. Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l elenco di tutti i tipi di file, tra cui: Documento Word: file di testo creato con il pacchetto di Office Microsoft Word, ha estensione.doc; Rich Text Format, file con estensione.rtf, formato Microsoft che preserva la formattazione in un file di testo ed è supportato dalla maggior parte degli editor di testo; Pagina Web, file con estensione.htm, utilizzato nel caso la pagina sia destinata a essere visualizzata da un browser; Modello di documento, file con estensione.dot che rappresenta un modello di Word; Solo testo, file di solo testo con estensione.txt. Non preserva alcun tipo di formattazione e non consente l aggiunta di alcun elemento grafico; Solo testo con interruzioni di riga, file di testo sempre con estensione.txt, ma con un indicatore di paragrafo alla fine di ogni riga; Testo MS-DOS, file di testo.txt con speciali caratteri MS-DOS; Testo codificato, file di testo con codici di formattazione di testo incorporati in esso. 9

8 Patente Europea del computer Modulo Spostarsi tra documenti Quando lavori con più documenti, puoi passare da un documento all altro, procedendo in uno dei seguenti modi: fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare, posto sulla barra delle applicazioni. Word crea, infatti, per ogni documento aperto, un pulsante su tale barra. Nel caso il numero dei documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella barra delle applicazioni, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l elenco di tutti i titoli dei documenti aperti. Per passare da uno all altro selezionane il titolo; fai clic in qualsiasi punto nella finestra contenente il documento sul quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da altre finestre. In questo caso, utilizza i comandi di disposizione automatica di Word, per rendere visibili tutte le finestre di Word, scegliendo Disponi tutto dal menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata; dalla voce di menu Finestra, relativa all applicazione con cui è stato creato il documento che desideri rendere attivo, seleziona il titolo del documento; tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra che presenta una serie di icone: una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra: nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento, nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Individuata l icona che rappresenta il documento sul quale desideri lavorare, rilascia entrambi i tasti. 10