Modulo 6 Strumenti di presentazione PowerPoint

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1 05-Modulo :11 Pagina 5 Modulo 6 Strumenti di presentazione PowerPoint Introduzione Con la definizione Strumenti di presentazione, si indicano programmi in grado di preparare presentazioni efficaci, di tipo multimediale, che possono integrare: testi; dati; grafici; immagini; suoni. Le presentazioni vengono, di fatto, realizzate come diapositive digitali (slide), visibili sullo schermo del Personal Computer. Il prodotto finale della progettazione può assumere comunque diverse forme, per esempio: una presentazione sullo schermo del Personal Computer, sul quale vengono fatte scorrere le varie immagini secondo una sequenza fissata; stampati in bianco e nero o a colori; lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, sempre in bianco e nero o a colori; diapositive, se il Personal Computer è dotato dell opportuna unità di output; immagini per un sito Web. Uno dei programmi di presentazione più diffusi è Microsoft PowerPoint, che fa parte del pacchetto software Microsoft Office.

2 05-Modulo :11 Pagina 6 ECDL Modulo 6 Strumenti di presentazione Primi passi Per aprire PowerPoint vai sul pulsante Start, seleziona Tutti i programmi quindi PowerPoint. Come le altre applicazioni di Office, anche PowerPoint presenta una finestra, divisa in zone adibite a funzioni diverse, quali: la barra del titolo riportante il titolo della presentazione; la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu; una o più barre degli strumenti; una barra di stato nella quale visualizza il numero della diapositiva attiva, il tipo di modello applicato e la lingua predefinita per il controllo ortografico; riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che in base alle operazioni svolte contiene un elenco di possibili comandi. Tra le varie attività che è possibile gestire in tale riquadro trovi la creazione di una nuova presentazione, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti. Per chiudere PowerPoint seleziona Esci dal menu File: se PowerPoint chiede di salvare le modifiche effettuate alla presentazione aperta, fai clic su Sì. Ci sono altri modi per chiudere una sessione di PowerPoint, per esempio puoi eseguire una delle seguenti operazioni: fai clic sul pulsante in alto a destra (pulsante Chiudi) della finestra dell applicazione (vedi figura 6.1); tieni premuto Alt quindi premi F poi E; fai doppio clic sull icona di PowerPoint, sulla barra del titolo in alto a sinistra. Figura 6.1 Pulsante Chiudi. Per aprire una presentazione PowerPoint procedi nel modo seguente: fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure seleziona Apri dalla voce di menu File; Apri 6

3 05-Modulo :11 Pagina 7 Modulo 6: Strumenti di presentazione PowerPoint o ancora seleziona Altre presentazioni dal riquadro Nuova presentazione, nella sezione Apri presentazione. Se tale riquadro non è aperto, richiama la voce Riquadro attività dal menu Visualizza; nella finestra di dialogo che si apre, seleziona la presentazione da aprire con un clic, quindi premi il pulsante Apri, oppure fai clic due volte sul documento voluto. Per apportare delle modifiche sposta il puntatore nella parte della presentazione da modificare, fai clic ed effettua le variazioni usando la tastiera. Per aprire contemporaneamente più presentazioni (che verranno sovrapposte) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri. Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in ciascuna delle quali viene caricata una presentazione. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona Nuovo Facendo clic sul pulsante Nuovo, o premendo Ctrl+N, PowerPoint crea una nuova presentazione contenente una diapositiva, della quale puoi scegliere il layout nel riquadro Applica layout diapositiva e alla quale viene assegnato il nome provvisorio Presentazione 1. Nella diapositiva puoi inserire del testo o anche immagini, grafici, disegni, tabelle di fogli di calcolo elettronici, ecc. Se desideri scegliere il tipo di presentazione da creare, procedi come segue: seleziona Nuovo dalla voce di menu File: in questo modo si apre il riquadro Nuova presentazione; scegli Modelli generali dalla area Nuovo da modello presente in tale riquadro per aprire la finestra di dialogo Modelli (vedi figura 6.2); seleziona un modello di presentazione o una creazione guidata; fai clic sul pulsante OK: il nuovo documento appare sullo schermo. Procedi alla sua personalizzazione, inserendo il tuo testo, le tue immagini e quanto altro desideri. 7

4 05-Modulo :11 Pagina 8 ECDL Modulo 6 Strumenti di presentazione Figura 6.2 Finestra di dialogo Modelli Salva Una volta finito il lavoro devi preoccuparti di salvare la presentazione su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio PowerPoint apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 6.3). Figura 6.3 Finestra di dialogo Salva con nome. 8

5 05-Modulo :11 Pagina 9 Modulo 6: Strumenti di presentazione PowerPoint Digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file; nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un altra posizione, fai clic sulla freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul disco fisso o sul dischetto. In questo ultimo caso seleziona la voce Floppy da 3,5 pollici. Premi Salva o Invio per salvare il file. Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dalla voce di menu File) non viene aperta alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome presentazione e posizione) Nel caso tu volessi salvare un documento esistente con un altro nome, scegli Salva con nome dal menu File: ti viene mostrata la stessa finestra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file. Procedi esattamente alla stessa maniera se desideri cambiare il formato del file. In questo caso devi agire sulla casella Tipo file (sempre della finestra Salva con nome). Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, ti si apre un menu a discesa riportante l elenco di tutti i tipi di file tra i quali puoi scegliere, quello che comprende: tutti i formati PowerPoint, attuali e precedenti; il tipo Modello (.POT), da usare come base per altre presentazioni; il formato RTF (Rich Text Format); i formati grafici (.GIF,.JPEG,.WMF). Seleziona il formato con il quale desideri salvare il file quindi fai clic su Salva. È utile che tu prenda dimestichezza con le sigle che indicano i diversi formati per riconoscere un formato immagine, quale per esempio il formato GIF, o un formato testo, per esempio RTF, e comprendere quanto del contenuto originale potrà essere mantenuto o meno Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in ciascuna delle quali viene caricata una presentazione. Per passare da una presentazione all altra, procedi in uno dei seguenti modi. Fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare, posto sulla barra delle attività. PowerPoint crea infatti, per ogni documento aperto, un pulsante sulla barra delle attività. Nel caso il 9

6 05-Modulo :11 Pagina 10 ECDL Modulo 6 Strumenti di presentazione numero dei documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella barra delle attività, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l elenco di tutti i titoli delle presentazioni aperte. Per passare da una all altra selezionane il titolo. Fai clic in qualsiasi punto della finestra contenente la presentazione sulla quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da altre finestre. In tal caso, utilizza i comandi di disposizione automatica di PowerPoint, per rendere visibili tutte le sue finestre, scegliendo Disponi tutto dalla voce di menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata. Tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra (vedi figura 6.4) che presenta una serie di icone: una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra: nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Individuata l icona che rappresenta la presentazione sulla quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab. Figura 6.4 Finestra delle applicazioni In caso di difficoltà, è possibile accedere alle funzioni di help facendo clic sul pulsante? presente sulla barra degli Strumenti Standard, oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea Microsoft PowerPoint nel menu?. Assistente di Office 10 Viene così visualizzato l assistente di Office, il quale richiede che venga digitata una domanda e venga premuto Cerca. Così facendo effettui una ricerca per individuare le parti che parlano dell argomento a cui sei interessato, che ti verranno proposte in un elenco riportante i titoli di paragrafo. Seleziona quello che ti interessa e fai doppio clic. Si apre la finestra Guida in linea (vedi figura 6.5) contenente le informazioni da te richieste. Se non sei soddisfatto premi il pulsante Mostra: la finestra si espande offrendo tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice attraverso cui puoi raffinare la tua ricerca.

7 05-Modulo :11 Pagina 11 Modulo 6: Strumenti di presentazione PowerPoint Figura 6.5 Finestra di dialogo Guida in linea. Nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, rappresentate ognuna da un icona libro. Per ottenere informazioni utilizzando l elenco degli argomenti, procedi come segue: apri la finestra della Guida e fai clic sulla scheda Sommario; fai doppio clic su una delle icone libro per visualizzare l elenco degli argomenti contenuti, oppure fai clic sul segno + a lato dell icona; fai clic sull argomento desiderato per visualizzarlo. Le informazioni sull argomento compaiono nel riquadro destro della finestra Guida (vedi figura 6.6). Con la scheda Ricerca libera, puoi cercare nella Guida gli argomenti contenenti una determinata parola o frase. Digita, a tal fine, una parola o una frase nella casella Come procedere?. Sebbene le istruzioni nella casella suggeriscano di digitare una domanda, è sufficiente immettere le parole chiave principali che descrivono l argomento ricercato. Una volta digitata la domanda, premi il pulsante Cerca o il tasto Invio. Gli argomenti individuati compaiono nell elenco in fondo alla finestra. Fai clic su un argomento per visualizzarlo. 11

8 05-Modulo :11 Pagina 12 ECDL Modulo 6 Strumenti di presentazione Figura 6.6 destro. Finestra di dialogo Guida in linea riportante l elenco degli argomenti nel riquadro Per vedere l indice degli argomenti, fai clic sulla scheda Indice. Con tale scheda puoi ricercare determinate parole chiave; segui la procedura qui riportata: digita una o più parole chiave nella casella Digitare le parole chiave, nella parte superiore della finestra. Compare un elenco di parole chiave correlate nella casella Oppure selezionarle dall elenco; fai doppio clic su una parola nella casella Oppure selezionarle dall elenco e fai clic sul pulsante Cerca. Compare un elenco di argomenti; fai clic su un argomento per visualizzarlo nel riquadro destro della finestra. Quando visualizzi un argomento della Guida, il testo relativo compare nel riquadro destro della finestra. Puoi scorrere il riquadro per leggere l intero argomento. Il testo sottolineato (che appare di un colore diverso) indica collegamenti ipertestuali ad altri argomenti. Fai clic su un collegamento per visualizzare l argomento collegato. 12

9 05-Modulo :11 Pagina 13 Modulo 6: Strumenti di presentazione PowerPoint Per avere aiuto mentre lavori, senza utilizzare la finestra della Guida o l assistente, utilizza invece il comando Guida rapida del menu? con cui puoi visualizzare brevi descrizioni dei comandi nei menu, dei controlli nelle finestre, delle formattazioni del documento e delle opzioni presenti nelle finestre di dialogo. A tal fine, scegli Guida rapida dal menu?. A lato del puntatore del mouse compare l icona di un punto interrogativo. Punta su un elemento dello schermo del quale desideri l informazione e fai clic. Compare la descrizione inerente proprio questo elemento Per chiudere una presentazione seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra (vedi figura 6.7). Figura 6.7 Pulsante Chiudi finestra. In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato, PowerPoint chiederà se vuoi salvare l ultima versione del documento. Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate. Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva di diapositive Zoom Modificare le impostazioni di base PowerPoint imposta in automatico la dimensione della diapositiva adattandola alla grandezza della finestra. L utente può avere bisogno di visualizzare un particolare della diapositiva. Per cambiare la percentuale di ingrandimento, agisci sul menu a tendina Zoom presente sulla barra degli strumenti Standard. Puoi selezionare una delle impostazioni predefinite o immettere una percentuale di zoom compresa tra 10 e 400. Per scegliere una percentuale di zoom predefinita, fai clic sulla freccia della casella Zoom e scegli il valore desiderato dal menu. 13

10 05-Modulo :11 Pagina 14 ECDL Modulo 6 Strumenti di presentazione Per utilizzare una percentuale che non compare nel menu procedi come segue: seleziona la percentuale corrente visualizzata nella casella Zoom; digita il nuovo valore, senza aggiungere il segno di percentuale; premi Invio. La visualizzazione della slide verrà ingrandita o ridotta. Nella finestra di dialogo Zoom sono disponibili ulteriori opzioni per la visualizzazione della presentazione e puoi vedere un anteprima delle impostazioni selezionate. Procedi nel modo seguente: scegli Zoom dal menu Visualizza, per aprire la finestra di dialogo Zoom (vedi figura 6.8); Figura 6.8 Finestra di dialogo Zoom. fai clic su uno dei pulsanti per scegliere una percentuale predefinita o utilizza la casella Percentuale per immettere un altra percentuale. Per ingrandire l area selezionata in modo che riempia la finestra, seleziona l opzione Adatta alla finestra; fai clic su OK per applicare le impostazioni scelte e chiudere la finestra di dialogo. La modifica dell ingrandimento non influenza la stampa. Le slide vengono stampate con un ingrandimento del 100% Nonostante PowerPoint sia stato progettato in modo tale che le barre degli strumenti cambino durante le sessioni di lavoro, per mostrare gli strumenti più usati e nascondere gli altri, potresti aver esigenze di lavoro tali da preferire barre degli strumenti personalizzate. Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti, sono disponibili le seguenti procedure rapide: 14