Simulatore Fatture Manuale Utente. Revisione 4.0

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1 Revisione 4.0 Data di Emissione 25/06/2015

2 Contenuti 1 INTRODUZIONE SCOPO DEL DOCUMENTO DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Acronimi Organizzazione del documento DESCRIZIONE GENERALE SIMULATORE FATTURE ELETTRONICHE LE MIE FATTURE FAQ SEGNALAZIONI ANAGRAFICA DATI PER LA FATTURAZIONE FUNZIONALITA COME INSERIRE O MODIFICARE I DATI ANAGRAFICI COME INSERIRE O MODIFICARE I DATI DA UTILIZZARE PER LA FATTURA COME CREARE UNA NUOVA FATTURA COME CONSULTARE LE FATTURA GENERATE COME INVIARE UNA SEGNALAZIONE AL GRUPPO DI SUPPORTO HELP ON LINE Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 2

3 1 INTRODUZIONE 1.1 Scopo del documento Il presente manuale utente ha lo scopo di descrive le funzionalità messe a disposizione dal portale Simulatore Fatture con l obiettivo di fornire una guida di utilizzo dell interfaccia da esso fornita. 1.2 Documenti di riferimento DOC ID Emissione Versione Origine Titolo Acronimi Nel prosieguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi: Acronimo INPS Definizione Istituto Nazionale Previdenza Sociale Organizzazione del documento Il presente documento è strutturato nei seguenti capitoli: [Cap.2] [Cap.3] DESCRIZIONE GENERALE: descrive brevemente l organizzazione del portale Simulatore Fatture e gli obiettivi del sistema stesso. FUNZIONALITÀ: descrive le istruzioni operative per ogni singola funzionalità messe a disposizione dal portale Simulatore Fatture. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 3

4 2 DESCRIZIONE GENERALE Il portale Simulatore Fatture ha lo scopo di consentire ai liberi professionisti quali Avvocati, Notai, Medici di poter generare fatture in formato elettronico come previsto dalla pubblica amministrazione. In particolare il portale consente di selezionare, in modo guidato, i dati necessari per compilare correttamente le informazioni da riportare in fattura, come ad esempio la sede INPS a cui deve essere indirizzata la fattura. Le aree principali in cui è suddiviso il portale sono: Simulatore fatture elettroniche Anagrafica Dati per la fatturazione Nuova Fattura Le mie fatture FAQ Segnalazioni Nei paragrafi che seguono è descritto in modo sintetico lo scopo di ogni area. La figura seguente mostra la pagina iniziale al primo accesso. Figura 1 - Pagina iniziale, primo accesso 2.1 Simulatore Fatture elettroniche La sezione simulatore fatture elettroniche consente, tramite il tasto Avvia la simulazione di avviare il procedimento di inserimento dei dati necessari alla generazione di una fattura in formato xml conforme con quanto previsto dalle linee guida fornite dalla pubblica Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 4

5 amministrazione. All atto della generazione della prima fattura verrà anche richiesto l inserimento dei dati anagrafici e di fatturazione. 2.2 Le mie fatture La sezione Le mie fatture consente, ad un utente autenticato, di scaricare le fatture in formato xml oppure di prendere visione dell anteprima della fattura in formato pdf. 2.3 FAQ La sezione FAQ contiene le domande frequentemente richieste dagli utenti ed i passi per risolvere eventuali problemi o una descrizione che consente un corretto uso del portale. 2.4 Segnalazioni Questa sezione consente, ad un utente autenticato sul portale, di inviare una segnalazione via e- mail al gruppo di supporto indicando eventuali malfunzionamenti. Figura 2 - Pagina iniziale, accessi successivi Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 5

6 Successivamente al primo inserimento dell anagrafica e dei dati di fatturazione, la pagina iniziale avrà l aspetto mostrato in Figura 2. In particolare saranno visibili due ulteriori sezioni che permetteranno la modifica dei dati inseriti in precedenza: 2.5 Anagrafica La sezione anagrafica consente di aggiornare nel portale Simulatore Fatture i dati relativi al cedente prestatore da utilizzare per generare correttamente i dati di intestazione della fattura. 2.6 Dati per la fatturazione La sezione dati per la fatturazione consente di aggiornare nel portale Simulatore Fatture i dati relativi alla categoria di lavoratore ed alla tipologia di contratto del cedente prestatore oltre a consentire di impostare la modalità di pagamento di default per la fattura. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 6

7 3 FUNZIONALITA Tutte le funzionalità sono accessibili dalla pagina iniziale. Una volta fatto accesso ad un area del portale la navigazione è consentita tramite un apposito menù presente sulla destra. L immagine che segue mostra il menu. Figura 3 - Menù laterale Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 7

8 3.1 Come inserire o modificare i dati anagrafici Per inserire o modificare i dati anagrafici da utilizzare per la generazione della fattura è necessario accedere all apposita area del portale denominata Anagrafica. Tale accesso può essere effettuato dalla pagina inziale oppure usando il menù laterale. Nell immagine che segue è mostrata l interfaccia messa a disposizione dal portale per tale funzionalità. Figura 4 - Dati anagrafici Tutti i campi ove presente un asterisco sono obbligatori. Come primo passo è necessario selezionare la tipologia di utente: Persona fisica o persona giuridica. Selezionando il tasto cerca, per gli utenti già censiti nei sistemi INPS, i campi presenti vengono compilati automaticamente, per ultimare le operazioni è obbligatorio cliccare sul pulsante salva. Se si abbondona la pagina senza selezionare il tasto salva le modifiche effettuate andranno perse. Qualora l utente usufruisse di un azienda intermediaria per l invio delle fatture può cliccare sulla barra blu con scritto Presenza Intermediario e inserire la partita IVA dell azienda intermediaria. Cliccando sul pulsante cerca la denominazione dell azienda viene compilata in automatico se presente nei sistemi INPS. Per rendere definitive le modifiche è necessario cliccare su salva. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 8

9 Figura 5 - Intermediario 3.2 Come inserire o modificare i dati da utilizzare per la fattura Per inserire o modificare i dati anagrafici da utilizzare per la generazione della fattura è necessario accedere all apposita area del portale denominata Dati per la fatturazione. Figura 6 - Dati per la fatturazione Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 9

10 Nell immagine precedente è mostrata l interfaccia messa a disposizione dal portale per tale funzionalità. Tale accesso può essere effettuato dalla pagina inziale oppure usando il menù laterale. Tutti i campi ove presente un asterisco sono obbligatori. In questa sezione è obbligatorio: Selezionare la tipologia di utente: Avvocato, Medico, Notaio, Contratti Fornitori; Inserire l indirizzo in cui si vogliono ricevere le fatture; Il regime fiscale Inoltre è possibile inserire: Il recapito telefonico; Il regime di esigibilità dell IVA (differita o immediata) Nel caso la tipologia di utente corrisponda a Contratti Fornitori, il regime di esigibilità dell IVA diviene obbligatorio. Inoltre, per questa tipologia di utente, vengono visualizzate tre ulteriori sezioni: Dati Contratti/Convenzioni Dati Ordini/Ricezioni Dati Fatture Collegate Prima di poter effettuare l inserimento di un oggetto in una di queste tre sezioni, è necessario, se non lo si è già fatto, salvare i Dati di fatturazione con la tipologia utente Contratti Fornitori. Figura 7 - Dati Fatturazione per Contratti Fornitori Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 10

11 I dati gestiti in queste sezioni corrispondono a documenti che l utente può successivamente correlare al documento che si sta generando. Figura 8 - Gestione Contratti/Convenzioni La modalità di inserimento/modifica/eliminazione di tali documenti correlati è identica. Se ad esempio si vuole inserire un Contratto di fornitura da correlare al presente documento, è necessario cliccare il pulsante Nuovo Contratto/Convenzione nella sezione apposita, e compilare i campi della maschera di dettaglio. Figura 9 - Dettaglio Dati Contratto Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 11

12 Le fatture generate non devono essere inviate direttamente al sistema di interscambio in quanto occorre prima apporre la firma digitale. Tramite questa sezione del portale è possibile inserire i dati relativi all iscrizione REA come mostrato nell immagine che segue: Figura 10 - Iscrizione REA Una volta compilati i dati per rendere le modifiche definitive è necessario cliccare sul tasto salva. Da questa sezione è possibile inserire le modalità di pagamento da utilizzare per le fatture. La figura che segue mostra la lista delle modalità di pagamento. I dati presenti in questa lista possono essere modificati o rimossi dalla lista. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 12

13 Figura 11 - Modalità di pagamento Cliccando sul pulsante Nuova modalità di pagamento è possibile inserire una nuova modalità di pagamento. L immagine che segue mostra un esempio della maschera per aggiungere una nuova modalità di pagamento. Figura 12 - Nuovo modalità di pagamento Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 13

14 Cliccando sulla barra blu con la dicitura Dati Quietanze è possibile inserire i dati relativi a tale sezione come mostrato in figura: Figura 13 - Dati Quietanze Per rendere tutte le modifiche definitive è necessario selezionare il pulsante salva. La modalità definita come default viene proposta in automatico durante il processo di generazione delle fatture. Tutte le modalità di pagamento inserite utilizzando questa sezione potranno essere associate in fase di generazione della fattura. 3.3 Come creare una nuova fattura Il processo di generazione di una nuova fattura viene avviato selezionando il tasto nuova fattura presente nella pagina iniziale. Tutti i campi ove presente un asterisco sono obbligatori. In tutti i passi è presente un icona home che consente di tornare alla pagina iniziale. I dati inserti sino a quel momento potranno essere ripresi nella generazione di una nuova fattura. I passi per la generazione di una nuova fattura sono i seguenti: Selezione tipologia di prestazione e sede di destinazione Dati generali Beni e servizi Allegati (Opzionale) Modalità di pagamento Generazione dell anteprima (Opzionale) Generazione fattura ed invio via Dati di riepilogo Il portale prima di consentire l accesso al processo di generazione delle fatture verifica se esistono, per l utente loggato delle fatture non ancora finalizzate ed inviate. In tal caso viene mostra la seguente figura: Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 14

15 Figura 14 - Recupero fatture in bozza L utente può decidere se eliminare la vecchia fattura e crearne una nuova oppure recuperare i dati precedentemente inseriti. Qualora non fossero presenti fatture in bozza viene mostrato il primo passo per la generazione delle fatture. Figura 15 - Selezione tipologia di prestazione e sede di destinazione Cliccando sul pulsante recupera ultima fatture vengono riproposti all utente tutti i dati relativi all ultima fattura generata, consentendo la modifica di tutti i dati necessari per la generazione della nuova fattura. Il valore progressivo deve essere comunque inserito dall utente visto che tale dato identifica la fattura che si sta generando. Un esempio è mostrato in figura: Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 15

16 Figura 16 - Selezione tipologia di prestazione e sede di destinazione Cliccando sul tasto avanti si accede al secondo passo Dati generali. Da questa sezione è possibile inserire dati inerenti a: Dati amministrativi contabili; Dati di cassa previdenziale Sconti/maggiorazioni Ritenuta/Bollo Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 16

17 Figura 17 - Dati Amministrativi Contabili Per rendere le modifiche definitive è necessario cliccare su salva prima di cliccare su avanti. Per inserire dati nelle altre sezioni è necessario cliccare sulla riga blu con il titolo della sezione. Compilato una maschera presente in una sezione è necessario cliccare su salva, altrimenti i dati compilati andranno persi. Il portale consente di associare più di una voce relativa alle sezioni Dati di Cassa previdenziale e Sconti/Maggiorazioni, per tali inserimenti viene proposta una pagina dedicata. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 17

18 Figura 18 - Dati di cassa previdenziale Cliccando su Aggiungi dati Cassa viene mostrata la seguente maschera: Figura 19 - Nuovo Dati Cassa Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 18

19 Figura 20 - Sconti/Maggiorazioni Cliccando su Aggiungi Sconto/Maggiorazione viene mostrata la seguente maschera: Figura 21 - Nuovo sconto/maggiorazione La gestione dei bollo viene effettuata tramite la seguente sezione: Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 19

20 Figura 22 - Ritenuta Bollo Prima di selezionare Avanti è necessario selezionare il tasto Salva per rendere definitive le modifiche apportate. Se nella sezione Dati per la fatturazione è stata selezionata la tipologia utente Contratti Fornitori, saranno visibili anche le seguenti sezioni: Dati documenti correlati Dati trasporto Dati per la resa Stato avanzamento lavori Fattura principale Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 20

21 Figura 23 - Dati amministrativi per Contratti Fornitori Nella sezione Dati Documenti Correlati è possibile associare al documento corrente altri documenti (Contratti, Acquisti, DDT etc.) che sono stati salvati nella sezione Dati per la fatturazione, oppure crearne di nuovi. In particolare per i DDT è possibile solo crearli in questa sezione. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 21

22 Figura 24 - Sezione Documenti Correlati Da Seleziona Documento è possibile selezionare un documento che si è salvato precedentemente nella sezione Dati per la fatturazione indicando, facoltativamente, i numeri di linea opportuni (se si voglio correlare solo determinati numeri di linea) e cliccando sul pulsante Aggiungi. Possono essere indicati più numeri di linea separati da una virgola (, ). Se invece si vuole inserire un nuovo documento, è necessario cliccare sul pulsante Nuovo. Per effettuare entrambe queste operazione è necessario che i Dati amministrativi contabili siano già stati salvati in precedenza. Da notare che se non sono stati salvati documenti nella sezione Dati per la fatturazione, la sezione di selezione non è visibile. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 22

23 Figura 25 - Dettaglio Dati Documento Correlato Da notare la presenza del campo Numero Linea Documento. È possibile indicare una singola linea da correlare al documento che si sta generando. Se nessuna linea viene specificata, si considera correlato l intero documento. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 23

24 Figura 26 - Dati di trasporto Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 24

25 Figura 27 - Dati Resa Se la fornitura prevede il trasporto di un bene, è possibile indicare i dati di traporto e di resa merce. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 25

26 Figura 28 - Dati SAL Se la fornitura prevede uno stato di avanzamento lavori a fasi definite, è possibile associare tali fasi nella sezione Stato Avanzamento Lavori. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 26

27 Figura 29 - Fattura principale Nel caso la fornitura corrisponda ad un servizio di autotrasporto, è possibile inserire i dati della fattura riepilogativa trimestrale. Selezionando Avanti viene attivato il passo Beni e servizi come mostrato in figura. Figura 30 - Beni e Servizi Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 27

28 In questo passo devono essere inserite le informazioni relative alle linee di dettaglio riportate in fattura. Per aggiungere una nuova linea di dettaglio basta selezionare il pulsante Aggiungi Dettaglio. Ogni volta che viene aggiunta una linea di dettaglio vengono ricalcolati ed aggiornati: L Importo totale del documento La tabella dei dati di riepilogo Una linea di dettaglio è costituita dalle seguenti informazioni: Dati linea; Altri Dati Gestionali; Codici Articolo Sconto Maggiorazione Figura 31 - Linea dettaglio Compilati i campi obbligatori per memorizzare i dati inseriti è necessario cliccare su Salva. Per compilare le altre sezioni è necessario selezione la barra blu con il titolo della sezione di interesse. Ad ogni salvataggio verrà ricalcolato il Prezzo totale, indicato in basso a destra. Nelle sezioni Altri dati Gestionali, Codici Articolo, Sconto maggiorazione è possibile aggiungere più di una voce legata alla stessa linea di dettaglio compilando le relative maschere di Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 28

29 inserimento e selezionando il pulsante salva presente in ogni sezione. I dati inseriti possono essere modificati cliccando sulla lente di ingrandimento o rimossi cliccando sull icona a forma di x. Nelle immagini che seguono sono mostrati degli esempi di compilazione di queste sezioni. Ultimata la compilazione di una linea di dettaglio è possibile crearne una nuova selezionando il pulsante Aggiungi dettaglio. Inserite tutte le linee di dettaglio cliccare sul pulsante avanti per tornare alla pagina di riepilogo beni e servizi. Se si seleziona il tasto indietro viene abbandonato il processo di inserimento di una linea di dettaglio senza salvare i dati. Figura 32 - Altri Dati Gestionali Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 29

30 Figura 33 - Codici Articolo Figura 34 - Sconto Maggiorazione Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 30

31 Ad ogni inserimento o modifica di uno sconto o maggiorazione, viene ricalcolato il Prezzo totale della linea. Figura 35 - Riferimenti linea per Documenti Correlati Nel caso di contratti di fornitura e se sono stati associati Documenti Correlati al presente Documento, è possibile associare tali documenti correlati alle singole linee. Se nessuna linea è stata associata, nella colonna Riferimenti Linea compare la dicitura Tutte, altrimenti l elenco delle linee associate al singolo Documento Correlato. L ultima colonna della tabella contiene un flag, attivo se la linea corrente risulta associata al documento. Compilata la sezione beni e servizi e cliccando su avanti viene proposta la sezione relativa agli allegati. Da questa sezione è possibile inserire gli allegati da associare alla fattura. La lista degli allegati è proposta in forma tabellare, come mostrato nella seguente figura. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 31

32 Figura 36 Allegati Per aggiungere un nuovo allegato selezionare il pulsante Aggiungi Allegati. Cliccando sulla lente di ingrandimento è possibile modificare le informazioni relative all allegato inserito. Cliccando sulla x è possibile eliminare un allegato. Selezionando il tasto download è possibile scaricare in locale il file e prenderne visione. La maschera di inserimento di un nuovo allegato è la seguente: Figura 37 - Nuovo Allegato Ultimato il processo di inserimento degli allegati si può accedere alla sezione successiva cliccando su avanti. Il caricamento degli allegati non è obbligatorio. L ultimo passo del processo di generazione della fattura prevede la maschera mostrata nell immagine seguente. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 32

33 Figura 38 - Anteprima e Creazione fattura Nella prima sezione Dati di pagamento è possibile aggiungere una modalità di pagamento ed il relativo importo selezionando il tasto Aggiungi dati di Pagamento. Il sistema segnala, come visibile in figura, se la somma dei dati di pagamento non corrisponde all importo totale del documento. Ultimato questo passo è possibile generare sia un anteprima in formato pdf che xml, previa selezione dell apposito pulsante. Entrambe le anteprime saranno visibili in un altra finestra del browser. Come mostrato in figura il check box Indirizzo di default è selezionato, questo significa che selezionando il pulsante Genera XML ed invia la fattura in formato xml viene inviata all indirizzo configurato nella sezione Dati per la fatturazione. Qualora si desideri ricevere la fattura in un indirizzo diverso basta deselezionare il check box ed inserire il nuovo indirizzo . Le maschere per l inserimento dei dati di pagamento sono le seguenti: Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 33

34 Figura 39 - Tipologia di pagamento Figura 40 - Dettaglio Pagamento Cliccando sul pulsante avanti le informazioni inserite vengono memorizzate e viene riproposta la pagina da cui è possibile generare la fattura ed inviare la fattura al proprio indirizzo . Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 34

35 Dopo la selezione del pulsante genera ed invia viene mostra una pagina che notifica se la generazione e l invio della fattura sono andati a buon fine, come mostrato nell immagine seguente: Figura 41 - Riepilogo invio 3.4 Come consultare le fattura generate Per consultare le fatture generate in precedenza il portale mette a disposizione la sezione Le mie fatture. Figura 42 - Le mie fatture Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 35

36 Compilando la maschera di ricerca e cliccando sul pulsante cerca è possibile restringere il numero di fatture mostrate in lista. Cliccando sull icona pdf è possibile visualizzare l anteprima in formato pdf. Selezionando l icona download è possibile scaricare la fattura in formato xml su proprio computer. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 36

37 3.5 Come inviare una segnalazione al gruppo di supporto Per inviare una segnalazione al gruppo di supporto è necessario accedere all apposita area del portale denominata segnalazioni. Tale accesso può essere effettuato dalla pagina inziale oppure usando il menù laterale. Nell immagine che segue è mostrata l interfaccia messa a disposizione dal portale per l invio delle segnalazioni Figura 43 Segnalazioni Tutti i campi ove presente un asterisco sono obbligatori. I campi da compilare sono: Tipo di segnalazione; Indirizzo , da valorizzare con l indirizzo al quale si desidera essere contattati; Cellulare, da valorizzare con il numero al quale si desidera essere contattati; Oggetto della segnalazione; Descrizione della segnalazione. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 37

38 3.6 Help on line Per facilitare l inserimento dei dati il portale fornisce la funzionalità di help on line. Per attivare tale funzionalità basta posizionare il mouse su campo che si vuole valorizzare. Un esempio di tale funzionalità è mostrato nella seguente figura. Figura 44 - Help on line Cliccando sull icona con il punto interrogativo vengono mostrate tutte le voci di aiuto, per nascondere tali vaci basta passarvi sopra con il mouse. Data di emissione: 25/06/2015 Versione: 4.0 Pag. 38