Comune di Argenta SETTORE SEGRETERIA e AFFARI GENERALI Provincia di Ferrara

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1 Comune di Argenta SETTORE SEGRETERIA e AFFARI GENERALI Provincia di Ferrara COMUNE DI ARGENTA ON LINE PROGETTO STRATEGICO E PIANO OPERATIVO STATO DI ATTUAZIONE A Maggio 2005 LE PREMESSE Già da alcuni anni il tema dell E.Government, ovvero in modo sintetico la digitalizzazione dei rapporti tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, è considerato un obiettivo strategico da parte dei Governi centrali e dagli Enti Locali. Questo temo va inquadrato nel più ampio sistema di riforma della Pubblica Amministrazione che ha toccato sia gli aspetti di trasparenza, che quelli di economicità dell azione amministrativa, tenuto anche conto degli interventi normativi di decentramento delle funzioni e competenze a livello locale nell ottica del principio di sussidiarietà verticale. Già nel 2000 era stato emanato un Piano di azione le cui linee di indirizzo sono tuttora valide, cui hanno fatto seguito diversi interventi normativi del l Innovazione Tecnologica dirette alle Amministrazioni Centrali, ma destinate a rappresentare principi ispiratori anche per gli Enti Locali, in una logica di interoperabilità ed integrazione tra le Pubbliche Amministrazioni. Con Delibera della Giunta comunale n. 96 del veniva approvato il Progetto strategico e piano operativo Comune di Argenta on line quale programma di E. Government locale del Comune di Argenta, che aveva come linee guida le seguenti:

2 Rendere visibile il ruolo del Comune di Argenta come nodo proattivo centrale di e-government locale, accelerando il processo di erogazione di informazioni e servizi on line, valorizzando al massimo il know how esistente, le tecnologie disponibili e le esperienze acquisite. Qualificare il processo di comunicazione C2G/G2C ispirandosi al valore essenziale della democrazia e facilitando la vita ai cittadini. Facilitare il sistema di transazioni amministrazione - operatori economici sul territorio tramite il potenziamento del processo G2B/B2G. Sviluppare la cultura telematica a tutti i livelli della popolazione locale tramite azioni formative e l istituzione di Oasi Tecnologiche. Innovare l organizzazione e la sua cultura tramite la diffusione della tecnologia. Nel documento si individuavano le seguenti azioni progettuali da realizzarsi nel corso degli anni 2002 e 2003: 1) Avviare la qualificazione del sito internet del Comune per garantire la dinamicità dello stesso, la sua interattività e la accessibilità. Per realizzare questo obiettivo si è predisposto un apposito progetto operativo condiviso con il Comitato di Direzione che è in corso di realizzazione secondo le modalità indicate nell allegato Documento programmatico. Il progetto si pone i seguenti obiettivi principali: a) Recupero delle situazioni di ritardo negli aggiornamenti del sito; b) Tenuta in linea degli aggiornamenti; c) Sviluppo del sito suddiviso in: Rivisitazione dell aspetto grafico ed estetico del sito, al fine di renderlo più fruibile ed accattivante; Sviluppare le funzioni del sito per garantire l interattività con l utenza e le transazioni on line (utilizzare il sito come front line per i cittadini); Sviluppare l usabilità del sito (facilità di raggiungimento degli scopi della ricerca da parte dell utente) e la sua accessibilità (piena fruibilità di tutti i servizi del sito da parte di tutti gli utenti). 2) Attivare un sistema di protocollazione e di work flow dei documenti informatici come elemento prodromico alla successiva gestione delle transazioni on line tra cittadino e Pubblica Amministrazione. Per realizzare questo obiettivo si è predisposto un apposito progetto operativo condiviso con il Comitato di Direzione che è in corso di realizzazione secondo le modalità indicate nell allegato Documento programmatico. Il progetto si pone i seguenti obiettivi principali: Creare Aree Organizzative Omogenee (AOO), le quali,dotate di un sistema di protocollo informatico (software attualmente disponibile), potranno ricevere da cittadini, imprese o altre Amministrazioni sia

3 documenti in formato elettronico, sia documenti cartacei che saranno smaterializzati tramite scanner. I documenti registrati dal sistema di protocollo informatico saranno poi distribuiti per via telematica agli uffici competenti all interno della struttura organizzativa facente parte dell Area Organizzativa Omogenea; L analisi e la digitalizzazione dei flussi di documentazione interna strutturata; Gestione dei flussi documentali mediante sistemi telematici e l uso della Firma Digitale; Decentrare l attività di protocollazione ed archiviazione dei documenti in arrivo e partenza, per ridurre i tempi di ricerca e consultazione dei documenti. 3) Realizzare una sperimentazione della firma digitale per consentire l avvio della transazioni on line tra Comune e cittadini, con particolare riguardo ai servizi rivolti in una prima fase alle imprese; Per realizzare questo obiettivo si è predisposto un apposito progetto operativo approvato con delibera della Giunta comunale n. 166 del che è in corso di realizzazione secondo le modalità indicate nell allegato Documento programmatico. Il progetto si pone i seguenti obiettivi principali: L obiettivo del progetto è quello di dare attuazione concreta alle linee guida del Piano di E. Government locale attraverso la sperimentazione dell utilizzo della firma digitale come strumento di diffusione della cultura e della formazione per il personale del Comune ed, all esterno, come fase di sviluppo del processo di gestione dei flussi documentali mediante la trasmissione telematica. In particolare per quanto attiene questo secondo elemento l obiettivo si concretizzerà nella sperimentazione in alcuni ambiti operativi del Comune, della possibilità di effettuare transazioni complete con il cittadino attraverso la firma digitale ed il supporto dei modelli interattivi che saranno inseriti nel sito internet del Comune che è attualmente fatto oggetto del suddetto progetto di qualificazione e sviluppo. 4) Creare una Rete Intranet comunale al fine di potenziare l uso della posta elettronica; a tale fine ogni comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in essere presso l Amministrazione.Per avviare concretamente tali procedure, sarà predisposto entro il mese di Ottobre del corrente anno un progetto esecutivo per la realizzazione ed attivazione di una rete intranet che consentirà, dopo una prima fase di sperimentazione, l attivazione della stessa entro il mese di Aprile dell anno Il progetto esecutivo andrà predisposto nel corso dell anno 2002 tenendo conto dei seguenti elementi guida già condivisi in seno al Comitato di Direzione: a) Predisposizione da parte di un Gruppo di Lavoro composto dai dipendenti già inseriti nel Gruppo che stà sperimentando la Firma digitale, oltre ai componenti del Comitato di Direzione, di un vademecum operativo nel quale saranno contenuti i seguenti elementi organizzativi: le modalità omogenee di comunicazione digitale tra gli uffici attraverso l utilizzo della posta elettronica;

4 i format condivisi e standardizzati per i documenti che devono essere scambiati tra gli uffici attraverso la posta elettronica; i livelli di sicurezza che devono essere attribuiti ai documenti scambiati tra gli uffici del Comune al fine di dare efficacia giuridica e certezza sulla provenienza degli stessi, definendo quali tipologie di atti siano trasmissibili mediante semplici comunicazioni con posta elettronica (ad es. convocazioni di riunioni, richieste di informazioni ecc.), quali necessitino di semplice autenticazione della firma (ad esempio richieste e rilascio di pareri facoltativi, report sullo stato di avanzamento del PEG ecc.) e quali abbiano necessità di essere accompagnati dalla firma digitale (ad es. richieste e rilascio di pareri obbligatori per legge o regolamento, provvedimenti conclusivi di endoprocedimenti di Sportello Unico ecc.); b) L avvio, entro il mese di ottobre del 2002, di una fase di sperimentazione della rete intranet limitatamente alle comunicazioni interne tra gli uffici che non richiedono l utilizzo di sistemi di autenticazione o di firma digitale attraverso la rete a disposizione (Outlook express); c) L individuazione di un software applicativo di livello superiore ed evoluto rispetto ad outlook express per la successiva attivazione della rete intranet nel corso dell anno d) Lo sviluppo di interventi atti a consentire la massima diffusione dell acquisto di beni e servizi per via elettronica. 5) Progettare ed istituire le Oasi Tecnologiche, come punti di accesso ed informazione per i cittadini ai servizi offerti dall Amministrazione comunale attraverso le nuove tecnologie digitali. L innovazione della pubblica amministrazione deve assolutamente portare a migliorare il livello di servizio ai cittadini ed alle imprese, attraverso l attivazione di punti unici di contatto con le Amministrazioni, l abilitazione di strumenti di identificazione del cittadino e la realizzazione di interventi organizzativi che supportino tali interventi e garantiscano la trasparenza dell azione amministrativa. In questo ambito appare necessario integrare la crescita delle competenze informatiche e tecnologiche dei dipendenti del Comune con azioni concrete che consentano contestualmente lo sviluppo della Società dell Informazione nel Paese. Questo obiettivo può essere raggiunto solo accompagnando le iniziative che verranno assunte a livello Governativo ( iniziativa larga banda, sviluppo di servizi digitali su larga banda, e-commerce) con interventi mirati da adottarsi a livello locale, che il Comune di Argenta intende perseguire mediante la creazione di punti di accesso locale decentrati sul territorio comunale, ove i cittadini possano essere informati sui servizi offerti e sostenuti da interventi di alfabetizzazione alla quarta conoscenza. Per attenere questo risultato nel corso del corrente anno 2002 sarà predisposto dal Settore Segreteria Affari Generali con la collaborazione del Settore Cultura Istruzione Tempo libero un progetto che dovrà seguire i seguenti indirizzi guida:

5 a) Individuare la collocazione delle Oasi tecnologiche presso le sedi degli URP decentrati sul territorio comunale, al fine di sfruttare le strumentazioni tecnologiche in essere,la presenza del personale comunale, la consuetudine dei cittadini nel rivolgersi all Ufficio URP decentrato, la presenza delle strutture in ambiti territoriali collocati sul territorio in modo capillare, soprattutto per le frazioni più distanti dal Capoluogo. b) Strutturare dal punto di vista logistico le Oasi tecnologiche in modo da realizzare degli spazi informativi e di fruizione dei servizi on line forniti dal Comune, anche mediante la utilizzazione diretta del sito internet e della posta elettronica. c) Realizzare nelle Oasi tecnologiche momenti di diffusione della conoscenza di base necessaria alla fruizione dei servizi on line erogati dal Comune, con il supporto del personale comunale presente in loco, ovvero con la partecipazione di altro personale comunale esperto in materia. d) Per introdurre rapidamente i nuovi utenti alla cultura di Internet, sarà predisposta una Guida all utilizzo, da divulgarsi mediante momenti di partecipazione organizzati dal Comune in accordo con i Consigli di partecipazione ed altri strumenti di diffusione che presenterà una serie di comportamenti di base che organizzazioni ed individui possono seguire ed adattare ai propri usi. 6) Sperimentazione di un progetto di telelavoro, definendo in attuazione del Piano Esecutivo di Gestione, un progetto che consenta, a regime, di coniugare le seguenti esigenze: ridurre gli spostamenti fisici di lavoratori ed utenti e quindi dei traffico e dell'inquinamento urbano; migliorare la qualità (arricchendone anche le tipologie) dei servizi offerti a cittadini, imprese ed utenti interni, tendendo ad orientare i processi produttivi verso nuovi modi organizzativi e criteri aziendali che accorcino i tempi di risposta, anche ricorrendo ad un potenziamento della strumentazione telematica; ampliare l'integrazione lavorativa e l'accesso ai servizi, di soggetti svantaggiati; impiegare in modo più semplice forme di lavoro alternativo e flessibile (part-time, lavoro interinale, ecc.); migliorare la qualità della vita dei dipendenti comunali, incrementandone la produttività, riducendone l'assenteismo, consentendo pari opportunità di lavoro tra soggetti diversi e maggior possibilità di presidio famigliare. Così come previsto dalle Linee Guida predisposte dal Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie con riferimento agli uffici dello Stato anche nel nostro Comune la scelta di effettuare ipotesi di Telelavoro rappresenta un'opportunità di cambiamento per la cultura e l'organizzazione produttiva, che consentirà di introdurre, nel tempo, maggiore flessibilità nell'organizzazione del lavoro ed avrà ricadute positive sotto gli aspetti dei trasporti dell'ambiente, delle politiche sociali, dell'occupazione, dello sviluppo del personale e della struttura informatica comunale.

6 Nel corso dell anno 2002 il Servizio Personale Associato predisporrà un progetto che dovrà porsi i seguenti obiettivi generali: a) individuare un modello tecnologico-organizzativo di telelavoro economico e sostenibile, in grado di migliorare la qualità dei servizi offerti agli utenti interni, ai cittadini e alle imprese; b) semplificare e rendere più flessibili i processi lavorativi interni al Comune, anticipando le modifiche di tipo organizzativo e produttivo necessarie; c) migliorare la qualità della vita dei dipendenti dell'amministrazione Comunale, con particolare attenzione alle fasce deboli incrementandone la produttività e le possibilità di sviluppo professionale. 7) L Ufficio Digitale: Durante lo sviluppo dell automazione dei flussi documentali e per verificarne l efficacia, il Comitato di Direzione studierà, la possibilità di introdurre in via sperimentale l Ufficio digitale, intendendo come tale un unità in cui il Comune, dopo avere selezionato i servizi di particolare importanza e visibilità per il cittadino, potranno processarli elettronicamente tramite sistemi di gestione di flussi documentali in coerenza con i progetti di Sperimentazione del Protocollo Informatico e della Firma digitale. In tali Uffici digitali saranno il più possibile concentrate le competenze e responsabilità per completare l iter di erogazione dei servizi stessi in modo elettronico, dando ampia trasparenza e visibilità nonché consentendo una drastica riduzione dei tempi amministrativi. Tali Uffici vanno intesi come moduli di raccordo tra gli uffici competenti e non come strutture aggiuntive rispetto all ordinamento organizzativo vigente. Ad esempio, la sperimentazione potrà partire dalle degli Uffici relazioni con il pubblico e dagli Sportelli unici per le attività produttive, per renderli completamente operanti secondo modalità elettroniche. Quanto sopra richiederà un azione di semplificazione che renda possibile tale trasparenza, nonché azioni organizzative interne per attuare tali iniziative. In tale contesto il cittadino potrà inviare la propria istanza identificandosi mediante strumenti di identificazione elettronica quali la firma elettronica o in futuro la Carta di Identità Elettronica. Nel frattempo si sono definiti ulteriori progetti di sviluppo dell E.Government locale che vanno ad integrare il citato programma e che di seguito si indicano: 8) Progetto Open source del Comune di Argenta: Con delibera della Giunta comunale n. 177/2002 si è disposto di avviare un progetto di adeguamento interno ai principi ed alle tecnologie Open Source e di diffusione delle stesse secondo i seguenti principi:

7 Che in tale progetto si renda prioritario per gli uffici del Comune e di stimolo per gli altri enti pubblici l utilizzo di pacchetti software per ufficio tenendo conto di: esigenze di sicurezza e quindi esclusivo impiego di software libero o almeno open source per i computers destinati ad utilizzare e immagazzinare dati riservati, protetti dalla legge sulla privacy o comunque di valore per l amministrazione e/o per i cittadini; di valutare anche la componente costo del prodotto/ assistenza fornita allorché siano state riscontrate in offerta concorrenziale caratteristiche comparabili di facilità d'uso e rispondenza dei singoli prodotti alle esigenze degli enti stessi (specie laddove queste si identifichino, come normalmente accade, nella semplice produzione di documenti, scampio di posta o in altre elementari funzioni) nonché a verificare se analoghe caratteristiche sono assicurate da prodotti che possono essere acquisiti gratuitamente; a promuovere l'impiego di formati di dati standard, aperti e documentati, in quanto di estrema importanza e flessibilità per mantenere la piena compatibilità con futuri cambiamenti tecnici e avendo questo notevole impatto nel caso di realizzazione di programmi ad hoc per la PA senza nessuna conseguenza sulla facilità d'uso; ad inserire nel programma dei corsi di riqualificazione informatica per i dipendenti comunali anche l'impiego del sistema operativo Linux e di altri prodotti di free software (e quindi open source) ad indirizzare i dipendenti, dopo adeguata formazione e sperimentazione, all'impiego esclusivo nella spedizione di documenti di formati di salvataggio/interscambio leggibili da qualsiasi altro programma di scrittura, anche nell ambito del sito internet e del sito intranet comunali; a richiedere agli Enti territoriali ed in particolare alla Porvicnia di Ferrara un sostegno per le iniziative assunte con il presente atto, soprattutto in chiave formativa; ad attivarsi per mettere in atto politiche per diffondere maggiormente il software libero e open source nelle scuole e presso tutti i cittadini a ricercare forme di parternariato con l Università di Ferrara per la sperimentazione e la ricerca nel campo dell Open source; ad integrare i suddetti indirizzi con il Programma di E Government locale Comune di Argenta On Line ; 9) Progetto denominato La qualificazione e lo sviluppo del Policy Making attraverso strumenti di Democrazia Elettronica : Con delibera della Giunta comunale n. 33 del si è approvato il Piano Integrato di Cambiamento, premiato dal Dipartimento della Funzione Pubblica durante il Forum PA di Roma, suddiviso in tre progetti integrati aventi come obiettivi generali i seguenti:

8 1) Predisporre strumenti di ascolto e di comunicazione bilaterale con i cittadini, utilizzando metodi quali ad esempio: - Forum interattivi sul sito internet del Comune; - Possibilità di acquisire istanze, petizioni e proposte attraverso la comunicazione unidirezionale dai cittadini all amministrazione utilizzando il sito internet; - Creare liste di discussione (mailing list) che consentono ai partecipanti di scambiare messaggi e mail con l intervento di un moderatore; 2) Attivare strumenti di consultazione nelle fasi di progettazione e di decisione delle scelte politiche (definire le aspettative, i bisogni espressi ed inespressi) anche attraverso indagini Delphy presso un panel qualificato di opinion leader e di portatori di interessi specifici; 3) Rendere concreta la valutazione dei risultati dell attività realizzata ed attenzione agli impatti (analisi di customer satisfaction) Nel 2004, oltre a proseguire nella realizzazione dei citati progetti abbiamo inserito nel Piano Esecutivo di Gestione lo sviluppo di alcuni ulteriori progetti in materia di E. Government: 1) Progettazione e realizzazione dello sviluppo della Intranet per il passaggio dalla versione Istituzionale alla versione definita di content management e di knowledge management: L obiettivo principale del nuovo progetto è quello di sviluppare una seconda fase della intranet comunale che consenta al personale del Comune, agli amministratori, ai dirigenti di gestire tutte le comunicazioni interne nell ambito della intranet, favorendo la gestione dei processi trasversali in modo automatizzato e di condividere le conoscenze in una logica non verticistica, ma di massima partecipazione. Il progetto dovrà fornire i seguenti output coerenti con l obiettivo definito al punto 1) precedente: 1) Definizione di un modello organizzativo per l intranet di gestione dei contenuti, sulla base del documento allegato A) al presente atto. (entro il ) 2) Definizione del progetto per la gestione dei contenuti ed i flussi di comunicazione interna sulla base della proposta tecnica predisposta dalla soc. Yacme allegata B) al presente documento.(entro il ) 3) Installazione e nuova configurazione dell intranet per la gestione della parte dinamica del sito anche in remoto sulla base delle applicazioni in ambiente open source predisposte da Yacme. (entro il ). 4) Installazione dell Intranet sul nuovo server potenziato per la gestione in remoto delle pagine del sito. (entro il ) 5) Implementazione del nuovo intranet con l inserimento di tutta l attuale parte statica Intranet istituzionale.

9 6) Creazione dei gruppi di lavoro al fine di pervenire alla costituzione di utenti abilitati alla creazione di spazi virtuali destinati ai flussi comunicativi interni automatizzati ed alla pubblicazione di pagine intranet dedicate ai singoli gruppi (entro il ) 7) Realizzazione formazione destinata alla predisposizione delle News generali e Rassegna Stampa da parte della Redazione di Intranet e realizzazione fase di sperimentazione (entro il ) 8) Predisposizione linee guida operative per la gestione in remoto delle News e della Agenda per i Settori e dei siti intranet per le comunicazioni di Settore (entro il ), formazione e attivazione sperimentale. 9) Progettazione e predisposizione della parte dinamica del sito destinato alla gestione dei flussi comunicativi e dei processi (entro il ). 2) Realizzazione 2^ fase di attuazione del protocollo informatico: La seconda fase del protocollo informatico prevede i seguenti obiettivi: - Sperimentazione ed attuazione della trasmissione dei documenti in formato elettronico presso tutti i Settori. - Fascicolazione dei documenti a norma AIPA (dal al ): la fascicolazione a norma AIPA rappresenta già un primo embrione di gestione documentale, perché permette ai vari utenti interni di creare appositi fascicoli ove collocare i documenti in arrivo ed in partenza secondo regole tecniche ed archivistiche valide e certe. L attività di fascicolazione deve essere previamente analizzata su due aspetti che saranno fatti oggetto di apposita riunione: - Chi andrà abilitato alla fascicolazione: ovvero individuare il personale che sarà abilitato a creare il fascicolo essendone il responsabile. - Formare i responsabili in modo accurato. - Realizzare una sperimentazione: effettuare una sperimentazione come già fatto per il punto 1 iniziando dallo Sportello Unico per le Imprese e dal Servizio Personale e da eventuali altri servizi appartenenti a differenti Settori. 3) Progetto di gestione dei servizi mediante Carta Nazionale dei Servizi: Il Progetto del Sistema dei servizi al cittadino basato sull utilizzo della CNS prevede l erogazione di alcuni servizi, ritenuti prioritari, attraverso l uso di questo strumento. La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) ha la funzione della sola identificazione in rete del cittadino: non essendo un documento di riconoscimento permette di utilizzare forme più flessibili di produzione ed erogazione, consentendo un coinvolgimento di altre Pubbliche Amministrazioni e degli operatori di mercato.

10 La CNS è uno strumento fondamentale per l identificazione del cittadino nei rapporti con l Amministrazione per l erogazione in rete dei servizi della P.A. in una logica di E. Government; è funzionale ai pagamenti on line tra cittadino e Pubblica Amministrazione e consente l invio delle istanze da parte del cittadino alla P.A. in formato elettronico per via telematica. 4) Progetto di realizzazione del sito internet accessibile ed usabile del Comune di Argenta: Il progetto prevede un intervento di completa rivisitazione per adeguare il sito ai principi di accessibilità e usabilità, in particolare tenendo conto delle problematiche legate al mondo dei disabili ed al loro diritto di accesso alle grandi potenzialità offerte dalle tecnologie dell informazione. Il nostro intervento si conforma quindi alle indicazioni provenienti dalla Comunità Europea che ha proclamato il 2003 anno europeo del disabile. Per adeguare correttamente il nostro sito alle esigenze citate occorre fare riferimento in primis alle linee guida per l accessibilità dei contenuti Web, elaborati dal W3c Consorzio Word Wide Web che rappresenta la norma applicata di fatto per la realizzazione di siti Web accessibili. Gli obiettivi del progetto sono i seguenti: A) Rendere accessibile il sito anche all utenza che si trova in condizioni di disagio fisico. B) Rendere usabile il sito anche da parte di soggetti che operano in condizioni di ritardo tecnologico o che operano con sistemi operativi open source. C) Rendere usabile il sito anche da utenti che non utilizzano abitualmente le tecnologie informatiche al fine di ridurre il digital divide. D) Ottenere le certificazioni: WAI : per la versione del sito accessibile solo testo. W3c: per la versione del sito in versione grafica. Bollino blu: stabilito dall articolo 10 del disegno di legge.

11 E) Predisporre ed attivare gli strumenti di democrazia elettronica previsti nell'ambito del Piano Integrato di Cambiamento (istanze, petizioni, proposte, mailin list, forum interattivi. A distanza di un circa 3 anni dalla prima delibera di approvazione del Progetto strategico e piano operativo Comune di Argenta on line si reputa necessario delineare lo stato di attuazione del programma e gli obiettivi raggiunti, al fine di evidenziare la bontà dei risultati e le ulteriori azioni da intraprendere. GLI OBIETTIVI RAGGIUNTI ED I RISULTATI: Delineeremo gli obiettivi raggiunti ed i risultati tenendo conto dell ordine dei progetti elencati in precedenza: Ciascuno dei progetti di cui abbiamo descritto i contenuti di massima sono stati poi definiti in uno o più documenti di pianificazione in una logica di proyect management, al fine di verificarne lo stato di attuazione e monitorarne le fasi evolutive in considerazione degli step di avanzamento. 1) Progetto qualificazione sito internet: Sono stati approvati due documenti progettuali: - Con delibera della giunta comunale n. 117 del si è approvato il documento di indirizzi per l utilizzo del sito internet del Comune e il nuovo assetto. - Con determina n. 802 del si è approvato il progetto di adeguamento del sito internet alle norme del W3C in materia di usabilità ed accessibilità del sito. 2) Progetto protocollo informatico a norme AIPA: E stato approvato il progetto per l adeguamento del Protocollo alle norma AIPA ed integrazione con la firma digitale e la Fascicolazione. 3) Progetto sperimentazione firma digitale:

12 Con delibera della Giunta Comunale n. 166 del è stato approvato un documento progettuale per la sperimentazione della firma digitale all interno dell Ente poi confluito in due diversi progetti: quello della realizzazione dell intranet comunale e quello della attivazione sperimentale dello Sportello Unico Digitale. 4) Progetto per la realizzazione di una Intranet del Comune di Argenta: Con delibera della giunta comunale n. 196 del è stato approvato il progetto ed il documento di programmazione del sito intranet ed il prototipo del sito medesimo. 5) Progetto per l istituzione delle Oasi Tecnologiche: Con delibera della giunta comunale n. 12 del è stato approvato il progetto per la istituzione e realizzazione delle Oasi Tecnologiche presso gli URP decentrati del territorio comunale. 6) Progetto per la sperimentazione del telelavoro: Con determina n. 881 del , è stato approvato il progetto per l avvio della sperimentazione del telelavoro nel Comune di Argenta, da cui è scaturito un accordo integrativo aziendale con le Organizzazioni sindacali, che rappresenta il primo esempio nella Provincia di Ferrara. 7) Progetto per l istituzione dell Ufficio Digitale nell ambito dello Sportello Unico per le Attività produttive: Con determina n. 746 del è stato approvato il progetto per la sperimentazione dello Sportello Unico digitale e definizione progetto SPIDI. 8) Progetto OPEN SOURCE DEL COMUNE DI ARGENTA: Con delibera della Giunta comunale n. 177 del sono state approvate le linee di indirizzo per la realizzazione di un progetto di adeguamento all Open Source da parte del Comune di Argenta poi definito con apposito progetto in data

13 9) Progetto denominato La qualificazione e lo sviluppo del Policy Making attraverso strumenti di Democrazia Elettronica: Con delibera della Giunta comunale n. 33 del è stato approvato il progetto per la realizzazione di strumenti di democrazia elettronica nell ambito dell E. Government comunale. Ulteriori Progetti inseriti nel Piano di E. Government nell anno 2004: 1) Progettazione e realizzazione dello sviluppo della Intranet per il passaggio dalla versione Istituzionale alla versione definita di content management e di knowledge management: Con determina n. 307 del abbiamo approvato il Progetto di sviluppo Intranet e il modello organizzativo e le linee guida di Intranet. 2) Realizzazione 2^ fase di attuazione del protocollo informatico: Dal mese di Giugno 2004 è stato completamente attivato il livello gestionale che consente la trasmissione della posta agli uffici in formato esclusivamente elettronico ed è in corso la fase di sperimentazione del modulo di fascicolazione. 3) Progetto di gestione dei servizi mediante Carta Nazionale dei Servizi: Con delibera della Giunta comunale n. 174 del è stato approvato il progetto per la realizzazione del Progetto del sistema di gestione dei servizi basato sull utilizzo della C.N.S. 4) Progetto di realizzazione del sito internet accessibile ed usabile del Comune di Argenta: Con Determina n. 802 del è stato approvato il progetto per la realizzazione del nuovo sito adeguato alle norme di accessibilità ed usabilità; il nuovo portale del Comune è stato inaugurato nel corso della Fiera di Argenta del 2004.

14 Nella tabella seguente vengono indicati schematicamente gli obiettivi ed i tempi di attuazione con la specifica dei risultati ottenuti per ciascun progetto: PROGETTI OBIETTIVI PREVISTI INDICATORI STATO DI ATTUAZIONE COERENZA CON DIRETTIVE DI E. GOV. NAZIONALE Qualificazione del sito internet del Comune per garantire la dinamicità dello stesso, la sua interattività e la accessibilità 1) Rivisitazione dell aspetto grafico ed estetico del sito, al fine di renderlo più fruibile ed accattivante; 2) Sviluppare le funzioni del sito per garantire l interattività con l utenza e le transazioni on line (utilizzare il sito come front line per i cittadini); 3) Sviluppare l usabilità del sito (facilità di raggiungimento degli scopi della ricerca da parte dell utente) e la sua accessibilità (piena fruibilità di tutti i servizi del sito da parte di tutti gli utenti). 1) Dicembre ) Dicembre ) Marzo ) Pienamente attuato 3) In fase di attuazione: si è proceduto alla utilizzazione dei sistemi di ricerca basati sul concetto di Eventi della Vita. 3.1 della direttiva del e punto 2/1 della direttiva COERENZA CON DIRETTIVE DI E. GOV. EUROPEE Coerente con il punto delle Linee Guida E. Europe 2005: una società Attivare un sistema di protocollazione e di work flow dei documenti informatici Realizzare una sperimentazione della firma digitale per consentire 1) Realizzare ed adottare il protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti 2) Formazione e conservazione dei documenti informatici 3) Collegamento di tutte le postazioni di lavoro al software del protocollo 4) Protocollazione e gestione dei documenti con firma digitale 5) Realizzazione della gestione informatica del sistema documentale e dei flussi documentali 1) Acquisizione firma digitale per sperimentazione 1) Dicembre ) Dicembre ) Settembre 2003 (120 postazioni) 4) Giugno ) Settembre ) Dicembre ) Gennaio ) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pianamente attuato 5) Pienamente attuato 2) Pienamente attuato 3.1 della direttiva del e punto 2/1 della direttiva 3.1 della direttiva del

15 l avvio della transazioni on line tra Comune e cittadini Creare una Rete Intranet comunale 2) Formazione del Gruppo di sperimentazione 3) Sperimentazione per utilizzazione della firma digitale sulle comunicazioni interne (almeno un processo completamente digitalizzato) 4) Definizione ed individuazione dei documenti che necessitano della firma digitale nell ambito dei processi interni 1) Predisposizione prototipo 2) Realizzazione prototipo come intranet istituzionale 3) Collegamento in rete 4) Sperimentazione del sito parte del personale (gruppo dei referenti) 5) Collegamento di tutto il personale al sito 3) Febbraio ) Dicembre ) Entro Ottobre ) Entro Novembre ) Entro Marzo ) Entro Giugno ) Entro Settembre 2003 (120 postazioni) 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 2) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) Pienamente attuato e punto 2/3 della direttiva 3.3 della direttiva del e punti 2/5,7,8 della direttiva del Progettare ed istituire le Oasi Tecnologiche 1) Realizzazione progetto 2) Individuare la collocazione delle Oasi Tecnologiche sul territorio 3) Attivare la sperimentazione di una Oasi tecnologica 4) Attivare altre Oasi Tecnologiche dopo la fase di sperimentazione 1) Entro Febbraio ) Almeno 4 collocazioni 3) Garantire i seguenti servizi: - supporto operativo da parte degli operatori dell URP all utilizzo di internet - tutorship nella fruizione dei servizi on line da parte dei cittadini non in grado di fruirne autonomamente, anche a domicilio; - realizzazione corsi di formazione per l utilizzo di internet, della posta elettronica e dei servizi on line offerti dalle Pubbliche Amministrazioni; - le informazioni sui progetti e le evoluzioni dell E.Government nazionale e locale; 4) Almeno 4 entro Aprile ) Almeno altre 2 Oasi 2) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) In corso di realizzazione il progetto e lo studio di fattibilità 3.5 della direttiva del e punti 2/9 della direttiva

16 Sperimentazione di un progetto di telelavoro Progettare e sperimentare l Ufficio Digitale 1) Presentazione progetto alla Giunta e validazione dei profili professionali per la sperimentazione 2) Definizione soluzioni tecniche e ipotesi di spesa 3) Approvazione progetto 4) Approvazione accordo decentrato sul telelavoro 5) Avvio sperimentazione 1) Realizzazione di un procedimento di Sportello Unico completamente digitalizzato ; 2) Riorganizzazione dei processi di Sportello Unico in una logica di BPR ; 3) Inserimento di almeno due ulteriori procedimenti da processare completamente in formato elettronico ; 4) Attivare con il Settore Urbanistica la gestione completamente digitalizzata del processo relativo alla Denunce di inizio attività; 5) Realizzazione convenzione con i professionisti e con le Associazioni di categoria per la sperimentazione dei procedimenti; 6) Predisposizione del progetto SPIDi e coinvolgimento degli imprenditori (entro il ); 7) Attivare lo Sportello Unico virtuale attraverso l utilizzo del modulo questionario del software Only One Open source del Comune di Argenta 1) Trasformazione dei modelli presenti su internet in formato aperto 2) Progettazione e realizzazione progetto di formazione per il personale dipendente; 3) Sperimentazione e definitiva transizione agli applicativi Open Source entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Almeno 2 dipendenti coinvolti nella sperimentazione 1) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il Entro il Entro il Entro il Entro il Entro il ) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) Pienamente attuato 2) Pienamente realizzato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) La convenzione è stata sottoscritta il ) Pienamente attuato 7) Pienamente attuato. 1) Pienamente attuata 2)Pienamente attuata 3) In corso di realizzazione; 4) Pienamente attuata 5) Pienamente attuata 3.3 e 3.4 della direttiva del e punti 2/5,7 della direttiva 3.1 della direttiva del e punti 2/1,3,9 della direttiva del e 3.4 della direttiva del e punti 2/7,8 della direttiva Coerente con la Direttiva del Ministero relativa all Open Source nella

17 4) Utilizzare la piattaforma Linux per la gestione del sito intranet del Comune Pubblica Amministrazione 5) Realizzare una campagna promozionale per la diffusione della filosofia e del mondo Open Source presso le pubbliche Amministrazioni e la collettività La qualificazione e lo sviluppo del Policy Making attraverso strumenti di Democrazia Elettronica : 1) Definizione IDEA STRATEGICA 2) Avvio progettazione 1) Entro il 31-gen-03 2) Entro il 15-feb-03 3) Entro il 30-apr-03 4) Entro il 31/12/2003 5) Entro il 31/12/2003 6) Entro il 30/06/2003 7) Almeno 1 entro il 31/12/2003 8) Entro 30 giorni 2) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) In corso di realizzazione 6) Pienamente attuato 7) Da realizzare 8) Da realizzare 3.1 della direttiva del e punti 2/10 della direttiva 5 delle note ministeriali di riferimento per lo sviluppo della 2^ Fase di sviluppo dell E. Governement 3) Termine predisposizione PIC 4) attivare un forum interattivo ed una mailing list

18 7) presentare report alla Giunta Comunale sui dati acquisiti attraverso la comunicazione unidirezionale da parte dei cittadini (petizioni, proposte, segnalazioni, istanze) ovvero attraverso la consultazione (forum, mailing list) 8) garantire un ritorno informativo per i cittadini che abbiano presentato loro comunicazioni dalla data della comunicazione o dalla chiusura dei forum interattivi o mailing list Progettazione e realizzazione dello sviluppo della Intranet per il passaggio dalla versione Istituzionale alla versione definita di content management e di knowledge management 1) Definizione di un modello organizzativo per l intranet di gestione dei contenuti, sulla base del documento allegato A) al presente atto. 2) Definizione del progetto per la gestione dei contenuti ed i flussi di comunicazione interna sulla base della proposta tecnica predisposta dalla soc. Yacme allegata B) al presente documento 3) Installazione e nuova configurazione dell intranet per la gestione della parte dinamica del sito anche in remoto sulla base delle applicazioni in ambiente open source predisposte da Yacme. 4) Installazione dell Intranet sul nuovo server potenziato per la gestione in remoto delle pagine del sito. 5) Implementazione del nuovo intranet con l inserimento di tutta l attuale parte statica Intranet istituzionale. 6) Creazione dei gruppi di lavoro al fine di pervenire alla costituzione di utenti abilitati alla creazione di spazi virtuali destinati ai flussi comunicativi interni automatizzati ed alla pubblicazione di pagine intranet 1) entro il ) entro il ) entro il ) entro il ) entro il ) entro il ) entro il ) entro il ) entro il Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato Pienamente attuato In corso di realizzazione 3.3 della direttiva del e punti 2/5,7,8 della direttiva del

19 dedicate ai singoli gruppi 7) Realizzazione formazione destinata alla predisposizione delle News generali e Rassegna Stampa da parte della Redazione di Intranet e realizzazione fase di sperimentazione 8) Predisposizione linee guida operative per la gestione in remoto delle News e della Agenda per i Settori e dei siti intranet per le comunicazioni di Settore formazione e attivazione sperimentale. 9) Progettazione e predisposizione della parte dinamica del sito destinato alla gestione dei flussi comunicativi e dei processi Realizzazione 2^ fase di attuazione del protocollo informatico Progetto di gestione dei servizi mediante Carta Nazionale dei Servizi Progetto di realizzazione del sito internet accessibile ed usabile del Comune di Argenta 1) Avvio sperimentazione invio agli Uffici esclusivamente in formato elettronico della posta 2) Attivazione definitiva trasmissione documenti in formato elettronico in tutti gli uffici 3) Avvio sperimentazione fascicolazione documenti da parte dei dipendenti 4) Completamento utilizzo modulo fascicolazione in tutto l ente 1) Predisposizione progetto di fattibilità 2) Definizione accordi con partner (CCIAA, Infocamere, Comuni Sperimentatori) 3) Attivazione primi servizi 1) Studio ed analisi delle regole tecniche stabilite dal W3c e WAI : 2) Formazione specifica sull utilizzo di programmi idonei alla realizzazione, manutenzione 1) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Entro il ) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) In corso di realizzazione 2) Pienamente attuato 3) In corso di realizzazione 2) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 3.1 della direttiva del e punto 2/1 della direttiva 3.3 e 3.4 della direttiva del e punti 2/5,7 della direttiva Coerente con il D.P.R n della direttiva del e punto 2/1 della direttiva Coerente con il punto delle Linee Guida E. Europe 2005: una società

20 ed aggiornamento del sito con riferimento alle esigenze di funzionalità indicate 3) Analisi e progettazione parte grafica del sito nelle due versioni normale e solo testo Coerente con la legge n. 4 e il D.P.R ) Realizzazione nuovo sito internet suddiviso nelle due suddette versioni disponibili per l utenza. Il Comune stà sviluppando altri progetti che coinvolgono il tema dell E. Government, di cui diamo solo una sintetica indicazione, o perché non attivati concretamente, o perché non inclusi nell ambito del Programma Comune di Argenta On Line: 1) Progetto di estensione della rete PROFETA provinciale per tutti gli Enti esterni ai procedimenti di Sportello Unico; 2) Progetto di collegamento dei medici di base all Intranet dell Azienda USL e alla rete CUP di prenotazione sanitaria; 3) Progetto per la sperimentazione della Carta di identità elettronica; 4) Progetto di realizzazione del mandato elettronico; 5) Progetto per lo sviluppo dell E.Procurment attraverso il Market Place; 6) Progetto panta rei per la gestione dei documenti mediante il workflow documentale; 7) Progetto per la convocazione on line dei Consigli Comunali mediante posta elettronica e firma digitale; 8) Progetto di E. Democracy del Comune di Argenta. LA FORMAZIONE DEL PERSONALE Il Comitato di Direzione ha concordato, nell ambito di un più ampio progetto di change management e formazione, di avviare concrete iniziative per il completamento e lo sviluppo della formazione informatica di tutti i dipendenti del Comune e dell utilizzo di Internet e della posta elettronica.