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1 PRIN Guida per la gestione dei progetti e per l ammissibilità delle spese (ci si riserva di integrare i contenuti a fronte di successive indicazioni ministeriali) Documento a cura della Divisione Supporto alla Ricerca Scientifica e al Trasferimento Tecnologico dell Università degli Studi di Trento (dott.ssa Daniela Dalmaso) 1. RIFERIMENTI NORMATIVI E PORTALE D ATENEO PAG LA RIMODULAZIONE INTERNA DEL BUDGET PAGG Novità 2010 per la per la rimodulazione e gestione dei fondi assegnati 2.2 Le quote di cofinanziamento 2.3 Il file interno per la rimodulazione del budget 3. LE VOCI DI SPESA DEL MODELLO PAGG Spese in quota parte 3.2 Il principio di cassa 3.3 La voce B di spese generali 3.4 Le spese per missioni e convegni 4. LE ALTRE PRINCIPALI NOVITÀ DEL PRIN PAGG Il personale del progetto: tipologie e regole di partecipazione 4.2 Le collaborazioni con i soggetti esterni (punto 8 mod. B) 4.3 I prodotti della ricerca 4.4 Relazioni conclusive, audit interni e verifiche ministeriali Allegati: 1) File interno per la rimodulazione del budget 2) Facsimile autodichiarazione d impegno PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 1 di 7 versione n. 1 del

2 1. RIFERIMENTI NORMATIVI E PORTALE D ATENEO I progetti PRIN hanno durata obbligatoriamente triennale per il periodo 01/02/ /02/2016. Tutte le operazioni richieste dal MIUR nei tre anni di svolgimento del progetto saranno attivate e andranno svolte per via telematica sul sito individuale docente Cineca La normativa per la corretta gestione dei progetti e le future comunicazioni ministeriali sono rese disponibili sulla pagina pubblica Tra i documenti presenti nella pagina, il documento di riferimento per l utilizzo dei fondi è la guida Istruzioni per la redazione dei progetti PRIN , per la loro preselezione e per la determinazione e rendicontazione dei costi ammissibili Sulla pagina dedicata del portale di è disponibile la documentazione elaborata dalla scrivente Divisione LA RIMODULAZIONE INTERNA DEL BUDGET 2.1 Novità 2010 per la rimodulazione e gestione dei fondi assegnati Il budget iniziale del progetto è riportato nella tabella 16 Costo Complessivo dell'unità di Ricerca del modello B presentato al MIUR. I fondi realmente disponibili per il progetto sono stati determinati nella successiva ammissione al finanziamento, tuttavia, il bando 2010 ha introdotto due principali novità: 1) per la prima volta non è stata richiesta una rideterminazione iniziale delle singole voci di spesa al fine di riallocare il budget previsto alla luce dei reali fondi assegnati (non è quindi disponibile, come nei precedenti bandi, una rideterminazione di base del budget ufficialmente presentata al MIUR); 2) il MIUR ha stabilito che nei tre anni di svolgimento del progetto l articolazione del budget di spesa delle unità possa essere modificato in qualunque momento, e senza una procedura ufficiale di rimodulazione tramite sito loginmiur, purché ciò non comporti la modifica degli obiettivi iniziali; si dovrà dare conto al MIUR sull effettivo utilizzo dei fondi solo nel rendiconto economico finale. Per modificare il budget rispetto all allocazione prevista nel modello B, è quindi sufficiente concordare la variazione con il Servizio Amministrativo-Contabile di Polo (si veda anche il punto 2.3). 2.2 Le quote di cofinanziamento I fondi reali a disposizione del progetto, definiti dal Coordinatore Nazionale nella divisione dei fondi, sono presenti nella pagina personale docente PRIN (percorso sezione Iniziative MIUR-PRIN (Cofin) - anno Parte finanziaria ) alla voce Cofinanziamento MIUR assegnato all'unità di ricerca. Le informazioni finanziarie riportano anche il Costo congruo dell'unità di ricerca (= contributo MIUR/ 0.7) che rappresenta il costo complessivo dell unità di ricerca. La differenza tra il contributo MIUR (quota 70%) e il costo complessivo, rappresenta il cofinanziamento d (quota 30%) coperto con l esposizione delle spese stipendiali del personale di Trento inserito nell unità. Si evidenzia che: 1) la quota 30% di è fittizia: è esposta nel modello ma non può essere utilizzata, trattandosi non di fondi reali ma di una monetizzazione dei costi stipendiali; 2) i mesi uomo necessari per la copertura del 30% di cofinanziamento d dovranno essere dichiarati al MIUR nel modello di rendicontazione finale e potranno essere coperti dal solo 1 Questo documento è da intendersi a integrazione della Guida alla presentazione dei progetti a cura di UniTn presente nella pagina dedicata del portale. PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 2 di 7 versione n. 1 del

3 personale strutturato (compresi gli RTD) e personale tecnico-amministrativo con specifiche funzioni tecniche dipendenti dall di Trento; 3) l intero impegno in mesi di tutto il personale partecipante al progetto (comprendente quindi il personale che copre il cofinanziamento d ateneo, il personale che lavora al progetto ma senza concorrere al 30% d e il personale a contratto assunto per il progetto) dovrà essere certificato dal responsabile dell unità di ricerca ai fini del processo di audit cui saranno sottoposti tutti i progetti. Secondo le disposizioni attuali, il MIUR non richiede timesheet da allegare ai rendiconti economici ma, vista la certificazione rilasciata dal docente responsabile di unità, sembra opportuno che tutto il personale impegnato nel progetto attesti il proprio impegno. Con i riferimenti normativi attuali, si prevedono tre casistiche generali: - il personale dell di Trento coinvolto in progetti europei o, più in generale, in progetti che richiedano timesheet complessivi, deve certificare obbligatoriamente nel sistema timesheet anche l impegno sul progetto PRIN; - il personale dell di Trento impegnato solo sul progetto PRIN, in accordo con il responsabile di unità, potrà compilare il sistema timesheet o procedere ad auto dichiarare il proprio impegno (si allega un facsimile di dichiarazione che potrà essere utilizzato, allegato 1); - il personale partecipante al progetto e che non afferisce all di Trento, in accordo con il responsabile di unità, potrà auto dichiarare il proprio impegno (allegato 1) o definirlo secondo le modalità previste dall istituzione di appartenenza. 2.3 Il file interno per la rimodulazione del budget Per agevolare le variazioni di budget da concordare con il Servizio Amministrativo-Contabile di Polo, è disponibile un file interno di budget (allegato 2) 2 dove, inserito il cofinanziamento del MIUR (70%), è calcolato in automatico il costo del progetto e la quota di cofinanziamento stipendiale (30%). Inserito l eventuale costo di personale a contratto, il sistema calcola automaticamente la quota B e l eventuale disponibilità residua da poter imputare alle voci C (Attrezzature, strumentazioni e prodotti software) e/o E (Servizi di consulenza e simili) e/o D (Altri costi di esercizio). In fase di esecuzione del progetto tutte le voci di spesa del piano finanziario, anche se poste a zero in rideterminazione, potranno subire variazioni in aumento o diminuzione. Non ci sono vincoli, se non il mantenimento degli obiettivi individuati in sede di presentazione del progetto e il rispetto delle regole ministeriali per l utilizzo dei fondi (si veda il precedente punto 2.1). 3. LE VOCI DI SPESA DEL MODELLO Come già ricordato, il riferimento per una descrizione puntuale delle spese ammissibili nei tre anni di svolgimento del progetto è il documento Istruzioni per la redazione dei progetti PRIN , per la loro preselezione e per la determinazione e rendicontazione dei costi ammissibili. Rimandando al documento per una descrizione dettagliata della normativa, di seguito si evidenziano alcuni aspetti. 3.1 Spese in quota parte Come disciplinato nel paragrafo Chiarimenti sugli aspetti economico-finanziari, il bando PRIN ammette la possibilità di sostenere spese in quota parte con i fondi PRIN e in quota parte con altri fondi. Applicato al caso specifico dei contratti attivati sul bando PRIN questo significa che potremmo avere le seguenti tipologie: 1) contratto di nuova attivazione, con durata amministrativa all'interno del progetto e costo a totale carico del PRIN; 2) contratto di nuova attivazione, con durata amministrativa all'interno del progetto il cui costo sarà imputato in parte al PRIN e in parte ad altri progetti su cui lavorerà il contrattista; 3) contratto di nuova attivazione la cui durata supera la durata amministrativa del PRIN; i mesi di contratto che superano la scadenza del PRIN dovranno essere a carico di altri fondi. 2 Questo file è stato impostato per garantire un cofinanziamento stipendiale fisso al 30%; sono ammissibili anche budget con una copertura inferiore al 30% (non simulabili con questo file). PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 3 di 7 versione n. 1 del

4 Nei casi 2) e 3) deve essere individuato nel bando e nel contratto il numero di mesi, le attività e il costo imputati su ogni progetto/fondo con cui si finanzierà l'assegno. Si rimanda, in ogni caso, al Servizio Amministrativo-Contabile di Polo per l applicabilità e le specifiche di questa nuova opzione. 3.2 Il principio di cassa Condizione necessaria per l imputazione di una spesa è la collocazione temporale all interno della durata amministrativa del progetto (01/02/ /02/2016) e il rispetto del principio di cassa: i titoli di spesa dovranno essere emessi entro e non oltre la data della scadenza del progetto (01/02/2016), avendo poi a disposizione 60 giorni per la rendicontazione delle spese. Costituiscono eccezione le spese sostenute sulla voce B di spese generali che non devono essere rendicontate e potranno essere spese anche successivamente alla scadenza amministrativa; in particolare, si evidenza che a partire dal bando PRIN2009 il MIUR ha tolto la possibilità di impegnare fondi per convegni finali e/o pubblicazioni da spendere e rendicontare nei mesi successivi al termine delle ricerche, tali eventuali spese sono pertanto comprese nella quota B di spese generali. 3.3 La voce B di spese generali L importo della voce è calcolato forfetariamente nella misura del 60% dell ammontare dei costi di personale. Questa quota pur rappresentando fondi reali assegnati e spendibili per il progetto, non dovrà essere in alcun caso dettagliata, né sarà necessario predisporre un apposita rendicontazione per il MIUR. A puro titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il forfait del 60% potrà essere utilizzato per coprire i costi relativi alle voci sotto indicate (ma potrà essere altresì utilizzato anche per eventuali ulteriori esigenze come, ad esempio, per far fronte alla differenza tra i costi d acquisto dell attrezzatura e i costi imputati al progetto in base al criterio dell ammortamento): - personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e simili); - funzionalità ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.); - funzionalità operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti, biblioteca, ecc); - assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti, previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.); - funzionalità organizzativa (es. attività direzionale non tecnico-scientifica, contabilità generale, acquisti ecc.); - missioni e viaggi sul territorio nazionale; - spese di missione per la partecipazione in Italia a corsi, congressi, mostre, fiere durante la durata amministrativa del progetto (le eventuali quote di iscrizione vanno nella voce E); - spese (di missione e eventuale quota di iscrizione) per corsi, congressi, mostre, fiere il cui svolgimento sia in data successiva alla data di scadenza del progetto (costi per iscrizione e partecipazione, materiale didattico, ecc.); - costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonché alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca; - costi sostenuti per informazione e pubblicità, ivi incluse le spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi; - costo delle pubblicazioni risultato della ricerca; - costo di acquisto libri; - eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali e/o amministrative, etc. 3.4 Le spese per missioni e convegni Visti i dubbi emersi nella corretta imputazione delle spese di missione e convegni, ricordiamo i chiarimenti ottenuti in proposito dal MIUR. Spese sostenute durante la durata amministrativa del progetto Missioni all estero: Voce E PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 4 di 7 versione n. 1 del

5 Partecipazione a Corsi, Congressi, Mostre, Fiere, Stage svolti all estero: Voce E (sia spese di missione viaggio, pasti, albergo sia spese di eventuali iscrizioni e partecipazione, acquisto materiale didattico). Missioni sul territorio nazionale: Voce B Partecipazione a Corsi, Congressi, Mostre, Fiere sul territorio nazionale: VOCE B spese di missione viaggio, pasti, albergo; VOCE E spese d iscrizioni e acquisto materiale didattico. Organizzazione di un convegno sul territorio nazionale: VOCE B - spese di missione viaggio, pasti, albergo - dei membri dell unità di ricerca trentina; - spese per pubblicazioni dei risultati; - cene/pranzi sociali. VOCE E - stampa brochure e materiale distribuito durante il convegno; - affitto della sala. VOCE D - pagamento relatori ed eventuali spese di missione dei relatori; - eventuali costi di editing e servizi di traduzione delle pubblicazioni risultato della ricerca. Dopo la conclusione del progetto (01/02/2016): tutte le spese sopra elencate sono coperte con il residuo delle spese generali VOCE B. Le spese dovranno rispettare i competenti Regolamenti di. Quale regola generale, è stato chiarito con il MIUR che in caso di organizzazione di un convegno presso una delle unità di ricerca coinvolte nel programma nazionale, valgono le seguenti indicazioni: - ogni unità di ricerca sostiene le spese del proprio team (ad esempio, se il convegno è organizzato a Trento, l unità trentina non può pagare le spese di pernottamento delle altre unità); - l'unità presso la cui sede è organizzato il convegno paga le spese "sociali" di organizzazione (ad esempio, buffet, cene sociali, stampa locandine/contributi, eventuale affitto sala, ecc.); - è possibile che le altre unità contribuiscano alle spese di organizzazione del convegno, ad esempio pagando una cena sociale, ma questo può avvenire solo intestando l'intera fattura all'unità contribuente che in tal modo liquiderà la spesa sui propri fondi. Non è possibile un trasferimento di "fondi" da un unità verso l'unità sede del convegno: ogni unità PRIN deve essere in grado di rendicontare con documenti contabili validi la spesa dichiarata (un attestazione di trasferimento fondi non costituisce un documento valido in tal senso, anche se i fondi verranno poi realmente utilizzati per contribuire alle spese del convegno). 4. LE ALTRE PRINCIPALI NOVITÀ DEL PRIN Il personale del progetto: tipologie e regole di partecipazione I soggetti che possono partecipare ai progetti di ricerca sono stati definiti dalla Legge n. 240/2010 (art. 18) e ss.mm 3. Il MIUR ha divulgato una nota interpretativa per l applicazione della norma ai bandi PRIN "Inserimento/estromissione personale unità di ricerca - NOTA PROCEDURALE - Roma, 21 giugno La nota è stata fatta per il bando PRIN2009 ma resta valida anche per il bando PRIN (fatte salve future nuove comunicazioni). In base a queste indicazioni sono state definite le modalità per la partecipazione e il personale che può partecipare al progetto. Nei tre anni di svolgimento del progetto è ammessa la modifica (inserimento ed estromissione) del personale strutturato e non strutturato partecipante alla ricerca in qualsiasi momento e senza necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR (fatta esclusione per il responsabile del 3 Il modello B è stato presentato prima delle modifiche alla L. 240/2010: le tipologie di personale inserite nel modello B e la Guida UniTn alla presentazione dei progetti fanno quindi riferimento alla sola L. 240/2010. Le principali modifiche introdotte con la Legge di semplificazione 4 aprile 2012, n.35 hanno aperto la possibilità d inserire personale tecnico anche a tempo determinato e co.co.co con specifiche competenze nel campo della ricerca. PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 5 di 7 versione n. 1 del

6 progetto) 4. Tutte le variazioni dovranno però essere registrate sul sito loginmiur nella scheda partecipanti, pagina con elencato il gruppo di ricerca riportato nel modello B da poter modificare durante lo svolgimento del progetto. La scheda partecipanti non è ancora attiva. Nel frattempo, tutte le variazioni gruppo vanno segnalate alla Divisione Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico che provvederà a comunicarle all ufficio PRIN del MIUR, in attesa della successiva formalizzazione nella scheda partecipanti. Il personale che può partecipare al progetto si può individuare nelle seguenti figure: 1. Personale strutturato - i professori e i ricercatori (anche a tempo determinato) ed il personale tecnicoamministrativo con specifiche funzioni tecniche dipendenti dall di Trento o in organico presso altri Atenei italiani o Enti di ricerca vigilati dal MIUR; - i dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, di enti pubblici o privati, d imprese, solo se in presenza di apposita convenzione tra UniTn e l'ente (nella convenzione non è necessario l'esplicito riferimento al progetto PRIN ma è sufficiente che sia prevista una collaborazione per attività di ricerca). Al personale sopra elencato possono essere riconosciute esclusivamente le spese di missione sostenute nell ambito della partecipazione al progetto (secondo i regolamenti dell di Trento). Esclusivamente il personale strutturato di Trento potrà concorrere alla copertura del cofinanziamento di (garantita la quota di cofinanziamento, sarà ammessa anche la partecipazione a costo zero); il personale strutturato esterno inserito in unità di ricerca di Trento, dovrà essere caricato esclusivamente a costo zero (vale a dire che si potrà esporre l'impegno in mesi di tale personale sul progetto, ma s indicherà 0 zero quale costo annuo lordo). Si ricorda che le persone fisiche afferenti agli organismi con cui si è esplicitamente dichiarato di collaborare al punto 8 del modello B non potranno essere inserite nominalmente tra i partecipanti alla ricerca né ricevere compensi e/o rimborsi missione sul progetto PRIN (si veda anche il successivo paragrafo 4.2). 2. Personale a contratto attivato sui fondi PRIN dell unità di Trento Questa voce comprende i vincitori di contratti/posizioni a carico -anche parziale- del budget del progetto PRIN attivati presso l di Trento. Le figure ammissibili sono: assegnista di ricerca dottorando -co.co.co/pro con specifiche competenze nel campo della ricerca - ricercatori a tempo determinato. 3. Personale a contratto con l di Trento e già attivato su altri fondi Questa voce può comprendere Assegnisti di ricerca dottorandi - co.co.co/pro con specifiche competenze nel campo della ricerca, ricercatori a tempo determinato già attivati su altri fondi e per cui sia prevista la partecipazione al progetto vista l attinenza alle tematiche di ricerca. E possibile inserire solo personale il cui contratto è stato stipulato con l di Trento e che non preveda già un impegno a tempo pieno su un altro progetto: la partecipazione al progetto PRIN comporterà il solo riconoscimento delle spese di missione sostenute sul progetto. - Possono partecipare al progetto anche i professori a contratto per attività d insegnamento attivati ai sensi dell art.23 L.240/2010, il contratto deve essere stipulato presso l di Trento; la partecipazione al progetto PRIN comporterà il solo riconoscimento delle spese di missione sostenute sul progetto. - Non possono partecipare al progetto coloro che non hanno un rapporto giuridico in essere con l di Trento (ad esempio, i così detti "cultori della materia"). 4 Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale inserito all atto della presentazione della domanda anche se escluso successivamente dal progetto non potrà presentare progetti o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo; analogamente il personale inserito in fase di esecuzione del progetto non potrà presentare progetti o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo, né potrà far parte di alcun altro progetto del bando precedente o di quello in corso. PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 6 di 7 versione n. 1 del

7 Quindi, per tutto il personale a contratto partecipante al progetto, a conclusione del contratto terminerà anche la partecipazione al gruppo di ricerca PRIN (fatto salvo l attivazione di una nuova posizione compatibile con la partecipazione al progetto). 4.2 Le collaborazioni con i soggetti esterni (punto 8 mod. B) Il PRIN presentava quale novità la possibilità d indicare al punto 8 del modello B le collaborazioni con organismi di ricerca pubblici e privati, nazionali e internazionali. Tali collaborazioni dovevano essere certificate con convenzioni già in essere o una lettera d intenti alla collaborazione. Per i progetti finanziati, il MIUR ha comunicato che la lettera d intenti è considerata valida ai fini della collaborazione. È possibile, inoltre, stipulare un apposita convenzione (ad esempio, per regolare l accesso alle strutture). Si ricorda che: - il tratto distintivo di tali collaborazioni è che sono collaborazioni di carattere scientifico tra enti giuridici senza costi a carico del progetto PRIN; ogni istituzione si farà carico delle proprie eventuali spese (ad esempio, in caso di riunioni di progetto, ogni istituzione sosterrà i costi dei propri partecipanti); - le persone fisiche appartenenti agli enti con cui si collabora non devono essere indicate nominalmente tra i partecipanti al progetto PRIN (la collaborazione è, infatti, tra enti giuridici). 4.3 I prodotti della ricerca Come previsto dall art. 8, co.2 del Bando PRIN , per tutte le pubblicazioni e gli altri prodotti scientifici realizzati nell'ambito del progetto di ricerca, i membri del gruppo sono tenuti a indicare di aver usufruito di un finanziamento nell'ambito del bando PRIN L elenco dettagliato delle pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici realizzati nell'ambito del progetto di ricerca, con l indicazione di provenienza del finanziamento, sarà richiesto nella relazione scientifica finale a cura del Coordinatore nazionale. È attualmente in fase di verifica (il MIUR uscirà con una specifica nota) l applicazione dell Accesso Aperto (Open Access) ai prodotti PRIN. 4.4 Relazioni conclusive, audit interni e verifiche ministeriali Non sono più richieste relazioni intermedie annuali. Solo a conclusione dei tre anni di progetto dovrà essere prodotta la seguente documentazione: - entro 60 giorni dalla conclusione del progetto: rendicontazione contabile a cura dei responsabili di unità (nel rispetto del criterio di cassa i titoli di spesa dovranno essere emessi entro e non oltre la scadenza amministrativa del progetto); - entro 90 giorni dalla conclusione del progetto: relazione scientifica conclusiva, con allegato elenco delle pubblicazioni, a cura del Coordinatore nazionale. Ogni rendicontazione economica sarà sottoposta ad audit da parte dell di appartenenza per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative. Il Ministero procederà a successive verifiche a campione. L accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità; l'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università o dal singolo ente di ricerca, comporta l'esclusione dell'università o dell'ente di ricerca dai successivi bandi PRIN per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento. In caso di rendiconto inferiore a quanto stabilito nella rideterminazione, ovvero in caso di discordanza tra le rendicontazioni e le risultanze delle verifiche, il MIUR potrà procedere in qualunque momento al recupero di quanto eventualmente erogato in eccedenza agli atenei/enti, anche ricorrendo a compensazioni sui futuri fondi PRIN o su altri fondi (fatta salva ogni possibile azione, nei confronti di eventuali responsabili, per fatti rilevanti dal punto di vista civile e/o penale). PRIN2010_Guida gestione progetti_unitn.rtf Pagina 7 di 7 versione n. 1 del