dalla I all VIII Legislatura, ossia dal 1970 al 6 maggio 2010 (conclusione dell VIII Legislatura)

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1 Progetto di massima per i lavori di Riordino ed elencazione, selezione e scarto dell Archivio del Consiglio regionale Assemblea Legislativa della Liguria ( ) Obiettivi del progetto Riordino ed elencazione, selezione e scarto del fondo documentario del Consiglio regionale Assemblea Legislativa della Liguria (abbreviato di seguito Consiglio ), al fine di ricomporre l Archivio di deposito, attualmente privo di strumenti di corredo e collocato in parte presso una società in outsourcing e in parte negli uffici del Consiglio. L intervento consentirà di dotare l Archivio del Consiglio di uno strumento di corredo moderno e adeguato per l accesso, la consultazione e la ricerca storica, a disposizione per ulteriori approfondimenti storico-culturali e iniziative di valorizzazione. Oggetto d intervento L archivio di deposito del Consiglio relativamente agli anni , ovvero tutte le carte afferenti al periodo interessato, ovunque siano attualmente collocate, sia presso il deposito d archivio che presso gli uffici. Dal 2003 il Consiglio ha affidato in outsourcing il servizio di custodia e consultazione dell Archivio al gruppo CSO Consorzio Servizi Organizzati, di Genova, con magazzini presso la filiale operativa di Ovada. La maggior parte della documentazione oggetto di intervento è conservata presso il deposito in outsourcing. Sono attualmente in fase di svolgimento attività per effettuare il progressivo versamento di ampia parte della documentazione da trattare, ancora collocata negli uffici. Solamente le serie documentarie fondamentali e di più frequente consultazione da parte degli organi interni del Consiglio e degli uffici amministrativi saranno conservate presso le sedi a Genova. L intervento riguarda: - le serie archivistiche costituite da atti formali e fondanti delle attività del Consiglio e organizzate per legislatura (ad esempio deliberazioni del Consiglio, leggi approvate dal Consiglio, verbali delle sedute del Consiglio, atti consiliari, mozioni, interpellanze etc), prodotte 1

2 dalla I all VIII Legislatura, ossia dal 1970 al 6 maggio 2010 (conclusione dell VIII Legislatura) - il carteggio amministrativo, privo di classificazioni originarie, prodotto dalle origini (1970) al 5 maggio 2008, data di avvio del protocollo informatico, ai sensi del DPR 445/2000, e dell adozione del titolario di classificazione (allegato al Regolamento regionale 19 febbraio 2010 N. 2 Regolamento esecutivo ed attuativo della legge regionale 6 ottobre 2009, n. 37 (Norme in materia di flussi documentali): manuale di gestione dei documenti (del protocollo informatico, del flusso documentale e degli archivi) Area Organizzativa Omogenea (A- OO) Regione Liguria. Si escludono invece dall intervento: - i fascicoli aperti, ossia ancora in fase di trattazione, in uso presso gli uffici e regolarmente implementati, anche se comprendono documentazione precedente al 2008; - i fascicoli di carteggio amministrativo conclusi oltre maggio 2008, con gestione nel nuovo sistema di protocollo informatico e gestione documentale, adottato dal 5 maggio atti formali e fondanti le attività del Consiglio relativi alla IX Legislatura (7 maggio ) - materiale non d archivio (pubblicazioni, riviste, libri, ) eventualmente frammisti alle unità di confezioni (buste, faldoni, scatole CSO) della documentazione. Modalità di lavoro Data l impossibilità di ricostituire il complesso archivistico nella sua interezza in un unico deposito di adeguate dimensioni, per raggiungere gli obiettivi del progetto e realizzare l intervento di riordino ed elencazione, selezione e scarto dell archivio di deposito, è necessario procedere per serie omogenee di documentazione (serie particolari, versamentidocumentazione relativi a settori-uffici). Tale operazione prevede necessariamente la ricomposizione delle carte in un unico locale adatto alla temporanea collocazione e lavorazione delle stesse, se non nella loro completezza organica, almeno per serie omogenee, con dimensioni opportune e allestito con attrezzatura adeguata. Sarà cura del Consiglio provvedere affinché venga allestito uno spazio presso il fornitore del servizio di custodia dell Archivio, comprendente un deposito attrezzato con scaffalature aperte per la collocazione ordinata delle carte, con adiacente un locale fornito di tavoli, ulteriori scaffalature aperte per la documentazione in lavorazione corrente, energia elettrica, riscaldamento e bagno e soggetto a regolari pulizie. Per quanto riguarda le serie documentarie conservate presso gli uffici del Consiglio, saranno garantite postazioni di lavoro adeguate e funzionali. Qualora risultasse necessario, 2

3 la documentazione da trattare sarà temporaneamente traslocata dagli uffici in tali spazi attrezzati, per la durata delle operazioni di riordino ed elencazione. Fasi d intervento Per il raggiungimento degli obiettivi si prevedono più fasi d intervento, che si devono intendere cicliche, ovvero da ripercorrere per ogni serie omogenea destinata alla lavorazione: Documentazione conservata presso deposito in outsourcinq 1. Individuazione delle serie omogenee di documentazione da trattare sulla base degli elenchi di versamento compilati dagli uffici del Consiglio dal 2010 e per gli anni precedenti da CSO, su indicazioni generiche degli uffici; 2. Intervento di riordino ed elencazione, selezione e scarto; 3. Inscatolamento della documentazione riordinata. Documentazione conservata presso gli uffici del Consiglio, Genova 1. Individuazione delle serie omogenee di documentazione da trattare sulla base degli elenchi di giacenze compilati dagli uffici del Consiglio nel settembre 2011; 2. Intervento di riordino ed elencazione, selezione e scarto. In ogni fase di lavorazione del fondo documentario, sarà comunque garantita la possibilità da parte degli uffici di richiedere in consultazione documentazione soggetta ad intervento, tramite la mediazione dell ufficio competente in materia archivistica. Le operazioni di trasferimento della documentazione (scatole, buste, registri) nei locali a- dibiti allo svolgimento delle attività di selezione, scarto, riordino ed elencazione non rientrano nelle attività previste dal progetto. Fase 1 - Individuazione delle serie omogenee di documentazione da sottoporre a lavorazione Per serie omogenee si intendono di massima: - le serie tipologiche (raccolte di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto, alla materia o alle funzioni dell Ente) - le serie di documentazione già formata e ordinata da parte degli uffici produttori. La scelta delle serie da prelevare sarà effettuata attraverso la lettura degli elenchi di versamento a CSO e delle giacenze documentarie presso gli uffici e concordata con l ufficio competente in materia archivistica, determinata anche in base alla consistenza e alla capienza del deposito di lavorazione. 3

4 Fase 2 - Intervento di riordino ed elencazione, selezione e scarto La documentazione trasferita presso il deposito temporaneo sarà sottoposta a riordino ed elencazione, selezione per lo scarto. 2.1 Individuazione e riordino, fisico e logico, delle carte nel rispetto delle serie/aggregazioni originali Per serie originali si intendono quelle costituite per sedimentazione dagli uffici produttori, diverse dalle serie costituite in sede di riordino dagli archivisti, accorpando e sistemando tutta la documentazione in disordine non compresa negli ordinamenti originali. Il riordino della documentazione terrà conto della struttura originaria del fondo, che verrà razionalizzata e riorganizzata quando necessario. Modalità e criteri concreti di riordino saranno concordati con la Soprintendenza archivistica per la Liguria, secondo quanto disposto dal Codice dei Beni Culturali D.Lgs 42/2004, di concerto con l ufficio competente in materia archivistica. L intervento sarà realizzato attraverso l apertura sistematica di tutte le unità archivistiche e la verifica delle informazioni riportate sui dorsi dei faldoni e le copertine di fascicoli e registri. Poiché la documentazione dalle origini al 2008 è priva di classificazioni originarie, sarà e- laborato un quadro di classificazione aderente alla natura dei documenti, nel rispetto delle serie originali individuate e alla loro organizzazione (Allegato 1). Ogni serie avrà una numerazione progressiva e un titolo, sarà corredata di un introduzione archivistica contenente tutte le informazioni necessarie alla corretta consultazione e fruizione degli elenchi. 2.2 Attività di selezione e scarto Trattandosi di un archivio di deposito, non sarà possibile effettuare una selezione analitica e minuta delle carte nei fascicoli originali, attività da rinviare al momento del versamento all Archivio storico e contestuale al riordino e inventariazione analitica delle unità archivistiche. Sarà però effettuata la selezione della documentazione da scartare con evidenza, secondo quanto stabilito dal Piano di conservazione del Consiglio (ai sensi del Regolamento regionale 19 febbraio 2010, N. 2), in accordo con l ufficio competente in materia archivistica e gli uffici produttori. La documentazione selezionata per lo scarto sarà elencata e stoccata in scatoloni, in attesa di completare le procedure relative all autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica per la Liguria. Lo smaltimento dello scarto sarà a carico del Consiglio. 4

5 2.3 Redazione dell elenco di consistenza Dopo aver ordinato le carte e ricostruito la corretta sequenza logica e cronologica delle serie sulla base del quadro di classificazione elaborato, si procederà all elencazione delle u- nità archivistiche che saranno descritte per fascicolo/registro. L elenco sarà realizzato secondo gli standard internazionali ISAD e ISAAR (CPF), tramite l applicativo Arianna 3.0, già in dotazione al Consiglio, secondo i seguenti descrittori archivistici: - numero di scheda - classificazione - titolo originario o redazionale dell unità nel campo saranno riportate tutte le informazioni necessarie alla descrizione dell unità - estremi cronologici - descrizione del contenuto (qualora il titolo non risultasse esaustivo) - segnatura numerazione delle unità archivistiche progressiva da 1 all interno di ciascuna serie - eventuali note Laddove si rendano necessari, saranno effettuati rinvii interni. Saranno inoltre compilate note introduttive di carattere storico-istituzionale e metodologico per l intero Archivio, per il Soggetto produttore e per le singole serie documentarie. 2.4 Ricondizionamento delle unità archivistiche Verranno conservate le unità di confezionamento originali (buste e fascicoli originali), salvo casi di deterioramento. Fase 3 - Inscatolamento della documentazione riordinata, con conservazione presso archivio di deposito (attualmente C.S.O.) L operazione prevede: - la compilazione di un elenco per scatola con riferimento all elenco di consistenza già redatto; - l inscatolamento ordinato e razionale delle unità archivistiche al fine di garantire l accesso futuro e/o la ricollocazione facile in un deposito definitivo. Consistenza dell archivio Documentazione in deposito presso C.S.O., a Ovada: Dati aggiornati ai versamenti effettuati il

6 struttura-ufficio produttore serie documentale estremi cronologici consistenza scatole numero versamenti effettuati dall ufficio note Verbali Giunta verificare se competenza Giunta Assemblea e commissioni Bilancio e Contabilità Dipartimento del Consiglio (Dr. Casano) Gestione del Personale; BURL Ufficio Gabinetto del Presidente; Segretariato Generale Vice Segreteria Gen. Gestione Amministrativa - Ufficio Provveditorato ed Economato Con susseguenti al 2009; 24 scatole, documentazione gestita in E-grammata, TOTALI Con susseguenti al 2010 Totale scatole da trattare: scatole, contenenti circa buste, corrispondenti a circa 1.371,5 ml. (CSO alla data del 26/10/2011 ha dichiarato presso il deposito ad Ovada una consistenza di circa 1393 ml, da allora non si sono verificati ulteriori versamenti di documentazione del Consiglio regionale) Documentazione in giacenza presso gli uffici del Consiglio, a Genova: Dati da censimento settembre 2011 strutturaufficio estremi cronologici consistenza buste consistenza consistenza luogo conservazione volumi ml Assemblea regg ,5 piano 3, stanza 22, archivio adiacente, sala UP, archivio A3 bb di documentazione in copia/da macero 1 not 6

7 (Resoconti) piano S1, stanza 5 Bilancio e Contabilità - Sezione Tecnica ,5 piano 3, stanza 15 Commissioni ,5 piano S1, archivio A2, armadi nomine, corrispondenza, commissioni, stanze 1, 4, 7 Difensore civico Gabinetto del Presidente Gabinetto del Presidente - CORECOM Provveditorato ed Economato V.le Brigate Partigiane 2, piano ,5 piano 10, archivio e stanze 17 e 18 Ufficio di presidenza TOTALI 1043 buste 149 volumi/regg. 6 9 scato di cd re conti bb d Quader regiona susseg al V.D'Annunzio 44, piano N2, stanze A2, R10, 7B, piano 3, stanze 4 e 5; archivio piano ?? Ufficio presidenza 221 ml 127 bb in copia 25 susseg al 2011 Totale documentazione da trattare circa 180,5 ml, conservati in buste, volumi, cartelline e in parte costituiti da documentazione sciolta. Genova, 29 dicembre 2011 Registrazione IN/30849/2011 Classificazione 2011/C6.2.1/1 7