Programma PM SEGRETERIA GENERALE. Progetto PGT SEGRETERIA GENERALE. Descrizione del programma:

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Angelo Repetto
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1 Programma PM00020 SEGRETERIA GENERALE Progetto PGT00020 SEGRETERIA GENERALE del programma: RIORDINO ANALITICO DELL'ARCHIVIO STORICO DEL COMUNE PRESSO LA NUOVA SEDE GESTIONE SPERIMENTALE DELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO ORGANIZZAZIONE E MONITORAGGIO DELL'INTRODUZIONE PROTOCOLLO INFORMATICO CONFORME AL DPR 445/2000 SPORTELLO PROTOCOLLO INFORMATICO GESTIONE SPERIMENTALE DELL'ARCHIVIO COMUNALE PRESSO IL TEMPIO BEATA VERGINE DEL SOCCORSO MOSTRA SULL'ARCHIVIO COMUNALE

2 OBIETTIVO N 020N01 RIORDINO ANALITICO DELL'ARCHIVIO STORICO DEL COMUNE PRESSO LA NUOVA SEDE Azioni previste 1 Schedatura analitica dei registri facenti parte dell'archivio storico aggiuntiva Termine Attuazione 31/12/ /09/2005 Azione in corso Stato attuazione Entro febbraio si è conclusa la terza fase del Progetto di riordino ed inventariazione dell Archivio Storico e di Deposito del Comune di Rovigo approvato con Deliberazione GC n 155 del Tale fase, riguardante principalmente il materiale precedentemente collocato presso Palazzo Angeli, è stata necessaria in quanto preliminare al riordino analitico dell archivio storico In particolare, essa è consistita nelle seguenti operazioni: a) Apertura di n 309 scatoloni ( circa 1000 buste) b) Spolveratura di tali buste e dei registri collocati su n 6 bancali c) Condizionamento materiale in nuove buste con etichettatura e numerazione delle serie d) Segnalazione di registri da restaurare e) Riordino con ricostruzione seriale a livello di busta f) Posizionamento sugli scaffali g) Accorpamento di altro materiale storico relativo ad altri settori e già sistemato sulla scaffalatura( come da elenco di consistenza) h) Creazione di strumenti di accessibilità logica di I livello: redazione elenco di consistenza delle buste in formato cartaceo ed informatico i) Aggiornamento guida topografica In collaborazione con il CED si sta valutando il programma informatico più adeguato per la realizzazione della schedatura

3 Termine Attuazione Stato attuazione aggiuntiva Riordino analitico delle stesse unità 31/12/ /09/2005 Realizzato intervento preliminare (vedi sopra) 2 archivistiche OBIETTIVO N 020N02 GESTIONE SPERIMENTALE DELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO Azioni previste 1 Assicurare le movimentazioni dei documenti dell'archivio di deposito richiesti dall'utenza interna ed esterna Perfezionare gli strumenti e le procedure per 2 l'accesso alla documentazione (registri, stampati etc) Attività continuativa aggiuntiva Termine Attuazione Stato attuazione Le movimentazioni dei documenti sono assicurate di regola il martedì e giovedì pomeriggio dalle 15,30 alle 17,00, salvo urgenze che vengono seguite anche in giorni diversi Si sta provvedendo allo studio del perfezionamento degli strumenti e delle procedure per l'accesso alla documentazione (registri, stampati etc)

4 aggiuntiva 3 Assicurare la consulenza e il supporto operativo necessari per le eventuali ricerche Attivare gli strumenti e le procedure per il 4 passaggio dei documenti dall'archivio corrente all'archivio di deposito Sono state assicurate sia la consulenza che il supporto operativo necessari per le ricerche di utenti esterni ed interni Sono previsti corsi per dirigenti e funzionari volti a fornire le indicazioni (previste nel Manuale di gestione) su come gestire periodicamente il passaggio dei documenti dall'archivio corrente all'archivio di deposito

5 OBIETTIVO N 020N03 ORGANIZZAZIONE E MONITORAGGIO DELL'INTRODUZIONE PROTOCOLLO INFORMATICO CONFORME AL DPR 445/2000 Azioni previste 1 Provvedere ad adottare idonee misure organizzative per il nuovo programma informatico di protocollo generale conforme al TU 445/2000 anche a livello decentrato in tutti i settori aggiuntiva Da gennaio 2005 è stato introdotto il nuovo programma del protocollo informatico conforme alla vigente normativa (DPR 445/2000) estendendo a tutti gli uffici la protocollazione della posta ricevuta direttamente e di quella in partenza, ma senza tuttavia l'obbligo della classificazione e della fascicolazione, utilizzando un indice di classificazione unico per tutto il Comune e un fascicolo unico per settore L'Ufficio di Protocollo Centrale continua a provvedere alla protocollazione della corrispondenza in arrivo mediante l'ordinario servizio postale e alla spedizione di tutta la posta in partenza

6 aggiuntiva 2 Monitorare costantemente il processo di introduzione del nuovo programma informatico di protocollo generale conforme al TU 445/2000 Fin dall'inizio della fase di avvio del nuovo sistema di protocollo informatico è stata realizzata una costante attività di monitoraggio, oltre che con la consultazione quotidiana dei dati risultanti dal nuovo sistema, anche con il servizio di consulenza e supporto operativo sotto descritto

7 aggiuntiva 3 Provvedere a dare consulenza e sostegno al personale interno che utilizza il nuovo protocollo informatico A partire da questo primo avvio del nuovo sistema di protocollo informatico, è stato attivato un servizio di consulenza e supporto operativo, sia di help desk telefonico sia con incontri diretti negli uffici, con il duplice scopo di monitorare le attività di protocollazione e gestione dei documenti e per risolvere prontamente i più diffusi problemi connessi alla gestione documentale, al fine di evitare che le difficoltà incontrate dagli operatori diventassero un ostacolo all'ordinaria attività amministrativa

8 aggiuntiva 4 Organizzare e svolgere corsi di formazione al personale interno sulle funzionalità e modalità operative del nuovo sistema informatico di protocollo generale Da Aprile 2005 si sta realizzando un graduale completamento della formazione di base (esclusa la classificazione e fascicolazione) di tutti i dipendenti comunali che gestiscono documenti, svolta direttamente dal Servizio Archivistico con l'ausilio di professionalità esterne, attraverso corsi mirati e ristretti a gruppi omogenei di dipendenti, tenuti presso i singoli settori/uffici

9 OBIETTIVO N 020N04 SPORTELLO PROTOCOLLO INFORMATICO Azioni previste 1 Provvedere ad attivare in via sperimentale uno "Sportello di protocollo generale" presso lo Sportello accettazione posta a mano (portineria) Azione conclusa: Sì Verificare l'attivazione dello "Sportello di 2 protocollo generale" aggiuntiva Termine Attuazione Stato attuazione 31/01/ /01/2005 Azione in corso Dal I gennaio 2005 è stato attivato in via sperimentale presso lo Sportello accettazione posta a mano (portineria) della sede centrale lo "Sportello di protocollo generale", con orario dalle 7,30 alle 19,30 tutti i giorni dal lunedì al venerdì e dalle 7,30 alle 13,30 il sabato 30/06/ /06/2005 Azione in corso L'attività di gestione sperimentale dello "Sportello di protocollo generale" è costantemente monitorata

10 OBIETTIVO N 020N05 GESTIONE SPERIMENTALE DELL'ARCHIVIO COMUNALE PRESSO IL TEMPIO BEATA VERGINE DEL SOCCORSO Azioni previste 1 Assicurare le movimentazioni dei documenti dell'archivio comunale presso il Tempio BV Soccorso richiesti dall'utenza interna ed esterna Assicurare la consulenza ed il supporto 2 operativo necessari per le eventuali ricerche aggiuntiva E' un'azione continua per tutto l'anno : Si sta studiando la modulistica da utilizzare per la gestione dell'archivio presso il Tempio della Beata Vergine del Soccorso E' un'azione continua per tutto l'anno

11 OBIETTIVO N 020N06 MOSTRA SULL'ARCHIVIO COMUNALE Azioni previste 1 Organizzare l'allestimento, durante la 523^ edizione della "Fiera di Ottobre", di una mostra avente ad oggetto l'archivio comunale nel suo complesso Partecipare con i documenti più significativi 2 della mostra alla manifestazione Dire & Fare organizzata dall'anci SA Srl a Rovigo nei giorni 5, 6 e 7 ottobre 2005, col duplice scopo di preannunciare la mostra e di divulgare il nuovo Servizio Archivistico aggiuntiva Organizzare l'allestimento, durante la 523^ edizione della "Fiera di Ottobre", di una mostra avente ad oggetto l'archivio comunale nel suo complesso, ossia quello in deposito presso la nuova sede d'archivio in Viale delle Industrie, l'accademia dei Concordi (dalle origini al 1800), l'archivio di Stato (dal 1800 al 1930) e il Tempio della Beata Vergine del Soccorso 31/10/ /09/ Approvato con Deliberazione GC n 200 del il progetto relativo al mostra sull'archivio comunale, proposto dal Comitato tecnicoscientifico, istituito con decisione GC odg n 5 del e composto dal personale dell'unità Protocollo- Archivio, dal Direttore dell'archivio di Stato, da un rappresentante dell'accademia dei Concordi e da uno del Sindacato del Tempio della Beata Vergine del Soccorso - Realizzate diverse riunioni con il Comitato per definire gli aspetti tecnici ed organizzativi della mostra - Presentata alla Regione domanda di contributo ex LR n 3/2003 per le iniziative di promozione e valorizzazione dell'identità veneta 31/10/ /09/2005 Predisposto il progetto della mostra da presentare per Dire & Fare

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