GUIDA ALLESTIMENTO DELLA RACCOMANDATA INCITTÀ

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1 GUIDA ALLESTIMENTO DELLA RACCOMANDATA INCITTÀ Pagina 1 di 23

2 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI DOCUMENTI ALLEGATI GENERALITA CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO Servizio base Servizi opzionali/aggiuntivi TEMPI DI CONSEGNA CONDIZIONI DI ACCESSO COSA SPEDIRE COSA NON SPEDIRE DOVE SPEDIRE MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO CARATTERISTICHE DELL INVIO FORMATI E DIMENSIONI CARATTERISTICHE DEGLI INVII LAYOUT DELL INVIO ZONA AFFRANCATURA Affrancatura con modalità SMA BLOCCO INDIRIZZO Posizionamento Blocco Indirizzo Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo Zona di rispetto del Blocco Indirizzo Blocco indirizzo mittente CODICE A BARRE 2 DI 5 INTERLEAVED Blocco a barre invio Posta Raccomandata incittà SERVIZI AGGIUNTIVI LAY-OUT DELL INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA LAY-OUT DELL INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA DA STAMPA IN PROPRIO AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI DISTINTE DI SPEDIZIONE MODALITÀ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE SPEDIZIONI CODICE DI AVVIAMENTO POSTALE CRITERI DI AGGREGAZIONE DEGLI INVII SPECIFICHE TECNICHE DI PRODOTTO MATERIALE BUSTA ADESIVI E LEMBI DI CHIUSURA SPECIFICHE BUSTE CON FINESTRE COME ATTIVARE IL SERVIZIO DI INFODELIVERY LIGHT Pagina 2 di 23

3 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del presente documento è quello di descrivere le caratteristiche tecniche e le modalità di allestimento del nuovo prodotto Posta Raccomandata incittà. Il prodotto nasce per soddisfare le esigenze di recapito in ambito locale dei piccoli e medi speditori business e Pubbliche Amministrazioni Locali. 2 TERMINI E DEFINIZIONI Sigla ASTM CMP Condensati (caratteri) Fincatura Fronte dell invio Gloss Haze Interlinea ISO Pantone PTL Retro dell invio SMA SP Trasmittanza UNI EN CGC Descrizione American Society for Testing and Materials Centro di Meccanizzazione Postale Spaziatura ridotta dei caratteri che compongono una parola Griglia, tratteggio, reticoli o taglio tratteggiato Lato dell invio dove è presente l indirizzo del destinatario Misura della riflessione Misura della opacità Spazio tra le righe dell indirizzo International Organisation for Standardisation Sistema di riferimento internazionale per la selezione, la specifica, l'individuazione e il controllo dei colori Portalettere Lato dell invio opposto al fronte Senza Materiale Affrancatura Servizi Postali Frazione di luce di una determinata lunghezza d onda che attraversa un materiale Ente Nazionale Italiano di Unificazione Centro Grandi Clienti 3 DOCUMENTI ALLEGATI Alla presente scheda tecnica sono allegati i seguenti documenti: 1. Distinte di spedizione Posta Raccomandata incittà Analitica (da compilare a cura del cliente) 2. Scheda tecnica attestazione di Consegna 3. layout materiali di consumo 4. Processo e Procedura di autorizzazione stampa in proprio 5. Modello ASP per la stampa in proprio, Pagina 3 di 23

4 4 GENERALITA Raccomandata incittà è il nuovo servizio di Poste Italiane che permette al Cliente di spedire, in raccomandazione, documenti con peso fino a 2 Kg nell ambito dello stesso Comune. Il servizio prevede il ritiro presso il domicilio del Cliente, la tracciatura con consegna in 2 giorni lavorativi dal giorno di accettazione e relativa rendicontazione degli esiti di consegna tramite il servizio di InfoDelivery Light. Il nuovo prodotto, tracciato e a firma, avrà come ambito territoriale specifico i comuni riportati nell Elenco Comuni Serviti (pubblicato sul sito Il prodotto non rientra nel perimetro del Servizio Postale Universale ed è assoggettato ad IVA (aliquota ordinaria). Il prodotto si compone di un servizio di base integrabile con una serie di servizi opzionali, di cui il cliente può usufruire a pagamento così come descritto nel paragrafo successivo. 4.1 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO Servizio base Il servizio base prevede le seguenti caratteristiche: Ritiro a domicilio tramite rete PTL. Ritiro: programmato fino ad un massimo di 2gg/settimana (a scelta da Lunedi al Venerdì) Giorni e tempi di ritiro: Lun-Ven in orario mattutino tramite PTL. Accettazione presso il cliente tramite PTL (vedi tabella sotto riportata) Tipo affrancatura SMA Modalità di pagamento Modalità di accettazione Contestuale Accettazione e pagamento tramite Portalettere Tipologia di Affrancatura: stampa su busta, etichette adesive, timbri. Allestimento richiesto: gli invii devono essere presentati al PTL suddivisi nei 3 porti di peso e per attestazione di consegna. Tipologia di consegna: consegna tracciata previa firma per ricevuta del destinatario o soggetto abilitato. Tempi di consegna: Lun-Ven in orario mattutino tramite PTL. SLA di consegna: J+2 dalla data di ritiro/accettazione (giorni lavorativi lun-venì) Giacenza in caso di destinatario assente: 30 gg solari dalla data successivo al primo tentativo di recapito, presso l ufficio di giacenza indicato nell avviso. Peso max per invio: 2 kg. Porti di Peso: 3 scaglioni di peso (0-100gr / 100gr-350gr / 350gr-2000gr) Pagina 4 di 23

5 Dimensione max per invio: L353mmxH250mmxS25mm. Rendicontazione Esiti tramite il servizio di infodelivery Light: il servizio consente di consultare gli esiti ed estrarre report attraverso chiavi di ricerca quali periodo di spedizione, esito di lavorazione/consegna, codici degli invii. il servizio consente al cliente di acquisire, in modalità elettronica, le informazioni relative agli esiti di lavorazione e di consegna.modalità di pagamento: Contestuale a mezzo POS tramite Postamat, PostePay o con carte di debito a PIN del circuito Maestro. Restituzione al mittente presso l indirizzo di restituzione riportato sull invio dal Cliente degli invii non recapitati con indicazione delle relative motivazioni: Compiuta giacenza, Indirizzo insufficiente, Indirizzo inesatto, Indirizzo inesistente, Destinatario sconosciuto, Destinatario trasferito, Destinatario irreperibile, Destinatario deceduto, Invio rifiutato (nei casi in cui non è possibile la restituzione al mittente, l invio è soggetto ad un ulteriore periodo di giacenza di 30 giorni presso gli sportelli inesitate. Esaurito tale termine gli invii vengono distrutti) Servizi opzionali/aggiuntivi I servizi aggiuntivi sono i seguenti: Servizio di attestazione di consegna: l attestazione di consegna prevede la firma del destinatario all atto della ricezione dell invio e la restituzione della stessa al mittente quale prova dell avvenuta consegna della spedizione al destinatario. Materiali di consumo: al fine di allestire le spedizioni il cliente può rifornirsi, secondo le modalità definite, di o rulli di etichette con codice a barre (su richiesta incluso nel prezzo) o rulli di etichette con logo affrancatura raccomandata incittà (su richiesta incluso nel prezzo) o cartoline per attestazione di consegna (su richiesta incluso nel prezzo) 4.2 TEMPI DI CONSEGNA Per il prodotto Posta Raccomandata incittà la consegna è prevista dal Lunedì al Venerdì in orario mattutino, secondo i seguenti livelli di servizio (dove j è il giorno di accettazione). o j+2 al 90%; o j+4 al 98%. Pagina 5 di 23

6 5 CONDIZIONI DI ACCESSO Il Cliente può utilizzare i servizi Posta Raccomandata incittà a seguito di sottoscrizione tramite le strutture commerciali di Poste Italiane degli specifici contratti previsti e nel rispetto delle seguenti condizioni minime di accesso, previste per il prodotto in termini di: o Specifiche tecniche di prodotto e lay-out (7); o Modalità di accettazione (4.1 e 10) o Specifiche di confezionamento e allestimento (11); o Generazione delle distinte di accettazione (10.1) o Destinazioni intracomunali degli invii 5.1 COSA SPEDIRE Gli invii devono contenere esclusivamente comunicazioni in forma scritta, anche generate mediante l'ausilio di mezzi telematici, su supporto cartaceo. 5.2 COSA NON SPEDIRE Gli invii non possono contenere merci in generale, denaro, oggetti preziosi, titoli e carte di valore eseguibili al portatore, oggetti osceni e pornografici, carboni e diamanti industriali, materiale riconoscibile come potenzialmente dannoso o la cui spedizione, comunque, risulti in contrasto con qualsiasi legge o regolamento. 5.3 DOVE SPEDIRE ll Cliente può presentare le proprie spedizioni presso la propria sede/abitazione, preventivamente concordata in fase di contrattualizzazione. 6 MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO Le modalità di affrancatura previste per l attivazione del servizio Posta Raccomandata incittà, previo rilascio della relativa autorizzazione da parte delle strutture commerciali, è: SMA (Senza Materiale Affrancatura) La modalità di pagamento abbinata alla modalità di affrancatura SMA è solo contestuale al momento del ritiro. Si riporta di seguito le caratteristiche del processo in base alla modalità di pagamento e di affrancatura Affrancatura SMA Contestuale: L accettazione viene fatta tramite PTL per ogni singola Raccomandata incittà presso la sede del cliente.il pagamento contestuale solo tramite Postamat, PostePay o con carte di debito a PIN del circuito Maestro. Il PTL rilascia una ricevuta fiscale solo nei casi in cui venga richiesta la relativa fattura. Il ritiro viene fatto tramite bolgetta dedicata con all interno le raccomandate incittà, la distinta analitica e la ricevuta della distinta riepilogativa stampata dal palmare. Pagina 6 di 23

7 7 CARATTERISTICHE DELL INVIO 7.1 FORMATI E DIMENSIONI Ogni invio deve rispettare le seguenti caratteristiche in termini di Formato, Dimensioni e Peso. DIMENSIONI L 1,4 H Sono ammessi solo invii di forma rettangolare. Il rapporto lunghezza/altezza dell invio deve essere maggiore o uguale a 1,4. E possibile spedire invii con peso disomogeneo all interno dello stesso ritiro. 7.2 CARATTERISTICHE DEGLI INVII Formati ammessi Di seguito si riporta una tabella di sintesi all interno della quale sono indicate le caratteristiche degli invii: Min Max L lunghezza (mm) H altezza (mm) S spessore (mm) 0,15 25 P peso (g) Materiale Carta Buste: bianche o comunque chiare. Layout Blocco indirizzo e Logo affrancatura a barre Posizionamenti indirizzi ed aree di affrancatura come da immagine sotto riportata. Sul fronte dell invio deve essere apposto il codice a barre coerente con le specifiche definite da Poste Italiane. Requisiti indirizzo Contenuto degli invii Formato Posizionamento Struttura Indirizzo dattiloscritto o manoscritto. In basso a destra rispettando la zona bianca. Un indirizzo deve contenere da tre a cinque righe. - 1 riga: destinatario - 2 riga: facoltativa per informazioni aggiuntive sul destinatario - 3 riga: facoltativa per informazioni aggiuntive sull'edificio (scala, piano, interno) - 4 riga: via nome della via numero civico (in alternativa CASELLA POSTALE) - 5 riga: CAP località sigla provincia E necessario rispettare l ordine delle righe. Cartaceo. Ogni invio deve essere perfettamente chiuso su tutti i lati. Pagina 7 di 23

8 Gli invii, confezionati in busta cartacea bianca o comunque chiara devono essere perfettamente chiusi in modo da garantire l integrità e l inaccessibilità al contenuto ed il confezionamento non deve deteriorarsi durante il processo di recapito. 7.3 LAYOUT DELL INVIO Sul fronte dell invio dovranno essere presenti: Riquadro per l affrancatura; Blocco indirizzo destinatario; Blocco indirizzo mittente con eventuale Logo; a barre e numero in chiaro per la tracciatura. 7.4 ZONA AFFRANCATURA Pagina 8 di 23

9 La zona di affrancatura è un area (sul fronte dell invio) di dimensioni mm 80 x 40 misurata a partire dall angolo in alto a destra dell invio; a seconda della modalità di affrancatura scelta dal cliente tra quelle disponibili (SMA, Affrancaposta) si hanno differenti caratteristiche tecniche dell affrancatura, come riportato nei paragrafi e Errore. L'origine riferimento non è stata trovata., che deve essere contenuta all interno ella zona di affrancatura stessa. Non possono essere utilizzati francobolli Affrancatura con modalità SMA Il Cliente che effettua spedizioni di Raccomandata incittà utilizzando come modalità di affrancatura la SMA deve riportare il logo del prodotto (pubblicato sul sito nella zona riservata all affrancatura, mediante: 1. stampa sulla busta 2. stampa su etichetta logo affrancatura adesiva da apporre sulla busta 3. apposizione timbro amovibile 4. apposizione etichetta logo affrancatura Raccomandata incittà (etichette su rulli richiesti tramite il modulo scaricabile dal sito di Poste nella sezione dedicata di Raccomandata incittà.) I dati relativi all autorizzazione rilasciata da Poste, al momento della stipula del contratto, (numero di autorizzazione e data di validità) devono essere riportati, obbligatoriamente sull invio, in una delle due possibili modalità alternative: all interno del logo (solo per stampa in proprio su busta o su etichetta adesiva e timbro); all interno del blocco indirizzo come prima riga, preferibilmente separato da una riga bianca. In questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt. Questa modalità è obbligatoria se nell affrancatura non sono presenti i relativi codici di autorizzazione. (es modalità 4 del precedente elenco) Il logo SMA di prodotto indicato nell immagine sottostante deve essere realizzato in una delle seguenti dimensioni: 70 mm x 40 mm 45 mm x 26 mm 35 mm x 20 mm Pagina 9 di 23

10 Il logo può essere riportato sia nella versione in positivo che in negativo. Il colore nero deve avere un elevata carica di intensità cromatica, non inferiore al 30% del colore del fondo, tale da garantire la sicura leggibilità del logo e degli eventuali altri testi (autorizzazione). Il logo deve essere sempre collocato sul medesimo lato del blocco indirizzo nell angolo in alto a destra dell invio. Il logo in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali insieme all autorizzazione SMA a seguito della sottoscrizione del contratto e registrazione dei sistemi di Poste Italiane. In alternativa, la sola autorizzazione può essere riportata come prima riga del blocco indirizzo destinatario, preferibilmente separato da una riga bianca. In questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt, come di seguito indicato: Poste Italiane su richiesta, fornisce dell etichetta logo affrancatura da apporre sugli invii: L etichetta logo affrancatura dovrà essere apposta sull invio secondo le specifiche di posizionamento descritte nella figura 1. Pagina 10 di 23

11 Figura 1 - Posizionamento logo con all interno n. autorizzazione SMA 7.5 BLOCCO INDIRIZZO Si definisce blocco indirizzo l insieme delle righe che compongono l indirizzo. Per comodità, nel seguito ci riferiamo al blocco indirizzo come al rettangolo che circoscrive le righe dell indirizzo, come mostrato negli esempi seguenti: MARIO ROSSI VIALE EUROPA ROMA RM SPETT. ARCHITETTO LUIGI BIANCHI VIA PAISIELLO MARTINA FRANCA TA SALVATORE VERDI VIALE EUROPA ROMA RM CN0005/2007 Gli standard per la composizione indirizzi sono riportati sul sito di Poste Italiane. MARIO ROSSI VIALE EUROPA ROMA RM Posizionamento Blocco Indirizzo Il blocco indirizzo può essere: stampato direttamente sull invio; stampato su opportuna etichetta. Pagina 11 di 23

12 Il blocco indirizzo deve essere posizionato sull invio (vedi figura sotto): nell area di dimensioni 140x140 mm a partire dall angolo in basso a destra nel caso sia parallelo al lato lungo dell invio; nell area di dimensioni 140x140 mm a partire dall angolo in alto a destra nel caso sia parallelo al lato corto dell invio; ad una distanza di almeno 15 mm dai bordi. min 15 mm min 15 mm 140 mm 140 mm POSTE ITALIANE S.p.A. VIALE EUROPA ROMA RM 140 mm POSTE ITALIANE S.p.A. VIALE EUROPA ROMA RM 140 mm min 15 mm min 15 mm Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo Di seguito sono riportate le specifiche tipografiche del blocco indirizzo destinatario: L indirizzo deve essere preferibilmente dattiloscritto con inchiostro nero su area bianca. Stile carattere: è ammesso esclusivamente lo stile normale. Non si possono utilizzare altri stili quali: o grassetto, sottolineati o condensati; o giganti, grafici, gotici, corsivi o simili; o con abbellimenti (grazie o serif). Il blocco indirizzo deve essere libero da logotipi o scritte estranee (marchi di fabbrica, fincature, scritte in microcaratteri, referenti commerciali, codici etc). La distanza tra due parole successive deve essere compresa tra 1 e 3 caratteri. L interlinea deve essere singola e costante per tutte le linee dell indirizzo. Le righe dell indirizzo devono essere parallele. Le righe dell indirizzo devono essere allineate a sinistra. L inclinazione delle righe indirizzo rispetto alla base della lettera deve essere contenuta entro un angolo di 5. Carattere (font) utilizzabili: Pagina 12 di 23

13 7.5.3 Zona di rispetto del Blocco Indirizzo Per garantire l individuazione del blocco indirizzo da parte dei sistemi di lettura automatica, è necessario mantenere delle zone di rispetto di: almeno 15 mm di larghezza sul lato destro e sul lato sinistro del blocco indirizzo; almeno 5 mm di larghezza sul lato superiore e sul lato inferiore del blocco indirizzo. Queste zone devono essere di colore bianco Blocco indirizzo mittente Il blocco indirizzo mittente va apposto sul fronte dell invio nell angolo in alto a sinistra. La composizione dell indirizzo segue le medesime regole riportate nei paragrafi precedenti per il blocco indirizzo destinatario. Pagina 13 di 23

14 7.6 CODICE A BARRE 2 DI 5 INTERLEAVED Su ogni invio deve essere riportato il codice a barre identificativo dell invio, le cui numerazioni sono appartenenti al prodotto Raccomandata incittà, secondo le specifiche (vedi link ) e le numerazioni rilasciate da Poste. Il codice a barre deve essere riportato sulla busta come da figura seguente: Poste Italiane offre 2 modalità alternative di apposizione del blocco codice a barre sugli invii: su richiesta, Poste Italiane fornisce dell etichetta logo codice a barre da apporre sugli invii. L etichetta con codice a barre dovrà essere apposta sull invio considerando le specifiche sotto riportate. stampando in proprio il codice a barre, rispettando le modalità di autorizzazione di seguito riportate. In tal caso il cliente deve rispettare tassativamente il range assegnato da Poste e le specifiche tecniche riportate sulla pagina web dedicata a raccomandata incittà tramite link Questa ultima modalità è possibile solo dopo aver avuto autorizzazione alla stampa in proprio (capitolo 9) Gli invii devono essere obbligatoriamente dotati del codice a barre. Pagina 14 di 23

15 Il blocco del codice a barre comprende: - la lettera identificativa del prodotto. - l area rettangolare minima che circonda le barre e gli spazi e le informazioni in chiaro (caratteri alfanumerici) poste appena al di sotto. Il blocco codice a barre deve essere riportato: sullo stesso lato del blocco indirizzo del destinatario ad una distanza di almeno 15 mm dal bordo sinistro e almeno 25 mm dal bordo inferiore della busta rispettando le zone di rispetto dell indirizzo, della zona affrancatura e della zona del mittente con orientamento parallelo all indirizzo del destinatario Blocco a barre invio Posta Raccomandata incittà Sull invio deve essere presente un codice a barre, che riporta la lettera R e una personalizzazione con la scritta raccomandata incittà. banda di colore blu Pantone 2728u (oppure Nero) di mm L 70 x 10 h con scritta bianca raccomandata incittà lettering rilasciato da Poste. Il lettering in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali ai clienti che desiderano effettuare la stampa in proprio. 8 SERVIZI AGGIUNTIVI Qualora si sia richiesto il servizio aggiuntivo dell attestazione di consegna, sul retro dell invio dovrà essere apposta la cartolina di attestazione avvenuta consegna. La cartolina deve essere applicata tassativamente senza ricorrere a fermagli o spille metalliche ed in maniera che risulti visibile il lato retro, dove è presente la dicitura Firma per esteso del ricevente (Figura 2 e Figura 3 - retro). Si riporta di seguito il relativo layout della cartolina fornita da Poste Italiane (figura:2) e il relativo layout della cartolina per la stampa in proprio (figura 3). Pagina 15 di 23

16 8.1.1 LAY-OUT DELL INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA Con il layout di seguito indicato: Figura 2 - Attestazione di Consegna (Fronte) Figura 2 - Attestazione di Consegna (retro) Pagina 16 di 23

17 8.1.1 LAY-OUT DELL INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA DA STAMPA IN PROPRIO La stampa in proprio del modello presenta delle caratteristiche tecniche di dettaglio con un layout dedicato riportate nell allegato scheda tecnica prodotto attestazione di consegna. Figura 3 - Attestazione di Consegna (Fronte) Figura 3 - Attestazione di Consegna (Retro) Pagina 17 di 23

18 9 AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO I Clienti che intendono stampare in proprio gli invii di Posta Raccomandata incittà con gli eventuali servizi accessori (Attestazione consegna,) devono attenersi alla Procedura di Autorizzazione Stampa in Proprio Posta Raccomandata incittà. La Procedura di Autorizzazione ha lo scopo di verificare in via preventiva il rispetto degli standard di Prodotto definiti da Poste Italiane e potrà essere attivata secondo le modalità previste nel documento: Processo e Procedura di Autorizzazione alla stampa in proprio Posta Raccomandata incittà contenuta nell allegato della presente scheda tecnica. A completamento del processo di autorizzazione il COP rilascia: - il codice di autorizzazione alla stampa in proprio, che obbligatoriamente deve essere riportato in maniera chiara e leggibile: o Preferibilmente all interno del logo prodotto (vedi par ), appena al di sotto del numero di autorizzazione SMA, come evidenziato nella figura seguente: Numero di autorizzazione SMA di autorizzazione stampa in proprio Il codice all interno del logo deve essere stampato in caratteri maiuscoli, nel quarto in basso a sinistra del logo, con contrasto nero su bianco e una clear zone di almeno 1mm e può essere riportato solo nella versione in positivo. I caratteri che compongono il codice di omologazione devono avere una spaziatura intercarattere compresa tra 0.25 mm (2 pixel) e 0.5 mm (4 pixel) e un altezza compresa tra 1.5 mm (12 pixel) e 2.5 mm (20 pixel), come evidenziato nella figura seguente: o In alternativa può essere stampato all interno del blocco indirizzo destinatario preferibilmente separato da una riga bianca dallo stesso; in questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt. di autorizzazione stampa in proprio DCO XXXXXXXXX MARIO ROSSI VIALE EUROPA ROMA RM Il range numerico necessario alla personalizzazione del codice a barre che identifica univocamente ciascun invio. L autorizzazione alla stampa in proprio, il relativo codice di Omologazione saranno validi per un anno a decorrere dalla data di rilascio. Pagina 18 di 23

19 La struttura di Poste Italiane a cui rivolgersi per attivare la procedura è il Centro Omologazione L indirizzo del COP è: Poste Italiane Posta, Comunicazione e Logistica - Engineering e Operations Centro Omologazione Prodotto Viale Europa ROMA RM Ulteriori informazioni in merito ai prototipi da realizzare potranno essere richieste a: Tel: (lunedì giovedì ; venerdì ) Fax: infocat@posteitaliane.it 10 ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI Tutte le spedizioni saranno sottoposte in fase di accettazione a controlli da parte di Poste Italiane. I controlli in fase di ingresso saranno finalizzati alla verifica della rispondenza della spedizione ai requisiti necessari per l accesso al servizio e per la corretta applicazione del prezzo. In particolare, ciascuna spedizione sarà sottoposta alle seguenti verifiche: verifiche di conformità della destinazione; verifiche di conformità delle caratteristiche di prodotto; verifica dei quantitativi consegnati rispetto a quanto dichiarato; verifiche di corretto allestimento delle spedizioni; verifiche di tipo amministrativo (corretta applicazione del prezzo); verifiche di conformità delle spedizioni alle norme e requisiti in vigore. Pagina 19 di 23

20 10.1 DISTINTE DI SPEDIZIONE La spedizione deve essere accompagnata dalle seguenti distinte per in base alla modalità di pagamento e di affrancatura: Tipo di distinta Distinta analitica di posta registrata, prodotta dal cliente in duplice copia, con l indicazione dei codici di bar-code utilizzati per l intero ritiro. La distinta deve essere compilata in ordine di porto di peso e di numero progressivo del relativo barcode. Modalità di affrancatura e pagamento SMA Contestuale Compilata da Cliente, in doppia copia Ricevuta di Accettazione SMA Contestuale Stampa palmare in doppia copia La distinta è contenuta nell Allegato 3 alla presente Scheda Tecnica. 11 MODALITÀ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE SPEDIZIONI Per garantire che il prodotto venga lavorato correttamente e con la massima velocità in tutte le fasi di attraversamento della catena logistica è necessario che i Clienti adottino le modalità di preparazione delle spedizioni di seguito indicate CODICE DI AVVIAMENTO POSTALE Tutti gli invii devono riportare la corretta indicazione del CAP desumibile dal di Avviamento Postale in vigore e devono essere raggruppati in scatole e pallet secondo i criteri specificati nella sezione relativa all allestimento delle spedizioni. Il CAP è consultabile gratuitamente: nella sezione Cerca CAP del sito di Poste Italiane presso uno dei Uffici Postali; chiamando il Numero Verde gratuito Il di Avviamento Postale è inoltre disponibile in formato Access nelle seguenti modalità: Banca dati "CAP Professional", il database che contiene i CAP di tutte le località italiane e i dati toponomastici (località, denominazione urbanistica generica, numero civico, CAP) relativi a 41 città divise in zone CAP; Banca dati CAP Street File, il database che completa le informazioni contenute in CAP Professional con i dati toponomastici di ulteriori 468 città per fornire uno stradario complessivo di 509 città italiane. Pagina 20 di 23

21 Nota Si ricorda che per le 41 località suddivise in zone postali non è ammesso l utilizzo dei CAP generici, ma deve essere indicato quello specifico associato alla via e al numero civico del destinatario desumibile dal di Avviamento Postale in vigore. Le uniche eccezioni sono costituite dal caso in cui la strada in cui è ubicato il destinatario non sia pubblicata nel di Avviamento Postale e dal caso di oggetti destinati a Caselle Postali di cui non si conosca il CAP specifico CRITERI DI AGGREGAZIONE DEGLI INVII Al momento della presentazione, gli invii devono essere aggregati per: porto di peso servizi accessori Premesso che tutti gli invii debbono avere la corretta indicazione del CAP desumibile dal di Avviamento Postale in vigore, al momento della presentazione per l accettazione l aggregazione deve essere effettuata in funzione: della tipologia di prodotto: il prodotto Posta Raccomandata incittà deve essere mantenuto separato dagli eventuali altri prodotti affidati a PostaItaliane nel medesimo ritiro; dei servizi opzionali: invii con differenti servizi opzionali devono essere mantenuti separati ovvero: Posta Raccomandata Incittà, Posta Raccomandata incittà con Attestazione di Consegna; dello scaglione di peso: Il cliente dovrà presentare gli invii distinti per scaglione di peso; In tutti i casi gli invii devono essere presentati in ordine progressivo di distinta analitica. 12 SPECIFICHE TECNICHE DI PRODOTTO Nel seguito vengono indicate le specifiche tecniche di prodotto definite da Poste Italiane: Pagina 21 di 23

22 12.1 MATERIALE BUSTA Le caratteristiche del materiale per la realizzazione della busta sono: CARATTERISTICHE - BUSTA VALORI Grammatura (UNI EN ISO 536/98) 60 g/m 2 Spessore (EN 20534/94) µm Opacità (UNI 7624/86) 90 % Indice di lacerazione (UNI EN 21974/95) 6 mnm²/g 12.2 ADESIVI E LEMBI DI CHIUSURA Occorre porre particolare attenzione alle colle ed agli adesivi utilizzati per l allestimento degli invii e per la chiusura dei lembi. L allestimento dell invio deve assicurare che: l invio non si apra durante le lavorazioni non vi sia fuoriuscita di collante 12.3 SPECIFICHE BUSTE CON FINESTRE In caso di Busta con finestra (pannello) trasparente ( solo per la stampa in proprio) devono essere rispettati i standard seguenti: 1) Il pannello trasparente deve: - essere posizionato in basso a destra, parallelo al lato maggiore dell invio, sul lato della busta non munito di lembo di chiusura; - essere bene incollato lungo l intero perimetro e posto in maniera da non compromettere i requisiti necessari per la meccanizzabilità della busta; - rispettare le caratteristiche ottiche in maniera da permettere una piena visibilità dell indirizzo e del barcode brandizzato, sono da evitare quindi le finestrature che attenuano il contrasto tra caratteri e sfondo o che sono molto lucide e riflettenti; - Essere sufficientemente grande da permettere la completa visibilità di tutto il blocco indirizzo. II foglio contenuto nella busta recante l indirizzo e il codice a barre brandizzato deve essere posizionato in modo tale da consentire la totale lettura dell indirizzo e del codice stesso. Occorre evitare quindi che, a seguito di spostamenti all interno della busta, il foglio venga a trovarsi in posizione tale da causare: l occultamento totale o parziale dell indirizzo e del codice a barre; che le linee dell indirizzo assumano un inclinazione eccedente le specifiche; una eccessiva vicinanza rispetto ai bordi della finestrella. A tale proposito è opportuno scegliere le dimensioni della busta in funzione di quelle del foglio contenuto e ripiegare quest ultimo in modo che riempia completamente la busta COME ATTIVARE IL SERVIZIO DI INFODELIVERY LIGHT Il Servizio non universale Infodelivery Light consente al Cliente di ricevere, in formato elettronico, una rendicontazione delle spedizioni effettuate tramite i seguenti prodotti di posta Pagina 22 di 23

23 registrata: Posta Raccomandata Retail, Posta Raccomandata Pro, Posta Raccomandata Smart, Posta Assicurata Retail, Posta Assicurata Smart, Raccomandata1 Retail, Raccomandata1 Business, Posta Raccomandata incittà. Nello specifico, il Servizio permette, gratuitamente per raccomandata incittà, al Cliente di ricercare visualizzare e scaricare, dall area dedicata del sito per ciascun invio preventivamente registrato, un report contenente i seguenti dati: codice dell invio; tipologia di prodotto; data di spedizione; ufficio accettante; stato di lavorazione / esito della consegna. Il risultato della ricerca fornirà, per ciascun codice, associato ad un invio, l indicazione aggiornata dell ultimo stato di lavorazione e la relativa data e ora. Per poter usufruire del Servizio Infodelivery Light, il Cliente di Raccomandata incittà dovrà: a) registrarsi al sito web nella sezione Professionisti e PMI ; b) accedere al suddetto sito mediante il proprio account MY POSTE ; c) accettare le CGS di Infodelivery Light mediante flag su apposito riquadro durante la fase di registrazione al Servizio; d) confermare i propri dati anagrafici. Una volta completate le attività di cui sopra, Poste fornirà conferma al Cliente dell avvenuta attivazione del Servizio nella sua personale Bacheca MYposte. Terminate le suddette attività il Cliente potrà effettuare, ai fini dell erogazione del Servizio, le operazioni di seguito indicate riportate: a) Registrazione dei Codici degli invii; b) Prenotazione dei Codici per la rendicontazione; c) Ricerca dei Codici mediante l uso di chiavi di ricerca; d) Consultazione degli esiti. La registrazione in memoria dei codici non comporta di per se la decurtazione degli stessi, che avverrà solamente a seguito dell attività di prenotazione dei Codici per la successiva rendicontazione; sino alla consultazione degli esiti, i Codici prenotati potranno essere modificati dal Cliente. Il Servizio sarà disponibile tutti i giorni, compresi i festivi, ed in qualsiasi orario. Le informazioni di tracciatura delle spedizioni verranno aggiornate da Poste due volte al giorno (alle ore ed alle ore 24.00): i report di rendicontazione estratti entro le ore mostreranno, per ogni codice invio, le informazioni di lavorazione o consegna registrate nei sistemi di Poste entro la mezzanotte del giorno precedente; le estrazioni successive alle ore mostreranno le informazioni registrate nella mattinata del medesimo giorno. Per la rendicontazione delle spedizioni effettuate tramite il Servizio non universale Posta Raccomandata incittà, il corrispettivo del Servizio è incluso in quello del recapito. Pagina 23 di 23