GUIDA PER IL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE STAMPA IN PROPRIO RACCOMANDATA INCITTÀ

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1 GUIDA PER IL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE STAMPA IN PROPRIO RACCOMANDATA INCITTÀ questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 1 di 10

2 INDICE 1 SO E CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI GENERALITÀ PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE INPUT ED OUTPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE STAMPA IN PROPRIO INPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE OUTPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE CONFEZIONAMENTO CAMPIONATURA PER RICHIESTA INIZIALE O REVOCA LOTTO DI PRODUZIONE SIGNIFICATIVO PRESENTAZIONE RICHIESTA DI RINNOVO PER SCADENZA PRESENTAZIONE RICHIESTA DI INTEGRAZIONE DIAGRAMMA DI FLUSSO ALLEGATI MODELLO ASP - POSTA REGISTRATA RACCOMANDATA INCITTÀ MODULI APPLICABILI Modello ASP- POSTA REGISTRATA Raccomandata InCittà DOCUMENTI CITATI Scheda Tecnica Prodotto Raccomandata InCittà Scheda Tecnica Stampa a Barre 2di5 questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 2 di 10

3 1 SO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è di descrivere il processo e la procedura di autorizzazione del prodotto Posta Raccomandata InCittà per il cliente che, intendendo effettuare la stampa in proprio del prodotto, deve garantire il rispetto degli standard fissati nella Scheda Tecnica di riferimento. 2 TERMINI E DEFINIZIONI ASP STP Sigla Descrizione Centro Omologazione Prodotto Autorizzazione stampa in proprio Prodotto Scheda Tecnica Prodotto 3 GENERALITÀ Il Processo di Autorizzazione alla stampa in proprio definisce le competenza e le responsabilità delle strutture di Poste Italiane coinvolte e i tempi entro i quali Poste Italiane provvederà ad eseguire le attività previste ai fini del rilascio dell Autorizzazione alla stampa in proprio. La procedura di Autorizzazione stampa in proprio, attivata dal Commerciale di riferimento o dal Cliente, inviando la necessaria documentazione ha lo scopo di: verificare e certificare al Cliente, preventivamente all impostazione, il rispetto delle caratteristiche e requisiti descritti nelle Schede Tecniche di prodotto, autorizzare la stampa del codice a barre identificativo degli invii di Posta Registrata, assegnare le numerazioni, adeguate alle spedizioni annuali, all interno degli intervalli dedicati ai Prodotto Raccomandata InCittà. questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 3 di 10

4 4 PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE Il Processo di Autorizzazione dei Prodotti di tipologia Posta Registrata prevede le seguenti fasi: richiesta di Autorizzazione del Prodotto tramite la presentazione a cura del Commerciale di Riferimento o dello stesso Cliente, del Modello di richiesta Autorizzazione Prodotto (Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà, ALL. 1) compilato e firmato a cura del Cliente. La richiesta può essere: o richiesta iniziale: che prevede una procedura di autorizzazione ordinaria, per un prodotto di Posta Registrata che accede per la prima volta alla procedura di autorizzazione; o richiesta di rinnovo: che prevede una procedura di autorizzazione semplificata, per un prodotto di Posta Registrata già sottoposto, con esito positivo, alla Procedura di Autorizzazione ordinaria, e già in possesso dell autorizzazione rilasciata dal o richiesta di integrazione per esaurimento, anticipato rispetto alla scadenza dell autorizzazione, delle numerazioni utili alla personalizzazione di spedizioni non previste assistenza per la corretta predisposizione della documentazione necessaria all autorizzazione del prodotto, a cura del Commerciale/ invio al Cliente della Scheda Tecnica di prodotto e della Procedura di Autorizzazione da seguire per ottenere l Autorizzazione, a cura del Commerciale/ verifica preventiva della documentazione inviata dal Commerciale (Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà, immagini fronte retro dell invio, dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna, e degli eventuali moduli aggiuntivi in formato preferibilmente jpg oppure pdf), a cura del comunicazione al Responsabile Commerciale di Poste e al Cliente dei risultati delle verifiche effettuate sulla documentazione entro 3 giorni dal ricevimento del Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà e relative immagini dei prodotti in formato preferibilmente jpg oppure pdf, a cura del richiesta della campionatura fisica, in base a quanto dichiarato nel Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà (tipologia di richiesta Iniziale, Rinnovo o Integrazione), a cura del invio della campionatura fisica al (vedi par..6), a cura del Cliente/Commerciale verifica della conformità della campionatura ai requisiti di prodotto contenuti nelle Schede Tecniche, a cura del invio comunicazione, entro 10 giorni dal ricevimento della campionatura fisica al Cliente/Responsabile Commerciale di Poste, contenente: in caso di esito positivo delle verifiche effettuate, - il Autorizzazione rilasciato valido per un anno, - l intervallo numerico, per la personalizzazione univoca del codice a barre identificativo del prodotto registrato, assegnato in base ai volumi annuali, dichiarati sul Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà in caso di esito negativo delle verifiche effettuate - l elenco delle anomalie rilevate e le azioni suggerite per il necessario adeguamento agli standard del prodotto e la richiesta di una nuova campionatura fisica. Nei paragrafi successivi vengono descritte le attività da compiere in ogni singola fase. Vengono inoltre descritti gli elementi di input ed output del processo, le modalità di confezionamento e presentazione della campionatura il flow chart delle fasi di processo questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 4 di 10

5 5 INPUT ED OUTPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE STAMPA IN PROPRIO 5.1 INPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE Richiesta di Autorizzazione di un prodotto di Posta Registrata che per la prima volta accede alla procedura (Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà) Richiesta di rinnovo dell Autorizzazione per un prodotto di Posta Registrata già omologato (Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà) Richiesta di Integrazione, in caso di esaurimento anticipato, rispetto alla data di scadenza dell autorizzazione ala stampa in proprio, delle numerazioni utili alla personalizzazione di postalizzazioni non previste Invio immagine fronte/retro in formato preferibilmente jpg oppure pdf del prodotto di Posta Registrata, dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna, degli eventuali moduli aggiuntivi Invio della campionatura fisica del prodotto Raccomandata InCittà completo dell eventuale Attestazione di Consegna, degli eventuali moduli aggiuntivi come da immagine su cui il abbia dato parere positivo 5.2 OUTPUT DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE Approvazione richiesta di Autorizzazione del prodotto di Posta Registrata Invio Schede Tecniche di prodotto e procedura di autorizzazione Comunicazioni relative ai risultati dei test sia positivi sia negativi Comunicazioni sulle modifiche da apportare per prodotti non conformi alla Scheda Tecnica Assegnazione codice di Autorizzazione per prodotti di Posta Registrata conformi alle specifiche di prodotto Assegnazione intervallo numerico per la personalizzazione del codice identificativo, estratto all interno dei macrorange dedicati ai Prodotti Raccomandata InCittà Comunicazione di rilascio autorizzazione ed assegnazione range al cliente/commerciale/strutture di accettazione di PI 6 CONFEZIONAMENTO CAMPIONATURA PER RICHIESTA INIZIALE O REVOCA A seguito della richiesta iniziale di autorizzazione del prodotto di Posta Registrata, ovvero a seguito della richiesta per Rinnovo a causa della Revoca dell autorizzazione, il Commerciale/Cliente deve inviare all indirizzo di posta elettronica del Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: infocat@posteitaliane.it: Il Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà compilato, datato e firmato dal Cliente Un immagine fronte/retro del prodotto e dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna, degli eventuali moduli aggiuntivi in formato preferibilmente jpg oppure pdf, con evidenziate le dimensioni dell invio personalizzato di tutti gli elementi che saranno stampati in fase di questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 5 di 10

6 produzione, compresi il blocco indirizzo destinatario e blocco codice a barre, per la verifica preventiva del layout. Entro 3 giorni dall inoltro della richiesta il invierà comunicazione sulle verifiche preliminari effettuate sulla documentazione. Nel caso di esito negativo, saranno indicate le azioni per il miglioramento del prodotto; in caso, invece, di esito positivo, sarà richiesto al cliente di provvedere alla presentazione di una campionatura fisica. 6.1 LOTTO DI PRODUZIONE SIGNIFICATIVO I campioni fisici, da inviare all indirizzo che il Centro Omologazione Prodotto fornirà contestualmente alla comunicazione dei risultati della verifica preliminare, devono essere realizzati dagli stessi impianti di produzione che realizzeranno il prodotto finale e secondo le seguenti indicazioni: a. almeno 100 esemplari chiusi, b. gli invii campione completi dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna dovranno essere realizzati, dalla linea di produzione e con l allestimento previsto dal Cliente per le spedizioni reali. In particolar modo nel caso di buste gli invii campioni dovranno essere chiusi su tutti e quattro i lati, c. gli invii dovranno avere il fronte (lato blocco indirizzo destinatario/logo affrancatura) esattamente corrispondente al layout definitivo previsto per gli invii reali, in termini di dimensione, colore, zone di rispetto, blocco indirizzo mittente, blocco indirizzo destinatario, d. il blocco indirizzo destinatario dovrà essere composto (in termini dei dati relativi alla via, CAP, località di destinazione) con gli indirizzi campione forniti dal ; e. i codici a barre della tipologia 2di5 identificativi degli invii dovranno essere personalizzati con le numerazioni di prova forniti dal f. gli invii campione ed il loro contenuto dovranno avere esattamente le stesse caratteristiche fisiche (dimensioni, peso, spessore, grammatura carta, confezionamento) degli invii reali che saranno postalizzati, pur non riportando le stesse illustrazioni grafiche e i contenuti documentali personalizzate, ad eccezione del fronte come indicato al punto c). La campionatura fisica, (100 esemplari fisici) non restituibile deve essere inoltrata al seguente indirizzo, presso il quale è possibile chiedere anche ulteriori informazioni in merito ai prototipi da realizzare: POSTE ITALIANE CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO VIALE EUROPA ROMA RM Tel (LUN-VEN.: ) Fax infocat@posteitaliane.it questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 6 di 10

7 7 PRESENTAZIONE RICHIESTA DI RINNOVO PER SCADENZA A seguito della richiesta di rinnovo per scadenza dell autorizzazione di un prodotto di Raccomandata InCittà già sottoposto con esito positivo alla Procedura di Autorizzazione ordinaria ed in possesso del codice di Autorizzazione rilasciato dal, è sufficiente che il Commerciale/Cliente invii all indirizzo di posta elettronica del Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: infocat@posteitaliane.it: il Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà a firma del Cliente, compilato anche nella parte dedicata alla dichiarazione di mantenimento delle stesse caratteristiche/requisiti di prodotto già omologato/autorizzato un immagine fronte/retro del prodotto, dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna, degli eventuali moduli aggiuntivi in formato preferibilmente jpg oppure pdf, con evidenziate le dimensioni dell invio personalizzato di tutti gli elementi compresi il blocco indirizzo destinatario e il blocco codice a barre, per la verifica preventiva del layout Il si riserva, nel caso di anomalie rispetto alle caratteristiche e requisiti del prodotto contenuti nella relativa Scheda Tecnica oppure difformità rispetto al prodotto già omologato, di richiedere una nuova campionatura fisica. Ulteriori informazioni potranno essere richieste a: POSTE ITALIANE CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO VIALE EUROPA ROMA RM Tel (lun. ven. dalle ore 9.00 alle ore 15.00) Fax infocat@posteitaliane.it 8 PRESENTAZIONE RICHIESTA DI INTEGRAZIONE Per i clienti che: - risultino già in possesso sia dell Autorizzazione alla Stampa in Proprio sia del di Omologazione/Autorizzazione in corso di validità, e - garantiscano il mantenimento dei requisiti fisici del prodotto omologato, previsti dalla Scheda tecnica, - abbiano esaurito prima della data di scadenza, le numerazioni rilasciate in dotazione è sufficiente presentare al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: infocat@posteitaliane.it: il Mod. ASP - Posta Registrata Posta Raccomandata InCittà a firma del Cliente, compilato in ogni sua parte, compresa quella dedicata alla dichiarazione di mantenimento delle stesse caratteristiche/requisiti di prodotto già omologato/autorizzato un immagine fronte/retro del prodotto, dell eventuale cartolina Attestazione di Consegna, degli eventuali moduli aggiuntivi in formato preferibilmente jpg oppure pdf, con evidenziate le dimensioni dell invio personalizzato di tutti gli elementi compresi il blocco indirizzo questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 7 di 10

8 destinatario e il blocco codice a barre, per la verifica preventiva del layout, e della presenta degli eventuali elementi necessari ai servizi accessori richiesti. Il si riserva, nel caso di anomalie rispetto alle caratteristiche e requisiti del prodotto contenuti nella relativa Scheda Tecnica oppure difformità rispetto al prodotto già omologato, ovvero nel caso sia necessario valutare l introduzione di nuovi elementi di personalizzazione degli invii, di richiedere una nuova campionatura fisica. Ulteriori informazioni potranno essere richieste a: POSTE ITALIANE CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO VIALE EUROPA ROMA RM Tel (lun. ven. dalle ore 9.00 alle ore 15.00) Fax infocat@posteitaliane.it questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 8 di 10

9 9 DIAGRAMMA DI FLUSSO Esito negativo Attività N Resp. Descrizione 1. Assistenza alla preparazione della richiesta di Omologazione/Aut 2. Elaborazione e invio della richiesta di Omologazione/Autorizzazione 3. Analisi richiesta di Omolog/Autor e verifica preliminare immagine invio e Attest.Consegna 4. prodotto già omologato NO Esito positivo 5. Predisposizione e invio della campionatura fisica SI Commerc iale Commerc iale Cliente/C ommercia le Il Commerciale fornisce tutta la documentazione e l assistenza necessaria. Il Commerciale di riferimento, presenta il Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà compilato dal Cliente e l immagine fronte/retro del prodotto e dell eventuale Attestazione di Consegna in formato preferibilmente jpg oppure pdf per le verifiche preliminari a cura verifica Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà e immagine fronte retro del prodotto e dell eventuale Attestazione di Consegna. Se la documentazione risulta conforme: Richiede campionatura fisica Il Cliente/Commerciale invia al la campionatura fisica. Doc. rif. / moduli Specifiche Tecniche, Mod. ASP - Posta Registrata Racc. InCittà. Mod. ASP - Posta Registrata Posta Raccomandata InCittà compilato Immagine invio Mod. ASP - Posta Registrata Posta Raccomandata InCittà compilato Immagine pdf o jpg dell invio Campionatura fisica Esito negativo 6. Effettuazione test di conformità Esito positivo 6 effettua test sia sul prodotto Se esito negativo: Il comunica al Cliente/Commerciale esito test e cause di difformità, suggerisce modifiche da apportare Comunicazione esiti negativi 7. Rilascio Omologazione/Autor e assegnazione range dedicato prodotto InCittà 7 8 Se esito test positivo : rilascia Numero di Autorizzazione e range (estratto dai range dedicati al prodotto InCittà) assegnato in base volumi annuali dichiarati all interno del Mod. ASP - Posta Registrata Raccomandata InCittà Comunica al Cliente/Commerciale/strutture accettazione PI codice omologazione/ intervallo numerico Comunicazione N Omologazione/Assegnazione intervallo numerico questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 9 di 10

10 10 ALLEGATI 10.1 MODELLO ASP - POSTA REGISTRATA RACCOMANDATA INCITTÀ questo documento è proprietà di Poste Italiane S.p.A. che se ne riserva tutti i diritti Pagina 10 di 10