ART. 1 OGGETTO DELLA PRESTAZIONE DEL SERVIZIO E DESCRIZIONE TECNICA

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1 CAPITOLATO SPECIALE PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI GESTIONE DELLE PROCEDURE SANZIONATORIE AMMINISTRATIVE DEL COMANDO DI POLIZIA MUNICIPALE DEL COMUNE DI NOVARA ART. 1 OGGETTO DELLA PRESTAZIONE DEL SERVIZIO E DESCRIZIONE TECNICA Il presente capitolato ha per oggetto l attività di gestione delle procedure sanzionatorie amministrative individuate nei successivi punti a, b, c, d, e, f, g, h relative al codice della strada, leggi e regolamenti di competenza del Comando di Polizia Municipale; Le fasi nelle quali si dovrà articolare il servizio vengono di seguito descritte: a) ritiro e riconsegna al Comando di Polizia Municipale, a spese della Ditta aggiudicataria, di tutti i documenti cartacei relativi al presente servizio (avvisi, relate di notifica, comunicazioni di avvenuto deposito); b) data entry dei dati relativi agli avvisi e contestati di violazione, acquisizione ottica della copia dell avviso e/o contestato (gestione dell immagine), valorizzazione della base dati con abbinamento automatico, verifica di congruità tra dati e immagini; c) data entry dei conti correnti postali (in seguito CCP), acquisizione ottica della copia cartacea (gestione dell immagine), valorizzazione della base dati con abbinamento automatico, verifica di congruità tra dati e immagini; d) data entry delle relate di notifica, delle comunicazioni di avvenuto deposito (in seguito CAD) e delle Comunicazioni di Avvenuta Notifica (in seguito CAN), acquisizione ottica della copia delle stesse (gestione dell immagine sia AR, sia CAD, sia CAN), valorizzazione della base dati con abbinamento automatico, verifica di congruità tra dati e immagini; e) produzione di stampa, imbustamento e spedizione relativamente a: verbali di violazione: affrancatura (raccomandata AR), con cartolina verde di avviso di ricevimento e servizio di recapito delle notifiche (assimilati agli atti giudiziari) e stampa di bollettino di conto corrente premarcato, di eventuali allegati al verbale (es. decurtazione punti), eventualmente di schedina Lottomatica preventivamente compilata, spedizione tramite il servizio postale ai sensi delle normative vigenti. La produzione della stampa deve essere con codici a barre per consentire il tracking & tracing delle raccomandate A/R del servizio postale per il controllo e il monitoraggio delle varie fasi premarcato; lettere di sollecito di pagamento: spedizione di lettere di sollecito con affrancatura ordinaria e stampa di bollettino di conto corrente premarcato; f) produzione delle immagini dell atto conforme all originale, escluso le lettere di sollecito di pagamento, (fornite su CD-Rom e eventualmente memorizzate nella Banca Dati del sistema informativo); g) consegna al Comando di Polizia Municipale, a spese della Ditta aggiudicataria, mediante cicli concordati con il Comando, del materiale cartaceo (avvisi, raccomandate AR, CAD e CAN) ordinato per data d acquisizione, suddiviso in scatole ordinate per lotti, posizione, valorizzazione della base dati con abbinamento automatico, al fine di consentire un immediato controllo ed effettuare la ricerca in tempo reale della pratica d interesse. h) tutte le operazioni e i servizi svolti devono essere corredati di distinte di verifica attestanti le operazioni, le lavorazioni effettuate nonché la rendicontazione degli atti spediti. I cicli di lavorazione dovranno essere concordati con il Comando di P.M. 1

2 ART. 2 CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO La Ditta aggiudicataria dovrà elaborare i dati messi a disposizione e provvedere, con tutte le relative incombenze a suo carico, ad effettuare i servizi di cui al precedente Art. 1 Oggetto della prestazione del servizio e descrizione tecnica. La ditta aggiudicataria riceverà e trasmetterà i flussi dati in formato elettronico secondo le specifiche tecniche ed i tracciati flussi di interscambio dati allegati. Eventuali software necessari all interfaccia tra la procedura di gestione sanzionatoria di proprietà e in uso al Comando di Polizia Municipale e le procedure utilizzate dall aggiudicatario del servizio saranno a totale carico di quest ultimo (comprese le licenze necessarie di eventuali software di base). L interscambio di dati con i tracciati sopradescritti consente alla Ditta aggiudicataria un autonoma attività di service e data entry. Saranno a carico della ditta aggiudicataria anche le eventuali modifiche a detto software in caso di variazioni delle procedure del sistema informativo in uso al Comando di P.M. ART. 3 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI GESTIONE DELLE PROCEDURE SANZIONATORIE 3.1 DATA ENTRY AVVISI E/O CONTESTATI E GESTIONE DELLE IMMAGINI La Ditta aggiudicataria del servizio ritirerà presso Il Comando di P.M. tutto il cartaceo relativo agli avvisi e le relative spese di spedizione saranno a carico della Ditta aggiudicataria del servizio. Il ritiro del materiale dovrà avvenire con cadenza di 1 volta alla settimana secondo un calendario da stabilire con l Unità Sanzioni e Contenzioso del Comando. La ditta aggiudicataria del servizio dovrà provvedere a registrare tutti i dati contenuti negli avvisi e nei contestati. Una volta effettuato il data entry il materiale cartaceo dovrà essere restituito al Comando di P.M. suddiviso per tipologia, ordinato per data d acquisizione, suddiviso in scatole ordinate per lotti e posizione. Tutte le operazioni e i servizi svolti devono essere corredati da distinte di verifica attestanti le operazioni e le lavorazioni effettuate. Per tutti i dati relativi agli avvisi dovranno essere acquisite le immagini in un formato le cui caratteristiche dovranno essere compatibili con le modalità di cui all art. 2 nel rispetto del sistema informativo in uso. Il file delle immagini dovrà popolare, in automatico con i relativi abbinamenti, la banca dati del sistema informativo per consentire un immediato controllo e ricerca in tempo reale della pratica d interesse. 3.2 GESTIONE DELLA STAMPA DEI VERBALI E DELLE RELATIVE NOTIFICHE Il layout di stampa dei verbali verrà concordato anticipatamente con la stazione appaltante e dovrà essere in grado di accogliere le variabili trasmesse per via telematica. Ogni successiva modifica al layout di stampa dei verbali potrà, senza ulteriore richiesta economica, essere successivamente richiesta dal Comando di PM. Nella stampa dei verbali dovrà essere garantita la tutela alla privacy dei dati in essi contenuti, adottando un formato atto ad impedirne la visione senza apertura del plico. 2

3 Le caratteristiche del plico dovranno essere a norma delle specifiche dettate dal Servizio Postale Nazionale relativamente all inoltro degli atti giudiziari. Nel caso venga emesso l avviso in questione il costo della relativa raccomandata dovrà essere imputato al verbale. Oltre alle indicazioni imposte dalle norme legislative applicabili dovrà essere garantita la stampa di diverse motivazioni di mancata contestazione dell infrazione, di eventuali sanzioni accessorie irrogate, di ulteriori eventuali adempimenti ed annotazioni di servizio, oltre al pagamento, che il destinatario del plico dovrà compiere. Dovrà essere garantita la stampa di verbali nelle tipologie concordate (es. P, T, S, A, X, V etc.) nonché la possibilità di indicare gli estremi anagrafici del trasgressore, del proprietario e degli eventuali altri responsabili in solido/tutori. Si dovrà provvedere alla stampa di un unico bollettino postale riportante l importo da versare. Si dovrà provvedere alla stampa di un eventuale allegato nel caso di violazioni comportanti la decurtazione dei punti o altri allegati che si riterrà opportuno inserire. I dati ricevuti saranno trattati in modo congruo al fine dell assegnazione del codice a barre identificativo della raccomandata, secondo le modalità indicate dal Servizio Postale Nazionale per il servizio di Tracking and Tracing. I dati relativi alla spedizione dovranno essere integrati nel Sistema Informativo in uso. Tutti i rapporti con il servizio postale dovranno essere a carico della Ditta aggiudicataria del servizio. Le spese di spedizione saranno anticipate dalla Ditta aggiudicataria del servizio. La trasmissione dei dati alla Ditta aggiudicataria, nonchè la quantità di verbali da stampare e da notificare, sarà concordata con il Comando di P.M. Sulle relate di notifica dovranno apparire, perlomeno i seguenti dati essenziali numero di registrazione, numero del verbale, data dell infrazione, nominativo del destinatario. La Ditta aggiudicataria del servizio riceverà direttamente le relate di notifica presso la propria sede tramite il servizio postale e dovrà garantire altresì il ritiro dei relativi CAD degli atti notificati. Dovrà provvedere a registrare i dati relativi al numero del verbale, alla data della notifica e alle modalità di esecuzione della stessa: se mediante consegna diretta, ad altro soggetto legittimato al ritiro o per compiuta giacenza quando avvenuta con abbinamento della sola 2 notifica CAD effettivamente ritornata, oppure la motivazione per la quale la medesima non è stata possibile. Una volta effettuato il data entry il materiale cartaceo dovrà essere restituito al Comando suddiviso per tipologia, ordinato per data d acquisizione, suddiviso in scatole ordinate per lotti e posizione. Tutte le operazioni e i servizi svolti devono essere corredati da distinte di verifica attestanti le operazioni e le lavorazioni effettuate. Tutte le spese di spedizione dovranno essere a carico della Ditta aggiudicataria del servizio. In caso di mancato recapito il materiale cartaceo dovrà essere restituito al Comando di Polizia Municipale suddiviso per tipologia e con cadenza da concordare, le spese di spedizione saranno a carico della Ditta aggiudicataria del servizio. Per tutti i dati relativi a verbali, relate di notifica, CAD e CCP dovranno essere acquisite le immagini in un formato le cui caratteristiche dovranno essere compatibili con le modalità di cui all art. 2 nel rispetto del sistema informativo in uso. Il file delle immagini dovrà popolare, in automatico con i relativi abbinamenti, la banca dati del sistema informativo per consentire un immediato controllo e ricerca in tempo reale della pratica d interesse. Oltre alla produzione e al layout di stampa del verbale è indispensabile produrre, all atto della stampa stessa, un CD contenente le immagini originale in formato PDF (fornite su CD-Rom e, a 3

4 richiesta memorizzate nella Banca Dati del sistema informativo) come prova dell atto conforme all originale che il Comando di P.M. acquisirà agli atti. 3.3 GESTIONE LETTERE DI SOLLECITO DI PAGAMENTO Produzione e stampa di lettere di avviso per mancato pagamento di somma dovuta a titolo di sanzione amministrativa e della lettera pre-ruolo compilata automaticamente Il layout di stampa delle lettere verrà concordato anticipatamente con la stazione appaltante e dovrà essere in grado di accogliere le variabili trasmesse per via telematica. Ogni successiva modifica al layout di stampa delle lettere potrà, senza ulteriore richiesta economica, essere successivamente richiesta dal Comando di PM. Nella stampa dei verbali dovrà essere garantita la tutela alla privacy dei dati in essi contenuti, adottando un formato atto ad impedirne la visione senza apertura del plico. Le caratteristiche del plico dovranno essere a norma delle specifiche dettate dal Servizio Postale Nazionale relativamente all inoltro della corrispondenza ordinaria. Si dovrà provvedere alla stampa di un unico bollettino postale riportante: importo da versare, numero di registrazione, numero del verbale, data dell infrazione e nominativo del destinatario. Non viene prevista la produzione e gestione delle immagini. 3.4 DATA ENTRY CONTI CORRENTI POSTALI E GESTIONE FLUSSI PAGAMENTI La Ditta aggiudicataria del servizio, previa autorizzazione del Comando di P.M., dovrà provvedere ad acquisire direttamente da Banco Posta, con bollettino Report FTP Diretto, le immagini delle ricevute di accreditamento (è compresa anche la gestione dei pagamenti telematici). Dovrà provvedere a registrare il numero del verbale, la data e l importo relativo al pagamento. Tutte le operazioni ed i servizi svolti devono essere corredati da distinte di verifica attestanti le operazioni e lavorazioni effettuate. I dati dovranno essere memorizzati in un formato che dovrà essere compatibile con le modalità di cui all art. 2 nel rispetto del sistema informativo in uso. Il file delle immagini dovrà popolare, in automatico con i relativi abbinamenti, la banca dati del sistema informativo per consentire un immediato controllo e ricerca in tempo reale della pratica d interesse. 3.5 GESTIONE CAN (Comunicazione di Avvenuta Notifica) Data entry, scannerizzazione, abbinamento all atto giudiziario per ogni singola CAN gestita. Restituzione del cartaceo in scatole, gestione dati e immagini. ART. 4 TEMPI DI LAVORAZIONE I tempi di lavorazione relativi al servizio fornito dovranno essere i seguenti: ritiro presso il Comando di P.M. dei documenti cartacei relativi al presente servizio secondo le modalità concordate con l Unità Sanzioni e Contenzioso e comunque con cadenza di 1 volta alla settimana; 4

5 gestione data entry e immagini abbinate agli avvisi (Art. 3.1) entro il termine di 5 (cinque) giorni lavorativi dal momento della sua presa in consegna. Trasmissione telematica settimanale con giornata da concordare. servizio di stampa ed imbustamento della corrispondenza entro il termine di 5 (cinque) giorni lavorativi dall invio del flusso telematico (Art ). gestione data entry e immagini abbinate ad ogni notifica AR e CAD (giacenza) entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi dal momento della sua presa in consegna (Art ). Trasmissione telematica settimanale con giornata da concordare gestione data entry e immagini abbinate relative ai versamenti in CCP entro il termine di 4 (quattro) giorni lavorativi dal momento della sua presa in consegna (Art. 3.5). Trasmissione telematica settimanale con giornata da concordare. consegna del materiale cartaceo (avvisi, relate di notifica e CAD) entro il termine di 30 (trenta) giorni lavorativi dal momento della sua presa in consegna completamente, ordinato per data d acquisizione, suddiviso in scatole ordinate per lotti e posizione. Ogni trasmissione di dati e di materiale cartaceo dovrà essere certificata mediante la produzione di distinte di spedizione e di ricevimento. ART. 5 ASSISTENZA E FORMAZIONE DEL PERSONALE La Ditta aggiudicataria dovrà garantire: l adeguata formazione del personale attraverso la realizzazione di appositi corsi, da tenersi presso la sede del Comando di P.M., con durata da concordare con il Comando di Polizia Locale; la presenza di personale tecnico, a supporto del personale dell Unità Sanzioni e Contenzioso, per un periodo da concordare con il Comando di Polizia Locale; l assistenza continua mediate una struttura di Help Desk telefonico o telematico. ART. 6 ATTIVAZIONE E DURATA DEL SERVIZIO La Ditta aggiudicataria dovrà essere in grado di provvedere all attivazione relativa alla prima spedizione entro e non oltre 20 (venti) giorni dalla data di consegna del servizio, qualora l Amministrazione sia in possesso di tutti i requisiti operativi al fine di provvedere alla spedizione in proprio (range numero raccomandate, autorizzazione di CCP, ecc) ART. 7 PENALITA In caso di ritardo, rispetto ai termini previsti dal precedente art. 4 non imputabili a cause di forza maggiore, sarà applicata una penale di. 0,10 (zero/10) per ogni verbale e per ogni giorno di ritardo nell inoltro dei verbali al servizio postale per il recapito e per ogni giorno di ritardo nella trasmissione dei dati inerenti la spedizione e le notifiche. Nel caso di errori nell inserimento dei dati, o nella lettura ottica del codice a barre, che abbiano determinato un errata emissione di verbali sarà applicata una penale di. 1,00 (uno) per ogni verbale emesso mantenendo il Comando indenne dalle eventuali spese di notifica sostenute. Qualora dalla sopra citata inadempienza della Ditta derivasse l inesigibilità della sanzione per decadenza dei termini di notifica ex art. 201 codice della strada, la Ditta dovrà corrispondere 5

6 al Comando di P.M., oltre a quanto stabilito al primo capoverso, una somma pari alla sanzione divenuta inesigibile, mantenendo lo stesso indenne dalle eventuali spese di notifica sostenute. In caso di ritardo rispetto ai termini previsti dal precedente art. 5 non imputabili a cause di forza maggiore, sarà applicata una penale di. 50,00 (cinquanta) per ogni giorno di ritardo nella consegna, fatte salve le azioni di rivalsa nel caso in cui venga compromessa l attività di accertamento delle violazioni. In questo caso, all importo di cui sopra, sarà applicata, a titolo di risarcimento danno, una penale di un importo pari all ammontare medio teorico giornaliero delle sanzioni comminate, moltiplicato i giorni di ritardo nella consegna. L ammontare medio giornaliero sarà determinato dalla media degli accertamenti delle violazioni accertate nei tre mesi antecedenti la data della fornitura mancata. Nei casi di mancato rispetto dei termini previsti dai precedenti art. 4, 5 e 6 si procederà alla contestazione a mezzo raccomandata A/R, entro 48 ore dal riscontro della violazione. Alla Ditta sarà assegnato un termine di cinque giorni dal ricevimento, per controdedurre. Nel caso di mancata presentazione di osservazioni e/o valide giustificazioni, accertata la violazione, il dirigente competente della struttura comunale provvederà all applicazione della penale. La Ditta aggiudicataria non sarà ritenuta responsabile della corrispondenza persa dal Servizio Postale. ART. 8 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Nel caso in cui non vengano rispettati i tempi previsti per l inizio del servizio di cui all art. 6, l Amministrazione Comunale provvederà a notificare un nuovo termine non inferiore a 15 giorni per adempiere, fermo restando l applicazione delle penali di cui all art. 7. Decorso inutilmente tale secondo termine l Amministrazione si riserva la facoltà di risolvere il contratto. In tal caso l Amministrazione potrà assicurare il servizio affidandolo eventualmente alla Ditta che segue in graduatoria. I maggiori oneri gravanti sulla Amministrazione Comunale. saranno posti a carico dell impresa inadempiente oltre ai danni patiti. ART. 9 FORO COMPETENTE Ogni controversia che dovesse insorgere in dipendenza del presente contratto sarà devoluta alla cognizione dell Autorità Giudiziaria ordinaria. Il foro competente sarà quello di Novara. 6