Per gli eventi relativi all anno 2005, se non già comunicati, deve essere utilizzato il tracciato record 2006 (allegato al presente provvedimento).

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1 Ai Direttori Generali - delle Aziende Ospedaliere - delle Aziende Sanitarie Locali - Ai legali rappresentanti dei provider LORO SEDI CIRCOLARE N 22 /SAN Oggetto: Sistema Informativo ECM: indicazioni e modalità operative per la trasmissione informatica del tracciato record relativo all attribuzione dei crediti formativi Il DDG Sanità n 53 del 3 gennaio 2006 Educazione Continua in Medicina Sviluppo Professionale Continuo (ECM-CPD): specificazioni operative annualità 2005 e impostazioni 2006 prevede, tra l altro, che l attribuzione dei crediti formativi comporti sia il rilascio di un attestato ai partecipanti all evento formativo che la comunicazione per via informatica dell avvenuta attribuzione dei crediti stessi tramite apposito tracciato record, di cui sono individuati i contenuti (allegato 3 al citato decreto). Per gli eventi relativi all anno 2005, se non già comunicati, deve essere utilizzato il tracciato record 2006 (allegato al presente provvedimento). Al fine di chiarire alcune possibili perplessità sui contenuti e sulle modalità operative per la raccolta e la trasmissione dei dati, appare opportuno fornire alcune precisazioni. 1. La trasmissione telematica delle informazioni La D.G. Sanità utilizza la modalità di trasmissione telematica dei dati, attraverso il canale del Debito Informativo Telematico, per gran parte dei flussi informativi sanitari, con un sicuro beneficio per il sistema di gestione delle informazioni, sia per il livello regionale che per i singoli erogatori di prestazioni. Tale modalità operativa consente di trasmettere i dati e ricevere le informazioni di ritorno utilizzando i comuni strumenti di posta elettronica con meccanismi di sicurezza che garantiscono la riservatezza dei dati scambiati (cifratura del messaggio e degli allegati, firma elettronica), la certezza della fonte e il non ripudio degli stessi. 1

2 Per quanto detto si ritiene opportuno estendere l utilizzo di questo strumento anche alla rilevazione dei crediti formativi rilasciati in esecuzione dei piani formativi realizzati nel 2006 dai provider accreditati al sistema lombardo di ECM. Il flusso informativo relativo ai piani formativi 2006, invece, dovrà essere trasmesso unicamente attraverso il su citato canale telematico con le modalità di seguito indicate. Le specifiche generali per l'accesso e l'utilizzo dello strumento messo a disposizione attraverso il canale del Debito Informativo Telematico sono descritte nella documentazione reperibile alla pagina WEB: In particolare, i file contenenti i record di ECM dovranno essere compressi in formato ZIP e trasmessi come allegato avente nome ecm.zip (che a sua volta dovrà contenere il file ascii ecm.txt), all interno di un messaggio con il seguente formato obbligatorio nel body della mail (i caratteri "<" e ">" sono i delimitatori di ogni singola riga e pertanto vanno anch essi scritti ). Specifiche di trasmissione esempio: SPECIFICHE ESEMPIO Tipo di flusso <ECM> Codice Provider <xxxxxxxxxxxxxxxx> Periodo di Rilevazione fine evento (AAAA;MM) <2006;01> Protocollo interno e data del mittente <2006/1515 del 21/02/2006> n. record presenti file <70> spazio per eventuali note <n.n.> dove: Tipo Flusso serve per identificare il tipo di invio/fusso verso la DG Sanità in questo caso varrà sempre il valore ECM Codice della azienda inviante identifica il codice del provider che produce i dati relativi a ECM (16 caratteri alfanumerici) Periodo di rilevazione fine evento: esprime l anno e il mese di rilevazione relativi alla fine degli eventi; il periodo di riferimento espresso nel formato aaaa; mm (esempio: 2006;01) Protocollo interno e data del mittente: si riferiscono al numero di protocollo interno di spedizione e relativa data (opzionale) Numero Record: si deve indicare, per controllo, il numero di record presenti nel file ascii ecm.txt allegato alla mail Spazio per eventuali note: E un campo libero nel quale possono essere specificate eventuali note, informazioni o comunicazioni (opzionale) All atto della ricezione di un messaggio relativo al debito informativo di ECM il sistema centralizzato provvederà ad effettuare un primo controllo formale del messaggio per verificare il corretto contenuto e la corretta formattazione del messaggio. In caso di errori verrà generato in automatico un messaggio di rifiuto dei dati che verrà inviato al mittente. In caso contrario, i dati verranno passati al vaglio del responsabile del flusso in oggetto il quale provvederà ad effettuare un ulteriore controllo di correttezza 2

3 e congruenza dei dati. Nel caso di rifiuto dei dati verrà inviato un messaggio di posta elettronica all indirizzo del mittente con le motivazioni del rifiuto dei dati. Per attivare una postazione Debito Informativo è necessario compilare, sottoscrivere e inoltrare via fax (al numero specificato in appresso) specifica richiesta alla: D.G. Sanità - U.O. Programmazione - Struttura Progetti di Qualità, Ricerca e Comunicazione. E possibile reperire il modulo di richiesta Certificazione flusso telematico Debito Informativo nel sito: In allegato si trasmette comunque copia del modulo da inviare all U.O. Programmazione - Struttura Progetti di Qualità, Ricerca e Comunicazione. Per ottenere la suddetta certificazione occorre: predisporre un PC con S.O. Windows 2000/XP, connessione a Internet (anche via modem), client di posta elettronica (es. MS-Outlook Express) e browser web; individuare un referente per la trasmissione del flusso informativo; compilare il modulo di richiesta Certificazione flusso telematico debito informativo, barrando la casella NUOVA RICHIESTA da inviare alla: D.G. Sanità - U.O. Programmazione per Fax ( ) con il nominativo del referente, con recapito telefonico e Fax e l'indirizzo di posta elettronica designato alla trasmissione del flusso di ECM per cui dovrà essere rilasciato il certificato digitale; effettuare la richiesta elettronica al server di certificazione (Procedura descritta sul manuale Procedura di Certificazione Client reperibile nel sito di documentazione sopra citato) La procedura di certificazione della casella di posta dovrà assolutamente essere completata entro il 30 settembre Indicazioni operative Informazioni indispensabili per la validazione del record Con riferimento al contenuto del tracciato record, la compilazione dei campi sottoindicati sarà valutata dal responsabile del flusso in sede del controllo di correttezza e congruenza dei dati di cui sopra; la mancata compilazione determinerà l invalidità della trasmissione del record stesso e il conseguente rifiuto: campo n 3 codice fiscale campo n 4 ente presso cui presta servizio il discente campo n 8 provider campo n 9 n evento I livello indicato dal sistema campo n 11 data inizio evento campo n 12 data fine evento campi n 17, 18, 19 e 20 punteggi per la partecipazione all evento campo n 25 data emissione certificato campo n 26 tipo record 3

4 Tempistica per l invio dei record I dati relativi al consuntivo delle attività concluse entro il 31 dicembre 2005 dovrà essere trasmesso entro il 15 novembre 2006 mediante la compilazione e l invio di 4 file (uno per ogni trimestre preso in considerazione, comprendente gli eventi che si sono conclusi in ciascun trimestre) secondo le modalità sopra indicate. I dati relativi agli eventi che si sono conclusi nel periodo dal 1 gennaio al 30 settembre 2006 dovranno essere trasmessi entro il 31 dicembre 2006 mediante la compilazione e l invio di 3 file (uno per ogni trimestre preso in considerazione, comprendente gli eventi che si sono conclusi in ciascun trimestre). Successivamente, a partire dalla trasmissione del flusso relativo agli eventi che si sono conclusi nel trimestre ottobre dicembre 2006, la trasmissione avrà cadenza trimestrale e dovrà avvenire entro 30 giorni dalla conclusione di ogni singolo trimestre (ad esempio entro il 31 gennaio dovranno essere trasmessi i dati relativi agli eventi conclusi nel periodo dal 1 ottobre al 31 dicembre). Per i provider che otterranno il primo accreditamento dopo il primo luglio 2006 sarà necessario ottenere la certificazione (necessaria per l invio telematico dei record relativi al consuntivo delle attività di formazione concluse) entro 60 giorni dalla data di accreditamento; il primo flusso dovrà essere inviato entro il trentesimo giorno successivo alla conclusione del primo trimestre a partire dal mese in cui è stata ottenuta la certificazione Indicazione del punteggio partecipazione (numero dei crediti conseguiti) - campi dal 17 al 20 del tracciato - Per il 2005 non sarà necessario indicare numeri decimali. I crediti saranno arrotondati al numero inferiore per i decimali da 1 a 49 e al numero successivo per i decimali dal 50 al 99. Per il 2006 il tracciato prevederà invece 4 caratteri e il valore dei crediti sarà espresso in centesimi (ad esempio 3,7 crediti saranno indicati con il numero 370, valorizzando quindi lo 0 significativo). Ente di appartenenza e profilo soggettivo (campo n 4 del tracciato) Per ente si intende quello di appartenenza. Con riferimento ai MMG e ai PLS dovrà essere indicato l ente territoriale e quindi la ASL competente; i liberi professionisti dovranno indicare una ASL tra quelle presso cui esercitano l attività. In conseguenza di ciò i codici da indicare per tali figure saranno: per i MMG il codice 1010, per i PLS il codice 1011, per i liberi professionisti il codice A007. Per problemi relativi all'acquisizione del certificato digitale, le informazioni riguardanti la trasmissione dei dati nonché la corretta impostazione del client di posta elettronica, il riferimento è il seguente: Telefono: oppure Per informazioni riguardanti il flusso ECM Sig.ra Salvatrice Toscano: salvatrice_toscano@regione.lombardia.it (telef ) Dott. Marco Cavallo: marco_cavallo@regione.lombardia.it 4

5 Confidando in una piena collaborazione da parte dei soggetti interessati si inviano distinti saluti. Cordiali saluti. Il Direttore Generale Carlo Lucchina All.: 1. modello per richiesta flusso informativo. 2. Tracciato record e tabelle codifiche Il Dirigente Responsabile della Struttura Proponente :D.ssa Loredana Luzzi Il referente dell istruttoria: Marco Cavallo

6 Allegato 1. MODELLO DA STAMPARE SU CARTA INTESTATA DELL ENTE (DA INVIARE TRAMITE FAX AL N ) Spett.le Direzione Generale Sanità U.O. Programmazione e Sviluppo Piani Alla c.a. Sig Cesare Frigerio Richiesta certificazione flusso telematico Debitoinformativo [ ] Nuova richiesta [ ] Richiesta per cambio Referente/ [ ] Richiesta per perdita certificato [ ] Postazione già certificata (guasto personal computer) (autorizzazione a spedire ulteriori Flussi) Codice Ente Codici Presidi : : (solo per flussi: Sdo, Protesi, File F, Psi) Denominazione Ente : Indirizzo Ente : Nominativo Telefono Fax (per la trasmissione) Ufficio Sede di lavoro Dati del Referente della trasmissione telematica La casella di posta deve essere autorizzata a spedire i seguenti flussi : (barrare con una X le caselle che interessano) [ ] SDO [ ] AMB [ ] Protesi [ ] Cedap [ ] Fluper [ ] Dialisi [ ] NOC [ ] File F [ ] Psi [X] ECM Data.. Firma del Direttore Generale/Legale Rappresentante 6