Allegato nr. 8 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE E LA TENUTA DEGLI ARCHIVI

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1 Allegato nr. 8 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE E LA TENUTA DEGLI ARCHIVI Le disposizioni di seguito riportate per la gestione degli archivi dell Azienda Servizi Sociali di Bolzano, sono state elaborate in osservanza delle direttive dell'ordinamento dell' Archivio provinciale dell'alto Adige e dell'archivio Storico della Città di Bolzano. Esse costituiscono una sezione del manuale di gestione del protocollo informatico e riguardano le procedure da osservare in merito alla formazione, gestione, conservazione e scarto dei fascicoli prodotti dall ASSB, nonché le disposizioni per la gestione degli archivi correnti, di deposito e storico secondo le normative contenute nella legge provinciale 13 dicembre 1985, n.17 e nel D.Lgs. 22 gennaio 2004, n.42 Codice dei beni culturali e del paesaggio. 1. Requisiti dei locali I requisiti dei locali in cui sono ospitati gli archivi e le cautele per la conservazione degli archivi sono descritti nelle direttive emanate dalla Sovrintendenza archivistica ai Beni Culturali, a cui si fa rinvio. In particolare si evidenziano qui di seguiti le seguenti prescrizioni: Locali possibilmente non devono ed essere attraversati da condutture per l acqua. I muri devono essere asciutti, senza infiltrazioni d acqua e con umidità relativa che non superi il 40-50%. La temperatura non deve superare i 18/19 I locali adibiti ad archivio devono essere dotati, come richiesto dai Vigili del Fuoco, di porta antipanico e tagliafuoco, impianto elettrico a norma C.E.I., estintori a norma di legge, collocati all interno dei locali; se il materiale cartaceo supera i 50 quintali in un solo locale, occorre verificare la tenuta statica della tenuta del pavimento. Le finestre devono avere i vetri schermati se il piano è luminoso, le inferriate e la reticella se è piano terra o rialzato. Periodicamente si deve provvedere alla disinfestazione e alla derattizzazione. Il materiale documentario non deve mai essere lasciato ammonticchiato per terra, neppure in scatoloni, ma collocato su scaffalature metalliche solide verniciate a fuoco e con il primo ripiano alto da terra almeno 30 cm. Le cartelle posizionate sopra ogni scaffale devono essere di cartone con tela (canapa) sopra e sotto e non devono essere zeppe di documenti. Le cartelle vanno collocate scaffale per scaffale dall alto in basso.

2 L archivio corrente e l archivio di deposito devono trovarsi in locali distinti. 2. Tenuta degli archivi L archivio, considerato non come locale ma come complesso di documenti e di relazioni fra documenti medesimi, si distingue in: - archivio corrente: complesso di documenti relativi ad affari in corso; - archivio di deposito: complesso di documenti relativi ad affari conclusi; - archivio storico: complesso di documenti relativi ad affari conclusi da oltre 40 anni. Nell ambito dell Azienda Servizi Sociali di Bolzano, l archivio (corrente e deposito) è da considerarsi unico per tutta la documentazione prodotta e ricevuta nelle articolazioni aziendali, anche se per motivi di organizzazione interna esso è prodotto e conservato presso differenti strutture. La documentazione è quindi depositata nelle diverse sedi in base all ubicazione delle strutture nel territorio comunale e nei diversi locali, a seconda che si tratti di documentazione ancora in corso di trattazione (archivio corrente) o di documentazione relativa ad affari conclusi (archivio di deposito). L Azienda Servizi Sociali di Bolzano, al termine dei 40 anni previsti per la conservazione dei documenti nell archivio di deposito, si avvale del Servizio di Archivio Storico del comune di Bolzano nel momento del versamento dei propri documenti storici. Il servizio svolto dall Archivio Storico di Bolzano, struttura deputata ad assolvere alle funzioni di conservazione e di pubblica consultabilità per motivi di studio e di ricerca, consente l accesso in qualsiasi momento agli atti dell Azienda se questa lo richiedesse nello svolgimento delle proprie attività istituzionali correnti. 3. I responsabili dell archivio di deposito Per ciascuna sede dell Azienda Servizi Sociali di Bolzano in cui è presente un archivio di deposito, vi è un responsabile. Per la sede centrale il responsabile s identifica nella figura del direttore generale; Per l ufficio Servizi alla Famiglia il responsabile è il direttore dell ufficio; Per l Ufficio Handicap e Disagio Psichico il responsabile è il direttore dell ufficio; Per le case di riposo i responsabili sono i direttori delle singole case di riposo; Per i distretti il responsabile è il direttore del singolo distretto. 4. Compiti dei responsabili dell archivio di deposito Per garantire la corretta conservazione del patrimonio documentario, al responsabile dell archivio di deposito sono attribuiti i seguenti compiti di vigilanza sulle seguenti condizioni:

3 a) idonee condizioni ambientali degli archivi; b) corretta conservazione della documentazione; c) versamenti controllati dal personale incaricato. d) stato di ordine e ubicazione della documentazione; e) descrizione ed elencazione del materiale che ne consenta un facile e rapido reperimento in archivio di deposito. Il responsabile dell archivio di deposito deve inoltre verificare l attività di selezione e di scarto di documentazione non più necessaria al fine di garantire la conservazione illimitata della documentazione per motivi istituzionali, amministrativi o storici. 5. Compiti dei referenti dell archivio di deposito Per ciascuna struttura aziendale (sede, distretto, asilo, casa di riposo, handicap), deve essere individuato dai responsabili dell archivio, un referente per l archivio di deposito, il cui nome, come gli eventuali cambiamenti - deve essere comunicato al Responsabile della tenuta del Protocollo. I referenti dell archivo di deposito: - Verificano la correttezza della compilazione delle etichette apposte sul faldone prima di trasportare la documentazione in archivio, nonché l ordine della documentazione negli appositi raccoglitori; - Mantengono i contatti con le varie Unità Organizzative (UO) della UOR a cui appartengono, che periodicamente versano i fascicoli nell archivio di deposito; - Predispongono gli elenchi di versamento della documentazione dagli archivi correnti agli archivi di deposito; - Aggiornano l elenco del materiale depositato in archivio e indicano l ubicazione del fascicolo sulle scaffalature; - Verificano la congruità del versamento con l elenco cartaceo ed elettronico fornito dalla struttura versante; - Verificano e aggiornano l elenco generale della documentazione conservata presso ciascun archivio di deposto. 6. Il versamento nell archivio di deposito Ogni responsabile del procedimento amministrativo ha la responsabilità dei propri fascicoli, ossia della loro corretta formazione e conservazione fino al momento del versamento nell archivio di deposito. Dal momento del passaggio del fascicolo dall archivio corrente all archivio di deposito la responsabilità della conservazione del fascicolo è del responsabile

4 della tenuta dell archivio di deposito. Il procedimento di versamento riguarda fascicoli completi e chiusi, non singoli documenti. Prima del versamento nell archivio di deposito il materiale contenuto nel fascicolo deve essere valutato al fine di eseguire un primo scarto informale. Tale operazione è limitata a copie di documenti presenti nello stesso fascicolo, a documenti preparatori non essenziali, alla documentazione a stampa non prodotta dall ufficio stesso (es. riviste, notiziari informativi e statistici, inviti, depliant,ecc..). Contestualmente all operazione di riordino della documentazione contenuta nel fascicolo da destinare all archivio di deposito, si procede alla selezione degli atti. Tale operazione è finalizzata a separare i documenti contenuti nel fascicolo che subiscono percorsi differenti al momento del passaggio all archivio storico piuttosto che allo scarto. Il versamento dei fascicoli dei procedimenti conclusi deve essere effettuato da parte dei responsabili dei procedimenti almeno una volta l anno. Per predisporre l invio del fascicolo all archivio di deposito, il responsabile del procedimento amministrativo invia un elenco di versamento al referente dell archivio di deposito, che riporti le seguenti informazioni: Denominazione dell Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR); Denominazione dell Unità Operativa (UO); Periodo cronologico dell apertura del fascicolo; Classificazione; Tempi di conservazione; Quantità Quando si procede al versamento in archivio di deposito, il responsabile dell archivio creara o aggiornare sia l elenco cartaceo sia informatico della documentazione depositata, al fine di creare un aggiornato strumento di corredo per la consultazione, la gestione e la conservazione futura della documentazione medesima. Tale elenco è conservato sia dal responsabile dell archivio di deposito sia dal direttore dell ufficio. Questo elenco oltre che riportare i dati segnati sul dorso del contenitore (faldone), deve segnalare il numero progressivo dei pezzi depositati, il loro numero totale, l arco cronologico coperto e i termini minimi di conservazione. Il referente dell archivio è tenuto a mantenere aggiornato l elenco del materiale depositato in archivio e a indicare l ubicazione della documentazione sulle scaffalature. Ciò consente di semplificare le operazioni di gestione dell archivio. 7. Preparazione del materiale per il versamento in archivio di deposito Il responsabile del procedimento amministrativo, predispone la documentazione da

5 versare in archivio di deposito, suddividendo il materiale contenuto nei fascicoli prodotti durante l attività corrente, in base alla tipologia documentaria. A far corso dalla data di approvazione del presente manuale, non si accetta in archivio di deposito il versamento di materiale documentale misto o non riordinato. Il materiale da versare in archivio di deposito è consegnato ai referenti dell archivio soltanto assieme all elenco di versamento. L ufficio versante predispone l etichettatura dei contenitori (faldoni (come da modello allegato 11) da versare in archivio di deposito seguendo lo standard proposto dal seguente manuale di gestione. Le etichette devono essere compilate in ogni loro parte, come da modello: 8. Strumenti per la gestione dell archivio di deposito Il registro dei versamenti, contenente l elenco dei versamenti effettuati dai diversi uffici aziendali (distretti, Sede, uff. ser. Famiglia, Handicap, Case di Riposo), contiene indicazioni sulla posizione del materiale sulle scaffalature. Nel registro dei versamenti devono essere indicate almeno le seguenti informazioni: - L UOR - UO - Tipologia documentale con le indicazioni della classificazione. - Anno. - Estremi cronologici. - Nr. Progressivo. - Termini di conservazione. - Data di versamento in archivio. - Indicazioni della pratica relativa allo scarto. Registro delle consultazioni: strumento che annota i fascicoli in movimenti dall archivio di deposito alle sedi di consultazione; Registro dei pezzi smarriti, danneggiati; 9. Forme, luoghi e limiti alla consultazione del materiale dell archivio di deposito. L archivio di deposito è un servizio rivolto al personale dell Azienda Servizi Sociali di Bolzano nell adempimento delle proprie funzioni amministrative. L accesso agli scaffali dell archivio di deposito è vietato al personale non autorizzato ed al

6 pubblico. Il personale che accede all archivio di deposito deve compilare un registro nel quale sono specificati: data di accesso, materiale consultato, eventuale asporto della documentazione, nome e cognome del consultante con firma. Nel caso di asporto della documentazione, si devono riportare le seguenti informazioni: persona alla quale è consegnata la documentazione e data consegna. 10. Operazioni di rientro in archivio di deposito dei pezzi consultati Non è possibile asportare un singolo documento; per la consultazione si preleva l intera unità archivistica (faldone) all interno della quale il documento è inserito. Al rientro dell unità archivistica (faldone) dalla consultazione, l addetto all archivio di deposito si preoccupa di: Verificare le condizioni fisiche del pezzo ed eventuali danneggiamenti; Scaricare dal registro delle consultazioni l unità documentaria rientrata; Ricollocare il pezzo sulla scaffalatura: il materiale asportato deve essere riposizionato come in precedenza. Le eventuali eccezioni devono essere debitamente segnalate sul registro. 11. Ordinamento della documentazione in archivio di deposito Il materiale documentario (faldone) va collocato sugli scaffali dell archivio di deposito seguendo l ordine stabilito nel titolario, quindi per titolo. Ciò facilita l accesso per ricerche ed eventuali controlli in archivio, oltre alla selezione in vista dello scarto. 12. Operazioni di versamento all archivio storico e relative operazioni di scarto dei documenti. Al termine del tempo previsto per la conservazione di un fascicolo in archivio di deposito indicato nel piano di conservazione, (allegato nr.6), è necessario procedere all operazione di scarto di documenti contenuti in tale fascicolo per poi essere versato nell archivio storico. Non può essere accettato nessun versamento se non sono state preliminarmente eseguite le operazioni di scarto. Lo scarto è un procedimento di grande responsabilità, perché restituisce chiarezza nella lettura trasversale degli atti, eliminando il rumore di fondo e riconducendo all essenzialità i documenti per la comprensione dei processi amministrativi, anche a distanza di tempo, delineando il quadro dell evolversi delle competenze istituzionali nell Azienda Servizi Sociali di Bolzano.

7 Il piano di conservazione specifica tipo e tempo di conservazione di un documento. Il criterio generale è che siano conservati tutti gli atti che documentano titoli di diritto di cittadini, o l attività amministrativa dell Azienda o che possano, oggi o in futuro, rivestire un interesse storico. La procedura per lo scarto è la seguente: - Il responsabile dell archivio di deposito di una UOR richiede con apposito modulo un sopralluogo da parte del personale tecnico dell Archivio Storico del comune di Bolzano; - Il responsabile di ogni UOR, sulla base del piano di Conservazione (allegato 6), redige un lista dettagliata del materiale documentario che è proposto per lo scarto (allegato 9); - La lista è sottoposta al visto dell Archivio Storico del comune di Bolzano che la invia due volte l anno (entro il 1 maggio e entro il 1 novembre), all Archivio Provinciale per ottenere il nulla osta; - Una volta ricevuti i singoli elenchi di scarto approvati dall Archivio Provinciale, l Archivio Storico comunale li trasmette all UOR Aziendale per l attivazione delle procedure di scarto. L UOR approva lo scarto con determinazione del dirigente, alla quale allega l autorizzazione dell Archivio Provinciale. La procedura di eliminazione del materiale deve avvenire vigilando sull effettiva distruzione al fine di impedirne usi impropri. - La pratica di scarto si termina con un attestazione dell avvenuta distruzione della documentazione (allegato 10). - Il fascicolo creato per ogni procedura di scarto deve contenere i seguenti documenti: Richiesta di scarto (allegato 9); Determinazione dirigenziale con allegato il nulla osta dell Archivio Provinciale; Verbale di scarto (Allegato 10). 13. Il versamento all archivio storico Il materiale invece selezionato per la conservazione permanente, sarà versato all Archivio Storico del comune di Bolzano secondo le modalità di seguito illustrate: - la documentazione deve essere preventivamente riordinata e ripulita, contenuta in faldoni, con l indicazione sul dorso dell oggetto e identificate in ordine progressivo;

8 - la documentazione da versare deve essere descritta in un elenco dettagliato. Tale elenco deve essere trasmesso all Archivio Storico comunale in formato digitale, per la sua preventiva approvazione; - successivamente all autorizzazione al versamento dell Archivio Storico Comunale, il responsabile dell UOR procederà al trasferimento degli atti.

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