Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità

Transcript

1 Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità Anni

2 Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità INDICE 1 Nota Introduttiva Principi generali per la garanzia della trasparenza e dell integrità L Agenzia Spaziale Italiana: uno sguardo d insieme alla sua missione e al suo assetto organizzativo Risorse Umane Soggetti e Responsabilità La pubblicazione dei dati Il Manuale Operativo delle pubblicazioni sul sito istituzionale sezione Trasparenza Valutazione e Merito Modalità di pubblicazione Formato dei dati Posta Elettronica Certificata Procedimento di elaborazione e adozione del Programma Obiettivi strategici individuati dagli organi di vertice negli atti di indirizzo Collegamenti con il piano delle performance Uffici coinvolti per i contenuti del Programma Interazione con gli utenti e coinvolgimento degli stakeholder La comunicazione web e multimediale La web tv La Newsletter Le partnership editoriali Televideo Portale Distretto Virtuale per le imprese e la comunità scientifica La Giornata della Trasparenza I termini e le modalità di adozione del Programma da parte del vertice politicoamministrativo Le iniziative per la trasparenza e le iniziative per la legalità e la promozione della cultura dell integrità Formazione specifica Customer satisfaction Benessere organizzativo Monitoraggio del sito Ascolto degli stakeholder Sistema di gestione dei reclami per ritardi e inadempienze Sistema di monitoraggio interno dell attuazione del Programma Mappatura dei rischi

3 1 Nota Introduttiva Il presente documento aggiorna il Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità anni adottato in data 28 gennaio 2011 dall Agenzia Spaziale Italiana. L aggiornamento del Programma Triennale, previsto dal comma 2 dell art. 11 del D. Lgs. 150/2009, e richiamato dalla Delibera n. 105/2010 della CiVIT al par , attraverso lo scorrimento negli anni consente di adeguare il medesimo alla propria realtà istituzionale e alle richieste di intervento avanzate dagli stakeholder. La predisposizione del Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità , con delibera del Consiglio di Amministrazione dell ASI, è stata attribuita al Direttore Generale; il Responsabile della Trasparenza e dell Integrità dell ASI, Ing. Bruno Tribioli, è competente per la sua formazione, sovraintende l adozione e l attuazione. L approvazione è a cura dell organo di indirizzo politico. L aggiornamento del Programma tiene innanzitutto conto degli spunti di miglioramento evidenziati dal monitoraggio condotta dalla CiVIT sui programmi Triennali per la Trasparenza e l Integrità 1, ed in modo particolare dalla valutazione fatta, nell ottobre 2011, nei confronti del Programma Triennale dell Agenzia Spaziale Italiana 2. Ai fini di una migliore comprensione dell impostazione dell aggiornamento del Programma, si elencano i punti di miglioramento evidenziati dalla Commissione: indicare l apporto ed il coinvolgimento dei diversi uffici nella redazione del Programma con particolare riferimento all individuazione delle strutture responsabili all attuazione del Programma. Prevedere la pubblicazione dell elenco dei servizi resi e dei procedimenti trattati dall Agenzia. Sviluppare maggiormente le iniziative dedicate alla trasparenza anche in relazione alle risorse dedicate e ai tempi di attuazione. Elaborare la mappatura dei rischi. Illustrare gli obiettivi, gli indicatori e i target presenti nel Piano delle Performance in ambito di trasparenza. Approfondire le attività dirette alla promozione della cultura della legalità e a favore della integrità. Sviluppare un più efficace sistema di monitoraggio. I punti di forza evidenziati dal CiVIT riguardano principalmente: la costruzione del documento secondo lo schema proposto dalla stessa CiVIT, la comprensibilità e la chiarezza del programma, la buona previsione dell interazione con i cittadini attraverso diverse modalità di partecipazione attiva, la chiarezza del prospetto riepilogativo dei dati previste per la pubblicazione, lo stato delle azioni previste per la gestione della PEC, l individuazione del Responsabile della Trasparenza. 1 Vedi rapporto pubblicato

4 Per l aggiornamento del Programma Triennale si segnala che l Agenzia, oltre alla consolidata normativa di riferimento, già presa in esame al momento della redazione del Programma , ha tenuto conto: delle linee guida dei siti WEB della PA anno 2011, del D. Lgs. 235/2010 (il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale) entrato in vigore il 25/01/ Principi generali per la garanzia della trasparenza e dell integrità L aggiornamento al Programma Triennale presenta in maniera più compiuta, anche in virtù dell esperienza maturata, i seguenti principi e indirizzi generali: individuazione delle specifiche responsabilità riguardanti la tenuta, l aggiornamento e la verifica dei contenuti e della sezione dedicata alla trasparenza del sito istituzionale, verifica delle informazioni minime e delle tipologie di atti da pubblicare, secondo gli obblighi normativi vigenti e le determinazioni dell Ente, individuazione delle tipologie di informazioni, oltre ai contenuti minimi, da pubblicare, previsione di politiche di garanzia dell aggiornamento continuo delle informazioni pubblicate, individuazione degli scopi e degli obiettivi del sito al fine di determinare le tipologie di atti, documenti e dati da pubblicare, razionalizzazione dei contenuti del sito istituzionale, mediante l ascolto degli utenti, anche attraverso questionari di customer satisfaction, previsione di diverse modalità di interazione con gli utenti, anche mediante strumenti di social network, previsione di un piano formativo rivolto al personale dell Agenzia in materia di trasparenza e diffusione della cultura dell integrità. 3 L Agenzia Spaziale Italiana: uno sguardo d insieme alla sua missione e al suo assetto organizzativo In quest ambito è utile ricordare la missione dell Ente attraverso un estratto dello Statuto deliberato dall Agenzia il 28/02/2011, entrato in vigore il 1 maggio L'ASI è l'ente pubblico nazionale, assimilato agli enti di ricerca, avente il compito di promuovere, sviluppare e diffondere, con il ruolo di agenzia, la ricerca scientifica e tecnologica applicata al campo spaziale e aerospaziale e lo sviluppo di servizi innovativi, perseguendo obiettivi di eccellenza, coordinando e gestendo i progetti nazionali e la partecipazione italiana a progetti europei ed internazionali, nel quadro del coordinamento delle relazioni internazionali assicurato dal Ministero degli Affari Esteri, avendo attenzione al mantenimento della competitività del comparto industriale italiano. L'Agenzia, nel rispetto dell'art. 33, sesto comma, della Costituzione, è dotata di autonomia statutaria, scientifica, organizzativa, amministrativa, finanziaria, patrimoniale e contabile, ed è sottoposta alla vigilanza del Ministero dell'istruzione, dell'università e della Ricerca. L'Agenzia esplica funzioni di rilevante interesse sociale ed economico e, conseguentemente, nell'attuazione dei suoi compiti favorisce forme di sinergia tra gli enti di ricerca, le amministrazioni pubbliche, le strutture universitarie ed il mondo dell'impresa, assumendo modelli organizzativi tendenti alla valorizzazione, partecipazione e rappresentanza dell'intera comunità scientifica nazionale di riferimento, con particolare attenzione ai principi della Carta europea dei ricercatori. 4

5 L assetto macro-organizzativo dell Agenzia, che non ha subito modifiche nel corso del 2011, si propone di ottimizzare l'efficienza, l'efficacia e l'economicità di gestione dell'ente e si ispira a i seguenti principi: distinzione tra sfera strategica e sfera operativa; ottimizzazione della cooperazione interfunzionale; massima valorizzazione delle esperienze e delle risorse presenti in Agenzia; aggregazione per aree omogenee relativamente alle responsabilità tecniche, amministrative e organizzative; gestione orientata sia al contenimento dei costi interni sia al reperimento di risorse finanziarie aggiuntive. La sfera strategica, che opera con riferimento alle attività di indirizzo, si avvale di una segreteria e delle Unità Organizzative di staff (Rapporti istituzionali, Supporto organi e aspetti societari, Rapporti nazionali e internazionali, Relazioni esterne, Sicurezza). La sfera operativa, al cui vertice è posta la Direzione Generale, si avvale di una segreteria, delle Unità Organizzative di staff e delle Direzioni tecniche e amministrative (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Prevenzione e protezione, Coordinamento amministrativo, Legale e contenzioso, Pianificazione investimenti e finanza, Gestione basi, COSMO-SkyMed, Direzione Tecnica, Direzione Amministrazione, Direzione Organizzazione). L agenzia è dotata di un Regolamento di Organizzazione e Funzionamento e di un regolamento di Amministrazione, Contabilità e Finanza Entrambe i documenti, ai sensi dell art. 16 dello Statuto ASI, saranno sostituiti dal Regolamento di Amministrazione, dal Regolamento di Finanza e Contabilità e dal Regolamento del Personale; quest ultimo tratterà delle procedure di reclutamento del personale, attualmente oggetto di apposita disciplina. 3.1 Risorse Umane Allo scopo di fornire alcuni dati numerici sulla struttura e le attività dell ASI, si riporta la consistenza delle risorse umane dell Agenzia, ripartita per i profili professionali del CCNL dell ASI. La ripartizione delle risorse è effettuata inoltre in base alla tipologia del rapporto con l Amministrazione e per genere; vengono forniti inoltre i dati della dotazione organica. I dati sono aggiornati al gennaio 2012 Per ogni ulteriore dato relativo all analisi dei dati del personale relativo a caratteri qualitativi / quantitativi benessere organizzativo genere si rimanda all appendice, par. 8 (Analisi quali-quantitativa risorse umane) del Piano delle Performance

6 Consistenza Organico Gennaio 2012 Dotazione Organica Consistenza per genere Profilo Livello TI TD Comando/ Distacco Totali Livello e Profilo Uomini Donne Dirigente I Dirigente II totale profilo Dirigente di Ricerca I Primo Ricercatore II Ricercatore III totale profilo Dirigente Tecnologo I Primo Tecnologo II Tecnologo III totale profilo Funzionario IV Amministrazione V totale profilo Coll. Tecnico Enti IV di Ricerca V VI totale profilo Collaboratore di V Amministrazione VI VII totale profilo VI Operatore Tecnico VII VIII totale profilo Operatore VII Amministrazione VIII totale profilo Ausiliario Tecnico VIII totale profilo Totali Soggetti e Responsabilità Alla definizione, adozione e attuazione del Programma e ai suoi aggiornamenti intervengono: il Consiglio di Amministrazione, il Direttore Generale, il Responsabile per la trasparenza e l integrità, 6

7 il Team trasparenza e integrità, i Responsabili delle unità organizzative coinvolte, gli Stakeholder, l Organismo Indipendente di Valutazione. Il Consiglio di Amministrazione: emana le direttive generali contenenti gli indirizzi strategici che il Direttore Generale deve seguire nella predisposizione del Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità e degli eventuali aggiornamenti dello stesso; 3 delibera, entro il 31 Gennaio di ogni anno, l approvazione del Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità. 4 Il Direttore Generale: predispone il Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità e gli aggiornamenti dello stesso; nomina il Responsabile per la trasparenza e l integrità dell Agenzia. Il Responsabile per la trasparenza e l integrità: è responsabile del processo di formazione, adozione e attuazione del Programma Triennale; è responsabile del monitoraggio sull attuazione del Programma, riferendo agli organi di indirizzo politico-amministrativo, al Direttore Generale e all OIV eventuali inadempimenti o ritardi; sovraintende alla corretta realizzazione delle singole iniziative indicate nel Programma Triennale, volte a garantire un adeguato livello di trasparenza, nonché la legalità e lo sviluppo della cultura dell integrità; è responsabile del procedimento di pubblicazione dei contenuti della sezione Trasparenza, Valutazione e Merito del sito istituzionale dell Agenzia; nomina i componenti del Team trasparenza e integrità. Il Team per la trasparenza e l integrità: coordinato dal Responsabile della trasparenza e dell integrità, si occupa dell attuazione, dell integrazione e aggiornamento del Programma Triennale e della realizzazione delle azioni programmatiche in esso contenute, svolgendo, unitamente al Responsabile, anche attività di monitoraggio; cura i rapporti con le unità organizzative coinvolte nell attuazione del Programma; analizza e individua eventuali zone di rischio nell attuazione del programma. I Responsabili delle unità organizzative coinvolte: sono responsabili della raccolta ed elaborazione dei dati di loro pertinenza; sono responsabili dell attuazione del Programma Triennale per la parte di loro competenza; collaborano per la realizzazione delle iniziative volte, nel loro complesso, a garantire un adeguato livello di trasparenza, nonché la legalità e lo sviluppo della cultura dell integrità Le Unità Organizzative prioritariamente coinvolte nel processo sono: Ufficio Relazioni con il Pubblico (afferenza Direzione Generale), 3 Art. 7, lett. o) dello Statuto 4 Art. 7, lett. q) dello Statuto 7

8 Coordinamento Amministrativo (afferenza Direzione Generale), Pianificazione, Investimenti e Finanza (afferenza Direzione Generale), Gestione Risorse Umane (afferenza Direzione Organizzazione), Documentazione (afferenza Direzione Organizzazione), Contratti (afferenza Direzione Amministrazione), Contabilità e Bilancio (afferenza Direzione Amministrazione), Controllo di Gestione (afferenza Direzione Amministrazione). Gli Stakeholder: contribuiscono al processo di formazione e valutazione del Programma, formulando suggerimenti e proposte. Sono stakeholder di riferimento dell ASI: l industria e le medie e piccole imprese del settore aerospaziale, le piccole e medie imprese ad alto contenuto tecnologico, la comunità scientifica, il mondo universitario e della ricerca, i cittadini, le associazioni di consumatori, i dipendenti dell Agenzia. L Organismo Indipendente di Valutazione: esercita in piena autonomia le attività di controllo sulla corretta applicazione delle linee guida, sulle metodologie e sugli strumenti indicati dal Programma. Di seguito, attraverso la rappresentazione della macro-organizzazione dell Agenzia, sono evidenziati i soggetti istituzionali e le Unità prioritariamente coinvolte nel processo teso a garantire un adeguato livello di trasparenza e integrità. Consiglio di Amministrazione Presidente Organismo Indipendente di valutazione Area strategica Unità di staff Responsabile Trasparenza e Integrità Area gestionale Altre unità di staff Direttore Generale URP Coordinamento amministrativo Pianificazione, Investimenti e Finanza Unità / Dir. Tecniche Direzione amministrazione Direzione organizzazione Contratti Contabilità e Bilancio Controllo di Gestione Risorse Umane Documentazione 8

9 4 La pubblicazione dei dati I dati soggetti a pubblicazione sono strutturati conformemente alla configurazione dell allegato 1 della delibera della CiVIT n. 2/2011 e sono pubblicati con riguardo alla normativa di seguito elencata: D.Lgs n. 150 Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni D.Lgs n. 82, Codice dell'amministrazione digitale D.Lgs n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali D.Lgs n. 163 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture D. Lgs. 31/05/2011 n. 91 Disposizioni recanti attuazione dell'articolo 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, in materia di adeguamento ed armonizzazione dei sistemi contabili D. L. 13/05/2011 n. 70 Semestre Europeo Prime disposizioni urgenti per l economia L n. 69 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile D.P.R n. 108 Regolamento recante disciplina per l'istituzione, l'organizzazione ed il funzionamento del ruolo dei dirigenti presso le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo D.P.R n. 3 Testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato D.Lgs n. 165 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche D.P.R n. 118 Regolamento recante norme per la semplificazione del procedimento per la disciplina degli albi dei beneficiari di provvidenze di natura economica La pubblicazione dei dati tiene, inoltre, conto delle prescrizioni contenute nelle Linee guida in materia di trattamento dei dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web di cui alla deliberazione del il 2 marzo 2011 (provvedimento n. 88) del Garante per la protezione dei dati personali. Appare utile in questo contesto riportare la definizione di Trasparenza, di Pubblicità e di Consultabilità riportata sulla deliberazione citata. Trasparenza La disponibilità sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e documenti amministrativi, contenenti dati personali, per finalità di trasparenza è volta a garantire una conoscenza generalizzata delle informazioni concernenti aspetti dell'organizzazione dell'amministrazione al fine di assicurare un ampio controllo sulle capacità delle pubbliche amministrazioni di raggiungere gli obiettivi, nonché sulle modalità adottate per la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici. Pubblicità La disponibilità on line per finalità di pubblicità è volta a far conoscere l'azione amministrativa in relazione al rispetto dei principi di legittimità e correttezza, nonché a garantire che gli atti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati. Tale pubblicità può configurarsi anche come uno strumento della trasparenza poiché funzionale a rendere conoscibile l'attività delle pubbliche amministrazioni. Consultabilità La disponibilità sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e documenti amministrativi per finalità di consultabilità è volta a consentire la messa a disposizione degli stessi solo a soggetti determinati anche per 9

10 4.1 Il Manuale Operativo delle pubblicazioni sul sito istituzionale - sezione Trasparenza Valutazione e Merito La struttura dei dati da pubblicare è articolata nelle macro-categorie proposte dalla CiVIT con relativi contenuti specifici. Nelle diverse macro-categorie sono inseriti, inoltre, i contenuti specifici non direttamente collegati alla normativa di riferimento citata, che l Agenzia, tuttavia, ritiene utile pubblicare in relazione al concetto di accessibilità totale. La struttura dei dati inseriti nel Manuale Operativo risulta, quindi, essere così articolata: Trasparenza e Integrità, Piano della performance e Relazione sulla performance dell Ente, Dati informativi sull organizzazione e i procedimenti, Dati informativi relativi al personale, Dati relativi a incarichi e consulenze, Dati sui servizi erogati, Dati sulla gestione economico-finanziaria dei servizi pubblici, Dati sulla gestione dei pagamenti, Dati relativi alle buone prassi, Dati su sovvenzioni, contributi, crediti, sussidi e benefici di natura economica, Dati sul public procurement. I dati che l Agenzia pubblica (o di cui programma la pubblicazione) sono riepilogati nell allegato Manuale Operativo delle pubblicazioni sul sito istituzionale - sez. Trasparenza Valutazione e Merito; il manuale è organizzato in forma tabellare per consentirne una lettura d insieme più agevole e immediata. Il Manuale Operativo, nuovo strumento di cui si è dotata l amministrazione, è il risultato della collaborazione di tutti i soggetti/unità (intesi come responsabili e collaboratori) coinvolti prioritariamente nel processo inerente la trasparenza e l integrità. Il Manuale Operativo individua per ciascuna categoria di dati e relativo contenuto specifico: il riferimento normativo, le Unità / soggetti responsabili della raccolta, elaborazione e controllo periodico dei dati, la validità 5 dei dati pubblicati, la periodicità dell aggiornamento e del controllo periodico che assicuri l attualità dei dati, reperibilità nel sito istituzionale, la pubblicazione (riferita alla data di emissione del presente documento), ovvero data di presunta pubblicazione. I dati di effettiva pubblicazione, scostamento rispetto alla iniziale pianificazione sono ricavabili dal semestrale Stato di attuazione del Programma Triennale. In relazione alle categorie di dati da pubblicare, l Agenzia si riserva l analisi continua di altre eventuali pubblicazioni da considerare utili ai fini della conoscenza delle proprie attività istituzionali ed il suo funzionamento; in questo contesto si inserisce la possibilità di integrare, laddove fosse ritenuto necessario e in qualsiasi momento, il Manuale Operativo, con le stesse modalità di coinvolgimento dei soggetti adottate per la prima pubblicazione. 5 Tipologie di validità dal documento Linee Guida per i siti web della PA 2011 : Permanente contenuto di per sé non soggetto a obsolescenza, che può essere modificato ed integrato ma non perde mai di significatività (es. Missione dell Ente) Collegata contenuto collegato ad un evento che ne determina la necessità di aggiornamento (es. Organigramma) A termine contenuto con scadenza, collocato in un archivio accessibile dal sito istituzionale dopo aver svolto la propria funzione informativa (stato di attuazione del PTT semestrale) 10

11 Ogni ulteriore pubblicazione di dati, non direttamente prevista dalla normativa vigente, è valutata in relazione alle finalità perseguite nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e pertinenza dei dati. 4.2 Modalità di pubblicazione Al momento della redazione del presente Programma è in via di completamento il collaudo del nuovo sito istituzionale dell Agenzia dalla cui homepage sarà accessibile, mediante apposito bottone, la sezione denominata Trasparenza, Valutazione e Merito ; la sezione è strutturata coerentemente al modello proposto dalla CiVIT nella delibera n. 105/2010. Per ciascun dato non ancora pubblicato è riportata la data prevista di pubblicazione; gli interventi di aggiornamento della sezione sono notificati con RSS (Really Simple Syndication). Tutti i dati pubblicati riportano la data di ultima revisione e l elenco dello storico dei documenti analoghi pubblicati, mentre il contenuto informativo è corredato dalla storia delle revisioni che contiene le caratteristiche di ogni revisione. La responsabilità del processo di pubblicazione dei dati inseriti nella sezione Trasparenza, Valutazione e Merito è del Responsabile della Trasparenza e dell Integrità. I dati sono raccolti ed elaborati con la periodicità indicata nel Manuale Operativo dalle Unità responsabili dei dati medesimi, e trasmessi in formato digitale al Responsabile della Trasparenza e l Integrità. La pubblicazione dei dati nella sezione dedicata è a cura dell Unità URP; la pubblicazione dei dati avviene nei tempi tecnici necessari in relazione alla complessità dell intervento richiesto. I dati pubblicati sono corredati dalla data di aggiornamento o verifica; la verifica dei dati pubblicati è demandata all Unità preposta alla raccolta e all elaborazione dei dati stessi. La permanenza dei dati pubblicati sul sito istituzionale è strettamente collegata alle esigenze di trasparenza, pubblicità e consultabilità; i dati pubblicati sul sito istituzionale dell Agenzia una volta assolta la loro funzione di trasparenza / pubblicità / consultazione, laddove debbano soddisfare una esigenza di carattere storico-cronologico saranno mantenuti in disponibilità, laddove abbiano completamente esaurito la loro funzione saranno rimossi. 4.3 Formato dei dati L Agenzia nella scelta dei formati da usare per la diffusione e archiviazione dei propri dati e documenti si attiene ai seguenti principi: evitare di imporre vincoli tecnologici ed economici agli utenti, assicurare interoperabilità tra i sistemi e flessibilità nell utilizzo dei dati, evitare vincoli nei confronti di particolari produttori, favorendo concorrenza di mercato, utilizzare standard che siano certificati e diffusi. Pertanto la scelta sul formato da utilizzare ricade sul formato aperto che ha il vantaggio di poter essere gestito da software proprietario, open source o software libero, lasciando quindi all utente la possibilità di utilizzare la piattaforma che preferisce. Prioritariamente i dati sono pubblicati in formato PDF. 4.4 Posta Elettronica Certificata L istituzione della PEC ha il suo fondamento normativo nelle disposizioni adottate progressivamente dal legislatore con l introduzione del Codice dell amministrazione digitale. La PEC costituisce un elemento chiave per il flusso documentale tra l amministrazione, le imprese 11

12 e i cittadini; in quest ottica consente, oltre allo scambio di documenti con valore legale, di ottimizzare le risorse economiche a disposizione. L Amministrazione ha istituito le seguenti caselle di Posta Elettronica Certificata: una casella istituzionale asi@asi.postacert.it una casella per informazioni e/o notizie urp_asi@asi.postacert.it 36 caselle per ciascuna delle Unità/uffici previsti dalla macro-organizzazione dell Agenzia, pubblicate sul sito Sul sito istituzionale è presente anche una casella di posta elettronica non certificata. 5 Procedimento di elaborazione e adozione del Programma 5.1 Obiettivi strategici individuati dagli organi di vertice negli atti di indirizzo Gli obiettivi strategici assunti come riferimento principale per la redazione del Programma Triennale sono contenuti negli atti normativi e strategici dell Agenzia, con particolare riferimento allo Statuto dell Ente e al Piano Triennale delle Attività I filoni prioritari sono così sintetizzati: massima diffusione delle attività istituzionali dell ASI, visibilità del sostegno alla comunità scientifiche e produttiva, divulgazione della cultura aerospaziale con particolare attenzione nei confronti delle nuove generazioni, massimo coinvolgimento stakeholder esterni. Nella fattispecie le linee strategiche per la redazione del Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità per gli anni sono state così identificate dal Consiglio di Amministrazione: assicurare il superamento della logica dell adempimento normativo a favore dell autonoma iniziativa dell amministrazione, con elaborazione ed attuazione delle iniziative volte a favorire la cultura dell integrità e la promozione della legalità nonché delle Giornate della trasparenza e l implementazione e l attuazione dei sistemi di monitoraggio sull attuazione dei Programmi; favorire un sempre più ampio coinvolgimento degli stakeholder, interni ed esterni, nelle varie fasi del ciclo della performance, garantendo la massima trasparenza del ciclo di gestione della performance, rendendo accessibile a tutti gli stakeholder interni ed esterni di riferimento i relativi documenti, che dovranno inoltre essere redatti con linguaggio e formattazione del documento a carattere divulgativo rispetto alle parti di maggior dettaglio. 5.2 Collegamenti con il piano delle performance I collegamenti tra il Programma Triennale della Trasparenza e l Integrità con il Piano delle Performance sono diversi. Il collegamento sotto il profilo statico è dato dalla regolare e sempre più diffusa pubblicazione sul sito istituzionale dei dati, obbligatori e non, relativi all Agenzia. Il Manuale Operativo descritto al par. 4.1 rappresenta il collegamento diretto con Piano, dal momento che indentifica per ciascun dato da pubblicare l Unità responsabile della raccolta ed elaborazione dei dati, del loro aggiornamento, e della loro verifica. La performance dei soggetti individuati nel Manuale Operativo sarà valutata anche sulla base del regolare adempimento di quanto prescritto. 12

13 Le informazioni riguardanti la performance costituiscono, invece, il profilo dinamico del processo di trasparenza; in questo contesto risulta decisiva la pubblicazione del sistema di misurazione e valutazione della performance, la performance attesa e quella realizzata che sono rese accessibili sul sito istituzionale. La pubblicazione della Relazione sulla Performance traccerà gli obiettivi ottenuti e consentirà di verificarne il loro raggiungimento rispetto agli obiettivi prefissati. Alla relazione sulla Performance sarà dedicato il massimo spazio informativo verso tutti gli stakeholder dell Ente, sia all interno dell Agenzia, sia all esterno, con la pubblicazione dei documenti, le attività formative, la giornata della trasparenza. Di seguito viene rappresentato il modello logico di collegamento tra i documenti previsti dalla normativa di riferimento. 5.3 Uffici coinvolti per i contenuti del Programma L individuazione dei contenuti del Programma è stata realizzata mediante incontri ad hoc coordinati dal Responsabile per la trasparenza e l integrità. All individuazione e condivisione dei contenuti del documento è stata conferita la massima attenzione. 13

14 Le Unità coinvolte hanno potuto, non solo valutate i tempi necessari all applicazione puntuale delle normativa in materia di trasparenza e integrità, ma hanno contribuito in modo determinante con iniziative volte ad ampliare il ventaglio delle attività; le idee e le iniziative programmate per il triennio sono pertanto il risultato dell attivo contributo di tutte le unita organizzative e i soggetti coinvolti nel processo, con particolare attenzione ai soggetti identificati nel paragrafo 3.2 (Soggetti e Responsabilità) del documento. La redazione finale del documento con i contribuiti di tutte le Unità / soggetti è stato ulteriormente coordinamento e raffinato nel corso di un incontro plenario convocato dal Direttore Generale dell ASI. 5.4 Interazione con gli utenti e coinvolgimento degli stakeholder L'ASI svolge, secondo quanto previsto dalla normativa vigente e secondo il nuovo Statuto dell'ente, un ruolo fondamentale di soggetto rappresentativo dell'intero settore aerospaziale. Questo a conferma dei dati emersi da un sondaggio della DOXA commissionato nel 2007 dall Agenzia e rivolto agli stakeholder esterni: istituti di ricerca, università, PMI, media, cittadini. In modo particolare l analisi delle interviste ai cittadini aveva evidenziato fiducia nei confronti delle attività di ricerca nell ambito dello Spazio, i cui esiti si ritiene producano effetti positivi sia nella vita quotidiana, sia per il Paese stesso. L Ente ha costruito nel corso degli anni una fitta rete di modalità di interazione e comunicazione con gli stakeholder esterni, utilizzando le potenzialità degli strumenti esistenti e di quelli sopravvenuti. I principali filoni di comunicazione e interazione con gli utenti sono rappresentati da: La comunicazione web e multimediale La web tv La Newsletter Le Partnership editoriali Il Televideo Il Distretto Virtuale Le Giornate della Trasparenza 14

15 5.4.1 La comunicazione web e multimediale La comunicazione web e multimediale, destinata ad un pubblico variegato, rappresenta la prima interfaccia dell Ente verso l esterno. Il sito internet è stato sviluppato come un progetto articolato, che si propone non solo come contenitore delle attività e dei programmi dell Ente, ma anche come canale diretto con i media, la comunità scientifica di riferimento ed il cittadino. Attraverso una sezione giornalistica di news, continuamente aggiornate, fornisce un quadro esauriente sulle attività spaziali ed è in grado di comunicare con ampie fasce di pubblico. Inoltre, sono presenti sul sito approfondimenti e canali tematici, quali il Telegiornale Scientifico, le trasmissioni radiofoniche, un collegamento con le pagine dedicate all ASI su Youtube, Facebook e Twitter. In modo particolare il Canale YouTube (ad aggiornamento continuo) consente la diffusione di filmati e audio-interviste sulle missioni di cui è protagonista l'asi. L ASI renderà disponibile a breve termine la versione del sito internet per Ipod, Ipad e SmartPhone. Tutte le modalità descritte hanno consentito una intensa interazione con gli stakeholder che hanno potuto comunicare con l Agenzia riguardo la sua attività istituzionale. I dati che sono stati elaborati dimostrano come tale strumento rappresenti il punto nevralgico dell attività di comunicazione e di interazione con l utenza esterna. Il sito internet ha raggiunto la media di utenti unici con punte di in occasione dei lanci di satelliti spaziali. Facebook, il social network oggi più utilizzato nel mondo, ha diverse centinaia di iscritti. Attraverso il canale Youtube negli ultimi mesi sono stati visualizzati circa video realizzati da ASI. Twitter è stato attivato in occasione della missione dell astronauta italiano Vittori sulla Stazione Spaziale Internazionale, con ottimi riscontri. La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all unità URP La web tv La web tv (ad aggiornamento continuo) per la divulgazione delle attività istituzionali dell Agenzia Spaziale Italiana e la diffusione della cultura aerospaziale, si affianca al sito, come strumento innovativo di comunicazione, con l obiettivo di facilitare l incontro tra i cittadini di ogni fascia di età e le tematiche spaziali. E stato realizzato un palinsesto televisivo settimanale dedicato alle missioni spaziali e alle loro ricadute nel quotidiano, con interviste, speciali, documentari e coinvolgendo direttamente gli utenti nella realizzazione di alcuni programmi. ASItv, la web tv dell ASI attivata a metà luglio in occasione del Farnborough Air Show ha raggiunto in soli 5 mesi visitatori e contatti unici. La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all unità URP. 15

16 5.4.3 La Newsletter La Newsletter (a cadenza trimestrale) inoltrata a tutte le agenzia di stampa italiane è dedicata ad un pubblico che ha maggiore confidenza con le tematiche spaziali che necessita di un approfondimento delle varie iniziative proposte. La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all unità URP Le partnership editoriali Le partnership editoriali sono uno strumento fondamentale di comunicazione delle attività dell Ente, perché consentono di raggiungere un larghissimo numero di utenti, attraverso strumenti già a loro noti e quindi facilmente fruibili sia nel mondo radio-televisivo che quello della carta stampata. Nel corso degli anni sono state attivate numerose iniziative editoriali, di grande successo, che si intende rinnovare. Tra le più rappresentative dell intesa attività si ricordano le partnership: con l agenzia ANSA (la principale agenzia di stampa del Paese e la quinta al mondo) con la quale è stato realizzato un notiziario online, Ansa Scienza, dedicato alla scienza e alla tecnologia, accessibile in una sezione dal suo nuovo sito Web; con l agenzia Dire con la quale si è attivato un magazine settimanale dedicato alla ricerca in generale e allo spazio in particolare; con l ADN Kronos con la quale si è attivata una partnership radiofonica sulle radio locali, tramite il circuito radiofonico AREA; con LA STAMPA.it, con la quale si è attivata una partnership che consente all Agenzia di essere giornalmente nel canale scienza di uno dei più visitati giornali on line, con un minisito dedicato ad ASI, in cui è presente una sezione multimediale che punta agli strumenti ASI di comunicazione primaria, il sito internet e la webtv; con le riviste Flight International e Aviation Week, le maggiori nell ambito aerospazio, che consentono la diffusione dei programmi dell Agenzia ad un audience internazionale. Tra le più significative iniziative da realizzare nel breve-medio periodo, si cita la partnership con Discovery Chanell e National Geographic, per sviluppare progetti congiunti di comunicazione delle attività spaziali sui loro canali e la realizzazione di una collana di libri ASI che possa approfondire i rapporti e le sinergie tra spazio e altri campi scienza e della tecnologia. La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all unità URP Televideo Il Televideo della RAI si è dimostrato uno strumento utile per dare una immediata visibilità all Ente verso il grande pubblico. Il sito web del televideo è ad oggi il più frequentato di tutti i siti RAI. Sei sono le pagine dedicate all ASI sul Televideo. La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all unità URP Portale Distretto Virtuale per le imprese e la comunità scientifica Il database, nato da un progetto finanziato dal Ministero dell istruzione dell Università e della Ricerca Scientifica, è una Directory dedicata esclusivamente ai soggetti operanti in Italia nel settore spaziale, alimentata e aggiornata dagli stessi. 16

17 Il portale è una risorsa informativa innovativa in quanto offre un interfaccia web a tutti gli attori del settore (imprese, Enti pubblici, Associazioni imprenditoriali, Regioni, Università, ecc.) per interagire con propri contributi. Ciò permette innanzitutto di mappare tutte le specificità e le vocazioni espresse dal territorio e di promuoverne la valorizzazione in modo sinergico e interattivo. Il portale si articola in 3 strumenti. Il principale è il data base delle imprese e della comunità scientifica (già data base pilota). Al database si collegano una piattaforma di workflow documentale (Content manager Alfresco) e il comunicatore spaceproducts (applicazione Mailman), utilizzabile da tutti i soggetti registrati per inviare messaggi alla Comunità. Il Portale Distretto Virtuale consente a tutte le realtà a carattere commerciale di registrarsi. Gradualmente il database diventerà anche un "albo" obbligatorio per i contratti con ASI. L'iscrizione al database comporta il rilascio di credenziali per la gestione della propria scheda, e dà diritto automaticamente all'uso anche degli altri tools del portale. Il database offre, innanzitutto, a chiunque (vedi utenti non registrati sul Portale), l'anagrafica e le info di base sui soggetti registrati, sia di tipo tecnologico che commerciale. Utili ricerche selettive possono essere fatte per tipo di azienda, regione di residenza, area di competenza, ecc. Oltre a questa informativa diretta a carattere generale, il database genera flussi informativi specifici sia interni ad ASI che esterni, in primis indicatori periodici dei trends di comparto e liste di prototipi e prodotti in via di sviluppo tecnologico, aperti alla cooperazione e al cofinanziamento. Il Portale è raggiungibile al link La competenza per lo sviluppo e la gestione del sistema è affidata all Ufficio Finanza Integrativa costituito nell ambito dell Unità Pianificazione, Investimenti e Finanza La Giornata della Trasparenza La Giornata della Trasparenza rappresenta, innanzitutto, un occasione di confronto e di ascolto degli stakeholder, finalizzata alla promozione e valorizzazione della trasparenza nella pubblica amministrazione; essa costituisce un momento di incontro reale tra l Amministrazione e gli stakeholder. L ASI cadenzerà la giornata della trasparenza annualmente, fissandone lo svolgimento nella seconda metà dell anno; in questo modo sarà possibile presentare agli stakeholder i risultati della performance dell Agenzia dell anno precedente, e approfondire le esigenze provenienti dall esterno in tema di trasparenza e integrità. Ogni evento organizzato fornirà l occasione di raccogliere, mediante questionari, opinioni e suggerimenti sulla dimensione della trasparenza e dell efficacia delle iniziative in tema di sviluppo della cultura dell integrità. 17

18 Modalità di attuazione Tempi di attuazione Strutture competenti Risorse dedicate Strumenti di verifica dell efficacia Organizzazione e svolgimento dell annuale giornata della trasparenza 6 Seconda metà dell anno Responsabile trasparenza e integrità, Direzione Generale Team trasparenza e integrità, Unità organizzative maggiormente coinvolte Organismo Indipendente di Valutazione Questionari destinati all utenza (interna ed esterna) intervenuta L ASI intende inoltre valutare la possibilità di organizzare, nel corso del triennio di riferimento, giornate della trasparenza su temi specifici indirizzate a singole tipologie di stakeholder (quali, ad esempio, la diffusione della cultura aerospaziale indirizzata agli utenti in età scolare). L impegno dell Ente riguarderà anche la condivisione con le altre pubbliche amministrazioni (principalmente del comparto ricerca) dell esperienza delle Giornate della Trasparenza, per ottimizzare e mettere a frutto le buone prassi maturate. 5.5 I termini e le modalità di adozione del Programma da parte del vertice politico-amministrativo Lo statuto dell Agenzia Spaziale Italiana stabilisce, all art.7, che sia il Consiglio di Amministrazione competente per l approvazione sia del Piano Triennale della Performance, sia del Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità, nonché degli aggiornamenti degli stessi. La predisposizione di detti documenti è a cura del Direttore Generale. I contenuti del Programma Triennale sono stati individuati dal Responsabile della Trasparenza e Integrità. 6 Le iniziative per la trasparenza e le iniziative per la legalità e la promozione della cultura dell integrità Le iniziative per la trasparenza e la promozione della cultura dell integrità, che rivestono un ruolo fondamentale nell architettura dell intero sistema; la loro articolazione è visibile nella tabella a seguire. Le iniziative sono rivolte sia agli stakeholder, sia ai dipendenti in qualità di prima artefici di una corretta ed efficace azione amministrativa. Per la Giornata della Trasparenza vedi par Obiettivo inserito nel Piano della Performance, Unità Pianificazione Investimenti e Finanza 18

19 Iniziativa Descrizione Destinatari Stakeholder Dipendenti esterni Giornata della trasparenza Ѵ Ѵ Formazione specifica Ѵ Questionari di Customer satisfaction Ѵ Miglioramento Benessere Organizzativo Ѵ Monitoraggio del sito Ѵ Ѵ Utilizzo delle RSS per gli aggiornamenti alla sezione Trasparenza, Valutazione e Ѵ Ѵ Merito Mailing list per le iniziative in materia di trasparenza e integrità Ѵ Pubblicazione dei contenuti multimediali della giornata della Ѵ Ѵ trasparenza Social network (Twitter, Facebook) Ѵ Ѵ 6.1 Formazione specifica L azione che l Ente intende perseguire riguarda l organizzazione di corsi formativi ad hoc per il personale mediante due diversi strumenti: incontri informativi/formativi organizzati dalla struttura interna, e lo svolgimento, compatibilmente con i vincoli finanziari, di un corso di formazione da commissionare alla SSPA, indirizzato ai titolari di posizione di responsabilità (si prevede il coinvolgimento di circa soggetti). Le schede a seguire identificano in modo distinto le azioni. Modalità di attuazione Tempi di attuazione Strutture competenti Risorse dedicate Strumenti di verifica dell efficacia Previsione di minimo un incontro con il personale denominato ASI s incontra per la presentazione del Programma con particolare riferimento alle iniziative da intraprendere nel triennio (occasione di raccolta di suggerimenti e spunti migliorativi) 7 Entro settembre di ciascun anno Responsabile trasparenza e integrità Team trasparenza e integrità, unità prevalentemente coinvolte Organismo Indipendente di valutazione Questionario sull esaustività e chiarezza dei contenuti proposti 7 Obiettivo inserito nel Piano della Performance, Unità Pianificazione Investimenti e Finanza 19

20 Modalità di attuazione Tempi di attuazione Strutture competenti Risorse dedicate Strumenti di verifica dell efficacia Organizzazione di un corso di formazione avente ad oggetto i rischi di corruzione nella pubblica amministrazione 8 Entro novembre 2012 Responsabile Trasparenza e Integrità, Unità Gestione Risorse Umane Team trasparenza, società esterna di formazione (SSPA) Organismo Indipendente di valutazione questionario sull esaustività e chiarezza dei contenuti proposti 6.2 Customer satisfaction L Agenzia Spaziale Italiana riconosce al canale web, rispetto agli altri canali tradizionali, capacità potenzialmente molto più estese e diversificate di quelle di qualunque sportello tradizionale; diventano importanti, quindi, le indagini di customer satisfaction attraverso il sito istituzionale, non solo come strumento di rilevazione della qualità ex-post ma anche come metodologia di rilevazione ex-ante. L ASI ha in previsione di sviluppare tale sistema di feedback per gli utenti, concentrando la propria attenzione, nel corso del 2012, sulla realizzazione di questionari di customer satisfaction; i dati raccolti ed elaborati saranno resi disponibili nella sezione Trasparenza, Valutazione e Merito del sito istituzionale. Modalità di attuazione Tempi di attuazione Strutture competenti Risorse dedicate Strumenti verifica dell efficacia Pubblicazione sul sito istituzionale di questionari di customer satisfaction diretti agli stakeholder 9 Entro ottobre 2012 URP, Unità Pianificazione Investimenti e Finanza, Responsabile trasparenza e integrità Ufficio Finanza Integrativa, Team trasparenza e integrità Organismo Indipendente di Valutazione 6.3 Benessere organizzativo Il miglioramento del benessere organizzativo rientra tra le iniziative maggiormente caratterizzanti che l Agenzia intende realizzare nel corso del 2012; il miglioramento del tessuto sociale e organizzativo è infatti il presupposto fondamentale per la corretta azione istituzionale che l Ente deve realizzare. 8 Obiettivo inserito nel Piano della Performance, Unità Pianificazione Investimenti e Finanza 9 Obiettivo attribuito al Direttore Generale dell ASI (si veda il Piano della Performance) 20