Funzionalità di BooleBox

Transcript

1 Funzionalità di BooleBox Ultimo aggiornamento Aprile 2015

2 BooleBox features Private Key Secure Mail... 5 Secure Gmail... 7 Secure Sync... 9 Anticapture Deter Photo Shots Deny Download Watermark Expiration Activity Logs Versioning Online Editor Tagging Annotations Mobile App Upload files and folders Share (View and Edit) BooleBox AD Sync

3 Private Key Con BooleBox è possibile blindare e qualsiasi tipo di file, sia quelli archiviati online che quelli sul proprio dispositivo tramite chiavi di cifratura private: Private Key note solo al proprietario dei dati, in modo che le informazioni riservate rimangono inaccessibili sempre e ovunque. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo rappresentato da una chiave 2 Inserisci e completa - Inserire una chiave privata ed un promemoria e cliccare su Confirm 3

4 3 Risultato - Il file è protetto da Private Key e sarà sempre inacessibile, sia nei casi di furto dell account che del proprio dispositivo Vantaggi Il file è blindato sempre e ovunque e potrà essere consultato solo tramite la chiave di sicurezza. 4

5 Secure Mail BooleBox consente di inviare e ricevere in totale sicurezza ed allegare documenti riservati con la certezza che nessuno potrà intercettare e leggere mai le informazioni in esso contenute ad eccezione degli utenti destinatari, autorizzati ad accedere alle informazioni a loro trasmesse. 1 Crea una nuova - Cliccare su New dal menu principale di Secure Mail 2 Inserisci e completa - Inserire l indirizzo dell utente destinatario - Comporre il messaggio e cliccare su Send to 5

6 3 Risultato - L viene protetta ed inviata - L utente destinatario riceverà una contenente un link e solo cliccandoci sopra potrà visualizzare il messaggio e il suo contenuto Vantaggi Le informazioni trasmesse via sono sempre al sicuro da occhi indiscreti. 6

7 Secure Gmail Tramite il plug-in per Chrome, è possibile inviare e ricevere in totale sicurezza all interno della web mail di Google e garantire la massima riservatezza delle comunicazioni veicolate da un indirizzo di posta elettronica Gmail. 1 Avvia ed inizia - Scaricare e installare il plugin per Google Chrome - Accedere all account Gmail tramite Google Chrome ed effettuare il login in BooleBox 2 Crea una nuova - Cliccare su Secure Mail ed inserire l indirizzo dell utente destinatario di qualunque provider (Yahoo, Hotmail ed ecc.) - Comporre il messaggio e cliccare su Send Encrypted 7

8 3 Risultato - L viene cifrata ed inviata - L utente destinatario riceverà una contenente un link e solo cliccandoci sopra potrà visualizzare il messaggio e il suo contenuto Vantaggi Garantire una comunicazione end to end sicura e protetta, inibendo la lettura del contenuto dei messaggi di posta elettronica da parte di chi non è autorizzato. 8

9 Secure Sync Con BooleBox Secure Sync è possibile sincronizzare automaticamente qualsiasi tipo di file dal computer alle cartelle online e viceversa, e proteggere i documenti sul pc tramite chiavi di cifratura private note solo al proprietario dei dati. 1 Avvia ed inizia - Dopo aver scaricato e installato l applicativo fare click sull icona BooleBox Secure Sync - Inserire l e la password e cliccare su Sign In 2 Configura e completa - Inserire una chiave privata, un promemoria e cliccare su OK - Cliccare su Access the service per utilizzare BooleBox Secure Sync 9

10 3 Risultato - L applicativo crea una cartella che viene automaticamente sincronizzata con l account di BooleBox - Tutti i file che vengono spostati o copiati in questa cartella vengono caricati online e cifrati sul disco locale da BooleBox Vantaggi In casi di furto, smarrimento o rottura del PC, i file rimangono sempre inaccessibili e non andranno mai persi. 10

11 Anticapture Con BooleBox è possibile disporre di funzionalità avanzate di sicurezza come l Anticapture che riduce il rischio di cattura dello schermo, come la funzione Print Screen di sistema o applicativi di video grabbing, in modo da impedire la sottrazione indebita di informazioni, mantenendole comunque facilmente disponibili. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Scegliere Custom, abilitare l opzione Deny Print Screen and Video Capture e cliccare su Send to 11

12 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà visualizzare il documento senza poter catturare a video il contenuto Vantaggi Il documento sarà accessibile solo online e verranno inibite le operazioni di stampa e download da qualsiasi dispositivo, oltre alla cattura dello schermo, limitando eventuali tentativi di furto e distribuzione di copie non autorizzate da parte di chi ne fa un utilizzo improprio. 12

13 Deter Photo Shots Applicando il Deter Photo Shots ad un documento, esso risulterà completamente offuscato e per visualizzarne il contenuto sarà necessario posizionarsi con il mouse sulla porzione da leggere e scorrendo si renderà visibile in piccole porzioni. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Scegliere Custom, abilitare l opzione Deter Photo Shots e cliccare su Send to 13

14 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà visualizzare soltanto parte del documento e una porzione alla volta, tramite lo scorrimento del mouse Vantaggi Il documento sarà accessibile solo online e verranno inibite le operazioni di stampa e download da qualsiasi dispositivo per evitare tentativi di furto e distribuzione di copie non autorizzate. Le informazioni in esso contenute saranno visibili in piccole porzioni, limitando di fatto il rischio di cattura tramite uno scatto fotografico o una ripresa durante la visualizzazione a video. 14

15 Deny download Con BooleBox è possibile creare un unica area di lavoro sicura e protetta, accessibile sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo, all interno della quale i dati possono essere consultati e modificati dagli utenti, limitando la possibilità di creare e distribuire copie fuori dalla rete di lavoro. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Scegliere Custom, abilitare l opzione Deny Download e cliccare su Send to 15

16 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà accedere al documento, senza poterne effetuare il download Vantaggi Condividere le idee e collaborare ai progetti con altri utenti in un unico ambiente di lavoro, accessibile sempre e ovunque, limitando i rischi che derivano da attività di download che generano copie non autorizzate sui dispositivi in uso. 16

17 Watermark Con BooleBox è possibile proteggere le informazioni sensibili e tutelare la proprietà intellettuale dei dati condivisi anche mediante una filigrana indelebile, all interno del quale vengono riportate informazioni chiave, quali: l dell utente con cui si è condiviso un documento, l indirizzo IP del dispositivo da cui effettua l acceso, la data e l ora. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Scegliere Custom, abilitare l opzione Watermark e cliccare su Send to 17

18 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà accedere al contenuto del documento, contraddistinto da una filigrana indelebile Vantaggi Contrassegnare i documenti condivisi e riconoscere facilmente gli eventuali tentativi di furto e distribuzione di copie non autorizzate da parte di chi ne fa un utilizzo improprio. 18

19 Expiration BooleBox consente di proteggere i dati in modo che i file possano essere accessibili fino ad una data di scadenza prestabilita, o per un intervallo di tempo (minuti, ore o giorni), oltre la quale risulteranno inaccessibili, anche nei casi in cui il documento è già stato aperto. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Scegliere Custom, abilitare l opzione Expiry, fissare una scadenza per data o per intervallo di tempo e cliccare su Send to 19

20 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà accedere al contenuto del documento per un periodo di tempo limitato Vantaggi Distribuire file e renderli accessibili temporaneamente, avendo la sicurezza assoluta che il tutto avverrà in modo automatico, senza intervenire manualmente e tutelando il proprio lavoro da eventuali plagi o sottrazioni indebite 20

21 Activity Logs BooleBox oltre ad offrire tutto il necessario per collaborare on line in modo sicuro e protetto, permette anche di consultare tutte le attività svolte sul proprio account, sui messaggi inviati e sui documenti condivisi con altri utenti. 1 Vai al menu - Cliccare sul pulsante in alto a sinistra per accedere al menu principale e scegliere la voce Activity logs 2 Effettua una ricerca - Selezionare il periodo di riferimento e scegliere il tipo di operazioni che si desiderano monitorare - Cliccare su Display Activities per avviare la ricerca 21

22 3 Risultato - Appare una pagina attraverso cui è possibile visualizzare tutte le operazioni e i relativi dettagli Vantaggi Creare report sulle attività utente e sui contenuti e conoscere in maniera istantanea CHI ha effettuato l accesso ai dati, QUALI operazioni sono state effettuate, QUANDO e DOVE. 22

23 Versioning Con BooleBox è possibile disporre di funzionalità di file versioning in grado di memorizzare tutte le operazioni di editing, con la sicurezza che le modifiche apportate non saranno sovrascritte o andranno perse quando più utenti lavorano sullo stesso file condiviso. 1 Seleziona - Selezionare il file a cui si sono state apportate delle modifiche e che si desidera tornare ad una vecchia versione 2 Accedi alle versioni - Cliccare con il tasto destro del mouse: apparirà un menu di scelta rapida, cliccare su Actions e scegliere la voce Previous Versions 23

24 3 Risultato - Verrà visualizzata una nuova pagina che conterrà l elenco delle versioni salvate relative al file selezionato - Selezionando la versione desiderata, sarà possibile visualizzare le informazioni in esso contenute Vantaggi Avere a disposizione tutte le versioni precedenti di ciascun documento, e tornare in qualsiasi momento a una versione precedente. 24

25 Online editor Con BooleBox è possibile creare on line nuovi documenti di Office, come grafici, presentazioni, fogli di calcolo o testi e lavorare contemporaneamente insieme agli altri allo stesso documento, senza aspettare che un altro utente finisca di aggiungere i dati prima di immettere i propri, indipendentemente da dove ci si trova e da qualsiasi dispositivo. 1 Seleziona - Selezionare il file che si desidera aprire e modificare 2 Apri e modifica - Cliccare con il tasto destro del mouse: apparirà un menu di scelta rapida, cliccare su Open File e scegliere la voce Zoho Docs 25

26 3 Risultato - Appare una finestra di editor attraverso cui è possibile modificare il file selezionato, senza aver installato alcuna Suite di Office sul proprio pc Vantaggi Gestire i contenuti in un unica area di lavoro, come se si utilizzasse un solo computer, condividere i documenti con chiunque, lavorarci contemporaneamente insieme agli altri, tramite qualsiasi piattaforma e dispositivo, ovunque ci si trovi. 26

27 Tagging Con BooleBox è possibile classificare file, cartelle e messaggi inviati via con dei tag o delle parole chiave e raggrupparli in categorie in base al loro livello di confidenzialità o all ambito a cui appartengono. 1 Seleziona - Selezionare il file che si vuole classificare tramite un etichetta di tipo testuale 2 Inserisci tag - Cliccare sul link Add tag... ed inserire una o più etichette da applicare al file selezionato e confermare con l invio della tastiera 27

28 3 Risultato - Da questo momento in poi il file risulterà classificato e potrà essere ricercato rapidamente tramite il nome dell etichetta applicata Vantaggi Organizzare i contenuti dei documenti e gestirli con ordine e semplicità, senza mai più perdere del tempo in lunghe ricerche sui documenti archiviati on line. 28

29 Annotations Con BooleBox è possibile aggiungere, rimuovere delle note e/o annotazioni sui propri documenti e visualizzare tutte quelle impresse sui documenti resi disponibili da altri utenti, in modo da collaborare con il team in tempo reale e non permettere mai che le idee migliori vadano perse. 1 Seleziona - Selezionare il file in cui si desidera inserire delle note e/o annotazioni 2 Visualizza ed inserisci delle note - Fare un doppio click sul file selezionato e cliccare sul comando Annotation per creare, aggiungere e rimuovere delle note e/o annotazioni al documento che si sta visualizzando 29

30 3 Risultato - Tutte le annotazioni inserite verranno automaticamente memorizzate e saranno visibili agli utenti con cui si collabora Vantaggi Scambiare opinioni sui documenti a cui si sta lavorando, inserire commenti direttamente nei file per porre domande, lasciare delle note o evidenziare modifiche che si sono apportate, migliorando così la collaborazione sui progetti in comune. 30

31 Mobile App BooleBox facilita l archiviazione, la gestione e l utilizzo dei contenuti ovunque ci si trovi: sul web, dal desktop, dall iphone ed ipad o da qualsiasi dispositivo, con la garanzia che anche in viaggio è possibile accedere ai documenti con i più elevati standard di sicurezza e controllo che ci si aspetta da un servizio di cloud storage. 1 Avvia ed inizia - Dopo aver scaricato e installato l applicativo fare click sull icona BooleBox - Inserire l e la password utilizzata in fase di registrazione e premere su Login 2 Seleziona e scegli - Selezionare il file e premere su di esso per accedere al suo contenuto - È anche possibile condividere file e cartelle, scambiare in totale sicurezza, monitorare le attività svolte sui documenti e tanto altro ancora... 31

32 3 Risultato - Appare una nuova finestra che permette di visualizzare l anteprima del documento selezionato Vantaggi Avere i documenti sempre a portata di mano, gestirli e condividerli con chiunque in modo semplice e sicuro, ovunque ci si trovi. 32

33 Upload files and folders Con BooleBox è possibile memorizzare online qualsiasi tipo di file e caricare intere cartelle, piuttosto che fare l upload dei singoli file uno alla volta. 1 Seleziona - Scegliere la cartella sul pc che si vuole uploadare in BooleBox 2 Accedi e trascina - Accedere a BooleBox tramite Google Chrome e trascinare la cartella locale direttamente nello spazio online 33

34 3 Risultato - La struttura della cartella originale e tutti i file al suo interno vengono caricate in BooleBox Vantaggi Organizzare online in un area centralizzata e protetta, tutti i contenuti in cartelle, proprio come sul desktop del pc. 34

35 Share(View and edit) BooleBox è il cloud storage progettato per proteggere le informazione riservate e consentirne la condivisione immediata, controllata e in totale sicurezza con chiunque, qualunque sia il dispositivo che si utilizzi, tramite il semplice invio di un collegamento condiviso e protetto. 1 Seleziona e scegli - Selezionare il file e cliccare sul simbolo della condivisione (è anche possibile condividere intere cartelle) 2 Seleziona e proteggi - Inserire l indirizzo dell utente destinatario e comporre un messaggio se necessario - Nell area Security Settings scegliere la voce View and Edit (online editing) e cliccare su Send to 35

36 3 Risultato - Il file viene protetto e condiviso - L utente destinatario riceverà una contenente un link attraverso cui potrà visualizzare l anteprima del documento e su di esso potranno essere apportate le modifiche desiderate Vantaggi Semplificare la condivisione di idee e la collaborazione tra utenti, senza avere restrizioni sui tipi di file, nè requisiti specifici sui sistema operativi da utilizzare, adottando le misure di sicurezza e le funzioni di controllo necessarie per garantire che le informazioni riservate rimangano tali sempre o ovunque. 36

37 BooleBox AD Sync Grazie a BooleBox AD Sync, gli amministratori Business di BooleBox possono effettuare il provisioning automatico di utenti da un Sistema Active Directory esistente e gestire i gruppi di lavoro direttamente dal proprio account in modo semplice e veloce. 1 Installa e configura - Installare e configurare BooleBox AD Sync su di un server aziendale basato su Sistema Operativo Windows Server 2008R2 o successivi 2 Crea un gruppo e sincronizza - Accedere al sito web con l account Premium Business e dal menu principale scegliere la voce Contatcs - Cliccare su Add Group per creare un nuovo gruppo e rinominarlo con lo stesso nome del gruppo di Dominio che si desidera sincronizzare. Poi, cliccare su Start 37

38 3 Risultato - Tutti gli utenti che fanno parte del Gruppo di Active Directory corrispondente, si aggiungeranno automaticamente ai contatti di BooleBox. Vantaggi Gestire il provisioning automatico di utenti da un sistema Active Directory esistente e organizzare gruppi di lavoro direttamente nel proprio account di BooleBox. 38