IL MIDDLE MANAGEMENT NELLA GESTIONE DELLA SANITÀ 9 ottobre 2015 Sala Convegni Presidio Ospedaliero Ca Foncello TREVISO

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1 IL MIDDLE MANAGEMENT NELLA GESTIONE DELLA SANITÀ 9 ottobre 2015 Sala Convegni Presidio Ospedaliero Ca Foncello TREVISO Il contributo del Coordinatore delle Professioni Sanitarie nella rilevazione e il controllo delle principali aree di rischio nel laboratorio di Anatomia Patologica Mara Dal Santo Anatomia Patologica Ospedale S. Bortolo Vicenza 1

2 Uno degli aspetti più controversi delle cure mediche è la capacità di causare disabilità e disagi. Ovunque cure mediche vengano dispensate, il paziente corre il rischio di essere vittima di un danno in conseguenza involontaria di quelle stesse cure. Per questo oggi la percentuale di danni iatrogeni causati è diventata un importante indicatore della qualità delle cure Thomas 2000 (tratto da Risk Management in Sanità, il problema degli errori. Commissione tecnica sul Rischio Clinico, Ministero della Salute DM 5 marzo 2003) 2

3 Obiettivo Costruire e rafforzare una cultura della sicurezza che consenta, attraverso l identificazione, l analisi e la gestione dei rischi e degli incidenti possibili per i pazienti e per gli operatori, un miglioramento continuo della qualità. Inoltre favorire le condizioni lavorative ideali per la riduzione e la gestione degli errori. 3

4 Errore Se non si può eliminare completamente l errore umano, è fondamentale favorire le condizioni lavorative ideali e porre in atto un insieme di azioni che rendano difficile per l uomo sbagliare ed in secondo luogo, attuare delle difese in grado di arginare le conseguenze di un errore che si è verificato (Reason J, 1990) 4

5 Prevenzione degli errori Va ridotto al minimo il ricorso a fattori umani come la memoria a breve termine e la vigilanza Va migliorato l accesso alle informazioni attraverso l uso del computer Vanno inseriti sistemi di tracciabilità e rintracciabilità Vanno standardizzati i processi ogni qual volta ciò sia possibile Va addestrato il personale 5

6 Il processo delle analisi di laboratorio rappresenta un momento di fondamentale importanza nell iter diagnostico di un paziente in quanto spesso costituisce uno dei primi punti di incontro con il sistema sanitario, la prima fase del processo di cura del paziente 6

7 Una non adeguata diagnosi, o un errore nelle analisi di laboratorio, possono spesso comportare disagi e rischi per la salute del paziente, soprattutto per quanto riguarda la definizione di un adeguato e specifico piano terapeutico. 7

8 Processo lavorativo Iter molto complesso Molte fasi svolte manualmente Coinvolge più figure professionali Punti critici delle fasi lavorative Rischio di Errore 8

9 Errori nel processo lavorativo Fase pre-analitica Fase analitica Fase post-analitica 9

10 Non conformità non conformità su un totale di circa esami cito-istologici

11 Analisi di Processo Personale coinvolto Macrofasi di processo Sottofasi di processo: 1. Attività elementare 2. Struttura sociale dei compiti: chi dove come quando tempo mezzo DPI 3. Conoscenze tecniche: oggetto mezzi processo 4. Condizioni di Rischio 11

12 Analisi di Processo Istologia Citologia Immunocito-istochimica Biologia molecolare Microscopia elettronica 12

13 Analisi di Processo istologia Macrofasi: Accettazione e controllo corrispondenza richiesta e materiale Inserimento dati nel pc Suddivisione del materiale in 3 diverse tipologie: mucose, pezzi medi (cuti, endometrio,ecc.), pezzi operatori Campionamento mucose Campionamento pezzi operatori Archiviazione resti in attesa di refertazione Processazione dei materiali Cambio processatori Inclusione del materiale Separazione dei casi urgenti dalla routine Taglio al microtomo Colorazione di routine Colorazioni speciali Manutenzione coloratore Montaggio vetrini Stesura blocchetti e vetrini Controllo e consegna al personale medico Archiviazione vetrini e blocchetti Eliminazione pezzi istologici refertati Esame estemporaneo al criostato Esame urgente per idoneità trapianti e per espianti Pulizia e sanificazione superfici e strumenti vari 13

14 Struttura dei compiti Struttura sociale Conoscenze tecniche Costrittività Organizzative Attività 1: accettazione del materiale e controllo corrispondenz a con la richiesta Chi: tecnico e/o OSS Dove: locale campionamento pezzi Quando: tutti i giorni Come: indossando guanti monouso in nitrile, verifica visivamente la corrispondenza dei dati sulla richiesta con l etichetta apposta sul contenitore del materiale e la presenza di fissativo (Formalina H351, H317) all interno (verificabile perché generalmente i contenitori sono trasparenti o sono dotati di un finestra d ispezione). Perché: attività necessaria per controllare le conformità dei materiali. oggetto: pericolosità intrinseca degli agenti chimici. mezzi: DPI necessari e loro limiti di protezione; dotazione e utilizzo del kit di emergenza processo: modalità di utilizzo, conservazione e stoccaggio degli agenti chimici; raccolta e smaltimento dei reflui; Presenza di agenti chimici potenzialmente cancerogeni 14

15 Analisi dei processi Sistema Qualità Documento di Valutazione dei Rischi 15

16 Sistema Qualità Il 2 luglio 2009 abbiamo superato la prima visita ispettiva dell'ente Bureau Veritas accreditandoci all'eccellenza secondo gli standard ISO 9001:2008 Procedure generali: gestione (dati, procedure, apparecchiature, magazzino/farmacia, non conformità), controllo del processo, azioni correttive, addestramento del personale, analisi di processo, procedure invio campioni, comunicazioni agli utenti, reclami Istruzioni operative: generali e specifiche per settore Metodiche analitiche per ogni settore Protocolli di campionamento Manuali d uso strumentazione Allegati 16

17 Sistema Qualità Sito web riservato all anatomia patologica a cui tutti gli operatori possono accedere e consultare tutti i documenti aggiornati in tempo reale. In ogni documento viene riportata la data e il n di revisione. Ciascun operatore può dare il suo contributo nell aggiornamento di metodiche, procedure, ecc. dando l informazione all amministratore (coordinatore tecnico e responsabile della qualità) che provvederà all inserimento. Nel sito sono presenti anche turni, ferie, reperibilità, ecc. 17

18 Sistema Qualità Scrivi quello che fai e fai quello che scrivi 18

19 Sistema gestionale Monitoraggio dell organizzazione Monitoraggio delle non conformità Controlli di qualità Controllo del TAT Inserimento del nuovo personale Procedure di sicurezza Elenco schede di sicurezza 19

20 Ruolo del coordinatore Continua revisione dei documenti e dei dati Continuo scambio/informazione con il personale Coinvolgimento continuo del personale Delegare 20

21 Valutazione dei Rischi Tramite i processi lavorativi individuare i punti critici Scambio continuo con l UPPAZ Mettere in discussione il manuale della sicurezza Procedure di sicurezza Aggiornamento schede di sicurezza Condivisione di tutte le procedure con il personale Condivisione con il personale di settori critici per la sicurezza Pianificazione per la risoluzione dei problemi 21

22 Valutazione dei Rischi Stesura delle priorità Approvvigionamento DPI e DPC Controllo e/o stesura delle procedura di sicurezza Ricerca procedure aziendali in intranet 22

23 Valutazione dei Rischi Stesura delle procedure di sicurezza sui processi lavorativi dell Anatomia Patologica: ad ogni metodica analitica abbinamento della procedura Corso di formazione sul campo 23

24 Procedure di sicurezza Obiettivo di Budget Revisione delle metodiche analitiche per il Sistema Qualità Corso di formazione sul campo per il personale tecnico accreditato ECM con il Servizio Formazione 24

25 IOIST 019 DISINFEZIONE, SANIFICAZIONE E RIORDINO DEI PIANI DI LAVORO E MATERIALI VARI: SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura ha lo scopo di descrivere in modo dettagliato le operazioni da seguire per la sanificazione strumentale e ambientale, a cura dell OSS dell Anatomia. In assenza di quest ultimo, il personale tecnico provvede al riordino e pulizia del proprio posto di lavoro, mentre alcune attività sono a carico del coordinatore. Generalità Le attività hanno cadenza giornaliera, settimanale o altro in ragione dell organizzazione del lavoro e delle necessità lavorative degli operatori. Sono a disposizione e vanno utilizzati per le attività di pulizia, decontaminazione, sanificazione, eliminazione di reflui/rifiuti pericolosi, Dispositivi di Protezione Individuali, Dispositivi di protezione Collettiva, dispositivi medici e altro messo a disposizione dal coordinatore a cui fare riferimento per le integrazioni o necessità Gli operatori sono addestrati all utilizzo di quanto necessario. 25

26 DPI Protezione mani Protezione volto/occhi Protezione respiratoria Guanti in: nitrile,vinile, antitaglio, gomma. Visiera e occhiali Facciale filtrante FFP3 carboni maschera a filtro assoluto Protezione tronco Copricamice e manicotti certificati per il rischio chimico e biologico D.M. Cuffia e copri scarpe Grembiule impermeabile Detergenti/disinfettanti Decontaminanti* Per ogni prodotto è presente la scheda tecnica e la scheda di sicurezza. Aldek Kaltol Candeggina 5% Fenocid Extran ma 01 Vetril formalina Altro Contenitore per rifiuti sanitari pericolosi a rischio infettivo Contenitori per taglienti (Halibox) Contenitori per rifiuti contaminati Taniche per il trasporto reflui 26

27 Stanza accettazione Descrizione attività DPI Utilizzo Pulizia cappa aspirante prelievi Attività giornaliera Con il pezzame a disposizione e con il prodotto Aldek procedere con la pulizia partendo dalla parte meno contaminata (periferia)a quella più contaminata (centro); sciacquare con abbondante acqua corrente, detergere le parti metalliche e i taglieri con Aldek e risciacquare. Preparare il pezzame Guanti nitrile Grembiule impermeabile Occhiali di protezione Aldek sol. pronta Attività settimanale Con l utilizzo dell anticalcare Kaltol passare la cappa e seguire l utilizzo di crema abrasiva. Sciacquare abbondantemente. Guanti nitrile Grembiule impermeabile Occhiali di protezione Attività quindicinale Rimuovere le parti metalliche e trattare come punto precedente Guanti nitrile Grembiule impermeabile Occhiali di protezione Attività mensile Spostare tutti gli oggetti sopra la cappa e detergere le superfici con vetril e asciugare. Guanti nitrile 27

28 MAIST001 EMATOSSILINA EOSINA Procedura di sicurezza Struttura dei compiti Attività : colorazione di routine Igiene delle mani vestizione DPI secondo l ordine: camice monouso allacciato al collo e al dorso, manicotti di protezione da rischio chimico, occhiali di protezione o visiera, guanti in nitrile. Rimozione DPI secondo l ordine: guanti, visiera, grembiule o manicotti. Struttura sociale Chi: tecnico di turno, secondo programmazione esposta in bacheca Dove: locale colorazioni (targhetta) Quando: tutti i giorni dalle ore 8,00 alle ore 16,00 I reagenti contenuti nelle vaschette, vengono sostituiti il lunedì e il mercoledì o al bisogno, secondo programmazione proc. IOIST 006 e IOIST 027; Come: Attività preliminari: procedere con accensione cappa, verifica livello ed eventuale rabbocco dei reagenti, senza togliere le vaschette dal coloratore. Per questa fase procedere con l igiene delle mani e utilizzo dei guanti. Lavorazione: Inserimento dei cestelli con i vetrini nel coloratore., inizio programma.; Le vaschette vengono riempite con i reagenti secondo procedura IOIST 027; Iniziare il programma come da protocollo sopra descritto. Il coloratore contiene vaschette da ml di reagenti: alcool etilico 95 e 100 [R11-facilmente infiammabile] pronto uso Panreac e xilolo [R10 - infiammabile; R20/21- nocivo per inalazione e contatto cutaneo; R38 - irritante per la pelle], pronto uso Kaltek., Ematossilina Carazzi soluz. prep.farmacia int.r /38 Eosina/Eritrosina 1% soluz. prep. farmacia int. R: 20/22. Per manovre di pulizia e sanificazione necessarie, rif. Procedura IOIST 019 Per smaltimento materiali e reflui rif. Procedura IOIST 027. Fine colorazione: prima di accedere all attività in cappa, procedere con l igiene delle mani e utilizzo dei guanti in nitrile. Con il pezzame a disposizione (compito OSS), proteggere da gocciolamento i cestelli con i vetrini che vengono trasferiti sotto cappa a fianco del coloratore, dedicata al montaggio. Se previsto si procede nuovamente con le successive colorazioni, se invece la seduta lavorativa è conclusa, si procede con i guanti indossati, al riposizionamento dei coperchi sulle vaschette e allo spegnimento del coloratore, chiusura della cappa e dell acqua corrente. Per la pulizia settimanale del coloratore vedere procedura IOIST 019. Perché: attività necessaria per avere i preparati colorati per la diagnosi Conoscenze tecniche oggetto: pericolosità intrinseca degli agenti chimici mezzi: DPI necessari e loro limiti di protezione: guanti in nitrile, occhiali protettivi o schermo monouso, manicotti, camice monouso; DPC armadi: aspirato e per infiammabili; cappa chimica Mantenere accesa la cappa durante lo svolgimento di tutte le fasi operative. Lo spegnimento è possibile ESCLUSIVAMENTE quando le vaschette contenenti i reagenti rimangono chiuse con il loro corrispondente coperchio all interno, chiuso il coperchio del coloratore, chiusa anche l apertura della cappa. In caso di spandimenti utilizzo del kit di emergenza in dotazione secondo procedure: IO 007 e IO 008 Processo: modalità di utilizzo, conservazione e stoccaggio degli agenti chimici; raccolta e smaltimento dei reflui; ricondizionamento contenitori. Rif. Proc. IOIST 019 Per maggiori informazioni e frasi H e P nuova normativa, fare riferimento alle schede di sicurezza, indirizzo web anatomia patologica vicenza\vicenza WEB\Qualita.html, voce Reagenti e schede di sicurezza. Costrittività Organizzative Presenza di agenti chimici potenzialmente tossico-nocivi Trasferimento reagenti da un locale all altro Tanica reflui da 10 litri, sostituita periodicamente (proc. IOIST 019) Utilizzo lavelli dedicati per pulizia vaschette e accessori (proc. IOIST 019) 28

29 Formazione sul campo Obiettivo di Budget: almeno 10 procedure di sicurezza Lavoro in gruppi divisi per settore con supervisione del coordinatore Periodo giugno-dicembre 40 ore a disposizione 20 crediti ECM 29

30 Formazione sul campo Il corso si è dimostrato un ottima occasione di confronto all interno del gruppo dei tecnici, utile per acquisire una maggiore consapevolezza dell operato quotidiano e migliorare quindi la qualità e la sicurezza. 30

31 Altre procedure Aggiornamento di nuove metodiche Disposizioni di sicurezza Introduzione di nuove strumentazioni Riorganizzazione già preventivata Utilizzo dove possibile di un corso a lezioni frontali in più sessioni (5-6) per un totale di ore, accreditato per tutto il personale dell Anatomia (13 crediti ECM) 31

32 Conclusione Avere competenze e conoscenze dei processi del servizio in cui opera, al fine di gestirli in qualità Utilizzare al meglio tutte le risorse disponibili Gestione corretta delle metodologie Scambio continuo con il proprio personale e i servizi preposti Processi per il miglioramento continuo Riduzione delle criticità Riduzione dei rischi Riduzione dei costi 32

33 Grazie dell attenzione!... 33