IL SISTEMA INFORMATIVO DI REPARTO. Tecniche di Anatomia Patologica Dott. Giorgio Bettarelli

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1 IL SISTEMA INFORMATIVO DI REPARTO

2 IL SISTEMA INFORMATIVO DI REPARTO Cosa si intende per sistema informativo?

3 IL SISTEMA INFORMATIVO DI REPARTO Un sistema informativo è una combinazione di risorse, umane e materiali, e di procedure organizzate per la raccolta, l'archiviazione, elaborazione e lo scambio delle informazioni necessarie alle attività aziendali o di reparto.

4 Il sistema informativo per Anatomia Patologica ha la finalità di coadiuvare le diverse figure professionali dell U.O. (medici, tecnici di laboratorio, personale amministrativo) nell espletamento delle attività istituzionali assistenziali, didattiche e di ricerca.

5 REQUISITI FONDAMENTALI: Sicurezza e privacy Monitoraggio continuo del processo Flessibilità Inserimento Codici SNOMED - CT (Systematized Nomenclature of Medicine -- Clinical Terms) Archiviazione finale dei referti

6 ATHENA Rappresenta il flusso di lavoro di un laboratorio per l'analisi istopatologica in due modi: 1. In direzione verticale, visualizza le singole fasi di un caso di laboratorio, dal ricovero del paziente e di registrazione del campione di riferimento 2. i gradini interni di ogni fase caso seguiranno una direzione orizzontale.

7 TAPPE FONDAMENTALI 1. Sicurezza 2. Accettazione 3. Prelievi 4. Fasi tecniche 5. Refertazione validazione 6. Archivio 7. Ricerche e Statistiche

8 SICUREZZA 1. POSIZIONAMENTO SERVER 2. DOPPIA COPIA DI BACK UP 3. ACCESSO AL SISTEMA CON PASSWORD 4. REFERTO CON FIRMA ELETTRONICA

9 SICUREZZA Tutte le richieste sono identificate dal momento dell accettazione registrazione e per tutte le fasi (inclusa l archiviazione) per mezzo di un numero identificativo specifico e non modificabile per singolo caso (n. caso) mediante l assegnazione di un n progressivo dato dal computer composto da 1 lettera e 10 cifre: lettera I per esami Istologici, E per esami Estemporanei, A per esami Autoptici, C per esami in Consulenza; le prime 4 cifre rappresentano l anno, le altre 6 il n progressivo (il n progressivo si aggiorna automaticamente dal 1 gennaio di ogni anno). Le lettere iniziali potranno cambiare a seconda del S.I.

10 ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE IL S.I. INDICA LA FASE CIOE LA POSIZIONE CHE IL CASO OCCUPA NELL ITER LAVORATIVO Le fasi sono le seguenti: Campione il caso è in attesa di registrare il campione Macroscopica si deve inserire la macro Microscopica si deve inserire la micro Diagnosi si deve inserire la diagnosi Firma si deve inserire la firma Stampa referto si deve stampare il referto Consegna i casi sono bloccati il passaggio successivo deve manuale essere Completo i casi in questa fase vengono archiviati nell archivio storico

11 ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE sistema ATHENA

12 ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE

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21 PRELIEVO Interfaccia con la stampigliatrice di biocassette

22 PRELIEVO Inserimento descrizione macroscopica e di eventuali colorazioni speciali.

23 LISTE DI LAVORO Il n dell esame e il n progressivo Il numero dei blocchi Il tipo di blocchi Lo stato della colorazione (inizio/fine) Il laboratorio I test (colorazioni) richiesti che appaiono poi in sigla affiancati dalla scritta inizio La sigla o le iniziali del medico refertatore se il caso sia già stato assegnato ad un medico

24 LISTE DI LAVORO

25 Refertazione validazione Completate le colorazioni i casi vengono consegnati al medico I casi scompaiono dalla lista di lavoro di laboratorio e passano a quella del medico refertatore. Il medico refertatore che ha a disposizione i fogli di registrazione, può aprire il caso e refertarlo direttamente utilizzando il computer, oppure scrivere manualmente sul foglio di registrazione e passare il caso alla segreteria.

26 Refertazione validazione Se necessario il Medico può richiedere ulteriori indagini diagnostiche: può farlo selezionando dalla lista di consegna il numero del blocchetto su cui effettuare le indagini supplementari e scegliere singolarmente da una lista a tendina dove sono riportati tutti gli esami disponibili quelli necessari; oppure selezionare dei pannelli di colorazioni precostituiti per particolari patologie

27 Refertazione validazione Il caso rimane nella lista di lavoro del medico ma ritorna anche nella lista di lavoro del laboratorio che può essere lo stesso che ha eseguito la prima consegna ma anche diverso se gli esami sono specifici di altri laboratori.

28 Refertazione validazione Possono essere utilizzate delle frasi diagnostiche già pronte

29 Refertazione validazione Il referto passa alla segreteria che provvede alla battitura e all inserimento dei dai relativi alle prestazioni ed ad eventuali tikets

30 Refertazione validazione Il foglio di registrazione torna al patologo che verifica il corretto inserimento di tutti i dati e tramite il bottone firma inserisce una password personale (password di firma elettronica), il referto diventa immodificabile.

31 Refertazione validazione Il referto finale contiene le seguenti informazioni: numero di codice di registrazione della richiesta; nome, sesso, data di nascita e residenza del paziente; codice del paziente; regime in cui si effettua la prestazione; provenienza del campione (Ospedale, Reparto, Ambulatorio) tipo di materiale inviato; tipo e sede del prelievo; data di accettazione e di refertazione; descrizione macroscopica del campione; eventuale descrizione microscopica; diagnosi istopatologica; eventuali osservazioni, commenti e notizie cliniche; codici SNOMED; prestazioni effettuate; Nome(i) del(i) Medico(i) che ha(hanno) diagnosticato il caso.

32 Statistiche E inoltre possibile effettuare indagini statistiche sui dati presenti nel database, utilizzando alcuni filtri di ricerca. i casi registrati in una qualsiasi giornata il numero di casi risposti da ciascun Patologo il numero e il tipo delle prestazioni (blocchetti vetrini) erogate. Altre ulteriori indagini sono le statistiche relative al tipo di patologia e tipo di richieste pervenute alla S.O.D.

33 CONCLUSIONI SICURO FLESSIBILE ESPANDIBILE FACILE POSSIBILITÀ DI RICERCARE DATI

34 Risk management La gestione del rischio Sempre più frequentemente nelle Aziende Sanitarie si incrementano i processi di stima del rischio e delle strategie da mettere in atto per governarlo. In A.P. la tracciabilità può essere un metodo utile allo scopo

35 TRACCIABILITA Integrazione e gestione delle Fasi e delle apparecchiature tramite software gestionale dedicato

36 Fasi lavorative in A.P. Accettazione del campione Registrazione Etichettatura Campionamento Inclusione in paraffina Preparazione del blocchetto Taglio Preparazione del vetrino Colorazione Montaggio Lettura e diagnosi Refertazione

37 I sistemi classici Processi manuali con l uso di carta Procesi con raccolta dati limitata Integrazione limitata con i sistemi informatici Possibilità di errori

38 Per migliorare EFFICIENZA Produrre una diagnosi prima possibile ACCURATEZZA Poter essere sicuro della diagnosi SICUREZZA Avere la certezza che i risultati non possano essere confusi QUALITA Diagnosi migliori perché ottenute con il massimo della tecnologia

39 Problemi da risolvere Cercare i campioni all interno di un laboratorio Sapere quali sono gli errori più frequenti Distribuire equamente le risorse Avere dati storici dei campioni Controllare costi e dati

40 Il software gestionale dedicato permette l identificazione univoca del paziente mediante codice a barre bidimensionale con la tracciabilità del campione non solo all interno del laboratorio, ma anche nei Reparti Ospedalieri ed eventualmente all esterno.

41 Il cuore del sistema è un software in grado di integrarsi con i sistemi gestionali presenti nella U.O. Si associa la stampante con tecnologia laser (assolutamente indelebile) per le etichette e per le cassette,consentendo quindi la totale tracciabilità del campione

42 TRACCIABILITA per: Migliorare l efficienza e la qualità nel laboratorio di Anatomia Patologica Ridurre gli errori di identificazione del campione Eliminare la scrittura manuale, le etichette multiple e l inserimento ridondante di dati Fornire informazioni circa l avanzamento dello stato di processazione del campione Fornire statistiche del carico di lavoro per postazione e periodo Fornire una singola etichetta con un Unico codice identificativo (2D) armonizzato con LIS ed applicato durante il taglio al microtomo Diminuisce il rischio di errori che possono arrecare danno al paziente.

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47 STAMPA DEL CODICE A BARRE SULLE CASSETTE CON STAMPIGLIATRICE DEDICATA LETTURA DEL CODICE A BARRE IN TUTTE LE STAZIONI STAMPA DI ETICHETTE CON CODICE A BARRE CORRISPONDENTE, ESEGUITA ALLE POSTAZIONI DEL TAGLIO AL MICROTOMO. TRACCIABILITA POSIZIONE DEL CAMPIONE IN TEMPO REALE SICUREZZA ELIMINAZIONE DELL INSERIMENTO MANUALE DELLE INFORMAZIONI REPORT IN TEMPO REALE DELLE NON CONFORMITA PER IL SISTEMA QUALITA