PROTOCOLLO OPERATIVO PRESTAZIONI A PAGAMENTO

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1 0. INFORMAZIONI GENERALI L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d'aosta (IZS PLVA) fornisce prodotti e servizi per tutelare la salute del cittadino attraverso la sicurezza degli alimenti e la salute degli animali che li producono. I Laboratori dell IZS PLVA sono strumenti tecnico-scientifici del SSN che garantiscono le prestazioni analitiche e la collaborazione necessaria all espletamento delle funzioni di controllo e vigilanza alla Autorità Sanitaria (ASL e agli altri Organismi deputati). L IZS PLVA opera in conformità ai requisiti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 ed è Laboratorio accreditato ACCREDIA n 200. L'elenco delle prove accreditate è consultabile nel sito Il presente Protocollo Operativo è stato redatto allo scopo di regolamentare i rapporti tra IZS PLVA e i Clienti (Enti e Privati) committenti a fronte di richiesta di prestazioni a pagamento, fatte salve eventuali condizioni particolari (stipula di Convenzioni) convenute tra le parti in forma scritta. Esso è stato sottoscritto dalla Direzione Generale IZS PLVA. I Clienti concorderanno con l IZS PLVA i piani di lavoro sulla base ei quali i Laboratori organizzeranno la loro attività. La soluzione di eventuali problematiche organizzative come di piccoli scostamenti dagli accordi presi in base a questo Protocollo potranno essere riportate su scala locale, contattando le Sedi Accettanti, sede o sezioni periferiche. ARGOMENTI TRATTATI: 1. Applicazione del Tariffario 2. Modalità di prelievo trasporto - consegna dei campioni. 3. Documento di accompagnamento 4. Criteri di accettazione del campione 5. Conservazione dei campioni e relativa documentazione 6. Disponibilità e consultazione dei Rapporti di Prova 7. Reclami Il presente Protocollo Operativo e i seguenti documenti e moduli sono consultabili e scaricabili nel sito - Tariffario Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 1/8

2 - Linee guida DEFINIZIONE DELLE PRESTAZIONI A PAGAMENTO RICHIESTE AI LABORATORI DELL IZSPLVA. - Modelli: 40IZ266 - Richiesta continuativa prestazioni a pagamento 40IZ244 - Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti 40IZ373 - Verbale campioni - sanità animale 40IZ011 - Reclami - Carta dei Servizi Il presente documento, poiché soggetto a riesami periodici, anche sul singolo argomento, manterrà l attualità e l adeguatezza dei contenuti rispetto alle esigenze e/o le possibilità operative dei soggetti interessati. Per tutti gli ambiti di attività non espressamente indicati o contemplati nel documento, per i quali potrebbe scaturire una richiesta di prestazione, sarà cura delle parti addivenire a specifici protocolli o intese. Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 2/8

3 1. APPLICAZIONE DEL TARIFFARIO In ottemperanza alla normativa vigente che prevede la fissazione delle tariffe minime da applicare nell ambito territoriale dell IZS PLVA per le prestazioni erogate a richiesta e ad utilità di soggetti privati riguardanti: analisi batteriologiche, chimiche e tossicologiche, diagnostica anatomopatologica, analisi parassitologiche ed altre diagnostiche, analisi istologiche, analisi del latte, analisi virologiche, consulenze, fornitura di servizi continuativi, l IZS PLVA con Delibera n 3 del Consiglio di Amministrazione del 22/12/2009 ha adottato in via definitiva il Tariffario delle prestazioni a pagamento offerte e prodotte dall Istituto; con Delibera n 7 del 20/12/2012 del Consiglio di Amministrazione, ha aggiornato il Tariffario che sostituisce il precedente. Con la redazione delle Linee Guida DEFINIZIONE DELLE PRESTAZIONI A PAGAMENTO RICHIESTE AI LABORATORI DELL IZSPLVA vengono elencate le casistiche e i riferimenti legislativi sulla cui base l IZS PLVA mette in pagamento le prestazioni richieste ed effettuate. Le tipologie di accordo/contratto e le modalità previste sono le seguenti: - Prestazioni di Laboratorio occasionali: al momento della consegna del/i campione/i con la compilazione del modulo Prestazioni a pagamento modello 40IZ243, con indirizzo e dati fiscali, utili per l invio della fattura. Il modulo è corredato da un bollettino postale già intestato che può eventualmente essere utilizzato per effettuare il pagamento. - Prestazioni di Laboratorio continuative: prima del conferimento dei campioni, sottoscrivere la Richiesta continuativa prestazioni a pagamento modello 40IZ266; questa modalità permette la fatturazione periodica (mensile o trimestrale) delle prestazioni richieste. - Prestazioni di Laboratorio continuative annuali con scontistica: prima del conferimento dei campioni, sottoscrivere la Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti modello 40IZ244. Questa modalità è da preferire quando si prevede nell arco dell anno solare una fatturazione con importo di una certa rilevanza, consente una applicazione di sconti che si articola nei modi di seguito descritti. Da euro 1000 a 2000 (sconto applicato del 10%) da euro 2001 a 3000 (sconto applicato del 20%) oltre euro 3000 (sconto applicato del 30%). Il pagamento delle prestazioni da parte del Cliente verrà effettuato dopo aver ricevuto la fattura con uno dei modi seguenti: - Bollettino postale intestato a: Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, TORINO, c.c.p. n Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 3/8

4 - Bonifico Bancario intestato a Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, TORINO, BANCA Monte dei Paschi di Siena Agenzia n.3 Torino, IBAN: IT 49 T In contanti, nelle Sedi Accettanti dove possibile, con consegna immediata della fattura, salvo esigenze o accordi stabiliti preventivamente. 2. MODALITÀ DI PRELIEVO TRASPORTO - CONSEGNA DEI CAMPIONI È onere del Cliente l approvvigionamento dei materiali per il prelievo e il trasporto dei campioni. La corretta esecuzione del campionamento e le modalità di trasporto dei campioni sono fattori determinanti e possono influenzare il risultato analitico. E responsabilità del prelevatore che: - il campione sia del quantitativo sufficiente all esecuzione dell analisi; - il trasporto avvenga in condizioni idonee in modo tale da non produrre variazioni rilevanti delle caratteristiche chimico-fisiche o microbiologiche degli stessi; - i campioni siano accompagnati da una richiesta scritta (verbale / scheda) riportante tutte le informazioni necessarie; - utilizzi, per le ricerche microbiologiche, strumenti e contenitori sterili (sacchetto plastificato sterile a chiusura, contenitore sterile chiusura a vite). L'accuratezza dei risultati delle analisi dipende dalla cura con la quale i campioni vengono inoltrati. E' opportuno contattare la sede territoriale per concordare i dettagli della consegna. In generale: - I campioni di materiale organico devono essere inoltrati refrigerati e nel minor tempo possibile dal momento del prelievo; - I campioni devono essere contrassegnati in modo inequivocabile, per evitare confusione in fase di lavorazione; - I campioni devono essere confezionati ermeticamente: si suggerisce di impiegare almeno due contenitori (ad es un primo contenitore rigido inserito in una busta di plastica, oppure due buste di plastica l'una dentro l'altra), a loro volta riposti in una borsa termica per il trasporto; - I campioni dovranno pervenire nel termine più breve possibile dal momento del prelievo; la Sede Accettante registrerà giorno e ora di arrivo sul registro consegna campioni. - La temperatura di trasporto di campioni alimentari per esami microbiologici, e altri casi dove previsto dalle normative, verrà riportata sul registro consegna campioni. Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 4/8

5 2.1 TRASPORTO DEI CAMPIONI ALIMENTARI (ISO 7218:2007) I campioni devono essere mantenuti dal momento del prelievo all'inizio dell'analisi: PRODOTTI STABILI: a temperatura ambiente, inferiore a 40 C PRODOTTI CONGELATI: temperatura inferiore a -15 C, preferibilmente inferiore a -18; ALTRI PRODOTTI NON STABILI A TEMPERATURA AMBIENTE: tra 1 e 8 C. 2.2 NORME DI SICUREZZA La documentazione accompagnatoria non deve in alcun modo venire a contatto con il materiale destinato alle analisi. I campioni che non soddisfano questo requisito verranno inderogabilmente respinti. 2.3 CONSEGNA DEI CAMPIONI: L Accettazione campioni è aperta dal lunedì al venerdì con orario: ; Per la Sezione di Cuneo con orario: 8,30-16,00 I recapiti sono i seguenti: Torino: Via Bologna, 148; Tel 011/ fax 011/ Alessandria: Via dell Industria, 3; Tel 0131/ fax 011/ Asti: Viale Pilone, 113; Tel 0141/ fax 0141/ Cuneo: Via Sandro Pertini 11; Tel 0171/ fax 0171/65428 Novara: Largo Guido Donegani, 7; Tel 0321/ fax 0321/ Vercelli: Via Cavalcanti, 59; Tel 0161/ fax 0161/ Aosta: Quart Regione Amerique, 7/G; Tel 0165/ fax 0165/ Genova: Piazza Borgo Pila, 39 int 24; Tel 010/ fax 010/ Savona: Via Martini, 6 Legino; Tel 019/ fax 019/ La Spezia: Via Degli Stagnoni, 96; Tel 0187/ fax 0187/ Imperia: Via Nizza, 4; Tel 0183/ fax Qualora esigenze organizzative rendessero necessario apportare variazioni allo schema previsto, sarà inviata una tempestiva comunicazione agli Interessati per concordare diverse modalità di consegna dei campioni. 3. DOCUMENTO DI ACCOMPAGNAMENTO Tutti i campioni devono essere accompagnati da un documento (verbale), redatto in modo chiaro e leggibile, deve contenere le seguenti informazioni: Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 5/8

6 - Quesito Diagnostico; individua il motivo di campionamento; da indicare solo per casi specifici per cui è previsto - Utente (committente); potrà consultare e/o scaricare i Rapporti di Prova - Richiedente (soggetto prelevatore); facoltativo - tipo campione e dettaglio (descrizione del campione) - prove richieste - temperatura di trasporto (se del caso) - altre informazioni utili alla definizione del campione e all'esecuzione delle prove - Attività (di prelievo): allevamento, macello, ditta, privato, ecc. Indicare generalità della stessa, indirizzo, codice azienda, etc. - Attività di provenienza solo se diversa da quella di prelievo (come sopra) Per campioni diversi da alimenti può essere utilizzato il modello 40IZ373 verbale campioni - sanità animale disponibile sul sito IZSTO. 3.1 INDICAZIONE DEL SOGGETTO PAGANTE Generalmente è l Utente oppure l Attività / Proprietario. Le indicazioni devono essere riportate sul documento che accompagna i campioni. Per prestazioni di Laboratorio occasionali, al momento della consegna del/i campione/i si può compilare il modulo Prestazioni a pagamento modello 40IZ243. Per prestazioni a carattere continuativo, i dati del soggetto pagante sono preventivamente comunicati con la sottoscrizione delle richieste continuative periodiche o annuali/sconto. 4. CRITERI DI ACCETTAZIONE DEI CAMPIONI All arrivo nella Sede Accettante, il personale verificherà la corrispondenza degli elementi relativi al campionamento e al trasporto riportati nel verbale. Se i campioni saranno conformi alle indicazioni di quanto riportato sul verbale saranno registrati assegnando loro un numero identificativo univoco. Se la Sede Accettante riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. verbali incompleti o illeggibili, campioni non identificati, ecc.) ne sospenderà l'accettazione informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o il verbale o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati - Accettazione. Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 6/8

7 Con la regolarizzazione del verbale, il campione verrà accettato. Se il Laboratorio riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. arrivo oltre il tempo concordato per l inizio dell analisi, ecc) sospenderà l'esecuzione delle prove informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati - Laboratorio. Con la regolarizzazione del campione e/o della documentazione accompagnatoria si procederà all'esecuzione delle prove. 5. CONSERVAZIONE DEI CAMPIONI E RELATIVA DOCUMENTAZIONE I campioni conferiti, comprese le carcasse degli animali, vengono eliminati dopo il prelievo per l effettuazione delle prove richieste. In caso di campioni ufficiali, non rientranti in questo contesto, si rimanda al capitolo dedicato, consultabile sul sito IZSTO. La documentazione relativa ai campioni pervenuti (verbali, ecc) sarà conservata presso le rispettive Sedi Accettanti per 10 anni. La documentazione interna (fogli di lavoro, quaderni di Laboratorio, fogli di calcolo, ecc) sarà conservata presso i rispettivi Laboratori rispettando le tempistiche previste dall Ente accreditante (ACCREDIA). I Rapporti di Prova originali in formato digitale vengono conservati e archiviati secondo la normativa vigente con la conservazione sostitutiva dell Ente certificatore. 6. MODALITÀ E TEMPI DI COMUNICAZIONE DEI RAPPORTI DI PROVA A partire dal 01/04/2013 i Rapporti di Prova dell IZSP LVA sono emessi esclusivamente in forma digitale. Il Rapporto di Prova (RdP) è il documento con il quale i risultati delle analisi sono comunicati all Utente e viene reso disponibile in formato PDF tramite il portale web SIGLA web2. Tale documento è numerato progressivamente e annualmente. Il RdP riporta, tra l altro, le indicazioni identificative del campione e l eventuale accreditamento delle prove eseguite. I risultati riportati sul RdP si riferiscono solo ai campioni conferiti e sottoposti a prova. Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 7/8

8 Nel RdP i risultati sono espressi con lettere e cifre significative, compatibili con il metodo adottato e con le unità di misura correlate; come indicato nella norma ISO 17025:2005. L incertezza di misura stimata, ove possibile, verrà indicata nel RdP solo se espressamente richiesta dal Cliente. La dichiarazione dell incertezza di misura è resa obbligatoria quando il suo valore influisce sulla validità o sulla applicazione dei risultati analitici, quando le istruzioni del Cliente lo richiedono o quando il suo valore influenza il valore di conformità a un dato limite specificato. Il Rapporto di Prova è firmato digitalmente conformemente all art 1 del Dlgs 82/2005. Il portale SIGLA web2 è l'unico canale per scaricare i RdP, permette agli Utenti di consultare lo stato di avanzamento e garantisce la tutela e la riservatezza delle informazioni. Occorre pertanto, se non ancora richiesta, effettuare la propria registrazione seguendo le istruzioni disponibili sul sito IZSTO nell attività laboratori. In casi sporadici e/o particolari il RdP può essere consegnato tramite modalità alternative concordate preventivamente tra la Sede Accettante e l Utente (fax, , posta, brevi manu). 6.1 TEMPI DI RISPOSTA Per conoscere I tempi di risposta, (definiti in relazione all accertamento richiesto, alla tipologia ed al numero di campioni, oltre che alla struttura che esegue le analisi) il committente può consultare la Carta dei Servizi sul sito, oppure rivolgersi alla Sede Accettante dove ha consegnato i campioni. Qualora diventi necessario effettuare analisi con particolare urgenza, si prega di prendere contatto anche con il Laboratorio al fine di programmare tempi diversi di risposta. 7. RECLAMI I reclami sono accolti presso la S.S. Accettazione e l Ufficio Protocollo (Torino) e presso le Sezioni provinciali mediante compilazione da parte del reclamante del modulo 40IZ011 reperibile presso le Sedi Accettanti e sul sito IZSTO. I reclami verranno accettati anche se presentati attraverso fax, e telefonicamente, non formalizzati; l operatore dell IZS PLVA che riceve il reclamo non formalizzato lo trascriverà sul relativo modulo. I moduli pervenuti o compilati in loco verranno inoltrati al Servizio Qualità e Formazione che provvederà, previa verifica della congruità del reclamo, alla loro registrazione e alla gestione degli stessi eseguendo un attenta analisi delle cause in accordo con il Responsabile della Struttura e provvedendo alla risoluzione nei tempi e nei modi, ove possibile. Revisione 03 Data: 30/09/2014 Pag. 8/8