PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 1/10

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1 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 1/10 L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d'aosta fornisce prodotti e servizi per difendere la salute del cittadino attraverso la sicurezza degli alimenti e la salute degli animali che li producono. I Laboratori dell Istituto (IZS PLVA) sono strumenti tecnico-scientifici del SSN che garantiscono le prestazioni analitiche e la collaborazione necessaria all espletamento delle funzioni di controllo e vigilanza alla Autorità Sanitaria (ASL e agli altri Organismi deputati). Il presente Protocollo Operativo è stato redatto allo scopo di uniformare le modalità di erogazione di prestazioni a pagamento e per regolamentare i rapporti con gli Enti pubblici o con Privati committenti. Esso è stato sottoscritto dalla Direzione Generale IZS PLVA. I committenti concorderanno con l IZS PLVA i piani di lavoro sulla base delle quali i Laboratori organizzeranno la loro attività. Ciononostante, la soluzione di problematiche organizzative come di piccoli scostamenti dagli accordi presi in base a questo Protocollo potranno essere riportate su scala locale, contattando le Sedi Accettanti, sede o sezioni periferiche. Ciò premesso, nei capitoli del presente Protocollo Operativo vengono trattati i seguenti argomenti: Capitolo 1 - Applicazione del Tariffario Capitolo 2 - Modalità di prelievo trasporto - consegna dei campioni Capitolo 3 - Documento di accompagnamento Capitolo 4 - Criteri di accettazione del campione Capitolo 5 - Conservazione dei campioni e relativa documentazione Capitolo 6 - Modalità e tempi di comunicazione dei Rapporti di Prova Capitolo 7 - Reclami Costituiscono parte sostanziale del Protocollo Operativo i seguenti documenti e moduli, consultabili e scaricabili nel sito dell'istituto, compreso il presente, : Tariffario Linee guida DEFINIZIONE DELLE PRESTAZIONI A PAGAMENTO RICHIESTE AI LABORATORI DELL IZSPLVA modello 40IZ266 - Richiesta continuativa prestazioni a pagamento modello 40IZ244 - Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti

2 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 2/10 modello 40IZ248 - Verbale campioni ordinari sanità animale modello 40IZ011 - per reclami Carta dei Servizi L'elenco delle prove accreditate è consultabile nel sito Il presente documento, poiché soggetto a riesami periodici, anche sul singolo capitolo, manterrà l attualità e l adeguatezza dei contenuti rispetto alle esigenze o le possibilità operative dei soggetti interessati. Per tutti gli ambiti di attività non espressamente indicati o contemplati nel documento, per i quali potrebbe scaturire una richiesta di prestazione, sarà cura delle parti addivenire a specifici protocolli o intese.

3 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 3/10 CAPITOLO 1: APPLICAZIONE DEL TARIFFARIO In ottemperanza alla normativa vigente che prevede la fissazione delle tariffe minime da applicare nell ambito territoriale dell Istituto Zooprofilattico Sperimentale di competenza per le prestazioni erogate a richiesta e ad utilità di soggetti privati riguardanti: analisi batteriologiche, analisi chimiche e tossicologiche, diagnostica anatomo-patologica, analisi parassitologiche ed altre diagnostiche, analisi istologiche, analisi del latte, analisi virologiche, consulenze, fornitura di servizi continuativi, questo Istituto con Delibera n 3 del Consiglio di Amministrazione del 22/12/2009 ha adottato in via definitiva il Tariffario delle prestazioni a pagamento offerte e prodotte dall Istituto. L Istituto, con Delibera n 7 del 20/12/2012 del Consiglio di Amministrazione, ha adottato il nuovo Tariffario aggiornato che sostituisce il precedente. Con prot. n del sono state redatte le Linee Guida DEFINIZIONE DELLE PRESTAZIONI A PAGAMENTO RICHIESTE AI LABORATORI DELL IZSPLVA dove sono elencate le casistiche in cui l IZS PLVA richiede il pagamento delle prestazioni richieste. Le tipologie di accordo/contratto previste sono le seguenti: - al momento della consegna del/i campione/i con la compilazione della Ricevuta riepilogo prestazioni modello 40IZ243. Utile per richieste sporadiche e occasionali. - Sottoscrivere la Richiesta continuativa prestazioni a pagamento modello 40IZ266; questa modalità permette il pagamento periodico delle prestazioni richieste attraverso una rendicontazione mensile o trimestrale. - Sottoscrivere la Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti modello 40IZ244 nel caso di richiesta con importi di una certa rilevanza per la quale è prevista l applicazione di sconti: da euro 1000 a 2000 (sconto applicato del 10%) da euro 2001 a 3000 (sconto applicato del 20%) oltre euro 3000 (sconto applicato del 30%) Il pagamento delle prestazioni dovrà essere effettuato dal Cliente secondo uno dei modi seguenti: In contanti, nelle Sedi Accettanti dove possibile, presentando il mod. 40IZ243. Tramite pagamento con bollettino postale intestato a: Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, TORINO, c.c.p. n Tramite Bonifico Bancario intestato a: Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, TORINO, Banca BNL Sede di Torino, IBAN: IT72V Al pagamento seguirà consegna/invio della fattura, salvo esigenze o accordi stabiliti preventivamente.

4 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 4/10 CAPITOLO 2: MODALITÀ DI PRELIEVO TRASPORTO - CONSEGNA DEI CAMPIONI È onere del committente l approvvigionamento dei materiali per il prelievo e il trasporto dei campioni. La corretta esecuzione del campionamento e le modalità di trasporto dei campioni sono fattori determinanti e possono influenzare il risultato analitico. E responsabilità del prelevatore che: - il campione sia del quantitativo sufficiente all esecuzione dell analisi; - il trasporto avvenga in condizioni idonee in modo tale da non produrre variazioni rilevanti delle caratteristiche chimico-fisiche o microbiologiche degli stessi; - i campioni siano accompagnati da una richiesta scritta (verbale / scheda) riportante tutte le informazioni necessarie; - per le ricerche microbiologiche è necessario utilizzare strumenti e contenitori sterili (sacchetto plastificato sterile a chiusura, contenitore sterile chiusura a vite). L'accuratezza dei risultati delle analisi dipende dalla cura con la quale i campioni vengono inoltrati. E' opportuno contattare la sede territoriale di destinazione per concordare i dettagli della consegna. In generale: - I campioni di materiale organico devono essere inoltrati refrigerati e nel minor tempo possibile dal momento del prelievo; - I campioni devono essere contrassegnati in modo inequivocabile, per evitare confusione in fase di lavorazione; - I campioni devono essere confezionati ermeticamente: si suggerisce di impiegare almeno due contenitori (ad es., un primo contenitore rigido inserito in una busta di plastica, oppure due buste di plastica l'una dentro l'altra), a loro volta riposti in una borsa termica per il trasporto; - I campioni dovranno pervenire nel termine più breve possibile dal momento del prelievo; la Sede Accettante registrerà giorno e ora di arrivo sul registro consegna campioni. - La temperatura di trasporto di campioni alimentari per esami microbiologici, e altri casi dove previsto dalle normative, verrà riportata sul registro consegna campioni. TRASPORTO DEI CAMPIONI ALIMENTARI (ISO 7218:2007) I campioni devono essere mantenuti dal momento del prelievo all'inizio dell'analisi: PRODOTTI STABILI: a temperatura ambiente, inferiore a 40 C PRODOTTI CONGELATI: temperatura inferiore a -15 C, preferibilmente inferiore a -18;

5 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 5/10 ALTRI PRODOTTI NON STABILI A TEMPERATURA AMBIENTE: tra 1 e 8 C. La documentazione accompagnatoria non deve in alcun modo venire a contatto con il materiale destinato alle analisi. In questo caso, i campioni che non soddisfano questo requisito verranno inderogabilmente respinti. Qualora esigenze organizzative rendessero necessario apportare variazioni allo schema previsto, sarà inviata una tempestiva comunicazione agli Interessati per concordare diverse modalità di consegna dei campioni. PER LA CONSEGNA DEI CAMPIONI: L Accettazione campioni è aperta dal lunedì al venerdì con orario: ; Per la Sezione di Cuneo con orario: 8,30-16,00 I recapiti sono i seguenti: Torino: Via Bologna, 148; Tel 011/ fax 011/ Alessandria: Via dell Industria, 3; Tel 0131/ fax 011/ Asti: Viale Pilone, 113; Tel 0141/ fax 0141/ Cuneo: Via Sandro Pertini 11; Tel 0171/ fax 0171/65428 Novara: Largo Guido Donegani, 7;Tel 0321/ fax 0321/ Vercelli: Via Cavalcanti, 59; Tel 0161/ fax 0161/ Aosta: Quart Regione Amerique, 7/G; Tel 0165/ fax 0165/ Genova: Piazza Borgo Pila, 39 int 24; Tel 010/ fax 010/ Savona: Via Martini, 6 Legino; Tel 019/ fax 019/ La Spezia: Via Degli Stagnoni, 96; Tel 0187/ fax 0187/ Imperia: Via Nizza, 4; Tel 0183/ fax

6 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 6/10 CAPITOLO 3: DOCUMENTO DI ACCOMPAGNAMENTO Tutti i campioni devono essere accompagnati da un documento, verbale redatto in modo chiaro e leggibile, deve contenere le seguenti informazioni: Utente (committente) Richiedente (soggetto prelevatore) tipo campione e dettaglio (descrizione del campione) prove richieste temperatura di trasporto (se del caso) altre informazioni utili alla definizione del campione e all'esecuzione delle prove attività di prelievo (allevamento, macello, ditta, privato, ecc.) NB: indicate generalità della stessa, indirizzo, codice azienda, tel. fax, ecc. dati fiscali (partita IVA o codice fiscale) attività di provenienza solo se diversa da quella di prelievo (come sopra) Per campioni diversi da alimenti può essere utilizzato il verbale disponibile sul sito dell'istituto.

7 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 7/10 CAPITOLO 4: CRITERI DI ACCETTAZIONE DEI CAMPIONI All arrivo in Accettazione, il personale verificherà la corrispondenza degli elementi relativi al campionamento e al trasporto riportati nel verbale. Se i campioni saranno conformi alle indicazioni di quanto riportato sul verbale saranno registrati assegnando loro un numero identificativo univoco. Se l'accettazione riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. verbali incompleti o illeggibili, campioni non identificati, ecc.) ne sospenderà l'accettazione informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o il verbale o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati. Con la regolarizzazione del verbale, il campione verrà accettato. Se il Laboratorio riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. arrivo oltre il tempo concordato per l inizio dell analisi, ecc) sospenderà l'esecuzione delle prove informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati. Con la regolarizzazione del campione e/o della documentazione accompagnatoria si procederà all'esecuzione delle prove.

8 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 8/10 CAPITOLO 5: CONSERVAZIONE DEI CAMPIONI E RELATIVA DOCUMENTAZIONE I campioni ordinari, comprese le carcasse degli animali, vengono eliminati dopo il prelievo. In caso di campioni ufficiali, non rientranti in questo contesto, si rimanda al capitolo dedicato, consultabile sul sito dell'istituto. La documentazione relativa ai campioni pervenuti (verbali, ecc) sarà conservata presso le rispettive Sedi Accettanti per 10 anni. La documentazione interna (fogli di lavoro, quaderni di Laboratorio, fogli di calcolo, ecc) sarà conservata presso i rispettivi Laboratori rispettando le tempistiche previste dall Ente accreditante (ACCREDIA). I Rapporti di Prova in formato digitale vengono archiviati con la conservazione sostitutiva dell Ente certificatore.

9 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 9/10 CAPITOLO 6: MODALITÀ E TEMPI DI COMUNICAZIONE DEI RAPPORTI DI PROVA A partire dal 01/04/2013 i Rapporti di Prova dell IZSPLVA sono emessi esclusivamente in forma digitale. Il Rapporto di Prova (RdP) è il documento con il quale i risultati delle analisi sono trasmessi al committente e viene reso disponibile tramite il portale web SIGLA web2. Tale documento è numerato progressivamente e annualmente. Il RdP riporta, tra l altro, le indicazioni identificative del campione e l eventuale accreditamento delle prove eseguite. Nel RdP i risultati sono espressi con lettere e cifre significative, compatibili con il metodo adottato e con le unità di misura correlate; come indicato nella ISO e qualora richiesta dal committente verrà aggiunta l incertezza di misura significativa per le valutazioni di conformità. La dichiarazione è resa obbligatoria quando il suo valore influisce sulla validità o sulla applicazione dei risultati analitici, quando le istruzioni del cliente lo richiedono o quando il valore di incertezza influenza il valore di conformità a un dato limite specificato. SIGLA web2 è l'unico canale per scaricare i Rapporti di Prova, inoltre, permette agli Utenti di consultare lo stato di avanzamento, garantisce la tutela e la riservatezza delle informazioni. Occorre pertanto, se non ancora richiesta, effettuare la propria registrazione come Utente. In casi sporadici e/o particolari, da concordare preventivamente con la Sede Accettante, il RdP può essere consegnato in altra forma. Il Rapporto di Prova è firmato digitalmente conformemente alla art 1 del Dlgs 82/2005. Per effettuare la registrazione in SIGLA WEB seguire le istruzioni disponibili sul sito dell Istituto. TEMPI DI RISPOSTA Per conoscere I tempi di risposta, (definiti in relazione all accertamento richiesto, alla tipologia ed al numero di campioni, oltre che alla struttura che esegue le analisi) il committente può consultare la Carta dei Servizi sul sito dell Istituto, oppure rivolgersi alla Sede Accettante dove ha consegnato i campioni. Qualora diventi necessario effettuare analisi con particolare urgenza, si prega di prendere contatto anche con il Laboratorio al fine di programmare tempi diversi di risposta.

10 PRESTAZIONI A PAGAMENTO Pag. 10/10 CAPITOLO 7: RECLAMI I reclami sono accolti dall IZS presso la S.S. Accettazione, l Ufficio Protocollo e le Sezioni provinciali mediante compilazione del modulo 40IZ011 da parte del reclamante e reperibile presso le Sedi Accettanti e sul sito dell Istituto. I reclami sono accettati anche se presentati attraverso fax, e telefonicamente; l operatore dell IZS che riceve il reclamo telefonicamente lo trascrive sul relativo modulo. I moduli compilati sono trasmessi dal ricevente al Servizio Qualità e Formazione che provvederà, previa verifica della congruità del reclamo, alla loro registrazione e alla gestione degli stessi eseguendo un attenta analisi delle cause in accordo con il Responsabile della Struttura e provvedendo alla risoluzione nei tempi e nei modi, ove possibile.