MANUALE DI GESTIONE del protocollo informatico dei flussi documentali e dell archivio

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1 I STITUTO C OMPRENSIVO S TATALE R OIANO - G RETTA Salita di Gretta 34/ TRIESTE Tel: Fax: tsic81400x@istruzione.it pec: tsic81400x@pec.istruzione.it sito: Codice Fiscale: Codice Meccanografico Ministeriale: TSIC81400X MANUALE DI GESTIONE del protocollo informatico dei flussi documentali e dell archivio DATA 11 febbraio 2016

2 Versione: 01 Stato: Definitiva Data: 22 dicembre 2014, Bologna Approvazione Delibera n. 4 dell 11 febbraio

3 INDICE I

4 Sommario MANUALE DI GESTIONE del protocollo informatico dei flussi documentali e dell archivio 1 INDICE I PREMESSA METODOLOGICA 6 1. CAPITOLO 1 Il Manuale di gestione Che cos è, a cosa serve e a chi serve Modalità di redazione Forme di pubblicità e divulgazione 7 2. CAPITOLO 2- Ambito di applicazione e norma di riferimento Ambito di applicazione del Manuale Definizioni e norme di riferimento principali 8 3. CAPITOLO 3 - Quadro organizzativo istituzionale Area OrganizzativaOmogenea e Unità Organizzativa Responsabile Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: compiti Il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e della conservazione Il responsabile della conservazione Unità responsabili delle registrazioni di protocollo e della gestione dei procedimenti amministrativi Responsabili dell assegnazione e della gestione della documentazione Atti di organizzazione Posta elettronica certificata (PEC) Firma digitale Credenziali di accesso come Firma elettronica Diritto di accesso e tutela dei dati personali CAPITOLO 4 - Il documento Atto e documento Il documento amministrativo Il documento amministrativo analogico Il documento amministrativo informatico Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione Documenti in arrivo 16 2

5 Documenti in partenza Documenti interni Il documento dell Istituto: definizione e regime giuridico Elementi caratterizzanti il documento amministrativo in partenza Gestione dell oggetto del documento Formazione e gestione del documento informatico in partenza o interno Validità del documento amministrativo in arrivo CAPITOLO 5 - Protocollo informatico: registrazione e segnatura Registrazione Segnatura Modalità di produzione e conservazione delle registrazioni La registrazione differita La ricevuta di avvenuta registrazione Modalità di registrazioni: informazioni annullate o modificate Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Registro di emergenza CAPITOLO 6 - Registri e repertori informatici: generazione e gestione Definizione Il registro del Protocollo informatico giornaliero (RIP_G) Repertorio dei fascicoli informatici Repertori documenti soggetti a registrazione particolare Repertorio dell Albo on line: definizione e requisiti Repertorio delle pubblicazioni CAPITOLO 7- Flussi di lavorazione dei documenti in arrivo e interni Documento informatico ricevuto su casella PEC istituzionale Documento ricevuto di competenza dell Istituto Documento ricevuto non di competenza dell Istituto Documento informatico ricevuto su altre caselle operative e istituzionali Ricezione e assegnazione del documento alla UOR di competenza Ricezione e assegnazione erronea del documento alla UOR di non competenza Documento informatico ricevuto a mezzo telefax Documento ricevuto dalla Segreteria di competenza non esclusiva della UO Documento ricevuto dalla Segreteria non di competenza della UO Documento informatico ricevuto su supporto rimovibile 31 3

6 7.5. Documento analogico ricevuto presso il Protocollo e le UO Documenti analogici che necessitano di trattamento particolare CAPITOLO 8 - Flussi di lavorazione dei documenti in partenza Flusso del documento informatico in partenza e interno Flusso del documento analogico in partenza e interno CAPITOLO 9 - Flussi di assegnazione e smistamento dei documenti Sotto-assegnazione CAPITOLO 10 - Classificazione e Fascicolazione dei documenti Misure di tutela e valorizzazione dell archivio dell Istituto Titolario dell Istituto Classificazione dei documenti Fascicolazione dei documenti Il fascicolo: definizione, funzione Il fascicolo informatico: formazione, implementazione e gestione Responsabilità:apertura e archiviazione del fascicolo Fascicolo di persona fisica: personale/ studente Il fascicolo ibrido Profili di accesso e gestionali dei fascicoli Piano di fascicolazione CAPITOLO 11 - Sicurezza della gestione informatica dei documenti Principi generali Misure generali di sicurezza per la gestione documentale Formazione dei documenti Aspetti di sicurezza Gestione dei documenti informatici Aspetti di sicurezza 47 Componente fisica 47 Componente logica e infrastrutturale Trasmissione dei documenti informatici Aspetti di sicurezza Accesso ai documenti informatici Aspetti di sicurezza 49 Modalità di gestione delle utenze e dei relativi profili di accesso Politiche di sicurezza adottate dal I.C. ROIANO GRETTA Manutenzione ordinaria ed aggiornamenti Gestione di eventi eccezionali CAPITOLO 12 - Approvazione e aggiornamento del Manuale di gestione Modalità di approvazione e aggiornamento 52 4

7 12.2. Pubblicità del Manuale Entrata in vigore del presente Manuale ALLEGATI All. 1.Glossario e normativa di riferimento All. 2.Scheda dell'istituto All. 3.Decreto responsabile_delegato protocollo informatico All. 4.Decreto responsabile conservazione All. 5.UO dell'istituto All. 6.Regole di scrittura_revnov All. 7.Documenti soggetti a registrazione particolare e relativi metadati All. 8. Regolamento sulla gestione dell'albo online All. 9. Titolario di classificazione All. 10. Tipologie doc_scuole All. Piano di classificazione e fascicolazione archivistica All. 12.Linee guida per gli archivi di deposito e storico All. 13. Massimario di conservazione e di scarto All. 14 Registro di emergenza All. 15. Documento Programmatico per la sicurezza dei dati 53 5

8 PREMESSA METODOLOGICA Nell era digitale, il manuale di gestione assume un ruolo strategico nella gestione di un archivio, sempre meno analogico e sempre più digitale. È bene chiarire che, per quanto il contenuto sia predeterminato dalle regole tecniche (DPCM ) e per quanto il manuale di gestione si risolva in uno strumento sostanzialmente descrittivo del flusso dei documenti sarebbe un errore ritenerlo una mera e pedissequa descrizione di atti e di comportamenti ritenuti corretti nella gestione quotidiana della documentazione corrente. Semmai, il Manuale dovrebbe assurgere a guida, a procedura di istruzioni per il corretto funzionamento del servizio; diversamente, sarebbe un comportamento miope e non conforme al reale intento del legislatore. Ebbene, il moderno manuale di gestione non è e non può più essere solo un descrittore. La dematerializzazione e la necessaria dimestichezza con il documento digitale fanno sì che il manuale di gestione sia, innanzitutto, uno strumento di riflessione interna delle organizzazioni. Il suo contenuto, infatti, è il precipitato di una serie di scelte di macrorganizzazione, meditate e assunte dai competenti organi della nuova amministrazione digital first. Chiaro deve essere il modello organizzativo, definitivi devono essere i ruoli e le responsabilità, chi fa che cosa, chi può fare che cosa, lineare deve essere il meccanismo, necessariamente personalizzabile in relazione alle dimensioni, alle risorse umane e strumentali che l Ente ha a disposizione, alla distribuzione geografica, al fine istituzionale. L efficienza amministrativa e l efficacia del suo operato passa da qui. Il manuale di gestione riverbera la funzionalità: un meccanismo ben organizzato e trasparente, necessariamente affronterà procedimenti snelli, oltre che corretti, rapidi e fruttuosi in termini di stretta economicità. Per arrivare a ciò l Amministrazione deve rivedere, ancora una volta, i processi e le procedure partendo da una attenta analisi dei procedimenti amministrativi in modo da arrivare all adozione di nuove policies di gestione documentale. È dunque chiaro che, prima di redigere il proprio manuale di gestione, gli attori coinvolti nella gestione dei documenti devono sedersi attorno ad un tavolo e condividere molti elementi. In primo luogo, la propria professionalità, le proprie competenze e i propri ruoli. Il manuale di gestione non può essere calato monocraticamente dall alto, deve esser il frutto di scelte condivise tenuto conto delle implicazioni giuridiche (si pensi al trattamento dei dati), agli aspetti informatici (si pensi alla conservazione) agli aspetti politico-organizzativi, solo per citare alcuni aspetti. Come detto il manuale di gestione deve fornire una guida pratica per la gestione documentale, e per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad effettuare, puo rappresentare una sorta di certificazione di qualità del servizio molta pratica e poca teoria. E mai, soprattutto, descrizione di linee di pensiero, ipotesi di come dovrebbe essere, ripetizione inutile di normativa. L obiettivo del Manuale di gestione è descrivere il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di formazione del documento informatico, dalla protocollazione, dalla descrizione dei flussi documentali e degli archivi, è un atto di organizzazione che individua per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione di insieme senza soluzioni di continuità dal protocollo alla conservazione (archivio di deposito). Il Manuale di gestione diventa una ennesima occasione per il cambiamento verso una reale semplificazione e trasparenza dell agire della pubblica amministrazione In realtà stante il grosso sforzo che l operatore/utente della PA è chiamato ad affrontare nella nuova impostazione, totalmente diversa, della gestione dei documenti digitali, si è ritenuto doveroso fare un richiamo alle molteplici nozioni che la recente normativa ci ha fornito. L adozione del manuale di gestione è richiesta nelle regole tecniche del Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 come successivamente modificato). Tale norma richiede l innovazione nelle amministrazioni pubbliche mediante la razionalizzazione delle strutture organizzative e l informatizzazione dei procedimenti e delle attività, nel rispetto dei principi di trasparenza e di accesso alle informazioni da parte dei cittadini. 6

9 1. CAPITOLO 1 Il Manuale di gestione 1.1. Che cos è, a cosa serve e a chi serve Il Manuale di gestione é uno strumento operativo concreto che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti. Serve a indicare le procedure e fornire le istruzioni per la corretta trattazione, tenuta e conservazione della documentazione analogica e digitale, descrivendo le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall amministrazione secondo parametri di corretta registrazione di protocollo, di assegnazione, classificazione, fascicolazione, reperimento e conservazione dei documenti informatici. Il manuale di gestione costituisce una guida per l operatore di protocollo e per l utente: al primo, per porre in essere tutte le corrette operazioni di gestione documentale, al secondo per comprendere e collaborare nella gestione documentale stessa. Le Amministrazioni Pubbliche ai sensi dell art. 5 del DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche per il protocollo informatico) affinchè garantiscano una corretta ed efficiente gestione documentale hanno l obbligo di redarre e approvare il manuale di gestione. Più in particolare, il Manuale disciplina: La migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, cioè in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto con il protocollo informatico. - i livelli di esecuzione, le responsabilità e i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; - l uso del Titolario di classificazione (Allegato 9 ) e del massimario di selezione (Allegato 13 ); - le modalità di accesso ai documenti da parte di coloro che ne hanno titolo e alle informazioni da parte di chi ne abbia interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell azione amministrativa Modalità di redazione La redazione del manuale di gestione deve contemperare l assolvimento dell obbligo normativo e le esigenze concrete dell Amministrazione. Per tale motivo deve essere redatto previa verifica ed analisi del modello organizzativo e delle procedure amministrative dell Ente. Il compito di predisporre il manuale spetta al responsabile della gestione documentale come indicato dalla norma ( art. 4 DPCM del 3 dicembre 2013) Forme di pubblicità e divulgazione Il manuale di gestione è reso pubblico mediante la pubblicazione sul proprio sito istituzionale. Deve altresì essere capillarmente divulgato alle unità organizzative dell Amministrazione, ciò al fine di consentire la corretta diffusione delle nozioni e procedure documentali e la necessaria collaborazione di cui al punto 1.1 comma 3. 7

10 2. CAPITOLO 2- Ambito di applicazione e norma di riferimento 2.1. Ambito di applicazione del Manuale Il presente Manuale di gestione del protocollo disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; i flussi documentali da e verso l esterno e interni; le procedure di gestione archivistica della documentazione in relazione ai procedimenti amministrativi e alle attività proprie dell I.C. ROIANO GRETTA di TRIESTE, ivi inclusa la procedura interna di gestione dei documenti definita in sede di avvio, 14 APRILE 2015, della piattaforma di gestione dematerializzata dei flussi documentali. La gestione documentale dell I.C. ROIANO GRETTA si fonda sulla compenetrazione di tre principi archivistici: 1. la registrazione (di protocollo o a repertorio) del documento che fa fede, a ogni effetto, del ricevimento, della spedizione o dell esistenza in data certa di un documento determinato; 2. la classificazione del documento, anche non protocollato, che lo dota della collocazione logicofunzionale nell Archivio; 3. la fascicolazione del documento, protocollato o non protocollato, che attesta la sua effettiva gestione nell ambito di un procedimento amministrativo, di un affare o di un attività Definizioni e norme di riferimento principali Ai fini del presente Manuale si intende per: CAD: il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale e successive modificazioni. Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82. Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Si riportano, di seguito, gli acronimi e i termini utilizzati più frequentemente: AOO: Area Organizzativa Omogenea, quale insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell articolo 50, comma 4, del Testo Unico. In questo senso, l I.C. ROIANO GRETTA rappresenta un unica AOO; Delegati: personale dell I.C. ROIANO GRETTA incaricato formalmente dal RSP per l espletamento di funzioni previste dalla normativa vigente in materia di amministrazione digitale. DIDANET: sistema di gestione informatica dei documenti e di registro informatico di 8

11 protocollo acquisito dall I.C. ROIANO GRETTA Istituto: I.C. ROIANO GRETTA di TRIESTE. MdG: Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi. OdS: Ordine di Servizio. PA: Pubblica Amministrazione. PEC: Posta Elettronica Certificata. RPA: Responsabile del Procedimento amministrativa - il dipendente che assume su di sé la responsabilità dell esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento, con i compiti descritti dall art. 6 della legge 241/1990. RGD: Responsabile della gestione documentale, cioè della tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali, nonché degli archivi e della conservazione. Scheda documentale: insieme di dati e metadati associati ad uno specifico documento, con eventuali relativi allegati, che ne tipizzano gli elementi informativi, utili in fase di protocollazione, fascicolazione, conservazione, gestione e ricerca. Tab (o pagina): sezione della scheda documentale con un insieme di informazioni e metadati relativi al documento informatico. UOR: ai sensi della normativa di riferimento, corrisponde alla Unità Organizzativa Responsabile, ai sensi degli artt. 4 e 5 della legge 241/1990, vale a dire un un ufficio o una struttura responsabile. Per un elenco completo delle abbreviazioni, sigle e acronimi e per un elenco completo delle disposizioni rilevanti si rimanda all Allegato 1 Glossario e normativa di riferimento. 3. CAPITOLO 3 - Quadro organizzativo istituzionale 3.1. Area Organizzativa Omogenea e Unità Organizzativa Responsabile Sotto il profilo normativo e archivistico, una Area Organizzativa Omogenea (AOO) può essere definita come un insieme di funzioni e di strutture individuate dall amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione documentale in modo unitario e coordinato ai sensi della normativa vigente. L Unità organizzativa responsabile (UOR) rappresenta, invece, un sottoinsieme di una AOO, vale a dire un complesso di risorse umane e strumentali cui sono affidate una o più competenze omogenee, nel cui ambito i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione degli affari, dei procedimenti amministrativi e attività. Ai fini del presente Manuale, l Istituto Scolastico individua un unica AOO denominata I.C. ROIANO GRETTA (Allegato 2 Scheda dell Istituto I.C. ROIANO GRETTA), composta dall insieme delle UO da cui è caratterizzato il relativo assetto organizzativo e funzionale. Le UO che, alla data di adozione del presente Manuale, afferiscono alla AOO sono riportate in Allegato 5 UO del I.C. ROIANO GRETTA, che potrà formare oggetto di modifiche ed integrazioni per effetto di successivi interventi sulla struttura organizzativa interna Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: compiti 9

12 Presso l AOO è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi cui è attribuita la competenza sulla tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, nonché il coordinamento degli adempimenti previsti dalla normativa vigente. Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi garantisce la corretta gestione, tenuta e tutela dei documenti, vigila sull osservanza della corretta applicazione della normativa in materia di gestione documentale durante l intero ciclo di vita del documento stesso, oltre a ulteriori specifici compiti attribuiti dalla legge o dall ordinamento interno dell Ente. In particolare il servizio cura: - il livello di autorizzazione per l accesso alla sistema di gestione documentale protocollo informatico e gli utenti secondo i profili distinti in ruoli abilitati alla mera consultazione, inserimento o modifica delle informazioni, sulla base delle richieste provenienti dal Responsabile AOO/UOR. In tal caso il Responsabile di AOO/UOR invierà richiesta al Responsabile della gestione documentale attraverso una procedura informatizzata. - la corretta realizzazione delle operazioni di registrazione, segnatura, gestione dei documenti e dei flussi documentali - il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie entro 24 ore dal blocco delle attività - le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo Il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e della conservazione Al Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è preposto il Responsabile della gestione documentale che nell ambito dell I.C. ROIANO GRETTA è stato individuato nella persona del Direttore SGA (Allegati 3 - Decreto responsabile e delegato protocollo informatico I.C. ROIANO GRETTA ). Il responsabile della gestione documentale è nominato con decreto del Dirigenziale e deve essere un dirigente o un funzionario, in possesso dei requisiti professionali o di una professionalità tecnico archivistica. E compito del Responsabile/coordinatore per la gestione dei flussi documentali: - predisporre lo schema del manuale di gestione - definire ed assicurare criteri uniformi di trattamento del documento informatico, di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra UO; - fornire indicazioni su tempi, modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate all eliminazione dei protocolli di settore e di reparto e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico; - predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici, nel rispetto delle misure minime di sicurezza d intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi e, se nominato, con il responsabile del trattamento dei dati personali; - produrre il pacchetto di versamento e assicurare il trasferimento del suo contenuto al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione 10

13 I compiti del Responsabile di gestione documentale o per la tenuta del protocollo informatico sono definiti nell articolo 4 del DPCM 3/12/2013 ( regole tecniche per il protocollo informatico). È facoltà del Responsabile di gestione documentale avvalersi della delega di funzioni a dipendenti dell Istituto in possesso dei necessari requisiti di competenza e professionalità tecnica (Allegato 3 Decreto responsabile e delegato protocollo informatico); facoltà di cui il Responsabile si è avvalso, ai sensi e per gli effetti di cui alla normativa vigente Il responsabile della conservazione Il Responsabile della conservazione, invece opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi ( che nel caso delle PA centrali coincide con il responsabile dell ufficio di cui all art. 17 del CAD, oltre che con il responsabile della gestione documentale o ove nominato con il coordinatore della gestione documentale). Ai sensi della normativa di riferimento il ruolo di responsabile della conservazione nelle PA è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Nell ambito dell Istituto I.C. ROIANO GRETTA è stato individuato nella persona del DSGA (Allegato 4 Decreto responsabile conservazione) cui spettano i seguenti compiti, definiti nell art. 7 - regole tecniche sui sistemi di conservazione: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, del che tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente; generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore a cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adottare misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adottare analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell art. 12 delle Regole tecniche per la conservazione; predisporre il manuale di conservazione di cui all art. 8 delle Regole tecniche per la conservazione e curarne l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. 11

14 Con riferimento ai documenti riportanti informazioni di carattere particolarmente riservato (c.d. documenti di livello 4), il responsabile della conservazione o un suo delegato è autorizzato ad accedere, ai fini della gestione del sistema, ai metadati dei documenti L4 ed alle PEC. Ove necessario, è autorizzato ad accedere anche ai documenti di cui trattasi, previa richiesta al responsabile della sicurezza, che traccia tali accessi. Il delegato si avvale di sostituti in caso di sua assenza o impedimento Unità responsabili delle registrazioni di protocollo e della gestione dei procedimenti amministrativi Nell I.C. ROIANO GRETTA il sistema di protocollazione è: unico a livello istituzionale, cioè tutte le UOR e gli utenti abilitati accedono al sistema DIDANET per le operazioni di registrazione dei documenti; distribuito per la corrispondenza in uscita, essendo previste più UOR per la protocollazione e la trasmissione dei documenti in uscita. Nello specifico, il Protocollo svolge i compiti di UOR principale d Istituto per la corrispondenza in entrata e di UO secondaria per la corrispondenza in uscita. Le altre UO: affari generali, personale, contabilità e degli alunni svolgono i compiti di UOR per la corrispondenza in uscita e di UO secondarie per la corrispondenza in entrata. Da un punto di vista operativo la distribuzione, le abilitazioni e le attività di registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita seguono le indicazioni stabilite nel presente Manuale e sono sottoposte, anche per ciò che concerne la corretta esecuzione dei compiti previsti, al controllo del responsabile della gestione documentale o di un suo delegato Responsabili dell assegnazione e della gestione della documentazione I RPA sono responsabili dell assegnazione e della gestione della documentazione di competenza della UOR a cui sono preposti. Al fine di assicurare la continuità operativa, in caso di assenza o impedimento del Responsabile opera in sua vece un sostituto appartenente alla UOR. Il RPA deve individuare i nominativi dei dipendenti delegati che lo sostituiscono in caso di sua assenza o impedimento Atti di organizzazione L Istituto è, come già sopra rilevato, identificato come un unica AOO. L Istituto è stato accreditato dall Indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA come previsto dall art. 57-bis del CAD. La relativa scheda è consultabile all indirizzo: Con decreto del dirigente scolastico il direttore SGA è stato, come già sopra anticipato, nominato Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi (Allegato 3) e con decreto del dirigente scolastico il dirigente scolastico stesso Responsabile della conservazione (Allegato 4). Il Responsabile si è avvalso della delega di funzioni a dipendenti dell Istituto in possesso dei necessari requisiti di competenza e professionalità tecnica. Il sistema di gestione della corrispondenza e dei flussi documentali d Istituto denominato DIDANET, comprensivo del protocollo informatico, fondato sull integrazione delle tecnologie 12

15 digitali per l intero ciclo di gestione del documento e dell archivio informatico - dalla sua formazione, registrazione, archiviazione e/o eliminazione- a rilevanza sia interna che esterna, è divenuto operativo dal 14 aprile A decorrere da tale data è stato istituito il sistema unico di protocollo e di gestione informatica dei documenti e degli archivi. Dalla stessa data ( 14 aprile 2015 del sistema di gestione documentale ): non è più prevista la produzione di documenti originali su supporto cartaceo, ad esclusione dei casi individuati nel presente Manuale; pertanto, la documentazione ufficiale - sia interna sia indirizzata a soggetti esterni - è prodotta esclusivamente in digitale, gestita in DIDANET e sottoscritta con firma digitale; la documentazione in formato cartaceo è acquisita via scanner, assegnata e trattata in formato digitale, eccezion fatta per i documenti che dovessero richiedere un loro trattamento solo su supporto fisico e i documenti per i quali non si prevede la scansione, secondo la casistica descritta nel presente Manuale; la documentazione ricevuta e prodotta nell ambito dell attività istituzionale è classificata secondo il Titolario di classificazione (Allegato 9) e fascicolata conformemente al Piano di Fascicolazione dell Istituto (Allegato 11 Piano di fascicolazione ); la Posta Elettronica Certificata (PEC) è il vettore privilegiato di relazioni con l esterno; pertanto, nel caso in cui il destinatario disponga di una casella PEC risultante da pubblici elenchi, cioè accessibile alla amministrazione pubblica, ogni comunicazione formale al soggetto stesso è veicolata tramite tale casella; l archiviazione dei documenti avviene in conformità alla normativa in tema di archiviazione corrente e sistema di conservazione, nonché in base alle disposizioni indicate nel presente Manuale; gli scambi formali ( assegnazioni e smistamento) di documenti tra UOR dell Istituto avvengono in via esclusiva tramite la piattaforma DIDANET; la documentazione digitale informatica per cui non è necessari ala protocollazione è comunque inserita nella piattaforma DIDANET la documentazione riguardante la pubblicità, la trasparenza e la diffusione di atti e informazioni da parte dell Istituto, nonché la pubblicazione sul relativo sito, è gestita e archiviata mediante la piattaforma DIDANET negli appositi registri (cfr. capitolo 6) Posta elettronica certificata (PEC) L I.C. ROIANO GRETTA utilizza la PEC quale sistema di comunicazione, ai sensi del CAD, in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge. La casella PEC istituzionale dell I.C. ROIANO GRETTA è la seguente: tsic81400x@pec.istruzione.it La casella PEC istituzionale è utilizzabile sia per la trasmissione che per la ricezione. In sede di trasmissione la casella è configurata per l invio ad altri indirizzi PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di consegna, ovvero a indirizzi di posta elettronica non certificata, per i quali non si riceveranno le ricevute di consegna Firma digitale 13

16 L I.C. ROIANO GRETTA utilizza la firma digitale per l espletamento delle attività istituzionali e gestionali con la finalità, ai sensi del CAD, di rendere manifesta e di verificare l identità, la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. La firma digitale è richiesta ai fornitori accreditati presso cui l Istituto scolastico effettua la registrazione prevista. E il fornitore accreditato che rilascia la firma digitale che si occuperà del rilascio di un nuovo certificato digitale di firma, una volta che quest ultimo è scaduto Credenziali di accesso come Firma elettronica In conformità alla normativa vigente in materia di amministrazione digitale le credenziali di accesso dell utente costituiscono una tipologia di firma elettronica, quella definita all art. 1 c., 1 q nel CAD. Ogni azione e attività svolta all interno del sistema di protocollo e di gestione documentale da ciascun utente (abilitato all accesso e utilizzo del sistema) costituisce infatti atto valido ai fini amministrativi Diritto di accesso e tutela dei dati personali Principi generali Le procedure amministrative e il sistema DIDANET sono implementati nel rispetto delle norme dettate in tema di diritto di accesso e di protezione dei dati personali e sensibili. In particolare, i dipendenti, nell esercizio delle proprie funzioni, sono tenuti all osservanza dei doveri e degli obblighi previsti dalla normativa di riferimento, a non trarre profitto personale o a procurare danno a terzi e all Istituto dalla conoscenza di fatti e documenti (cfr. Allegato 1 Glossario e normativa di riferimento). Ciascun dipendente può consultare direttamente dalla piattaforma DIDANET documenti relativi a procedimenti e attività di propria competenza in funzione dello svolgimento delle attività o del procedimento amministrativo di cui competenza. Diritto di accesso per fini amministrativi In conformità alla normativa vigente, l Istituto riconosce e disciplina il diritto di accesso e la consultazione per fini amministrativi da parte di terzi di atti, fascicoli e documenti amministrativi formati o comunque rientranti nella propria disponibilità. Con delibera n. del mese anno, l Istituto ha approvato il Regolamento generale sui procedimenti amministrativi. Il Regolamento verrà pubblicato sul sito dell Istituto all indirizzo web. Per l esercizio del diritto di accesso ai documenti è previsto che il soggetto di norma presenti richiesta formale tramite PEC. L accesso civico E il diritto riconosciuto a qualunque cittadino di richiedere documenti, informazioni e dati, oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente in materia di Trasparenza (D.Lgs. n. 33 del 14 marzo 2013), nei casi in cui l amministrazione pubblica interessata non li abbia pubblicati sul proprio sito web istituzionale. 14

17 Diritto di consultazione per ricerca storico-scientifica L accesso al pubblico per finalità di ricerca storica - scientifica dell archivio storico dell Istituto Scolastico: - analogico ( in attesa di essere versato o già conservato presso l Archivio di Stato) - digitale ( versato nel sistema di Conservazione fornito dall azienda Cineca) è regolamentato dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio - Dlgs del 22 gennaio 2004, n. 42. Protezione dei dati personali L Istituto, in qualità di ente a cui sono riconducibili i dati di protocollo e quelli personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza, dà attuazione al dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 con atti aventi rilevanza interna ed esterna. Le regole e le modalità operative stabilite dall Istituto per la sicurezza dei dati sono riportate nel capitolo 11. In relazione alla protezione dei dati personali trattati, l I.C. ROIANO GRETTA ottempera a quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolare riferimento: al principio di necessità nel trattamento dei dati; al diritto di accesso ai dati personali da parte dell interessato; alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati; all informativa fornita agli interessati ed al relativo consenso quando dovuto; alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente; alle misure minime di sicurezza. I dati relativi al corrispondente (mittente o destinatario) sono archiviati e implementati per le sole parti essenziali e coerenti con l attività di registrazione di protocollo, in ossequio al principio di necessità del trattamento dei dati personali previsto dall art. 3 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n CAPITOLO 4 - Il documento 4.1. Atto e documento Ogni atto compiuto, per essere tramandato e avere rilevanza come fonte di prova, di attestazione o di semplice vademecum delle proprie attività, deve essere riprodotto su un documento. Per documento si intende, dunque, una cosa (i.e., una res) idonea a ricevere, conservare, trasmettere la rappresentazione, comunque realizzata, del contenuto di atti, stati, fatti e qualità. In ambito amministrativo, per atto comunemente si intende un evento riconducibile ad una amministrazione pubblica, avente tipicamente rilevanza esterna e posto in essere nell esercizio della propria attività istituzionale, sostanziantesi in una manifestazione di volontà, di scienza, di conoscenza, di valutazione o altro, a cui sono associati gli effetti previsti dalla legge e rappresentato in uno o più documenti. La gestione documentale di una amministrazione pubblica ha riguardo ai documenti prodotti o acquisiti nello svolgimento delle relative funzioni istituzionali. Tali documenti, tra loro connessi da vincolo originario, necessario e determinato, vanno a costituire l archivio dell amministrazione 15

18 e quindi dell Istituto Scolastico Il documento amministrativo Ai sensi dell'articolo 22 comma 1, lettera d, della legge n. 241/1990, per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, informatica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale Il documento amministrativo analogico Il documento amministrativo analogico è la rappresentazione, mediante dati continui memorizzati su un supporto fisico, del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti espressi mediante un testo, un immagine, un filmato, una riproduzione sonora. Il documento analogico il cui contenuto è memorizzato su supporto cartaceo è leggibile senza l ausilio di strumenti tecnologici Il documento amministrativo informatico Il documento amministrativo informatico è la rappresentazione, mediante dati binari associati a un formato, del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti espressi mediante un testo, un immagine, un filmato, una riproduzione sonora. Il documento informatico è memorizzato su un supporto fisico che può essere di vari tipi (CD- ROM, DVD, disco rigido, memorie a stato solido, etc.) ed è leggibile solo mediante l ausilio di strumenti tecnologici Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione In base allo stato di trasmissione i documenti si distinguono in: documenti in arrivo (mittente esterno, destinatario interno); documenti in partenza (mittente interno, destinatario esterno); documenti interni, cioè scambiati tra UOR (mittente interno, destinatario interno) Documenti in arrivo Per documenti in arrivo si intendono i documenti acquisiti dall Istituto nell esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato Documenti in partenza Per documenti in partenza si intendono i documenti di rilevanza informativa e/o giuridicoprobatoria prodotti dall Istituto nell esercizio delle proprie funzioni e indirizzati a un diverso soggetto pubblico e privato Documenti interni 16

19 Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra UOR dell I.C. ROIANO GRETTA. Essi possono essere distinti, nel rispetto del principio di autonomia istruttoria nella valutazione degli stessi, in: documenti di preminente carattere informativo; documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono, in genere, memorie, appunti, comunicazioni e documenti di lavoro scambiati tra UOR o tra dipendenti che di norma non sono protocollati. Al fine di mantenere aggiornato e completo il fascicolo informatico e l archivio dell Istituto Scolastico è necessario classificare e fascicolare questa tipologia di documenti interni una volta che sono registrati nel sistema di gestione documentale DIDANET. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti al fine di documentare fatti, stati o qualità inerenti all attività svolta e alle azioni amministrative intraprese, oppure qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; in quanto tali, essi sono registrati secondo le disposizioni previste nel Manuale e fascicolati con gli altri documenti nel fascicolo di pertinenza Il documento dell Istituto: definizione e regime giuridico Per documento d Istituto si intende ogni documento prodotto o acquisito dall I.C. ROIANO GRETTA nello svolgimento della propria attività istituzionale e/o nell esercizio delle proprie funzioni. I documenti d Istituto sono prodotti e gestiti mediante sistemi informatici, come previsto dalla vigente normativa. L I.C. ROIANO GRETTA gestisce i documenti informatici tramite il sistema di gestione documentale DIDANET. A norma di legge, tutti i documenti dell Istituto sono inalienabili. Inoltre, i documenti, i fascicoli e l archivio dell Istituto nel suo complesso sono sottoposti alle tutele e alle garanzie previste dalla legge. Non è, pertanto, possibile eliminare i documenti dall archivio se non tramite procedura di selezione legale dei documenti, come previsto dall art. 21 del D.Lgs. 42/2004( meglio inserirla nella parte legata alla scarto) Elementi caratterizzanti il documento amministrativo in partenza Indipendentemente dal supporto sul quale è memorizzato, il documento in partenza è redatto rispettando: l impostazione generale dei documenti d Istituto; gli standard redazionali previsti per la singola tipologia di documento. Secondo le modalità indicate nella normativa interna, il documento in partenza utilizza il formato documentale che prevede l intestazione dell Istituto completa per la sola prima pagina; abbreviata per le pagine successive alla prima. I documenti in partenza devono inoltre riportare sul documento o associate ad esso le seguenti informazioni: simbolo e denominazione ufficiali dell Istituto; 17

20 numero e data di protocollo/repertorio; numero e data di registrazione, in caso di registrazione in apposito repertorio o registro; mezzo di spedizione (raccomandata a.r., posta elettronica, telefax, telematico, etc.); UO mittente; data del documento (luogo, giorno, mese, anno), ove necessario; dati del destinatario o dei destinatari (indirizzo completo, numeri di telefono, telefax, indirizzo di posta elettronica); codice identificativo del destinatario o dei destinatari secondo l Anagrafica d Istituto; numero di riferimento a un procedimento/fascicolo precedente o corrente; oggetto del documento; testo del documento; firma o sigla del responsabile della immissione dei dati e/o del RPA e/o della UOR; numero e descrizione degli allegati; dati dell Istituto (indirizzo completo, numeri di telefono e telefax, indirizzo istituzionale di posta elettronica); numero di pagina. Il documento sprovvisto dei requisiti disponibili non può essere elaborato e, laddove ricevuto dagli Uffici o dal Protocollo per le rispettive competenze di protocollazione e di invio, deve essere restituito all istruttore o alla UOR con le indicazioni del caso. Solo i documenti sottoscritti da quanti sono a ciò autorizzati da disposizioni generali o particolari possono essere registrati come corrispondenza ufficiale dell Istituto. Sono incaricati della verifica dei requisiti per l invio di documenti all esterno: il Responsabile di UOR; il personale delle UOR coinvolto nella redazione dei documenti; il personale con funzioni di Protocollo ; il Responsabile della gestione documentale e suoi delegati. Per i documenti analogici su supporto cartaceo sono utilizzati, di norma, fogli bianchi del formato A Gestione dell oggetto del documento Per un efficace gestione documentale, sia nella fase corrente che in quella di ricerca e recupero delle informazioni, è consigliata l adozione da parte di tutto il personale dell Istituto di alcune regole per la normalizzazione del campo Oggetto da inserire in fase di registrazione del documento nel sistema DIDANET e del relativo documento principale, al fine di definire un archivio razionale e usabile e secondo quanto previsto dallo standard Aurora ( A tal riguardo si rimanda ai dettagli operativi riportati in Allegato 6 Regole di scrittura Formazione e gestione del documento informatico in partenza o interno La leggibilità e l intellegibilità di un documento informatico dipendono dalla possibilità e dalla capacità di interpretare e di elaborare correttamente i dati elettronici che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file: comunemente è identificato attraverso l estensione del file, pur considerando altri strumenti tecnici 18

21 per l identificazione e l interpretazione del formato 1.Le tipologie di formato principali adottate dall Istituto e gestite nel sistema di gestione informatica dei documenti DIDANET sono: Testi/documenti: PDF, PDF/A, DOC, DOCX, HTML, RTF, TXT Documenti con firma digitale: PDF/A, PDF, P7M Calcolo: XLS, XLSX Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF Suoni: MP3, WAV Video : MPG, MPEG, AVI, WMV Archiviazione e Compressione: ZIP, GZ, GZIP, 7Z, NSF, PST EML, SMTP/MIME Presentazione: PPTX, PPT, PPS Sistemi telematici d Istituto: DAT, IMU, IMT, NT, I01(formati testuali) Dati strutturati: CSV, XML (con relativi file interpretativi) In particolare, per la creazione e formazione dei documenti si usano i formati DOCX, DOC, PDF. Per il consolidamento del documento, cioè per la procedura di definizione di un documento originale, inteso quale definitivo, perfetto e autentico negli elementi sostanziali e formali, il documento deve essere firmato digitalmente e successivamente protocollato nel Registro di Protocollo Ufficiale oppure archiviato in altro Registro dedicato alle registrazioni particolari (capitoli 5 e 6). Nell ambito dei formati dei file trattati non sono ammessi, o sono rimossi, codici integrati quali le cd. macro o cifrature dei contenuti, soprattutto per le finalità di conservazione digitale Validità del documento amministrativo in arrivo Sono considerati validi e gestibili direttamente tramite sistema i seguenti tipi di documento: documenti analogici; documenti informatici ricevuti su caselle PEC dell Istituto e provenienti da altre caselle PEC, e non PEC 2 anche se privi della firma digitale; documenti informatici ricevuti tramite sistemi telematici (ad es. trasmissione elettronica di dati da parte di soggetti per adempimenti connessi con lo svolgimento dei compiti istituzionali). Per i documenti informatici in arrivo, di norma, sono trattati i medesimi formati del documento informatico in partenza o interno (cfr. paragrafo precedente). 1 Sono utilizzati strumenti aperti per l identificazione dei formati basati sul mime-type o sul magic number. 2 La casella di PEC dell Istituto non è configurata in modalità chiusa, per cui può ricevere anche da altre caselle non PEC 19

22 5. CAPITOLO 5 - Protocollo informatico: registrazione e segnatura Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata quindi fa fede fino a querela di falso circa la data e l effettivo ricevimento o spedizione di un documento, di qualsiasi forma e contenuto ed è idoneo a produrre effetti giuridici tra le parti. Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Nell ambito dell I.C. ROIANO GRETTA il registro informatico di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni è unica, indipendentemente dal modello organizzativo adottato dall Istituto Registrazione I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati ( ai sensi dell art. 53 c., 5 DPR 445/2000). Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall Istituzione scolastica( in quanto amministrazione pubblica), ossia i cui destinatari sono esterni all ente e tutti i documenti informatici, ad eccezione di quelli espressamente esclusi dalla legge. Per registrazione di protocollo informatico si intende l associazione al documento in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La registrazione si effettua di norma entro la giornata di arrivo o comunque entro 24 ore lavorative dal ricevimento, o, se intercorrono dei giorni festivi o di chiusura programmata dell ente scuola, nel primo giorno lavorativo utile. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso e, di conseguenza, ogni documento con i relativi allegati reca un solo numero di protocollo immodificabile. Gli elementi obbligatori per la registrazione del documento a protocollo sono inalterabili ed immodificabili. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico non può essere modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante un apposito provvedimento. L inalterabilità e l immodificabilità della registrazione di protocollo è garantita dal sistema di gestione documentale DIDANET. Ne consegue che: non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro; non è infine consentito utilizzare un unico numero di protocollo pe ril documento in arrivo e pe ril documento in partenza. Inoltre la registrazione di protocollo, per ogni documento ricevuto, spedito e trasmesso tra uffici della stessa AOO è effettuata mediante la memorizzazione di: elementi obbligatori immodificabili, elementi obbligatori modificabili, elementi non obbligatori e modificabili. Elementi obbligatori immodificabili Gli elementi obbligatori immodificabili servono ad attribuire al documento data, forma e provenienza certa attraverso la registrazione di determinate informazioni rilevanti sul piano giuridico-probatorio. Essi sono: numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche; data di registrazione; 20