INFORMATIVA E ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI CIRCA LA COMUNICAZIONE MENSILE DEL MOVIMENTO DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI

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1 Ai Gestori delle strutture ricettive della Provincia di Forlì-Cesena INFORMATIVA E ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI CIRCA LA COMUNICAZIONE MENSILE DEL MOVIMENTO DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI La rilevazione "Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi" è un'indagine prevista dal Programma statistico nazionale (cod. IST-00139), che raccoglie l insieme delle rilevazioni statistiche d interesse pubblico. L indagine si riferisce a tutte le strutture ricettive (alberghiere ed extra-alberghiere) operanti sul territorio nazionale e a partire dal 2012 viene svolta nel rispetto del Regolamento UE n. 692/2011 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2011, relativo alla raccolta dei dati statistici nel settore del turismo. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Titolare del trattamento dei dati personali è l Istat (Istituto nazionale di statistica, Via Cesare Balbo, Roma); Responsabile del trattamento, per le fasi di rispettiva competenza, sono il Direttore Centrale delle Statistiche economiche congiunturali di Istat, il Responsabile dell Ufficio di Statistica della Regione Emilia-Romagna, il Dirigente del Servizio Programmazione, Attività Economiche, Turismo, Cultura e Progetti Europei della Provincia di Forlì-Cesena e i Responsabili degli Uffici Turistici dei Comuni di Bagno di Romagna, Castrocaro Terme e Terra del Sole, Cesena, Cesenatico, Gatteo, San Mauro Pascoli, Santa Sofia. RIFERIMENTI NORMATIVI Le principali fonti normative in materia di statistica turistica sono le seguenti: - Regolamento (UE), n. 692/2011 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2011 relativo alle statistiche europee sul turismo (Pubblicato sulla G.U. UE del 22 luglio2011 n. L192); - D.Lgs. 6 settembre 1989, n. 322 Norme sul sistema statistico nazionale e sulla riorganizzazione dell Istituto nazionale di statistica, ai sensi dell art. 24 della legge 23 agosto 1988, n. 400 (Pubblicato sulla G.U. n. 222 del 22 settembre 1989); - Decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n.166, Regolamento recante il riordino dell Istituto nazionale di statistica; - D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali; - Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell ambito del Sistema statistico nazionale (all. A.3 al D.Lgs. n. 196/2003); - Circolare Istat n. 5 del 27 febbraio 2012 Rilevazione Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi - Anno 2012; - L.R. 28 luglio 2004, n. 16 Disciplina delle strutture ricettive dirette all ospitalità (Pubblicato sul B.U.R. n. 102 del 28 luglio 2004); - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 marzo 2011 Approvazione del Programma statistico nazionale per il triennio (Pubblicato sul Supplemento Ordinario alla G.U. n. 181 del 2 agosto 2011 serie generale); MODALITÀ E TERMINI DI COMUNICAZIONE La statistica turistica può essere comunicata in tre modalità: 1) compilando il file di Excel Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls (utilizzando esclusivamente ilmodello fornito dalla Provincia) ed inviandolo tramite posta elettronica (no PEC) al proprio ufficio decentrato di raccolta (si veda elenco sotto); 2) tramite il programma Webstat, utilizzando una connessione Internet, previa richiesta utente/password; 3) compilando il modello cartaceo (reperibile nel Comune di competenza o richiedendolo all Ufficio Turismo della Provincia) che va consegnato a mano o spedito per posta, no via fax, al proprio ufficio decentrato di raccolta. N.B.: una modalità esclude l'altra, non sono accettati altri tipi di comunicazione o prospetti/riepiloghi diversi

2 Riferimenti degli Uffici decentrati di raccolta dei dati statistici a cui inviare le comunicazioni mensili: Per Bagno di Romagna: UFFICIO IAT DI BAGNO DI ROMAGNA Via Fiorentina, 38; c/o Palazzo del Capitano BAGNO DI ROMAGNA (FC) tel info@bagnodiromagnaturismo.it Per Castrocaro Terme e Terra del Sole: UFFICIO IAT DI CASTROCARO TERME Viale Marconi, CASTROCARO TERME (FC) tel iat@comune.castrocarotermeeterradelsole.fc.it Per Cesena: UFFICIO IAT DI CESENA Piazza del Popolo, CESENA (FC) tel iat@comune.cesena.fc.it Per Cesenatico: UFFICIO TURISMO DEL COMUNE DI CESENATICO Viale Roma, CESENATICO (FC) tel istat@cesenatico.it Per Gatteo: UFFICIO IAT DI GATTEO A MARE Piazza della Libertà, 10 Gatteo a Mare GATTEO (FC) tel statistica@comune.gatteo.fo.it Per San Mauro Pascoli: UFFICIO IAT DI SAN MAURO MARE Via della Repubblica, 8 San Mauro Mare SAN MAURO PASCOLI, FC tel info@sanmauromare.net Per Santa Sofia: CENTRO VISITA DI SANTA SOFIA Via Nefetti, SANTA SOFIA (FC) tel cv.santasofia@parcoforestecasentinesi.it Per Bertinoro, Borghi, Civitella di Romagna, Dovadola, Forlì, Forlimpopoli, Galeata, Gambettola, Longiano, Meldola, Mercato Saraceno, Modigliana, Montiano, Portico e San Benedetto, Predappio, Premilcuore, Rocca San Casciano, Roncofreddo, Sarsina, Savignano sul Rubicone, Sogliano al Rubicone, Tredozio, Verghereto: PROVINCIA DI FORLÌ-CESENA Ufficio Turismo Piazza G.B. Morgagni, FORLÌ (FC) tel statistica.turismo@provincia.fc.it Indicazioni per la modalità 1) file di Excel Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls Abbiamo predisposto dei file, scaricabili da sezione <STATISTICA TURISTICA> <MODULISTICA>. Sono quattro file di Excel, differenziati in base al numero di giorni presenti nel mese, e un file PDF che contiene le istruzioni complete per la compilazione, raggruppati in un file compresso (TAVOLA A DI SPOGLIO.ZIP). In tal file Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls, per consentire l'inserimento di dati solo ove richiesto (intestazione, presenze giorno precedente, camere occupate, arrivati e partiti) e per evitare la sovrascrittura di formule di calcolo, molte celle sono protette. Di seguito alcune indicazioni per la compilazione: L'intestazione deve essere sempre compilata in tutte le sue parti: DENOMINAZIONE, COMUNE, GIORNI DI APERTURA, ANNO, MESE, LETTI DISPONIBILI, CAMERE DISPONIBILI. Nella riga 12 "Presenze del giorno precedente" vanno indicate le presenze derivanti da arrivi avvenuti nel mese precedente, suddivise in base alla provenienza. Per ogni giorno di apertura, la colonna B "Camere occupate" deve essere compilata con il numero di camere occupate in base agli ospiti presenti. In base al giorno di arrivo ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la cella "arrivati" In base al giorno di partenza ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la cella "partiti" Le presenze vengono calcolate in automatico, così come tutti i totali. Il file Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls va salvato mantenendo il formato di foglio di calcolo, quindi Excel (.xls) o Calc di OpenOffice (.ods), non è accettato il formato PDF/TIFF/JPG o quant'altro non sia un foglio di calcolo. Se le presenze sono zero, deve essere compilata per intero l'intestazione, e null'altro: non è necessario (né possibile) inserire dei valori a zero. E' gradita l'indicazione "Presenze =0" nella mail con cui ci viene inviato il file, ma non è obbligatoria. Il file di Excel Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls correttamente compilato va inviato come allegato tramite posta elettronica (no tramite PEC - Posta Elettronica Certificata) all'ufficio decentrato di raccolta dei dati statistici di riferimento entro il giorno 4 del mese successivo al movimento. Indicazioni per la modalità 2) programma Webstat Da gennaio 2009 la Provincia di Forlì-Cesena mette gratuitamente a disposizione dei gestori di strutture ricettive la web application Webstat, che consente, con un unico inserimento dati, di assolvere agli obblighi della comunicazione di statistica turistica (alla Provincia) e di Pubblica Sicurezza (alla Questura) Per accedere al programma è necessario chiedere l'abilitazione all Ufficio Turismo della Provincia, inviando al numero di fax il modulo adesione Webstat (scaricabile da sezione <STATISTICA TURISTICA> <WEBSTAT>) compilato e firmato: provvederemo ad inviare uno Username ed una Password pag. 2 di 5

3 La richiesta di abilitazione va effettuata anche in Questura (riferimento Ispettore Capo Scucchia tel ), consegnando a mano, inviando tramite PEC (gab.quest.fc@pecps.poliziadistato.it) o tramite fax ( ) all'urp della Questura di Forlì - Corso Garibaldi lo stesso modulo inviato a noi, unitamente alla visura camerale (nel caso di B&B allegare copia della SCIA/DIA presentata in Comune): provvederanno a fornire un'altro Username e Password per la connessione con il Portale Alloggiati (Pubblica Sicurezza) L'utilizzo del programma Webstat sostituisce la comunicazione riepilogativa mensile, che non dovrà più essere prodotta Al programma Webstat si accede dalla pagina sezione <STATISTICA TURISTICA>, pagina <WEBSTAT> <LOGIN> (oppure link diretto Webstat può essere utilizzato in due modalità, a seconda che la struttura ricettiva abbia un proprio programma gestionale (caso A) oppure che non sia dotata di alcun gestionale (caso B). o Caso A - se la struttura è dotata di un proprio gestionale: se il gestionale in uso consente già di effettuare le comunicazioni in telematico delle schedine alloggiati al Portale Alloggiati (Pubblica Sicurezza), è necessario verificare con la ditta fornitrice se il gestionale è già predisposto per esportare i dati in un formato acquisibile dal programma Webstat della Provincia. Tale verifica è possibile fornendo loro il tracciato record Webstat, scaricabile all'indirizzo <STATISTICA TURISTICA>, pagina <WEBSTAT>. se il gestionale consente la creazione di tale file (per la trasmissione dei dati statistici in Provincia), per il gestore è sufficiente entrare nel programma Webstat, effettuando il LOGIN con il nome utente e password forniti dalla Provincia, selezionare l'opzione <Movimento turistico>, <Importa file> e caricare il file prodotto dal proprio software gestionale; in alcuni gestionali è anche prevista la funzione che consente l'invio diretto alla Provincia senza necessità di connettersi al ns. sito per importare il file generato; l invio dei file dal gestionale al Webstat può essere effettuato giornalmente, contestualmente all'invio dei dati per la Pubblica Sicurezza o Caso B - se la struttura non è dotata di un proprio gestionale: Webstat consente di registrare, tramite una connessione Internet, i clienti al momento del check-in, compilando una semplice videata. effettuando tale registrazione (check-in dei clienti), gli obblighi verso la Provincia relativamente alla comunicazione di statistica turistica sono assolti per l'invio in telematico delle schedine alloggiati alla Pubblica Sicurezza è necessario, dopo aver effettuato il check in dei clienti, e comunque entro i termini previsti per legge (24 ore): 1. generare da Webstat il file, dalla funzione <Comunicazioni Questura>, <Genera il file Questura> 2. salvare il file generato nel proprio computer 3. accedere al Portale Alloggiati (Pubblica Sicurezza) tramite il collegamento presente in Webstat, ed effettuare la trasmissione del file allo stesso. Webstat offre anche la possibilità di stampare le schedine notifica alloggiati per consentire la firma da parte dell'ospite: questa procedura non è richiesta dalla Questura, ma può essere utilizzata per adempiere alla normativa sulla privacy, se non effettuata diversamente (consegna, firma e conservazione di modulo apposito solo per privacy). Tali documenti vanno conservati per 5 anni. N.B.: compilando il check-in dal Portale Alloggiati i dati NON vengono riversati in Webstat e quindi gli adempimenti statistici NON sono assolti. Indicazioni per la modalità 3) compilazione modello cartaceo I modelli cartacei della Tavola A di spoglio cartacea potranno essere ritirati presso l ufficio Turismo della Provincia di Forlì-Cesena (Piazza G.B. Morgagni, 9 Forlì) o direttamente presso il proprio ufficio decentrato di raccolta dei dati statistici (si veda elenco pag. 2). I modelli cartacei si compongono di due fogli quindicinali, fronte e retro, per ogni mese: TAVOLA DI SPOGLIO A1, relativo al movimento registrato nei primi quindici giorni del mese (dall 1 al 15) e TAVOLA DI SPOGLIO A2 relativo al movimento registrato dal 16 al 31 del mese. INFORMAZIONI DA COMPILARE NELLA TAVOLA DI SPOGLIO A1: L'intestazione deve essere sempre compilata in tutte le sue parti: Provincia, Comune, Denominazione dell esercizio, tipo di esercizio, numero di stelle, Apertura nel mese (struttura aperta/chiusa) con la specifica dei giorni di apertura o del periodo di chiusura, n. camere disponibili nell esercizio, n. letti disponibili nell esercizio, giornate camera disponibili, giornate letto disponibili, anno e mese di riferimento; Nella riga "Presenti del giorno precedente" vanno indicate le presenze derivanti da arrivi avvenuti nel mese precedente, suddivise in base alla provenienza. Per ogni giorno di apertura, la colonna "Camere occupate" deve essere compilata con il numero di camere occupate in base agli ospiti presenti (italiani e stranieri) e a fine foglio deve essere conteggiato il totale camere occupate dall 1 al 15. pag. 3 di 5

4 Nella colonna Totale pagina 1(a) inserire i totali di riga di ogni giorno e di ogni movimento (arrivati, partiti e presenti) e riportare le stesse informazioni nella colonna Totale pagina 1 del retro (pag. 2) dello stesso foglio. In base al giorno di arrivo ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la casella "arrivati" In base al giorno di partenza ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la casella "partiti" Le presenze, arrivi e partenze devono essere calcolate e riportate giornalmente, così come tutti i totali, per riga, per colonna, italiani, stranieri e generale. INFORMAZIONI DA COMPILARE NELLA TAVOLA DI SPOGLIO A2: L'intestazione deve essere sempre compilata in tutte le sue parti: Provincia, Comune, Denominazione dell esercizio, tipo di esercizio, numero di stelle, anno e mese di riferimento; Nella riga "Totale dei giorni da 1 a 15" vanno riportati i valori dei totali di colonna della TAVOLA DI SPOGLIO A1, sia del totale camere occupate, sia dei valori di arrivati, partiti e presenti per provenienza. Per ogni giorno di apertura, la colonna "Camere occupate" deve essere compilata con il numero di camere occupate in base agli ospiti presenti (italiani e stranieri) e a fine foglio deve essere conteggiato il totale camere occupate dell intera colonna (riporto totale camere occupate da 1 a 15 giorni sommato ai valori registrati dal 16 al 31). Nella colonna Totale pagina 3(a) inserire i totali di riga di ogni giorno e di ogni movimento (arrivati, partiti e presenti) e riportare le stesse informazioni nella colonna Totale pagina 3 del retro (pag. 4) dello stesso foglio. In base al giorno di arrivo ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la casella "arrivati" In base al giorno di partenza ed alla colonna della provenienza deve essere compilata la casella "partiti" Le presenze, arrivi e partenze devono essere calcolate e riportate giornalmente, così come tutti i totali, per riga, per colonna, italiani, stranieri e generale. Se le presenze sono zero, deve essere compilata per intero l'intestazione, e null'altro in entrambi i fogli. I modelli cartacei dovranno essere riconsegnati a mano o trasmessi a mezzo posta al proprio ufficio decentrato di raccolta. La consegna manuale o la trasmissione a mezzo posta dei moduli mensili agli Uffici decentrati di raccolta dovrà avvenire entro e non oltre il giorno 4 del mese successivo al movimento e farà fede rispettivamente la data della ricevuta rilasciata dall ufficio o il timbro postale. N.B.: questa modalità è sconsigliata, in quanto in via di progressiva eliminazione (D.P.C.M. del 22/07/2011) Indicazioni generali la comunicazione relativa alla statistica turistica va sempre inviata entro il giorno 4 del mese successivo a quello di riferimento (con Webstat la comunicazione è giornaliera e sostituisce il riepilogo mensile); la comunicazione relativa alla statistica turistica va sempre inviata anche se le presenze sono zero (con Webstat se non ci sono presenze non deve essere effettuata alcuna operazione); i periodi di chiusura (per annuali) e i periodi di apertura (per stagionali), se diversi da quelli dichiarati nell'ultima denuncia prezzi, vanno sempre comunicati sia al Comune che alla Provincia (fax statistica.turismo@provincia.fc.it); la comunicazione relativa alla statistica turistica non deve essere inviata se la struttura è chiusa per un intero mese solare; le comunicazioni inviate in cartaceo o in digitale devono essere conservate per 2 anni; i bambini devono sempre essere conteggiati, indipendentemente dall'età, anche se non occupano un letto effettivo; i letti aggiunti non devono mai essere conteggiati né indicati; arrivi e presenze di clienti che occupano letti aggiunti devono essere conteggiati; per ogni componente di un gruppo al momento del check in dovrà essere annotata la propria regione/paese di residenza (non bisogna attribuire a tutto il gruppo la residenza del leader o di chi ha effettuato la prenotazione); per i viaggiatori businnes al momento del check in dovrà essere annotata la propria regione/paese di residenza (non bisogna attribuire al viaggiatore business la residenza della società di appartenenza o di chi ha effettuato la prenotazione); devono essere indicati i giorni di effettiva apertura della struttura ricettiva nel mese di riferimento; devono essere indicate le camere e letti disponibili della struttura nel mese di riferimento. È fondamentale che il gestore comunichi la reale offerta di camere e letti nel mese; queste non devono necessariamente corrispondere alle camere autorizzate, ma potrebbero anche, per svariati motivi (es. ristrutturazione di parte della struttura e/o presenza di riscaldamento solo in parte delle camere), differire in determinati periodi dell anno; devono essere indicate, per ciascun giorno del mese, le camere occupate; i dati relativi alla dipendenza vanno comunicati unitamente ai dati relativi alla casa madre (unica comunicazione statistica a nome della casa madre); i clienti non turisti (ad es.,: persone che utilizzano l esercizio ricettivo come residenza permanente, prestatori d opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, etc. ) non devono essere conteggiati; i clienti che restano nell esercizio ricettivo solo alcune ore durante la giornata (e che, quindi, non trascorrono la notte) non devono essere conteggiati. pag. 4 di 5

5 Devono essere, invece, conteggiati anche i clienti che arrivano dopo la mezzanotte e partono lo stesso giorno; per "camera" si intende l'unità formata da una stanza o una serie di stanze costituente un unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione. Il numero di camere esistenti tiene conto esclusivamente di quelle che la struttura mette a disposizione per i turisti. Per le residenze turistico-alberghiere: se non è noto il numero effettivo delle camere, indicare il numero di unità abitative. Per i campeggi e le aree attrezzate: indicare il numero di piazzole, roulotte, mobilhome. Per i villaggi turistici: indicare il numero di alloggiamenti. per "letto" o "posto letto" si intende un letto singolo dell'esercizio ricettivo. Un letto matrimoniale viene contato come due posti letto. Un posto tenda, piazzola, roulotte, mobilhome in genere rappresentano quattro posti letto, a meno che nella autorizzazione/dia/scia non sia indicato il numero complessivo di persone ospitabili. N.B.: La comunicazione del movimento dei flussi turistici è un adempimento diverso da quello della comunicazione degli alloggiati ai fini di Pubblica Sicurezza, quindi tutte le informazioni riguardanti questo secondo adempimento è necessario rivolgersi direttamente alla Questura di Forlì-Cesena al tel TUTELA DEI DATI E SEGRETO STATISTICO I dati raccolti nell ambito della rilevazione, sottoposti alla normativa sulla protezione dei dati personali, possono essere utilizzati anche per successivi trattamenti, esclusivamente per fini statistici dai soggetti del Sistema statistico nazionale e potranno, altresì, essere comunicati per finalità di ricerca scientifica alle condizioni e secondo le modalità previste dall art. 7 del Codice di deontologia per i trattamenti di dati personali effettuati nell ambito del Sistema statistico nazionale. I medesimi dati saranno diffusi in forma aggregata in modo tale che non sia possibile risalire ai soggetti che li forniscono o ai quali si riferiscono, in conformità a quanto previsto dall art. 9 D.Lgs. 322/89. Si ricorda che i dati relativi agli arrivi e presenze relativi alla propria struttura ricettiva possono essere richiesti all ufficio scrivente direttamente dal gestore dell albergo o dal rappresentante legale della società che lo gestisce, utilizzando il fac-simile di richesta pubblicato all indirizzo internet: alla sezione <STATISTICA TURISTICA>, <MODULI> OBBLIGO DI COMUNICAZIONE E SANZIONI Ai sensi dell art. 7 del D.Lgs. 6 settembre 1989, n. 322 e successive modifiche e integrazioni, è fatto obbligo alle amministrazioni, enti ed organismi pubblici di fornire i dati e le notizie richiesti per le rilevazioni previste dal Programma statistico nazionale. Sono sottoposti al medesimo obbligo i soggetti privati per le rilevazioni statistiche, rientranti nel programma stesso, espressamente indicate con delibera del Consiglio dei Ministri. Ai sensi dell art. 38 comma 6, della L.R. 28 luglio 2004, n. 16, chi non comunica alla Provincia, secondo le modalità disposte dall Istat, i dati sulla consistenza ricettiva e sul movimento dei clienti o li comunica scientemente errati o incompleti è sottoposto alle sanzioni di cui all art. 11 del D.Lgs. 6 settembre 1989, n Per eventuali chiarimenti in merito al presente procedimento amministrativo è possibile contattare il responsabile del procedimento dott.ssa Francesca Biandronni o il referente per la statistica turistica, dott.ssa Elisa Montaletti, ai seguenti recapiti: tel. 0543/ statistica.turismo@provincia.fc.it pag. 5 di 5