MANUALE OPERATIVO EFP ENTI FORMAZIONE PROFESSIONALE 1. GESTIONE DEGLI EVENTI

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1 MANUALE OPERATIVO

2 Sommario GESTIONE EVENTI DI COMPETENZA PUBBLICATI DAL CNOG... 3 RILEVAMENTO PRESENZE AI CORSI... 6 RILEVAZIONE PRESENZE CON LETTORE OTTICO OPN GESTIONE DELLE PRESENZE IL GIORNO DELL EVENTO RILEVAZIONE PRESENZE PER UTENTI CHE SI PRESENTANO AI CORSI E SONO IN LISTA DI ATTESA O NON ISCRITTI AL CORSO RILEVAZIONE PRESENZE EVENTI CON ISCRIZIONI NON GESTITE DALLA PIATTAFORMA Pag. 2

3 GESTIONE EVENTI DI COMPETENZA PUBBLICATI DAL CNOG Una volta loggati in piattaforma come EFP ad esempio come Centro Documentazione Giornalistica come mostrato nella figura qui sotto E possibile gestire gli eventi di propria competenza andando nel menu Eventi-Gest. Eventi pubblicati Qui saranno visibili tutti gli eventi pubblicati e approvati dal Consiglio Nazionale. Utilizzando i filtri a disposizione Data, Comune, Titolo Evento o Tipo di Referente e cliccando sul tasto FILTRA si potrà risalire agli eventi di propria competenza: Pag. 3

4 Supponiamo di voler monitorare l evento che avrà luogo il 18/04/2014 dal titolo Lo statuto costituzionale della libertà di informazione a Bologna cliccando sul simbolo del. La pagina che si aprirà, come mostrato nella figura presente mostra tutti i dettagli dell evento, ed essendo un evento di competenza si potranno visionare: Contenuti multimediali caricati Gli iscritti al corso E la gestione delle presenze il giorno dell evento. Pag. 4

5 Cliccando su visualizza iscritti sarà possibile vedere la lista degli iscritti e quelli in lista di attesa e scaricare la lista in formato PDF di entrambe le liste. Pag. 5

6 RILEVAMENTO PRESENZE AI CORSI Dal momento che il periodo di iscrizione sarà terminato nella pagina Presenze all evento raggiungibile cliccando su Gestisci Presenze sarà possibile gestire le presenze all evento. Il primo passo che consigliamo sempre di fare è scaricare il File Excel presenze e salvarselo in locale. Pag. 6

7 Il giorno dell evento sarà possibile gestire le presenze: 1) compilando entrata e uscita sul file Excel mettendo la x su ingresso e uscita e successivamente caricandole in piattaforma attraverso il pulsante Carica Presenze da Excel. 2) gestendo le presenze direttamente in piattaforma (quando l evento è in una sede in cui è disponibile l accesso ad Internet) mettendo la spunta su ingresso e uscita. Pag. 7

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9 La voce Gestisci Personale permette di inserire, prima della convalida e la chiusura delle presenze, tutti i dati del personale docente coinvolto nell evento: Cliccando su inserisci nuovo personale si aprirà una pagina in cui scegliere i nominativi dalla lista degli iscritti oppure indicando il codice fiscale se il soggetto fosse un giornalista presente nel database ma non fosse iscritto all evento. Pag. 9

10 Un soggetto potrà essere: RELATORE CONVEGNI DIREZIONE SCIENTIFICA CORSI/EVENTI MODERATORE CONVEGNI INSEGNAMENTO OCCASIONALE CORSI/MASTER Infine si indicheranno i crediti acquisiti per tale attività, cliccando su salva la registrazione del soggetto sarà effettuata. A fine corso sarà possibile confermare la presenza cliccando su conferma presenze (che salva la situazione attuale) e in seguito sarà possibile chiudere l evento definitivamente. Questa ultima operazione di chiusura attribuirà ai soggetti presenti i crediti previsti al corso, aggiornandone l anagrafica e manderà mail di conferma a giornalisti. Anche l ORG e il CNOG verranno avvisati tramite Mail che l evento è stato concluso. Pag. 10

11 RILEVAZIONE PRESENZE CON LETTORE OTTICO OPN2001 Con lettore OPN2001 è possibile leggere in maniera semplice e veloce le presenze ai corsi: Installazione della chiavetta e del Software su PC Microsoft Windows a 64 bit o a 32 Bit (Al momento il Software è compatibile solo con sistemi Microsoft Windows) Prima configurazione del Lettore Ottico OPN2001 Nella confezione è presente oltre al lettore Ottico OPN2001 anche un laccio tracolla e il cavetto USB di connessione al PC. 1. Prima di tutto collegate il lettore al PC attraverso una porta USB, Windows cercherà i Driver di configurazione ma non li troverà a questo punto: 2. E necessario installare il Software di comunicazione e i Driver cliccando sul programma Setup_64.exe scaricabile in piattaforma in Home-Download Pag. 11

12 Bisogna scegliere la versione a 32 o a 64 bit del vostro sistema operativo: per verificarlo cliccare su start e sul pulsante destro del mouse su Computer e infine proprietà si aprirà la pagina di sistema con indicazione del sistema operativo: Una volta salvato sul PC (consigliamo il Desktop) cliccate sul File Setup_64.exe oppure setup.exe (per la versione a 32) con diritti di amministratore del sistema Inizierà il processo di installazione Cliccando su AVANTI e accettando i termini del contratto di licenza e proseguendo su installa: Pag. 12

13 Partirà l installazione che potrebbe durare qualche minuto Cliccando su Fine si aprirà un'altra pagina di installazione di alcuni Driver del dispositivo Opticon Controllare che il lettore sia correttamente collegato al PC e cliccare su installa. Pag. 13

14 Cliccare sempre OK quando viene chiesto a conferma di corretta installazione: A questo punto staccare e riattaccare il Lettore dal PC e questo sarà pronto per comunicare. Vi ritroverete sul Desktop un nuovo programma Opn SIGEF. Pag. 14

15 3.1. Gestione delle presenze il giorno dell evento Supponiamo di essere l ORG Lombardia, e di dover rilevare le presenze per il corso Strumenti digitali per il videogiornalismo. Entrando come ORG Lombardia e selezionando l evento in questione sulla lente di ingrandimento: Passerò alla pagina dei dettagli, in fondo posso visualizzare gli iscritti cliccando su Visualizza Iscritti: In questo caso sono solo due (solo ad esempio) Cliccando su Stampa la lista degli iscritti sarà possibile stampare gli iscritti e i relativi codici di iscrizione (questa operazione è da fare quando abbiamo a disposizione una stampante) ECCO IL FILE STAMPATO: i codici a barre sono quelli che andranno letti dal lettore ottico. Pag. 15

16 A questo punto appena siamo pronti a rilevare le presenze leggiamo con il lettore prima tutti gli ingressi e tutte le uscite degli utenti. Per leggere correttamente il laser deve essere appena più grande della grandezza del codice e all avvenuta lettura il lettore emetterà un bip bip. Una volta memorizzai tutti gli ingressi e uscite per confermarle sulla piattaforma è prima necessario scaricare un file sul PC. Pag. 16

17 Per farlo avviare il programma Opn SIGEF. Collegare il lettore al PC con la Porta USB e cliccare sul taso Leggi Dati Non mettere la spunta su Elimina i Barcode dal dispositivo dopo la lettura almeno che non si è sicuri al 100% delle presenze lette. Dopo la lettura saranno presenti sul display tutti i dati di ingresso uscita. A questo punto cliccando salva dati possiamo salvare le presenze su un File.TXT che noi per comodità salvia sul Desktop e nominiamo presenze corso.txt Pag. 17

18 A questo punto sulla piattaforma rechiamo nella sezione Gestisci Presenze nella pagina di dettagli del Nostro Corso Pag. 18

19 SI aprirà una nuova pagina in cui sono visualizzati i partecipanti al corso come mostrato nei capitoli precedenti: Cliccando su Carica presenze da File Penna Ottica possiamo caricare il file TXT prima creato per generare automaticamente le presenze ingresso uscita di giornalisti. Cliccando prima su Sfoglia si seleziona il file che noi abbiamo messo sul desktop e poi si preme su carica e le presenze verranno automaticamente caricate: Cliccando su Carica appare la scritta Lettura Avvenuta con Successo Pag. 19

20 A questo punto andando su elenco presenze ci troveremo le presenze tutte regolarmente registrate. A fine corso sarà possibile confermare la presenza e gestire il Personale Docente come visto nei capitoli precedenti. Cliccando su conferma presenze (che salva la situazione attuale) e in seguito sarà possibile chiudere l evento definitivamente. Questa ultima operazione di chiusura attribuirà ai soggetti presenti i crediti previsti al corso, aggiornandone l anagrafica e manderà mail di conferma a giornalisti. Anche l ORG e il CNOG ed EFP verranno avvisati tramite Mail che l evento è stato concluso Pag. 20

21 RILEVAZIONE PRESENZE PER UTENTI CHE SI PRESENTANO AI CORSI E SONO IN LISTA DI ATTESA O NON ISCRITTI AL CORSO Prima di tutto consigliamo sempre di stamparsi prima del corso sia la lista degli iscritti sia la lista di attesa in modo di avere sempre la possibilità di catturare con lettore ottico (o semplicemente a mano) eventuali presenti in lista di attesa. Se il giorno dell evento si presentasse qualcuno presente in lista di attesa con il tasto Presenza Evento è possibile passarlo automaticamente nella lista confermati: Una volta nella lista confermati sarà possibile rilevarne la presenza tramite i metodi descritti nei capitoli precedenti, in relazione anche del fatto che il codice per la penna ottica è presente anche nel foglio iscritti in lista di attesa. Pag. 21

22 E possibile anche aggiornare le presenze con i partecipanti che non si erano iscritti in Piattaforma, che di seguito indicheremo come non prenotati, si accede alla pagina dell evento cliccando sul simbolo successivamente alla pagina Gestisci presenze. Nella pagina, in basso sulla destra, è stato inserito un nuovo pulsante utilizzato per eseguire l operazione anzidetta. e che verrà Cliccando su quest ultimo pulsante si apre una pagina che inizialmente è impostata sull anagrafica dell Ordine Regionale referente dell evento (vedi figura in basso), nella quale è possibile avviare la ricerca utilizzando COGNOME e NOME dell UFPC da inserire. Dato che gli UFPC che si andranno ad inserire potrebbero essere iscritti ad altri ordini regionali, utilizzando il menu a tendina in corrispondenza di ORG si può, essendone a conoscenza, importare il nominativo dalle altre anagrafiche regionali, oppure in alternativa l anagrafica Nazionale selezionando Tutte. Il risultato della ricerca per nome e cognome, fornisce anche il codice fiscale e l ORG di appartenenza degli UFPC in modo da facilitarvi nell attribuzione della presenza. Pag. 22

23 A questo punto cliccando su fianco dell id iscrizione (ID.ISCR.) la scritta seguito riportata., l UFPC selezionato entrerà a far parte della lista degli iscritti con a e verrà inserito presente di default come da immagine di Si procede in questo modo con gli altri eventuali nominativi ultimando la registrazione delle presenze e la conferma delle medesime. Al termine delle suddette operazioni sarà possibile chiudere l evento utilizzando l apposito pulsante. In questo modo a tutti gli UFPC presenti all evento verrà inviata dalla Piattaforma una mail contenente l attestato a prova della partecipazione e l attribuzione dei crediti a tutti gli aventi diritto.. Pag. 23

24 RILEVAZIONE PRESENZE EVENTI CON ISCRIZIONI NON GESTITE DALLA PIATTAFORMA Per inserire le presenze agli eventi svolti prima che il sistema di iscrizione sulla Piattaforma S.I.Ge.F fosse attivo, è necessario accedere all evento pubblicato nella Sezione Gestisci Presenze. In basso, nella pagina, è stato inserita la Gestione Speciale Eventi precedenti al 31/08/2014 che consentirà di inserire i presenti agli eventi prelevando i dati da file excel in modo da inserire liste numerose di partecipanti. Il file excel di riferimento deve essere scaricato dalla Piattaforma utilizzando l apposito pulsante Scarica il file di esempio e compilato inserendo tre dati per ogni partecipante: Cognome Nome Regione di appartenenza Il file completo andrà salvato e caricato sulla Piattaforma utilizzando la funzione Carica Presenze da Excel. I dati caricati devono coincidere con quanto presente in anagrafica Nazionale, pertanto nei casi di discordanza come ad esempio: omonimia - medesimo cognome e nome all interno dell anagrafica dello stesso Ordine Regionale dati mancanti (celle vuote) regione di appartenenza errata nominativi errati nominativi già inseriti nella lista tra i presenti Pag. 24

25 La Piattaforma evidenzia in basso tali Corrispondenze non trovate in un riquadro come da immagine seguente. Successivamente, dopo aver effettuato le opportune verifiche, sarà necessario eliminare le righe nella tabella Corrispondenze non trovate utilizzando il pulsante ; apportare le dovute correzioni alle celle corrispondenti in un file excel contenente solo i nominativi che sono stati corretti e procedere caricandolo in Piattaforma. Terminata quest ultima operazione, i nominativi inseriti verranno inclusi nella lista Presenti all evento con la dicitura a fianco di ognuno. Si procede chiudendo l evento, operazione che attribuirà i crediti agli aventi diritto e genererà l invio della mail con l attestato di partecipazione agli intervenuti. Pag. 25