Corso di Laurea in Scienze e Tecnologie Informatiche UNIVERSITA DI BOLOGNA. venerdì, 13 Novembre 2009 D.ssa Elena Zuodar

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1 Corso di Laurea in Scienze e Tecnologie Informatiche UNIVERSITA DI BOLOGNA venerdì, 13 Novembre 2009 D.ssa Elena Zuodar elena.zuodar@formula.it 1

2 Agenda Presentazione Gruppo Formula e Sage Storia recente ERP Aspettative e problematiche Mercato Potenziale ERP La suite Sage ERP X3 Perimetri funzionali Tecnologia I principali Processi Gestione di un progetto Tempi Metodi Customizzazioni Dimostrazione del prodotto (modulo vendite) 2

3 Gruppo Formula La missione Favorire il successo dei nostri clienti contribuendo al miglioramento dei loro processi di business con il valore delle nostre SOLUZIONI e delle nostre PERSONE. 3

4 380 dipendenti 7 sedi 3 centri di R&D Gruppo Formula Le Persone Centri di R&D Torino Bologna Imola Sedi Territoriali Torino Milano Padova Bologna Firenze Roma 4

5 Gruppo Formula Alcuni Numeri Ricavi annui di gruppo pari a circa 38 M (ANNO 2008) Blueage 11% Formula 89% 5

6 Gruppo Formula I clienti 700 clienti E.R.P. 400 clienti applicazioni specializzate 6

7 Chi è : La partnership con Sage Sage è il terzo produttore al mondo di sistemi ERP, con uno share del 25%, il primo del mid-market (fonte AMR research Luglio 2009) dipendenti Milioni di Euro nel FY 2008, con una crescita del 7% sull anno precedente 7

8 La partnership con Sage Gruppo Formula ha un accordo di distribuzione esclusiva di SAGE ERP X3 per l Italia e si occupa direttamente tramite i suoi laboratori di sviluppo della realizzazione ed aggiornamento delle localizzazioni contabili proprie della legislazione italiana. 8

9 Overview Storia recente sistemi ERP aspettative e problematiche 9

10 Gli stadi di evoluzione aperto. verticale..esteso.. Sono i temi principali su cui si e giocata la evoluzione dei sistemi ERP Sistema integrato.. Ogni stadio e stato caratterizzato da aspettative e da problemi

11 Sistema integrato Sistema integrato.. ASPETTATIVE Maggiore copertura funzionale Minori costi di colloquio fra le applicazioni Maggiore standardizzazione operativa Ipotesi quindi di minori costi finali PROBLEMI Il sistema ERP non riesce a coprire tutte le funzioni Per avere una grande copertura funzionale rischia di non soddisfare i processi piu critici Puo rendere complessi i processi facili CONSEGUENZE Necessita di implementazioni costose Necessita di uso di ulteriori software Alti costi di integrazione Alti costi di implementazione 11

12 Sistema esteso..esteso.. ASPETTATIVE Tentativo di superare la chiusura del sistema integrato Utilizzo da parte anche di clienti, fornitori, ecc Tentativo di dare valore aggiunto tramite la collaboration Ipotesi di ridurre i costi di logistica e di PROBLEMI gestione del business Difficolta di tipo organizzativo Costi infrastrutturali Non uniformita delle piattaforme Necessita di cambi strutturali lato ERP (internet) CONSEGUENZE Alti costi per cambi strutturali Pochi benefici in termini di valore aggiunto Alti costi di gestione 12

13 Sistema verticale verticale ASPETTATIVE Tentativo di gestire a piu bassi costi i processi piu critici Utilizzo di sistemi specialistici per industry Riduzione dei costi di implementazione PROBLEMI Alti costi per minore massa critica (numero applicazioni) Meno adatti per gruppi eterogenei Difficolta di implementazione di sistemi esterni CONSEGUENZE Rischio di alti costi di manutenzione Comunque necessita di componenti specifici Alti costi di integrazione 13

14 Sistema aperto aperto. ASPETTATIVE Approfittare della evoluzione tecnologica Ridurre i costi di integrazione fra le applicazioni Poter usare le singole migliori applicazioni Poter implementare per steps PROBLEMI Frammentarieta delle soluzioni Apertura dei sistemi ERP non sempre corrispondente alle aspettative Difficolta di ottenere una sufficiente apertura operativa (sistemi facili da usare e configurare) CONSEGUENZE Comunque costi sostenuti di integrazione Difficolta di implementazione 14

15 Gli stadi di evoluzione OCCORRE PENSARE AD UN SUPERAMENTO DEGLI SVANTAGGI DELLE VARIE SOLUZIONI MANTENENDONE GLI ASPETTI POSITIVI aperto. verticale..esteso.. Sistema integrato

16 Gli stadi di evoluzione NON OCCORRE UN SISTEMA CHE ABBIA Il massimo delle funzioni Il massimo della tecnologia La gestione di tutti i processi MA PIUTTOSTO SERVONO Una copertura funzionale adeguata Un meccanismo poco costoso per la modifica e la implementazione delle funzioni e dei processi critici Un facile uso per gli utenti occasionali o esterni (es.clienti/fornitori) e per processi standard. Una facile integrabilita con strumenti BB esterni eventualmente presenti Con un supporto alla implementazione ed alla crescita successiva garantito da consulenti esperti sia di prodotto sia dei processi aziendali PER Minimizzare l investimento iniziale Minimizzare il costo di possesso (TCO) Poter valutare gli investimenti successivi con cognizione (analisi costi benefici) 16

17 Overview Sage ERP X3 17

18 SAGE ERP X3 Il mercato Target ideale: Fatturato: a 15 a 150 Milioni di Euro Numero di postazioni: da 10 a 100 Filiali di gruppi internazionali Settori d attività Manifatturiero Largo consumo Commercio Chimico Servizi 18

19 Sage ERP X3 una presenza internazionale 8 lingue e numerose legislazioni 19

20 Overview Sage ERP X3 Copertura Funzionale Integrazione tra moduli 20

21 Sage ERP X3 Una nuova e più semplice esperienza d uso! SAGE ERP X3, progettato per il mid-market e internazionale per natura Integrità e consistenza dei dati aziendali sul Webtop utente Gestione a 360 del Vostro Business, in tempo reale Adattabilità nativa dei ruoli, delle regole e dei processi per gestire il cambiamento Infrastruttura aperta e realmente scalabile al servizio della crescita 21

22 Il portale Utente, la SEMPLICITA d uso Fonti internet Dati & processi RSS feed 22

23 I moduli di SAGE ERP X3 Dati tecnici Configurazione Pianificazione Contabilità industriale Tracciabilità Contabiltà Generale Contabilità analitica Contabilità terzi Budget Cespiti Banche Movimenti Giacenze Inventari Qualità Valorizzazione Approvvigionamenti X3 Offerte Ordini Listini Configuratore Spedizioni Fatturazione Richieste di offerta Richieste di acquisto Ordini Listini Ricevimenti Campagne Marketing Forza vendita Supporto Clienti Contratti 23

24 Tecnologia Aspetti tecnologici, Infrastruttura e Configurabilità 24

25 Sage ERP X3: Extended ERP Un database di informazione unico per tutti gli utenti. Un accesso remoto controllato e sicuro per tutte le funzioni di gestione Il web per diffondere rapidamente l'informazione, con un forte livello di protezione Fabbriche Conto lavoro Depositi Extranet Fornitori Operatori logistici Produzione Soluzioni Verticali Intranet Trasportatori Sicurezza Logistica Siti remoti Finance Commerciale Marketing VPN C.R.M. Uffici internazionali Internet Distributori Commerciali Clienti Grande pubblico 25

26 Sage ERP X3: Extended ERP Sage ERP X3 prevede una serie di funzionalità standard che permettono di parametrizzare l accesso al dossier aziendale in modo da garantire: Riservatezza delle informazioni critiche (abilitazioni funzionali e ruoli utente, codici d accesso) 26

27 X3: Lavorare per PROCESSI X3: Lavorare per PROCESSI Verifica Ordine Impegno Preparazione Segnalazione Mancanti Imballo Etichett. Chiusura Ordine Funzione allocazione Funzione Picking Stampa Et. Saldo ordine e Fatturazione Stampa liste pick Raccomandazioni. Ogni ordine deve essere verificato con le disponibilità di magazzino (Funzione di Allocazione). I mancanti nella Lista di peeking devono essere segnalati (Funzione di Peeking). Ad ogni imballo deve essere applicata la etichetta stampata dal programma. Dopo la consegna è necessario procedere alla chiusura dell ordine (Funzione di Chiusura)per poter effettuare la fatturazione. Ogni azione può generare una richiesta di attività 27

28 X3: Lavorare per PROCESSI Facilità di utilizzo per utenti interni ed esterni, attraverso la definizione di Processi in alternativa ai menù tradizionali Le sequenze delle operazioni descritte nei processi sono di facile ed immediata comprensione e questo riduce i tempi di istruzione ed avviamento del nuovo sistema informativo Le schermate espongono le operazioni in sequenze logiche e sulla stessa schermata l utente trova le funzioni di uso quotidiano, le stampe e le interrogazioni collegate 28

29 X3: un Architettura flessibile e scalabile Architettura a 3-livelli, scalabile da 1 a n processori Multi-OS / Multi-DB SOA / Web Services Web 2.0 Portal Embedded BI PDA Web Services Application Server RF Terminals Database Server Web Server(s) Process Server(s) 29

30 Architettura Base client Windows XP Windows 2000 Windows 2003 server applicativo Unix Windows 2000 Windows 2003 Server Linux Redhat server di dati SQL Server 2000 Oracle 9i Lan/Wan postazione C/S TCP/IP http Internet Explorer server Internet 30

31 Multipiattaforma Sage ERP X3 funziona indifferentemente in Sage ERP X3 Sage ERP X3 ambiente Windows, Unix o Linux, con i database Microsoft SQL Server o Windows Windows SQL Server SQL Server Unix Oracle Linux Oracle 31

32 La BI nativa di X3: guidata dai metadati X3 App Server ERP X3 Dati ERP Data dictionary X3 Data dictionary BI X3 Client Documenti pre-definiti di BI Reports Cruscotti Indicatori Allarmi BOBJ Server [WebI] Report Universi Business Objects Regole per ETL Batch Server ETL Business Intelligence DB Universi pre-confezionati Finance Produzione Vendite Acquisti 32

33 Multilingua Sage ERP X3 è una soluzione multilingua e supporta a standard: Inglese (britannico) Inglese (americano) Francese Spagnolo Portoghese Cinese Tedesco + lingue partner menù, videate, dati, stampe, help on line nella lingua di connessione Stampe nella lingua del terzo (es: lettere di sollecito nella lingua del cliente) 33

34 Multilegislazione SAGE ERP X3 è localizzato in standard, oltre all Italia nelle seguenti legislazioni Francia UK USA Spagna Portogallo + le legislazioni dei paesi partner Contabilità multiconfigurabile modalità - Anglosassone - Europea Ias compliant Multi-valuta Multi-societario Multisito 34

35 Funzionalità, non Complessità SAFE X3 SAGE Application Framework for Enterprise Piattaforma strategica di sviluppo INTEGRATA SEMPLICE e SICURA il suo disegno integrato porta da subito in azienda tutte le funzioni che servono, ora e in futuro, senza costi aggiuntivi di licenza (cfr. Wikipedia: SAFE X3 ) 35

36 Integrazione in tutti i processi I benefici del tutto integrato : tempo reale e utilizzo trasversale acquisti conto lavoro produzione OP 1 fornitore ordine ordine cliente ricevimento fattura riapprovv. entrata stocks allocazione uscita spedizione fattura Movimenti contabilità movimenti Tempo Reale 36

37 I costi del tutto integrato : necessità di gestire interrelazioni complesse Sage ERP X3 37

38 Suite di sviluppo Safe X3 Tool Set Dizionario Dati & Dizionario Oggetti Application Server Integrated Adonix 4GL Parametri di sistema Parametri installazione DX OBJECTS Wizards 38

39 Funzionalità standard di SAGE ERP X3 Lo sviluppo, tuttavia, è un attività estremamente costosa e non immune da rischi. Occorre sempre fare un analisi costi/benefici E necessario includere nell analisi l eventuale impatto sulle funzioni standard del prodotto Sage ERP X3 propone soluzioni parametriche in alternativa allo sviluppo di applicazioni: Wokflow Import/export dati La gestione del portale Strumenti standard per la parametrizzazione di Consultazione dati Statistiche Interazione verso altri mondi sincronizzazione dell agenda CRM verso Microsoft Outlook Integrazione con mondo Office Integrazione con Business Objects 39

40 Workflow: semplice e affidabile Processi di Autorizzazione Return Shortcut Receiver Sender Messaggio di di testo Efficacia: Informazione Puntuale quando Serve con collegamento alle attività da svolgere Efficienza: Attachments Opzioni di di invio Destinatari Return Shortcut Circolazione informazione automatica per raggiungere solo gli interessati Log & WF monitor Log Table 40

41 Apertura: Import-Export Alcuni esempi di Import/Export applicazioni principali I/E periodici automatici fornitore EDI Sage ERPX3 EDI cliente Intrastat software tesoreria budget banche file bancari e/c bancari consolidato 41

42 I Processi Dati di base, Processi principali Relazioni e Integrazioni 42

43 Multi-società e Multi-sito Dati di Base Struttura Funzionale Applicazione Condivisione di un anagrafica comune (articoli, terzi, listini, in corso ) Società giuridica Società giuridica Parametrizzazioni differenti secondo il dossier, la società, il sito Stabilimento Stabilimento Stabilimento Possibilità di lavorare su diverse società senza dover uscire dal prodotto Consultazione e aggregazione dei dati a tutti i livelli Sito Sito Sito Sito Sito Società non giuridica di raggruppamento 43

44 Dati di base Flussi Intersocietari Applicazione Società giuridica Società giuridica Stabilimento Stabilimento Stabilimento Sito Sito Sito Sito Sito flussi speculari intersito flussi speculari intersocietà 44

45 Dati di Base Articoli Distinte base Cicli Categorie Articolo Regole Gestione Movimenti Magazzino Articolo Regole di Gestione Lotti Sottolotti Serie di Articolo Sito Gestione Approvvigionamento Gestione Inventario Ubicazione Valorizzazione Alternativa Distinta base Distinte Alternative Distinta base Data di validità Strumenti di amministrazione Caso di utilizzo Sostituzione componente Copia Distinta Base Eliminazione Componente Stampa Distinta base Centro di Carico Centro di Lavoro Aperture Macchine/addetti Sezione Valorizzazione Libreria Operazioni Alternativa di Ciclo Ruolo Ciclo Data di Validità Strumenti di amministrazione 45

46 Sage ERP X3 CRM: Processi PRE-VENDITA Telemarketing Marketing Mailing Appuntamenti Trattative Telefonate Offerte 46

47 POST-VENDITA Sage ERP X3 CRM Spedizione Matricola Contratti Garanzia Parco Macchine Manutenzione Richieste Planning interventi Fatturazione Interventi 47

48 Sage ERP X3 Vendite Offerte Attività Pre-Vendita Ordini & Contratti Pianificazione/ Produzione Magazzino Prodotti finiti Listini Resi Preparazione Spedizioni Spedizioni Contabilità Fatturazione Attiva Supporto Post-Vendita 48

49 Sage ERP X3 Il Configuratore CONFIGURATORE TECNICO-COMMERCIALE Varianti e Opzioni Caratteristiche e Vincoli ARTICOLI DISTINTE BASI CENTRI e CICLI DI LAVORO 49

50 Sage ERP X3 Produzione Dati Tecnici Ordini & Contratti Pianificazione Fabbisogni MPS / MRP II Produzione Pianificazione capacità C.R.P Previsioni Scheduling Acquisti materie prime Magazzino materie prime Avanzamento Produzione Laboratori & Collaudo Magazzino Prodotti finiti Tracciabilità per lotto a monte e a valle Gestione Serial N. 50

51 Commerciale Sage ERP X3 Acquisti Pianificazione Produzione Scorta minima Fabbisogni diretti... Listini Suggerimenti Acquisto Richieste Acquisto Ordini & Contratti Offerte Resi Ricevimenti Controllo Fatture Contabilità 51

52 Magazzini modello integrato Acquisti Produzione Fabbisogni Produttivi Ordini di Vendita Ricevimenti Carichi di Produzione Liste di Prelievo Liste di Preparazione Controllo Qualità Resi Clienti Movimentazione Resi Fornitori UBICAZIONI INVENTARI Annuali o Rotazione 52

53 Sage ERP X3 Contabilità Input diretti Terzi Fatture Note credito Pagamenti/Incassi Fatture / Note credito, Fatture da ricevere Vendite Acquisti Contabilità Controllo budgettario Cespiti Dotazioni Cessioni Import Scritture automatiche (abbonamenti, scritture calcolate, arrotondamenti ripartizioni analitiche, differenze cambio, ) In-corso Magazzino Magazz. 53

54 Sage ERP X3 Contabilità Analitica Input diretti Consumo Materiali Ore lavorate Contabilità Analitica Produzioni a magazzino Contabilità Import 54

55 Sage ERP X3 Contabilità Analitica Contab. generale NATURA ASSE 1 ASSE 2... ASSE 9 importi Contab. generale NATURA Ripartizione in importo o in percentuale a Priori e Posteriori quantità ASSE 1.1 ASSE 2.1 ASSE ASSE 1.n CENTRO 2.n CENTRO 9.n unità Contab. generale NATURA Chiavi di ripartizione Tabella coefficenti 55

56 I progetti SAGE ERP X3 Metodologia Ruoli Tempi 56

57 Metodologia di avviamento Check Check Check Check Check Vendita Analisi Requisiti Parametriz zazione Prototipo System Test Migrazione Dati Go live Follow up Realizzazione Specifiche Cliente Formazione Key Users Elapsed 4-6 mesi 57

58 Avviamento: Figure Coinvolte Gruppo di progetto Responsabile commerciale Responsabile del progetto Consulenti funzionali Consulenti tecnici Sistemisti Cliente Comitato Aziendale Capo Progetto Direzione I.T. Key Users Utenti 58

59 Gantt operativo (1) 59

60 Gantt operativo (2) 60

61 Personalizzazioni Sviluppi specifici per il cliente. Integrazioni, Personalizzazioni. 61

62 Le personalizzazioni Dal punto di vista operativo, la complessità del progetto di avviamento di un nuovo ERP (ed il corrispondente costo!) è direttamente proporzionale al numero di personalizzazioni da implementare. La struttura di SAGE ERP X3 prevede alcune possibilità d intervento: Dizionario dati in linea Possibilità di legare agli oggetti standard l esecuzione di programmi specifici Presenza di entry point sui programmi standard e possibilità di richiederne di nuovi Possibilità di creare nuovi oggetti personalizzati con il tool di sviluppo standard 62

63 Personalizzazioni Caso1 Il cliente desidera mantenere un recente sistema di Sales Force Automation (off-line) sviluppato internamente. L applicazione copre adeguatamente un processo core business. Obiettivo: Non impattare sulla organizzazione della rete vendita. (il cambio ERP deve essere trasparente a questa organizzazione) Processo Standard: Il sistema dispone di un portale commerciale (on line). Soluzione: Si sviluppa una integrazione per mantenere / implementare il portale attuale. 63

64 Sviluppo Integrazione Anagrafiche Cliente / Prodotto Politiche commerciali (Prezzi Sconti Promozioni) Situazione Credito Documenti Storici (ordini-bolle-fatture) ERP SFA Nuovi Ordini Nuove anagrafiche Inserimento ordini da Sede 64

65 Personalizzazioni Caso 2 Il cliente acquista la materia prima principale (grano) con una definizione di prezzo legata all andamento futuro di borsa e in base a contratti stipulati su diverse piazze di riferimento. Obiettivo: avere periodicamente una valorizzazione tendenziale del magazzino e dei prodotti lavorati che utilizzano quella materia, in una fase di costi crescenti. Processo Standard: Il sistema valorizza provvisoriamente il materiale al suo ingresso (ricevimento). Definisce la quotazione effettiva al ricevimento fattura. Soluzione: Si sviluppa una procedura che periodicamente rivalorizza i magazzini in base ai contratti di acquisto stipulati e alle quotazioni di borsa aggiornate. 65

66 Dimostrazione del prodotto SAGE ERP X3 Il modulo vendite 66

67 Grazie per l attenzione Corso di Laurea in Scienze e Tecnologie Informatiche UNIVERSITA DI BOLOGNA venerdì, 13 Novembre 2009 D.ssa Elena Zuodar elena.zuodar@formula.it 67