DISPOSIZIONE OPERATIVA n

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1 DISPOSIZIONE OPERATIVA n DATA 8 giugno 2006 EFFETTO immediato SOSTITUISCE / INTEGRA OGGETTO Disposizioni operative per la gestione del Registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate di cui all'art. 115 bis del Decreto Legislativo 24 Febbraio 1998 n. 58 (TUF). AREA DI APPLICAZIONE AME e Società controllate INDICE Premessa pag Definizione di Informazione Privilegiata. pag Criteri adottati da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. nella tenuta del Registro. pag Criteri di iscrizione. pag Criteri di tenuta del Registro. Preposto. pag Disposizioni relative ai soggetti iscritti nel Registro. pag Contenuti del Registro. pag Modalità di gestione e ricerca dei dati contenuti nel Registro. pag Conservazione del Registro. pag Disposizioni finali. pag. 11 Allegati: Allegato A pag. 12 Allegato B pag. 13 1

2 Premessa In attuazione delle disposizioni dell art. 115 bis del D. Lgs 24 febbraio 1998, n. 58 (di seguito T.U.F. ) e del Regolamento Consob n /1999, il Consiglio di Amministrazione di Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. nella riunione del 14 marzo 2006 ha istituito il Registro delle persone che hanno accesso ad informazioni privilegiate nella Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. (di seguito Registro ) e approvato le linee generali delle presenti Disposizioni operative per la gestione del Registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate di cui all art. 115 bis del decreto legislativo 24 febbraio 1998 n. 58 (di seguito anche Disposizioni ). In relazione a quanto previsto dall art. 152 bis del Regolamento Consob n.11971/ e in considerazione del fatto che le procedure di monitoraggio, circolazione e comunicazione delle informazioni privilegiate sono gestite a livello accentrato dalla capogruppo Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., con riferimento anche alle informazioni concernenti le società controllate il Registro è unico e le società controllate dalla Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. hanno delegato alla capogruppo l istituzione, la gestione e la tenuta del Registro. Le presenti Disposizioni sono collegate alla Procedura in materia di gestione, circolazione interna e comunicazione al pubblico delle informazioni privilegiate previste dall art. 181 del decreto legislativo 24 febbraio 1998 n. 58 approvata nelle sue linee generali nella citata riunione dal Consiglio di Amministrazione. Le presenti Disposizioni operative entrano in vigore il 1 aprile 2006 ed evidenziano tra l altro, anche in applicazione dell art. 152 bis, comma 3 del Regolamento Consob n.11971/1999: i) i criteri adottati da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. nella tenuta del Registro; ii) le modalità di gestione e ricerca dei dati contenuti nel Registro. 1. Definizione di Informazione Privilegiata. Ai fini delle presenti Disposizioni e con riferimento all art. 181 del D. Lgs. 24 Febbraio 1998 n. 58: A) Per informazione privilegiata si intende un informazione che abbia le seguenti caratteristiche: - è un informazione di carattere preciso; - non è stata resa pubblica in conformità alle relative disposizioni di legge; - concerne, direttamente o indirettamente, Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. o uno o più strumenti finanziari emessi da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.; - se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di tali strumenti finanziari. In particolare un informazione si ritiene di carattere preciso se: 2

3 1. si riferisce ad un complesso di circostanze esistente e che si possa ragionevolmente prevedere che verrà ad esistenza o ad un evento verificatosi o che si possa ragionevolmente prevedere che si verificherà; 2. è sufficientemente specifica da consentire di trarre conclusioni sul suo possibile effetto sui prezzi dei suddetti strumenti finanziari. Per informazione che, se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di strumenti finanziari si intende un informazione che presumibilmente un investitore ragionevole utilizzerebbe come uno degli elementi su cui fondare le proprie decisioni di investimento. 2. Criteri adottati da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. nella tenuta del Registro. 2.1 Criteri di iscrizione. l criteri di tenuta del Registro istituito da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. prevedono, a seconda della tipologia delle informazioni privilegiate alle quali i soggetti iscritti hanno accesso, una doppia modalità di iscrizione: ISCRIZIONI IN VIA PERMANENTE Iscrizione nel Registro di soggetti che, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero delle funzioni esercitate nell ambito di Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. e/o di società controllate da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., hanno accesso in termini organici e completi alle seguenti tipologie di informazioni privilegiate: a) dati contabili e gestionali consuntivi relativi ad Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.; b) dati previsionali (budget/forecast/piani) relativi ad Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.; c) dati contabili e gestionali consolidati consuntivi del gruppo Mondadori; d) dati previsionali (budget/forecast/piani) consolidati del gruppo Mondadori; e) dati gestionali riferiti alle singole Divisioni di Business del Gruppo Mondadori; f) dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alle singole Divisioni di Business del Gruppo Mondadori. Il carattere permanente dell iscrizione deriva dal fatto che il processo aziendale di formazione ed elaborazione dei dati sopra individuati ha carattere continuo. I soggetti da iscrivere nel Registro in via permanente sono stati individuati tra i soggetti che accedono alle informazioni privilegiate quali individuate ai precedenti punti da a) ad f): i) in relazione ai ruoli esercitati nell ambito delle funzioni aziendali di Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. e/o di società controllate da Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.; 3

4 ii) secondo le procedure aziendali inerenti la formazione, elaborazione e circolazione dei dati qualificabili quali informazioni privilegiate e come sopra individuati. In particolare, fatte comunque salve ulteriori iscrizioni effettuate, in conformità alle presenti disposizioni, a seguito di variazioni dell assetto organizzativo, sono iscritti in via permanente nel Registro: in relazione all accesso a dati contabili relativi al bilancio di esercizio e consolidato, alla semestrale e alle trimestrali. Dati gestionali consolidati e riferiti alle divisioni di business. Dati previsionali consolidati e riferiti alle divisioni di business: il Vice-Presidente e Amministrazione Delegato Arnoldo Mondadori Editore SpA, il Direttore Centrale Amministrazione Finanza e Controllo, il Responsabile Amministrazione e Bilancio di Gruppo, in relazione all accesso a dati gestionali consolidati e riferiti alle divisioni di business. Dati Previsionali (budget/forecast/piani) consolidati e riferiti alle divisioni di business: il Direttore Generale Divisione Periodici, il Direttore Generale Divisione Libri, il Direttore Relazioni Esterne e Comunicazione, il Direttore Personale Organizzazione e Sistemi Informativi, il Direttore Divisione Pubblicità / Amministratore Delegato Mondadori Pubblicità SpA, il Direttore Divisione Grafica / Amministratore Delegato Mondadori Printing SpA, il Direttore Divisione Radio / Amministratore Delegato Monradio Srl, il Direttore Divisione Retai e Direct Marketing / Amministratore Delegato Mondadori Retail SpA / Amministratore Delegato Cemit Interactive Media SpA / Presidente Mondadori Franchising SpA, il Responsabile Pianificazione e Controllo, l Addetto Pianificazione e Controllo, Il Responsabile della funzione Investor Relator, l Assistente del Responsabile della funzione Investor Relator, il Responsabile Finanza di Gruppo, il Responsabile Gestionale Circolante di Gruppo, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Periodici. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Periodici: il Responsabile Business Unit Periodici Maschili, il Responsabile Business Unit Periodici Femminili, il Direttore Generale Area Business Familiari e Entertainment, 4

5 il Vice Direttore Generale Periodici, il Responsabile Business Unit Periodici Up Market e Sistema arredamento, il Responsabile Attività Internazionali e Syndacation, il Responsabile Business Unit Digital Publishing, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Libri. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Libri: il Controller Libri, il Direttore Commerciale e Distribuzione, il Direttore Edizioni Mondadori, l Amministratore Delegato Edumond Le Monnier SpA, l Amministratore Delegato Giulio Einaudi Editore SpA, l Amministratore Delegato Sperling & Kupfer Editori SpA, l Amministratore Delegato Edizioni Piemme SpA, l Amministratore Delegato Mondadori Electa SpA, il Direttore Generale Operativo Mondadori Electa SpA, il Responsabile Personale Strutture Centrali e Divisione Libri, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alle Divisioni Periodici e Pubblicità. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alle Divisioni Periodici e Pubblicità: il Controller Periodici e Pubblicità, il Responsabile Personale Divisioni Periodici e Pubblicità, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Pubblicità. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Pubblicità: il Vice Direttore Generale Commerciale Mondadori Pubblicità SpA, il Vice Direttore Generale Operations Mondadori Pubblicità SpA, il Responsabile Amministrativo Mondadori Pubblicità SpA, il Responsabile Marketing Strategico Mondadori Pubblicità SpA, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Retail. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Retail: il Direttore Generale Mondadori Retail SpA, l Amministratore Delegato Mondadori Franchising SpA, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Direct Marketing. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Direct Marketing: 5

6 il Direttore Generale Cemit Interactive Media, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Retail e Direct Marketing. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Retail e Direct Marketing: il Controller Retail e Direct Marketing, il Responsabile Personale della Divisione Retail e Direct Marketing, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Grafica. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Grafica: il Controller Grafica, il Responsabile Produzione libri Mondadori Printing SpA, il Responsabile Produzione periodici Mondadori Printing SpA, il Direttore Commerciale Mondadori Printing SpA, il Responsabile Sistema Qualità e Sviluppo Processi Mondadori Printing SpA, il Responsabile Servizio Tecnico e Manutenzione Mondadori Printing SpA, il Responsabile Acquisti e Logistica Mondandori Printing SpA, il Program Manager Clienti di gruppo Mondadori Printing SpA, il Responsabile Amministrativo Mondadori Printing SpA, il Responsabile Personale Divisione Grafica, in relazione all accesso ai dati gestionali riferiti alla Divisione Radio. Dati previsionali (budget/forecast/piani) riferiti alla Divisione Radio: il Controller Radio, in relazione all accesso ai dati contabili relativi al bilancio di esercizio e consolidato, alla semestrale e alle trimestrali: il Responsabile Bilancio Consolidato, l Addetto al Bilancio Consolidato, in relazione all accesso ai dati contabili relativi al bilancio di esercizio, alla semestrale e alle trimestrali: il Responsabile Amministrazione, in relazione all accesso ai dati contabili relativi al bilancio di esercizio: l Addetto al Bilancio di esercizio, in relazione all accesso ai dati contabili relativi al bilancio di esercizio e consolidato, alla semestrale e alle trimestrali in funzione della predisposizione dei comunicati ex art. 114 del D. Lgs. n. 58/1998: 6

7 il Responsabile Comunicazioni Istituzionali, in relazione all esercizio delle funzioni di Preposto alla tenuta del Registro quali indicate al successivo punto 2.2. il Responsabile Affari Societari Flussi informativi relativi alle iscrizioni in via permanente: La Direzione Personale Organizzazione e Sistemi Informativi provvede, sulla base dei criteri come sopra indicati, a fornire al Preposto alla tenuta del Registro le informative in merito: i) ai soggetti da iscrivere in via permanente nel Registro; ii) alle eventuali cancellazioni o variazioni delle iscrizioni conseguenti a cessazioni o modifiche delle funzioni esercitate dai soggetti iscritti. L informativa è fornita per iscritto mediante la compilazione di apposita modulistica (allegato A delle presenti Disposizioni). Il Preposto alla tenuta del Registro procede tempestivamente alle iscrizioni con le modalità previste dal successivo paragrafo 2.2. ISCRIZIONI IN VIA OCCASIONALE A) Iscrizione nel registro dei soggetti che hanno accesso ad informazioni privilegiate concernenti Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. o società controllate e relative a progetti o proposte predisposti all interno di Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. o elaborati da società controllate o provenienti da terzi, e concernenti eventi rilevanti od operazioni di carattere straordinario quali, a titolo esemplificativo e non tassativo: - variazione del controllo o variazioni rilevanti della struttura organizzativa interna della società; - partecipazione alla costituzione di società e ad accordi di joint venture in genere; - acquisto, vendita e dismissione di partecipazioni, aziende e rami di azienda; - avvio e stipula di accordi di collaborazione o di partecipazione con terzi aventi rilevanza strategica; - contratti di finanziamento attivi ed emissione di prestiti obbligazionari; - progetti di investimento specifici; - riassetti e ristrutturazioni societarie anche attraverso operazioni di fusioni/scissioni; - operazioni sul capitale. B) Iscrizione nel Registro degli amministratori non esecutivi e dei sindaci effettivi di Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. contestualmente all invio agli stessi, a cura della Direzione Centrale Amministrazione Finanza e Controllo, della documentazione, con particolare riferimento a bilancio di esercizio e consolidato, relazioni semestrali e trimestrali, relativa alle riunioni del consiglio di amministrazione. 7

8 Flussi informativi relativi alle iscrizioni in via occasionale: Iscrizione in via occasionale sub A): - l iscrizione è subordinata ad una valutazione preventiva, coordinata dall Amministratore Delegato con il supporto della Direzione Amministrazione Finanza e Controllo, della Funzione Affari Societari e delle ulteriori funzioni aziendali coinvolte della concreta configurabilità dell informazione, in relazione a contenuti e tipologia della stessa, come privilegiata; - in caso di esito positivo della valutazione preventiva di cui sopra la Direzione Amministrazione Finanza e Controllo provvede a fornire al Preposto alla tenuta del Registro le informative in merito ai soggetti da iscrivere nel Registro; - il Preposto alla tenuta del Registro procede tempestivamente alle iscrizioni con le modalità previste dal successivo paragrafo 2.2. L informativa è fornita per iscritto mediante la compilazione di apposita modulistica (allegato A delle presenti Disposizioni). Iscrizione in via occasionale sub B): - la Direzione Amministrazione Finanza e Controllo, contestualmente all invio della documentazione relativa alle riunioni del consiglio di amministrazione, provvede a fornire al Preposto alla tenuta del Registro le informative in merito ai soggetti da iscrivere nel registro; - il Preposto alla tenuta del Registro procede tempestivamente alle iscrizioni con le modalità previste dal successivo paragrafo 2.2. L informativa è fornita per iscritto mediante la compilazione di apposita modulistica (allegato A delle presenti Disposizioni). L iscrizione di un soggetto in via permanente non esclude, qualora se ne determinino i presupposti come sopra specificati, l iscrizione del medesimo soggetto anche in via occasionale. 2.2 Criteri di tenuta del Registro. Preposto. Il Registro è tenuto, attraverso l utilizzo di un supporto elettronico informatico con le modalità indicate nel successivo capitolo 3, dal Responsabile della Funzione Affari Societari della Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., individuato dal consiglio di Amministrazione quale Responsabile pro-tempore preposto alla tenuta e all aggiornamento del Registro (nel seguito Il Preposto ). Il Preposto è responsabile della ricezione e della gestione delle informazioni relative alle persone che hanno accesso alle Informazioni Privilegiate quali trasmessegli ai fini dell iscrizione al Registro sulla base dei flussi informativi regolamentati al precedente paragrafo

9 In particolare il Preposto: i) procede alle iscrizioni nel Registro in conformità alle presenti disposizioni; ii) aggiorna il Registro quando: cambia la ragione per cui un soggetto è iscritto nel registro, un soggetto non ha più accesso all informazione privilegiata, l informazione privilegiata viene resa pubblica secondo le relative disposizioni di legge; iii) invia tempestivamente ai soggetti interessati l informativa ex art. 152 quinquies del Regolamento Consob 11971/1999 in merito all avvenuta iscrizione nel Registro, indicando in particolare: il carattere permanente od occasionale dell iscrizione; le motivazioni dell iscrizione; nei casi di iscrizioni occasionali, al fine di assicurare modalità riservate di circolazione dell informazione privilegiata, sono forniti a ciascuno dei soggetti iscritti le generalità di tutti gli ulteriori soggetti iscritti con riferimento alla medesima motivazione ed informazione; gli obblighi che derivano dall aver accesso ad informazioni privilegiate e le sanzioni stabilite per gli illeciti previsti nel titolo I bis della parte V del T.U.F o in caso di diffusione non autorizzata delle informazioni privilegiate. Alla suddetta informativa, che deve essere restituita firmata per ricevuta da ciascun destinatario, sono allegati le presenti disposizioni. iv) informa i soggetti iscritti di ogni variazione rispetto a precedenti iscrizioni, nonché la cessazione dell iscrizione nel Registro. Il Preposto è altresì tenuto all espletamento delle seguenti funzioni: v) la supervisione generale sulla tenuta del Registro e la possibilità di accedere a tutte le informazioni in esso contenute, con facoltà di estrazione delle medesime con ogni possibilità resa possibile dal sistema; vi) i rapporti con l autorità giudiziaria o di vigilanza a fronte di eventuali richieste inerenti i dati contenuti nel Registro. 2.3 Disposizioni relative ai soggetti iscritti nel Registro. I soggetti iscritti nel Registro ( gli iscritti ) adottano misure idonee ad impedire l accesso alle informazioni privilegiate (le informazioni ) a persone diverse da quelle che ne hanno necessità per l esercizio delle funzioni loro assegnate e trattano e comunicano le Informazioni in conformità alle procedure aziendali in materia di monitoraggio, circolazione interna e comunicazione al pubblico delle informazioni privilegiate. 9

10 In particolare, provvedono ad acquisire, gestire e conservare le Informazioni: (i) adottando ogni necessaria cautela affinché la relativa circolazione nel contesto aziendale avvenga con la massima riservatezza; (ii) con modalità idonee ad evitare che terzi non autorizzati prendano conoscenza delle Informazioni nonché ad impedire l accesso a soggetti diversi da quelli che ne hanno necessità per l'esercizio delle loro funzioni e attività. Ogni soggetto iscritto nel Registro è inoltre tenuto a: - ottemperare alle presenti Disposizioni; - nell ipotesi di comunicazione di un informazione privilegiata a soggetti non iscritti nel Registro secondo le presenti Disposizioni a comunicare tempestivamente tale circostanza al Preposto per i relativi aggiornamenti del Registro. I Consulenti provvedono a sottoscrivere specifici impegni di riservatezza aventi a oggetto l acquisizione, la gestione e la conservazione delle Informazioni. 2.4 Contenuti del Registro. Il Registro contiene i seguenti dati: gli estremi identificativi della persona iscritta (nome cognome - codice fiscale) inseriti nella Sezione Anagrafica. Qualora l iscritto sia una persona giuridica, un ente o un associazione professionale oltre ai dati identificativi sono indicati anche il nominativo e il codice fiscale di una persona fisica di riferimento; il ruolo ricoperto dalla persona iscritta; l area di competenza presso la quale la persona iscritta svolge la propria attività; la tipologia di informazione privilegiata cui la persona ha accesso, contrassegnata da una breve descrizione e da un codice numerico; la data di iscrizione; la data di comunicazione, corrispondente alla data in cui la persona ha avuto accesso all informazione privilegiata; la data di aggiornamento; la data di chiusura delle iscrizioni occasionali; la data di chiusura delle iscrizioni permanenti; la causale/aggiornamento consistente nell indicazione delle motivazioni dell iscrizione attraverso la descrizione della tipologia di informazione privilegiata a cui il soggetto iscritto accede. 10

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12 Allegato A MODULO PER L ISCRIZIONE NEL REGISTRO ai sensi degli artt. 115 bis T.U.F. e 152 bis e ss. del Regolamento Emittenti Iscrizione in via permanente Iscrizione in via occasionale prima iscrizione aggiornamento di precedenti iscrizioni persone fisiche: Cognome e nome/ Codice Fiscale Qualifica 1 / Area Competenza Data 2 soggetti diversi dalle persone fisiche: Denominazione Cognome e nome soggetto di riferimento Qualifica 1 Data 2 Motivazione dell iscrizione e/o dell aggiornamento 3 / Tipologia dell informazione privilegiata Data, La Direzione 1 indicare una delle seguenti categorie: amministratore / sindaco / dirigente / lavoratore dipendente / libero professionista / società di consulenza / altro soggetto, in ragione di attività lavorativa o professionale ovvero della funzione svolta per conto di Arnoldo Mondadori Editore SpA. 2 data di avvenuta conoscenza dell informazione privilegiata o data dalla quale è intervenuto un aggiornamento in merito a informazione registrata 3 scegliere una delle seguenti causali,: accesso iniziale all informazione aggiornamento dati della persona aggiornamento dati concernenti l informazione cessata riservatezza dell informazione cessato accesso all informazione altra causale da specificare 12

13 Allegato B Registro delle persone che hanno accesso alle Informazioni Privilegiate Modalità di gestione e ricerca dei dati Arnoldo Mondadori Editore SpA ha adottato, per la tenuta e gestione del Registro delle persone che hanno accesso alle Informazioni Privilegiate, un software applicativo denominato NetMA/IPNET che garantisce elevati standard di sicurezza e riservatezza in termini di accesso, trattamento e conservazione dei dati ed un elevata flessibilità di estrazione, visualizzazione e stampa dei dati stessi. Si tratta di un software web-based che utilizza una linea virtuale dedicata, accessibile unicamente ad utenti abilitati muniti di specifiche user e password. In considerazione della natura particolare delle informazioni trattate, è stata adottata un architettura basata su un server dedicato e dotato di meccanismi di backup sul quale sono stati installati, oltre al software applicativo NetMa/IPNET, l application server JRUN 4 e Microsoft SQL Server a garanzia dell inaccessibilità ed immodificabilità dei dati inseriti. L accesso al sistema è consentito esclusivamente ad utenti censiti, dotati di password ed associati ad uno specifico profilo, in funzione della propria operatività, che estende o limita il loro accesso alle funzioni del Registro ed alle attività sulle stesse consentite. L operatività degli utenti è monitorata attraverso un registro attività utente e relativa reportistica associata. L utente abilitato all accesso ed utilizzo del software operativo è stato identificato, quale Preposto alla tenuta del Registro, nel Responsabile della funzione Affari Societari di Arnoldo Mondadori Editore SpA. Il sistema operativo NetMA/IPNET consente, per ogni soggetto iscritto nel Registro, l inserimento, l estrazione e la stampa dei dati relativi a: - estremi identificativi (SOGGETTO) della persona iscritta (nome/cognome/codice fiscale). Qualora il soggetto iscritto sia una persona giuridica, un ente o un associazione professionale oltre ai dati identificativi sono indicati anche il nominativo ed il codice fiscale di una persona fisica di riferimento; - data di iscrizione, valorizzata automaticamente dal sistema e non modificabile; - tipo di iscrizione (EV) che, in funzione della tipologia di informazione privilegiata alla quale il soggetto iscritto ha accesso, può essere identificata come permanente (abbreviata IP) od occasionale (abbreviata IO); 13

14 - ruolo ricoperto dalla persona iscritta nell ambito aziendale; - area di competenza ovvero area di organizzazione aziendale in cui la persona iscritta svolge la propria attività; - tipologia di informazione privilegiata (COD. INFORMAZIONE) identificata da un codice numerico progressivo; - causale/aggiornamento iscrizione ovvero descrizione della motivazione di iscrizione e/o di successive variazioni o aggiornamenti con riferimento all informazione privilegiata cui la persona iscritta ha avuto accesso; - data di comunicazione, corrispondente alla data in cui la persona ha avuto accesso all informazione privilegiata; - data di chiusura dell iscrizione, valorizzata automaticamente dal sistema e non modificabile. Il sistema garantisce la conservazione per almeno 5 anni dalla data di inserimento, variazione e cancellazione dal Registro. Successivamente all imputazione ed alla convalida dei dati quali sopra indicati relativi all iscrizione di un soggetto all interno del registro, il sistema provvede a generare ed associare all iscrizione un numero progressivo di registrazione (N. ART). L applicativo al manifestarsi di determinati eventi che comportino variazioni e/o cancellazioni delle iscrizioni effettuate, consente i relativi aggiornamenti. Alla convalida della variazione effettuata, il sistema evidenzia in particolare al tipo iscrizione la relativa variazione (cod. V) o chiusura (cod. C). Nel complesso l operatività del sistema è sostanzialmente strutturata sulla gestione ed implementazione delle seguenti anagrafiche, per le quali è prevista l estrazione, la visualizzazione e la stampa: - archivio anagrafico della società (emittente) o del Gruppo (società controllate dall emittente), - archivio anagrafico dei soggetti iscritti; - tabella ruolo ossia l elenco delle cariche/funzioni aziendali ricoperte dai soggetti iscritti; - tabella tipologia informazione privilegiata ossia l elenco delle informazioni privilegiate identificate da un codice numerico progressivo di tre caratteri; - tabella area di competenza ossia l elenco delle aree di organizzazione aziendale in cui i soggetti iscritti svolgono la propria attività. La procedura permette di effettuare ricerche di dettaglio in grado di estrarre e stampare, in funzione dei criteri di ricerca impostati, i dati relativi a: 14

15 - soggetti iscritti, - tipologia di iscrizione, - tipologia di informazione privilegiata, - settore di appartenenza, - data o range di date; la combinazione delle tipologie di ricerca permette di restringerne il campo mentre, nell eventualità in cui non sia valorizzato alcun criterio di ricerca, il sistema genera l intero complesso informativo relativo ai soggetti iscritti nel Registro. Maggiori dettagli in merito all operatività del sistema informativo NetMA/IPNET ed alle modalità di gestione ed estrazione dei dati sono reperibili nel relativo Manuale Utente tenuto presso la funzione Affari Societari Mondadori. 15