GUIDA A OPENOFFICE 4 IMPRESS (PRESENTAZIONI)

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1 GUIDA A OPENOFFICE 4 IMPRESS (PRESENTAZIONI) La presente guida, eccetto i paragrafi riguardanti cambio di diapositiva e inserimento di animazioni, che sono stati scritti ed illustrati ex novo, è un in gran parte un adattamento, con qualche variazione, di quella messa a disposizione da openoffice.org attraverso yandex.com. La licenza PDL, con cui yandex ha rilasciato la guida originale,ha consentito le modifiche e la pubblicazione di questa, ovviamente rilasciata con analoga licenza. Impress è il programma per la creazione di presentazioni della suite OpenOffice; qui sotto vediamo la schermata della pagina di lavoro e le icone degli strumenti disponibili. 1

2 1. Creare una presentazione nuova Nel momento in cui si apre OpenOffice Impress si apre in automatico anche la finestra Presentazione guidata (figura a destra). Nel caso la funzione non si attivi automaticamente si può selezionarla da File>Procedure guidate>presentazione. Spuntare la casella Non mostrare più la procedura guidata se si vuole eliminare l'avvio in automatico. Se viene scelta l'opzione Presentazione vuota, si aprirà una finestra in cui sarà possibile scegliere un modello di pagina e il mezzo per la presentazione. Dopo aver cliccato su Avanti si aprirà un'altra finestra in cui si potranno scegliere gli effetti di transizione da una diapositiva all'altra, la velocità di transizione e il tipo di presentazione che si vuole creare. Dopo aver scelto tutte le impostazioni occorre cliccare su Crea. Se viene scelta l'opzione Apertura di una presentazione esistente, occorre cliccare sul pulsante Apri, immediatamente sotto, per sfogliare tra le cartelle del PC e scegliere la presentazione da aprire. Se viene scelta l'opzione Da modello, Impress ci guiderà nell'elaborazione della presentazione chiedendoci di inserire alcuni dati relativi alla nostra azienda o al nostro Ente, agli argomenti trattati nella presentazione etc. (figura a sinistra). Dopo l' inserimento delle informazioni, la procedura guidata prosegue suggerendoci una sorta di indice delle diapositive che può essere d'aiuto per realizzare la presentazione in modo più organico. Ad ogni voce dell'indice corrisponde una diapositiva su cui possiamo inserire i contenuti che vogliamo. L'indice è estendibile e riducibile ed è possibile aggiungere, duplicare e modificare le diapositive suggerite. Lavorare con le diapositive Per aggiungere diapositive alla presentazione basta selezionare Inserisci>Pagina o cliccare sull'icona nella barra degli strumenti di presentazione (riprodotta a sinistra). 2

3 Oppure posizionarsi nella colonna Diapositive sulla sinistra, cliccare con il tasto destro del mouse e scegliere Nuova diapositiva. Se invece c'è bisogno di inserire una diapositiva identica ad una già presente nella presentazione, basta selezionare Inserisci>Duplica pagina. Per cancellare diapositive dalla presentazione selezionare, nella colonna Diapositive, la diapositiva che si desidera cancellare e premere il tasto Canc, oppure, sempre selezionando la diapositiva dalla colonna Diapositive, premere il tasto destro del mouse e scegliere Elimina diapositiva. Per selezionare più di una diapositiva, nella colonna Diapositive cliccare con il mouse sulle diapositive che si desidera selezionare, tenendo premuto il pulsante Maiuscolo (Shift). Modificare lo stile dei caratteri In modalità di visualizzazione normale (Visualizza>Normale), occorre selezionare Formato>Carattere. Comparirà così la finestra riportata nella figura di destra. Selezionare la scheda Carattere per impostare il tipo di carattere, lo stile e le dimensioni. Selezionare la scheda Effetto carattere per impostare eventuali effetti (sottolineato, barrato, colore, etc) e la scheda Posizione per impostarne la dimensione, la scala e la spaziatura. Modificare le impostazioni di pagina e lo sfondo In modalità di visualizzazione normale (per controllare basta selezionare Formato>Pagina). Selezionare la scheda Pagina per impostare margini, dimensioni e allineamento del foglio; selezionare la scheda Sfondo per modificare lo sfondo delle diapositive. 3

4 Creare o modificare un modello di sfondo Mediante Visualizza>Sfondo>Maschera si possono creare nuovi modelli o modificare i modelli di sfondo presenti (vedi figura a destra nella pagina precedente). Possiamo lavorare direttamente modificando la diapositiva vuota che si presenta la prima volta che accediamo, come quella in figura. Se sono già presenti modelli, possiamo selezionare il modello di sfondo che desideriamo modificare nella colonna Diapositive a sinistra. Le modifiche salvate saranno riportate da tutte le diapositive a cui è associato quel modello. Per creare una nuova diapositiva di modello di sfondo, possiamo cliccare con il tasto destro del mouse sulla colonna Diapositive e selezionare la voce Nuovo documento master. Mediante il pulsante Chiudi vista sfondo o Visualizza>Normale possiamo uscire e tornare alla visualizzazione Normale. Cambiare il modello di sfondo alla diapositiva In modalità di visualizzazione Normale (controllare Visualizza>Normale), cliccare su Pagine Master nella colonna a destra per visualizzare i modelli di sfondo disponibili. Posizionarsi sulla diapositiva di cui si desidera cambiare il modello di sfondo e cliccare sul modello scelto. Possiamo associare lo stesso modello anche a più diapositive contemporaneamente, selezionandole tutte e poi cliccando sul modello desiderato. Inserire testi nella presentazione Possiamo selezionare il layout di ogni diapositiva dalla colonna Layout a sinistra. In base al tipo di layout scelto avremo a disposizione un numero variabile di caselle in cui inserire il testo. Queste ultime sono riconoscibili dal bordo grigio che hanno come contorno. Per inserire testo all' interno di una casella esistente: 1. cliccare all'interno della casella: il bordo grigio sarà evidenziato per indicare che è attiva la modalità inserimento; 2. inserire il testo e cliccare all'esterno del bordo grigio: in questo modo si esce dalla modalità inserimento e il testo inserito sarà visualizzato. Per creare una nuova casella di testo: 1. cliccare sull'icona sulla barra di disegno 2. premere il tasto sinistro del mouse, trascinare il punto di inserimento nel punto dove vogliamo creare la casella e disegnarla con il mouse: il cursore apparirà già all'interno della casella 4

5 3. digitare il testo e cliccare all'esterno della casella per confermare. Se vogliamo modificare le dimensioni della casella di testo basta cliccare e trascinare i punti di ancoraggio (quadratini che appaiono agli angoli e a metà di ogni lato della casella) della stessa fino a raggiungere la dimensione desiderata. Per spostare la casella di testo, cliccare sul bordo della stessa e trascinarla dove desideriamo dal punto in cui appare la manina. Inserire immagini nelle diapositive Selezionare Inserisci>Immagine >Da file... (per sfogliare le cartelle del PC e scegliere l'immagine da inserire) o Scanner per selezionare lo scanner come sorgente. Dopo aver inserito l'immagine possiamo modificarne le dimensioni e tutte le altre impostazioni. Posizioniamo il cursore sull'immagine, premiamo il tasto destro del mouse e scegliamo tra le opzioni ciò che ci occorre. Inserire grafici nella presentazione Scegliere dal pannello delle attività nella sezione Layout una diapositiva che preveda l'inserimento di un grafico. I layout di questo tipo si riconoscono dal simbolo nell' immagine qui a destra. Una volta selezionato, far e doppio click sull'icona che apparirà nella diapositiva (figura a destra). A questo punto avremo accesso alla barra di formattazione del grafico, riportata nella figura sotto. Per uscire dalla modalità di formattazione del grafico possiamo premere Esc, mentre per rientrare dobbiamo fare doppio clic sul grafico. Per inserire i dati del grafico (figura a destra): 1. selezionare Visualizza>Tabella dei dati del grafico o cliccare sull'icona riprodotta a sinistra 2. scrivere i dati che si desidera inserire direttamente nelle celle che appariranno 3. chiudere la finestra. 5

6 Per modificare il tipo di grafico (figura a sinistra): 1. selezionare Formato>Tipo di diagramma o cliccare sull'icona a destra 2. scegliere la categoria tra 2D e 3D, il tipo di diagramma e una tra le varianti proposte 3. cliccare su OK per confermare Inserire oggetti di disegno nella presentazione Dalla barra di disegno (figura sotto) possiamo selezionare la forma che vogliamo inserire (rettangolo, simboli, caselle di testo, diagrammi di flusso, legende etc.) Per inserire oggetti e forme: 1. scegliere sulla barra di disegno la forma o il gruppo di forme da inserire 2. cliccare sulla freccina (Scelta) accanto all'icona del gruppo di forme e scegliere, tra le forme proposte, quella da inserire 3. premere sul tasto sinistro del mouse sulla forma selezionata e trascinarla nel punto della diapositiva in cui deve essere inserita 4 cliccare due volte sulla forma per modificarne le dimensioni Una volta selezionata la forma sulla diapositiva è possibile modificarne il contorno e/o il colore di riempimento, associarvi un'animazione con le relative icone o premendo il tasto destro del mouse e scegliendo l'opzione desiderata. Utilizzare la galleria Cliccare sull'icona sulla barra di disegno per aprire la finestra di dialogo (figura a destra). Poi: 1. scegliendo un argomento tra quelli proposti appariranno le opzioni grafiche e/o sonore disponibili 2. scegliere l'immagine o il file desiderato 6

7 e trascinarlo all'interno della diapositiva 4. spostare o modificare le dimensioni dell'oggetto inserito trascinando i punti di ancoraggio. Per inserire nella galleria immagini o suoni personalizzati: 1. selezionare Argomento personale e premere il tasto destro del mouse 2. selezionare Proprietà>File per cercare ed aggiungere ciò che si desidera. Inserire Collegamenti Con questo strumento è possibile inserire link a siti web, a file e/o a indirizzi all'interno della diapositiva. Per farlo: 1. selezionare Inserisci > Collegamenti o cliccare sull'icona nella barra degli strumenti standard 2. dalla finestra di dialogo (figura a sinistra) scegliere nel pannello a sinistra quale tipo di link si vuole inserire 3. inserire nel campo Destinazione, a seconda del caso, l'url (link internet), il segnalibro (per link interni) l'indirizzo o altri file da inserire 4. impostare negli altri campi come si desidera che appaia il link sulla diapositiva (se come testo o come bottone, il nome del link, etc) 5. cliccare su Applica e ritornare alla presentazione Controllo ortografico e automatico Per controllare e correggere gli errori di battitura e di ortografia all'interno delle diapositive possiamo scegliere tra 2 strumenti: il Controllo automatico, che si può attivare cliccando sull'icona sulla barra degli strumenti standard e che sottolineerà in rosso, durante la digitazione, tutte le parole che non conosce e che potrebbero essere da correggere il Controllo ortografico, che possiamo attivare cliccando sull'icona sulla barìra degli stru menti standard o selezionando Strumenti > Controllo Ortografico. Si aprirà una finestra come quella riportata nella figuraa destra. Se scegliamo di utilizzare il Controllo ortografico, dopo averlo avviato nel modo sopra descritto, troveremo indicate in rosso (come nell'immagine a destra) tutte le parole che il 7

8 dizionario di OpenOffice non conosce. Possiamo decidere di ignorare le parole segnalate premendo su Ignora questa volta (per ignorare l'errore in quel punto della diapositiva) o su Ignora tutto (per ignorare l'errore in tutti i punti della presentazione). Possiamo invece decidere di modificare la parola segnalata scegliendo tra le opzioni suggerite da OpenOffice e cliccando su Modifica (per cambiare la parola solo in quel punto della diapositiva) o su Modifica tutto (per cambiare quella parola in tutti i punti della presentazione). In alternativa, possiamo riscrivere a mano la parola corretta direttamente nel campo in cui la stessa è segnalata in rosso e cliccare su Modifica. 2. Visualizzare una presentazione Per eseguire una presentazione possiamo selezionare Presentazione > Presentazione, utilizzare il pulsante riprodotto a destra oppure premere il tasto F5. Per spostarci tra le diapositive della presentazione premiamo i tasti del mouse. In alternativa, per andare avanti e indietro nella presentazione, possiamo utilizzare le frecce a destra e a sinistra presenti sulla tastiera. Per interrompere la presentazione possiamo usare il tasto Esc. Presentazione cronometrata Grazie a questa funzionalità possiamo temporizzare l'avvicendamento delle diapositive in modo che siano sincronizzate con presentazione verbale. Per testare i nostri tempi: 1. selezioniamo Presentazione > Presentazione cronometrata e sarà avviata la presentazione 2. nell'angolo sinistro della pagina apparirà il timer che inizierà immediatamente a contare 3. iniziamo ad esporre gli argomenti verbalmente e, quando siamo pronti a passare alla diapositiva successiva, clicchiamo sul timer 4. Impress memorizzerà il tempo che abbiamo impiegato per la spiegazione verbale di ogni diapositiva e lo riproporrà in modo automatico la volta successiva. In questo modo le diapositive si avvicenderanno secondo i tempi che abbiamo impostato, senza bisogno di ulteriori interventi. Modalità di visualizzazione Impress mette a disposizione diverse possibilità di visualizzare le diapositive, che possono risultare molto comode durante l'elaborazione e la correzione della presentazione. La modalità disponibili sono quelle nei pulsanti immediatamente sopra la diapositiva, come nella figura qui sotto. La visualizzazione Normale è quella che si utilizza di default nell'elaborazione della presentazione. La visualizzazione Struttura mostra il contenuto della presentazione per punti di solo testo, in modo da avere un'idea più chiara della sequenzialità e coerenza dello stesso, per poterlo modificare e riorganizzare in modo più efficiente. La visualizzazione Note visualizza ogni diapositiva con un campo note sottostante che, se compilato, può essere di aiuto al relatore per avere sott'occhio alcuni appunti. Chiaramente le note sono nascoste al pubblico nel momento in cui la presentazione viene avviata. 8

9 La visualizzazione Stampati ci consente di impostare quante diapositive per foglio desideriamo stampare, in modo da ottimizzare gli spazi. La visualizzazione Ordine diapositive mostra tutte le diapositive della presentazione e consente di modificarne l'ordine semplicemente trascinandole con il mouse o con spostandole con Modifica > Taglia/Copia/Incolla. Cambio diapositiva e animazioni L'impostazione del cambio diapositiva e di animazioni personalizzate si stabilisce da Menù Per impostare il cambio di diapositiva: 1. selezionare dal pannello delle diapositive quella (o quelle) su cui si vuole inserire l'effetto 2. dal menù scegliere Presentazione > Cambio diapositiva (figura a sinistra): a destra dello schermo si apre il pannello riportato nella figura a destra; 3. scegliere l'effetto, la velocità e, eventualmente, il suono che si desidera inserire; 4. possiamo specificare, inoltre, se vogliamo che il cambio avvenga al clic del mouse o in modo automatico. Per applicare lo stesso effetto al cambio di diapositiva per tutta la presentazione, dopo aver scelto l'effetto clicchiamo su Applica a tutte le diapositive. Se desideriamo vedere sempre l'anteprima, scegliendo l'effetto spuntiamo la relativa casella posta nella parte inferiore del pannello. 9

10 Per inserire animazioni sugli oggetti all'interno delle diapositive: 1. selezionare l'oggetto che si desidera animare; 2. cliccare sull'oggetto o dal menù scegliere Presentazione > Animazione personalizzata (vedi figura nella pagina precedente): a destra dello schermo si aprirà un pannello come quello riprodotto qui sotto a sinistra; 3. premere il pulsante Aggiungi posto sotto la sezione Modifica effetto;in questo modo si aprirà la finestra riportata a destra; 4. nella finestra scegliere il tipo di effetto che si vuole inserire, la velocità e se visualizzarne o meno in automatico l'anteprima; 5. una volta scelto l'effetto e la velocità, cliccare su OK; se abbiamo scelto l'anteprima vedremo subito l'animazione; 10

11 3. Salvare e/o stampare la presentazione Per salvare la tua presentazione: 1. selezionare File > Salva (o Salva con nome se non abbiamo ancora dato un nome alla presentazione o se la vogliamo salvare in un formato differente da quello di OpenOffice) 2. inserire il nome della presentazione 3. selezionare il tipo di file in cui si vuole salvare la presentazione e cliccare su Salva. Se si vuole salvare la presentazione come modello da poter riutilizzare in altre occasioni: 1. selezionare File > Modelli > Salva 2. scrivere il nome del modello nella finestra che comparirà (figura a destra) 3 selezionare la categoria in cui si vuole salvare il modello 4. clicca su OK Salvare la presentazione in PDF Per salvare la tua presentazione in PDF (Portable Document Format): 1. selezionare File > Esporta nel formato PDF o cliccare sull'icona nella barra degli strumenti standard 2. scrivere il nome della presentazione 3. cliccare su Salva. Stampare la presentazione 1. Selezionare File > Stampa per visualizzare la finestra Stampa (figura a destra) 2. Scegliere le impostazioni desiderate e cliccare su OK. Nella sezione Stampa è possibile decidere cosa inviare in stampa scegliendo tra le voci che compaiono nel menù a tendina: Diapositive permette di stampare tutte le diapositive, una per foglio. Stampati permette di stampare più diapositive per foglio. Note invia in stampa anche le note eventualmente inserite inserite. 11

12 Nella sezione Intervallo e copie possiamo scegliere se stampare tutte le pagine della presentazione, solo alcune o solo quelle selezionate e quante copie stampare. Esportare la presentazione in HTML o altri formati Per esportare la presentazione in HTML o altri formati: 1. selezionare File > Esporta 2. inserire il nome della presentazione nella casella Nome File 3. Dal menù a tendina di Salva Come selezionare.html o il formato voluto 4. se abbiamo selezionato.html, si aprirà una serie di finestre che ci guideranno nella procedura di esportazione 5. nella prima finestra (figura sotto) selezionare Nuovo design e cliccare su Avanti 6. nella seconda finestra scegliamo il tipo di pubblicazione e clicchiamo su Avanti 7. nella terza finestra specificchiamo il formato grafico, la qualità, la risoluzione e se vogliamo o meno che anche gli effetti sonori siano esportati; poi clicchiamo su Avanti 8. nella quarta finestra scriviamo le informazioni relative all'autore, come richiesto dai campi, e clicchiamo su Avanti 9. nella quinta finestra possiamo scegliere lo stile dei tasti che desideriamo inserire nella presentazione 10. nella sesta ed ultima finestra impostiamo lo schema colori della presentazione cliccando sui pulsanti Testo, Collegamento, Link attivo e Link visitato. 11. clicchiamo su Crea 12