ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO. Roma, 18 dicembre 2013

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1 ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO Roma, 18 dicembre 2013

2 PREMESSE Ai sensi dell art. 12, comma 5, del D.L. 98/2011, l Agenzia del Demanio (AD) ha assunto il ruolo di centrale di committenza per l individuazione degli operatori economici a cui affidare l esecuzione di tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria che si renderanno necessari sugli immobili in uso alle Amministrazioni dello Stato che rientrano nell ambito del Sistema accentrato delle manutenzioni, c.d. Manutentore Unico, ed in uso al MIBAC ed alla DIFESA. Tale ruolo viene assolto mediante la stipula degli Accordi Quadro (AQ), di cui all art. 59 del D.Lgs. n. 163/2006, riferiti ad ambiti territoriali predefiniti (lotti) con operatori specializzati nel settore individuati mediante procedure ad evidenza pubblica. A tal fine, ai sensi dell art. 55, comma 5, del D.Lgs. n. 163/2006, l AD ha indetto 16 procedure di gara sull intero territorio nazionale, ciascuna delle quali suddivisa in 3 lotti (salvo il Lazio in cui la procedura è stata suddivisa in 9 lotti), per un totale di 66 lotti, per la conclusione degli AQ prevista con complessivi 398 operatori specializzati. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 1

3 PREMESSE A G E N Z I A D E L D E M A N I O 2

4 PREMESSE I singoli contratti attuativi saranno affidati dalle Stazioni Appaltanti (Provveditorati Interregionali per le Opere pubbliche, Direzioni Regionali dell AD, MIBAC e DIFESA), conformemente a quanto prescritto negli AQ, segnatamente dall art. 3.1 (Affidamento dei lavori. Numero minimo di interventi) e dall art. 3.2 degli AQ (Modalità di affidamento dei lavori. Uso dell applicativo informatico Gestione Accordi Quadro ), nella Guida relativa all utilizzo dell applicativo informatico Gestione Accordi Quadro nonché nel Capitolato Speciale d Appalto e nel disciplinare di gara. Art. 3.1 Regole per l affidamento dei lavori. Art. 3.2 Obbligo all utilizzo dell applicativo informatico Gestione Accordi Quadro e al rispetto delle regole presenti nella relativa Guida operativa. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 3

5 PREMESSE Ai sensi dell art. 12, comma 7, del D.L. n. 98/2011, successivamente alla stipula degli AQ, è nullo ogni nuovo contratto di manutenzione ordinaria e straordinaria non affidato dall Agenzia del Demanio. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 4

6 ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO Modulo Gestione Accordi Quadro Il primo modulo Gestione Accordi Quadro è l applicativo riservato agli operatori dell Agenzia (DR e DMC-MBC-PM) che consente di inserire e gestire gli AQ stipulati con gli operatori specializzati, riportando l elenco delle ditte prenotabili in ordine di priorità, sulla base dello sconto offerto (c.d. funzione di data entry ). Data entry AQ e operatori Modulo Gestione contratti Il secondo modulo, invece, è un applicazione a disposizione esclusiva delle Stazioni Appaltanti (Provveditorati Interregionali per le Opere pubbliche, Direzioni Regionali dell AD, MIBAC e DIFESA) per la selezione delle imprese e la gestione delle pratiche di stipula dei contratti di appalto. Affidamento lavori A G E N Z I A D E L D E M A N I O 5

7 GESTIONE ACCORDI QUADRO: INSERIMENTO AQ Tale modulo è riservato all uso esclusivo delle DR L utente della competente DR (preferibilmente il RUP dell AQ), pertanto, dovrà inserire le informazioni di base degli AQ sottoscritti con gli operatori specializzati, così da creare: l anagrafica degli AQ rispetto all ambito territoriale di riferimento; l anagrafica delle imprese che hanno sottoscritto gli AQ; l abbinamento delle imprese ai rispettivi AQ di riferimento. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 6

8 GESTIONE ACCORDI QUADRO: INSERIMENTO AQ Particolarmente rilevanti sono le seguenti informazioni: IMPORTO INTERVENTI DA/A: indicare l importo minimo e massimo degli interventi manutentivi da affidare agli operatori corrispondente al lotto e all ambito territoriale di riferimento (limite minimo consentito 5.000,00 euro limite massimo consentito ,00 euro ); MASSIMALE (Importo a base d asta): inserire l importo a base d asta corrispondente al lotto e all ambito territoriale di riferimento; SOGLIA: inserire l importo massimo di impegno per ciascun operatore; PERCENTUALE DI SUPERAMENTO SOGLIA: Pari al 10%. L impresa con cui sono stati già prenotati/confermati precedenti appalti potrà essere interpellata anche per un nuovo affidamento che superi di non più il 10% il valore residuo affidabile (cfr. art. 3.1 AQ); NUMERO DI OPERATORI: inserire il numero degli operatori che hanno sottoscritto l AQ; A G E N Z I A D E L D E M A N I O 7

9 GESTIONE ACCORDI QUADRO: INSERIMENTO AQ DURATA DELLE PRENOTAZIONI (giorni): pari a 20 (venti) giorni per tutti gli AQ (cfr. art. 3.1 AQ), sono i giorni previsti in favore dell operatore per decidere se accettare oppure no l incarico affidatogli; DURATA STIPULA CONTRATTI (giorni): pari a 20 (venti) giorni per tutti gli AQ (cfr. art. 3.1 AQ), sono i giorni previsti per la stipula dei contratti di appalto/affidamento accettati dagli operatori; MARGINE PER GIUSTIFICAZIONE DEI RIFIUTI DELLE IMPRESE: pari a 15 (quindici) giorni decorrenti dalla data in cui è inserita a sistema la rinuncia della impresa ad eseguire i lavori offerti, è il periodo entro cui la competente DR (e soltanto la DR) deve verificare se il rifiuto è giustificato o meno. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 8

10 GESTIONE ACCORDI QUADRO: OPERATORI La funzione INSERIMENTO e NUOVO OPERATORE permettono di inserire nuovi operatori ovvero modificare le informazioni di quelli già inseriti, creando così le anagrafiche degli operatori (imprese), e dei relativi recapiti, abbinandoli agli AQ. Particolarmente rilevanti sono le informazioni da inserire nel riquadro Priorità da assegnare all impresa in cui occorre inserire la priorità dell impresa in ordine progressivo ed il corrispondente valore percentuale di ribasso con cui l impresa si è aggiudicata la gara. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 9

11 GESTIONE ACCORDI QUADRO: FUNZIONE DI RICERCA La ricerca degli AQ inseriti in anagrafica avviene selezionando la funzione RICERCA dal pulsante ACCORDO QUADRO, in base i parametri di ricerca: AMBITO TERRITORIALE (della DR); IDENTIFICATIVO; DENOMINAZIONE; DATA DI STIPULA (Da/A); IMPORTO INTERVENTI; NOMINATIVO IMPRESA; A G E N Z I A D E L D E M A N I O 10

12 GESTIONE ACCORDI QUADRO: GUIDA Selezionando il pulsante GUIDA OPERATIVA dalla barra degli strumenti si può effettuare il download della Guida Operativa per la sua consultazione. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 11

13 GESTIONE CONTRATTI COME AFFIDARE GLI INTERVENTI MANUTENTIVI AGLI OPERATORI INDIVIDUATI CON GLI ACCORDI QUADRO? A G E N Z I A D E L D E M A N I O

14 GESTIONE CONTRATTI: Premesse CHI? COSA? Gestione contratti MIBAC PPOOPP DIFESA DR Interventi ex art. 12, comma 2, Interventi inclusi lett. a) e b), del nel Piano D.L. n. 98/2011 Generale DOVE? Immobili Mibac e Difesa Immobili AdS A G E N Z I A D E L D E M A N I O 13

15 GESTIONE CONTRATTI: Premesse In conformità al principio della rotazione di cui all art. 3.1 degli AQ sottoscritti, il software consente alle SA di attivare la procedura per l affidamento degli interventi e le pratiche di stipula dei relativi contratti di appalto in funzione dell importo (lavori) dell intervento (cantierabile) e della competenza territoriale di ciascuna SA, selezionando in automatico l impresa a cui ricorrere per l esecuzione dell intervento e permettendo di prenotare l importo economico previsto, detraendolo dalla soglia economica per cui la specifica impresa si può impegnare nonché dall importo (a base d asta) ancora disponibile per l AQ interessato. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 14

16 ACCORDI QUADRO: Applicativo informatico Ogni contratto relativo ad interventi di cui all art. 12, comma 2, lettere a) e b) del D.L. n. 98/2011 eventualmente affidato senza l utilizzo dell applicativo Gestione Contratti è nullo e pertanto il relativo affidamento non è valido né efficace. Sono pertanto invalidi ed inefficaci i predetti interventi affidati in violazione, totale o parziale, delle regole contenute nella Guida operativa all utilizzo dell applicativo citato. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 15

17 GESTIONE CONTRATTI: Funzioni Accesso utente Inserimento ( 20 gg.) (SA) Accettazione (20 gg.) (SA) Annullamento (DR) Rinuncia (SA) Conferma (SA) Annullamento (DR) Proroga (SA) (solo una volta) (20gg.) Inserimento (SA) (20 gg.) Gestione rifiuti (DR) (15 gg.) Conferma (SA) Annullamento (DR) A G E N Z I A D E L D E M A N I O 16

18 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto La procedura di inserimento permette di attivare la pratica di stipula di un contratto di appalto per un intervento pianificato da ciascuna Stazione Appaltante (SA), a condizione che: l intervento abbia le caratteristiche di cui alle lettere a) e b) del comma 2 dell art. 12 D.L. n. 98/2011, in conformità a quanto previsto nelle Linee Guida; ed il relativo progetto sia cantierabile. Intervento cantierabile: si intende quello predisposto per essere affidato ad un operatore economico, in quanto è stata conclusa dal Responsabile del Procedimento della competente SA la fase di progettazione. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 17

19 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto Nuove costruzioni; Interventi di ampliamento; Interventi non ammessi Lavori a seguito di guasto imprevisto; Servizi di manutenzione periodica e riparazione finalizzati al mantenimento e alla verifica dell efficienza degli impianti e prevenzione dei guasti ascrivibili alla categoria 1 dell allegato IIA del D.Lgs. n. 163/2006 aventi ad oggetto edifici; Lavori di importo inferiore a euro 5.000,00 (al netto dell IVA); Lavori compresi nei contratti di servizio energia di cui al D.P.R. n. 412/1993 e al D.Lgs. n. 115/2008; Lavori di somma urgenza di cui all art. 176 del DPR n. 207/2010; Interventi di cui al D.Lgs. n. 81/2008. Si ricorda, inoltre, che sono esclusi dal Sistema Accentrato delle Manutenzioni: Interventi di manutenzione straordinaria su immobili di proprietà di fondi immobiliari FIP e P1; Interventi su immobili non ancora in uso; Interventi finanziati con fondi speciali. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 18

20 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto - MU Limitatamente agli interventi inclusi nel Piano Generale Ogni specifico contratto potrà essere stipulato soltanto sulla base del Progetto esecutivo ovvero, nei casi di semplice manutenzione dal Computo metrico corredato da una relazione e da un capitolato. E comunque, a condizione che il relativo importo di quadro economico sia: a) uguale a quello indicato in fase di validazione dei costi da parte del Provveditorato e riportato nelle schede degli interventi allegate alle singole Convenzioni Quadro sottoscritte con i Provveditorati ovvero ai singoli Atti di affidamento alle DR; b) ovvero, in caso di eventuali assestamenti del quadro economico di cui al punto a), riscontrati successivamente alla stipula delle Convenzioni Quadro e degli Atti di affidamento, pari a quello autorizzato comunque dall AD. Ciascuna SA è tenuta a comunicare tempestivamente alla competente DR gli eventuali assestamenti dei QE degli interventi, e comunque prima della sottoscrizione del contratto di appalto, al fine di consentire all Agenzia di verificarne la coerenza con il PG emanato, anche in termini di sussistenza delle necessarie risorse finanziarie. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 19

21 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto - MU Interventi raggruppati nelle schede allegate alle Convenzioni Quadro e agli Atti di affidamento Gli interventi raggruppati nelle schede allegate alle Convezioni Quadro sottoscritte con i PPOOPP ovvero agli Atti di affidamento alle DR dovranno essere considerati come un unico intervento per la prenotazione dell operatore. Pertanto, nel campo IMPORTO DEI LAVORI PIANIFICATO bisogna indicare il costo previsto nella progettazione finale; Nel campo IDENTIFICATIVO MU occorre indicare il codice intervento presente nelle schede allegate alle Convenzioni quadro/atto di affidamento. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 20

22 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento Importo lavori Per tutti gli interventi: il corrispettivo dell importo lavori è determinato a misura, ai sensi dell art. 53, comma 4, del D.Lgs. 163/2006, applicando il ribasso offerto dall operatore sul prezziario Regionale di riferimento in sede di AQ. Qualora l intervento comprendesse delle voci di prezzo non contemplate nel prezziario si farà riferimento al prezziario di una delle Regioni limitrofe e verrà stabilito in esito ad un verbale di concordamento, ai sensi dell art. 163 del DPR 207/2010. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 21

23 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto Inserito il contratto, il software proporrà, in funzione dell importo e della competenza territoriale dell intervento pianificato, la prima impresa disponibile, permettendo la prenotazione online per l impegno economico pianificato. Dopo aver compilato i campi richiesti e selezionato il tasto PRENOTA, verranno memorizzate a sistema tutte le informazioni relative al contratto prenotato (Dati del contratto), all AQ (Dati riepilogativi Accordo Quadro) e all operatore selezionato (Dati riepilogativi dell impresa), calcolati automaticamente in tempo reale dal sistema. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 22

24 GESTIONE CONTRATTI: Inserimento Ricevuta prenotazione Contestualmente alla prenotazione, il sistema genera la ricevuta (in formato pdf) di avvenuta prenotazione, che viene trasmessa via al RP della SA che ha prenotato l intervento, alla competente DR e alla DG. La ricevuta di prenotazione ha valore di notifica e pertanto deve essere conservata dalla SA e dalla competente DR. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 23

25 GESTIONE CONTRATTI: Accettazione contratto Selezionando l operazione ACCETTAZIONE CONTRATTO nell apposito campo, la SA memorizza a sistema l informazione secondo cui l impresa prenotata, entro il termine di 20 (venti) giorni decorrenti dalla data di prenotazione, ha accettato (a mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento) l incarico affidatogli, a seguito della presa visione della documentazione tecnica e dello stato dei luoghi. L operatore deve comunicare l accettazione (ovvero la rinuncia) ad eseguire il lavoro proposto dalla SA a mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento (cfr. art. 3.1 AQ). Se il contratto non viene accettato entro il termine previsto (20 giorni dalla prenotazione/inserimento), lo stesso si intenderà ANNULLATO. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 24

26 GESTIONE CONTRATTI: Conferma contratto Con tale funzionalità la SA inserisce a sistema l informazione dell avvenuta stipula del contratto di appalto con l operatore selezionato. Tale operazione deve avvenire entro 20 (venti) giorni decorrenti dalla data di accettazione, salva eventuale proroga. Per procedere alla conferma di un contratto accettato, che sarà identificato dallo stato ACCETTATO, occorre selezionare la funzione CONFERMA CONTRATTO dal campo SELEZIONA OPERAZIONE, inserire la data di avvenuta stipula ed allegare il relativo contratto (max 5 MB). A G E N Z I A D E L D E M A N I O 25

27 GESTIONE CONTRATTI: Proroga conferma/stipula La funzione di proroga permette alla SA di modificare soltanto per una volta la data prevista per la stipula del contratto accettato, concedendo ulteriori 20 (venti) giorni per la stipula del contratto rispetto al termine (pari a venti giorni) inizialmente previsto per la stipula/conferma. Al termine dell operazione di proroga il sistema invia una mail informativa alla competente DR e alla DG. Successivamente, le uniche operazioni consentite dal sistema, saranno soltanto la CONFERMA del contratto entro il predetto termine di proroga ovvero l ANNULLAMENTO del contratto stesso. La proroga può essere concessa soltanto una volta. In caso mancata stipula del contratto di appalto per scadenza del termine di proroga (come già visto per il termine di conferma), il contratto si considera annullato ed occorre riavviare l intera procedura di selezione dell operatore. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 26

28 GESTIONE CONTRATTI: Annullamento contratto La funzionalità permette di annullare un contratto prenotato ovvero accettato, ma non ancora concluso (cioè nello stato di CONFERMATO ), allegando la rinuncia. Il sistema aggiornerà automaticamente gli importi prenotati e disponibili a livello di AQ e di operatore. Al termine dell operazione, il sistema invia un apposita comunicazione, con l unita ricevuta di annullamento: alla SA che ha inserito il contratto, alla competente DR e alla DG. In considerazione della delicatezza dell operazione, l annullamento è consentito soltanto alla competente DR, (ovvero, in via residuale, alla DG) previa obbligatoria comunicazione formale alla competente DR da parte della SA di voler annullare il contratto prenotato ovvero accettato, ove sussistano delle cause di forza maggiore previste dal codice civile (ragioni di diritto) ovvero degli oggettivi impedimenti che ne compromettono l accettazione ovvero la conferma (ragioni di fatto), come ad esempio l errato inserimento del contratto a sistema da parte della SA. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 27

29 GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa A seguito della rinuncia, viene automaticamente proposta alla SA l impresa immediatamente successiva (ordinata per priorità), che potrà essere prenotata per l affidamento dell intervento pianificato. Tale funzionalità consente di inserire nel sistema le comunicazioni di rinuncia provenienti dalle imprese prenotate, allegando la comunicazione scritta di rinuncia da parte dell impresa ed indicando la data in cui quest ultima è stata ricevuta. Inserimento Rinuncia Contestualmente al salvataggio della nuova impresa e della rinuncia della precedente, vengono aggiornate le soglie economiche (AQ e Operatore) per cui le imprese possono impegnarsi. Alle successive richieste di prenotazione da parte delle SA il sistema riproporrà comunque l impresa rinunciataria di un intervento, salvi i casi in cui: quest ultima non abbia ingiustificatamente rinunciato per tre volte consecutive ad accettare un contratto (risoluzione ipso iure); ovvero l AQ sia stato sottoscritto con un solo operatore rinunciatario. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 28

30 GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa L operatore deve comunicare la rinuncia (ovvero l accettazione) ad eseguire il lavoro proposto dalla SA a mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento (cfr. art. 3.1 AQ). In conformità a quanto previsto nell art. 3.1 degli AQ sottoscritti, la rinuncia ad accettare il contratto offerto è ammessa soltanto nell ipotesi in cui l impresa prenotata è impegnata nell esecuzione di interventi già affidati in virtù dell AQ. Diversamente la rinuncia si considera ingiustificata e al verificarsi di tre rinunce ingiustificate consecutive l AQ sarà automaticamente risolto nei confronti dell impresa rinunciataria. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 29

31 GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa Gestione rifiuti Rinuncia La funzione Gestione rifiuti è riservata all uso esclusivo della competente DR. Gestione rifiuti (solo DR) (15 gg.) La competente DR deve preliminarmente verificare con l operatore prenotato e la competente SA se il rifiuto possa considerasi giustificato (vedi slide precedente) oppure no entro il termine di 15 (quindici) giorni decorrenti dall inserimento a sistema della rinuncia da parte della predetta SA. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 30

32 GESTIONE CONTRATTI: Altre funzioni disponibili Ricerca contratti La funzione di ricerca consente alla SA di individuare, limitatamente alla propria area di competenza territoriale, i contratti inseriti ed i relativi operatori prenotati per l esecuzione degli interventi. Reportistica Permette a ciascuna SA, limitatamente alla propria area di competenza territoriale, di ottenere informazioni aggiornate in tempo reale sulla disponibilità residua, l importo totale impegnato e l importo totale prenotato sia a livello di Accordo Quadro che di operatore. Contratti in scadenza Consente alla SA di visualizzare ed elencare, limitatamente alla propria competenza territoriale, i contratti prenotati, ma non ancora stipulati, e la cui data di scadenza sia prossima. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 31

33 GESTIONE CONTRATTI: GUIDA Selezionando il pulsante GUIDA OPERATIVA dalla barra degli strumenti si può effettuare il download della Guida Operativa per la sua consultazione. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 32

34 Prossimi passi operativi da ricordare Gli AQ sono in corso di conclusione sull intero territorio nazionale. L Agenzia del Demanio darà immediata notizia sul proprio sito internet dell avvenuta stipula degli AQ - previamente informando le Stazioni Appaltanti (PPOOPP, DIFESA E MIBAC) - così adempiendo agli obblighi di pubblicità, ai sensi dell art. 12, co. 5, del D.L. n. 98/2011. Le DR dovranno chiedere, seguendo la policy aziendale, l abilitazione all utilizzo del modulo Gestione AQ - disponibile sulla Intranet dell Agenzia - per generare l anagrafica degli AQ con i relativi operatori economici. I RP dell affidamento dei lavori di ciascuna Stazione Appaltante (PPOOPP, DR, MIBAC, DIFESA), che non siano già abilitati all uso di PTIM, devono presentare all indirizzo dg.pianimautentivi@agenziademanio.it formale richiesta di abilitazione per l utilizzo del modulo Gestione contratti, indicando l ambito territoriale nonché il lotto di riferimento previsti nell AQ sottoscritto per i quali sono responsabili. A G E N Z I A D E L D E M A N I O 33

35 ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO Grazie per l attenzione A G E N Z I A D E L D E M A N I O