I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili

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1 I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili milano, 16 novembre 2016 Cristina Zaffini resp.le marketing a.p.systems

2 il procedimento e i documenti 1. la PA esercita la propria funzione di cura dell interesse pubblico agendo per procedimenti disciplinati da norme e regolamenti 2. tali procedimenti sono una sequenza di atti (azioni) amministrativi orientati al compimento dell atto finale (c.d. provvedimento amministrativo) 3. il compimento degli atti si sancisce con la produzione di documenti legame INDISSOLUBILE tra documenti e procedimenti

3 dematerializzazione procedimento procedimento analogico digitale non va revisionato il procedimento diritto analogico diritto ma diplomatica progettato il diplomatica procedimento nativo digitale tenendo conto archivistica archivistica delle 4 discipline informatica anche il «digitale» deve essere «orizzontale» rispetto alla formazione, gestione e conservazione dei documenti

4 adempimenti I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili

5 oltre un quarto di secolo di storia 7 agosto agosto 2016 le regole del «GIUSTO PROCEDIMENTO» l azione amministrativa deve essere improntata a canoni di efficienza, efficacia, imparzialità, economicità, pubblicità e trasparenza legge 7 agosto 1990, n. 241 deve essere sempre individuato il responsabile unico del procedimento (RUP) deve essere sempre garantita la partecipazione al procedimento da parte degli interessati deve essere garantito il diritto di accedere ai documenti amministrativi a chi ne ha interesse giustificato il procedimento deve concludersi in tempi certi senza aggravio per l interessato d.lgs. 7 marzo 2005, n.82 riformato dove viene evidenziato uno stretto legame tra i documenti, il fascicolo e il procedimento, rimarcando le interrelazionisul fronte dell agire pubblico

6 formazione e registrazione dei documenti (c1. art. 40 CAD) le PA formanogli originali dei propri documenti (inclusi albi, elenchi e pubblici registri) con mezzi informatici (art. 9 DPCM 13 nov 2014) le PA formano gli originali dei propri documenti informatici attraverso strumenti informatici riportati nel manuale di gestione (es. SIC) acquisendoistanze, dichiarazioni e comunicazioni per via telematica (c1. art. 40 CAD) vanno registrate al Protocollo Generale comunque: (c.1 art. 47 CAD) le comunicazioni tra PA ricevute/spedite per in cooperazione applicativa le comunicazioni ricevute/spedite tra PA, PA e soggetti non-pa (c. 3 art. 47 CAD) per la PEC istituzionale le PEC iscritte all indice IPA

7 procedimento e fascicolo c. 2 art. 41 CAD 2016 La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241

8 fascicolo informatico c. 2-bis art. 41 CAD 2016 il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere DIRETTAMENTE CONSULTATO ED ALIMENTATO da tutte le PA coinvolte art. 13 DPCM 13 novembre 2014 il fascicolo fa parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contiene i metadatidefiniti al c. 2-ter art. 41 CAD, organizzati secondo lo schema definito dall allegato 4 del DPCM 13 nov 2014 identificativo amministrazione titolare del procedimento (codice IPA) altre amministrazioni titolari (codice IPA) rup oggetto elenco dei documenti contenuti (identificativi)

9 dalle regole tecniche e non solo le PA adeguano entro il 12/10/2015 i propri sistemi di gestione informatica dei documenti (ed il manuale!) alle regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3 dicembre 2013 dal 12/10/2015 le PA versano in conservazione digitale a norma il registro giornaliero di protocollo (c.5 art. 7 DPCM 13 novembre 2014) 12 agosto 2016, obbligo sospesodal CAD riformato, ma chi vuole fare faccia! entro 3 mesi dalla presentazione delle dichiarazioni annuali le PA devono versare in conservazione digitale a norma le fatture elettronicherelative all esercizio dell anno a cui le dichiarazioni si riferiscono (es. entro 31/12/2016 vanno versate le fatturapa dell anno 2015) (c. 4-ter art. 3 decreto MEF 17 giugno 2014) a decorrere dal 30 giugno 2014 gli accordi ex art.15 L.241/1990 (accordi tra PA) e i contratti in forma pubblica amministrativa devono essere stipulati in forma elettronica a pena di nullità; tale obbligo decorre dal 1/1/2015 anche per i contratti in forma di scrittura privata

10 diritto al digitale le istanze OL al comma 1 art. 65 CAD, stabilisce che le istanze presentate per via telematica sono valide se: a) sottoscritte mediante firma digitale o firma elettronica qualificata oppure b) l istante/dichiarante è identificatocon SPID o CIE o CNS oppure c) sottoscritte e presentate dall istante/dichiarante unitamente alla copia del documento di identità d) trasmesse dall istante/dichiarantetramite la sua PEC a patto che vi acceda con credenziali che gli sono state rilasciate previa identificazione dal gestore PEC; in questo caso la casella PEC dell autore è solo per lui «vincolante» ai sensi art.6 comma 1, cioè la PA è autorizzata a trasmettere solo a quella PEC atti e provvedimenti che lo riguardano sono documenti INFORMATICI formati in accordo a quanto disposto dal DPCM 13 novembre 2014, art. 3 vanno registrate al protocollo generale (art. 40-bis CAD)

11 diritto al digitale le istanze OL al comma 1-ter art. 65 CAD, è stabilito che il mancato avvio del procedimento a seguito di ricezione dell istanza ricevuta per via telematica in una delle modalità previste al comma 1 costituisce per il titolare dell ufficio competente responsabilità dirigenziale e disciplinare al comma 2 art. 65 CAD, è stabilito che le istanze inviate per via telematica o compilate sul sito secondo le modalità del comma 1 sono equivalenti a quelle sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento

12 entro quando dematerializzare adesione obbligatoria a SPID entro i 24 mesi successivi all accreditamento del primo gestore (avvenuto il 11 marzo 2016, quindi entro 10 marzo 2018) le PA aderiscono allo SPID (DPCM 24 ottobre 2014, «definizione delle caratteristiche, tempi e modalità di adozione di SPID da parte delle PA»); quindi, entro questa data i servizi qualificati devono essere già pronti! per aderire le PA devono sottoscrivere una convenzionecon AgID con la quale si assumono obblighi, quali: comunicare ad AgID l elenco dei servizi qualificati erogati in rete attivi e, per ognuno, la lista degli attributi ed i livelli di sicurezza richiesti con motivata relazione pubblicare sul proprio sito e tenere aggiornato tale elenco fornireassistenza di help desk di primo livello ai cittadini

13 scelte organizzative I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili

14 dematerializzazione procedimento procedimento analogico digitale non va revisionato il procedimento diritto analogico diritto ma diplomatica progettato il diplomatica procedimento nativo digitale tenendo conto archivistica archivistica delle 4 discipline informatica

15 L UFFICIO PER IL DIGITALE c.1-sexies art.17 CAD nel rispetto della propria autonomia organizzativa, le PA locali individuano l ufficio per il digitale tra quelli di livello dirigenziale oppure, ove ne siano privi, individuano un responsabile per il digitale (RUD) tra le proprie posizioni apicali c.1-ter il RUD è dotato di adeguate competenzetecnologiche, di informatica giuridica e manageriali c.1-ter per i compiti della transizione risponde direttamente al vertice politico missione (comma 1) gestire la transizionealla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di: un amministrazio ne digitale e aperta c.1-sexies - In assenza del vertice politico, il RUD risponde direttamente al responsabile amministrativo dell Ente servizi facilmente utilizzabili e di qualità

16 compiti del RUD (comma 1) a) coordinamento strategico dello sviluppo ICT b) indirizzo e coordinamento dei servizi c) indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica d) accesso dei soggetti disabili agli strumenti ed ai servizi e) analisi periodica della coerenza tra organizzazione della PA e l uso ICT f) cooperazione alla revisione dell organizzazione in conseguenza dei risultati del punto e) g) indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo dei sistemi ICT h) progettazione e coordinamento iniziative volte a realizzare cooperazione applicativa tra PA per migliorare l esperienza di servizio i) promozione iniziative attinenti l attuazione di direttive del PCM o Ministro innovazione e tecnologie j) pianificazione e coordinamento della diffusione all interno della PA dei sistemi di posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale, mandato informatico e norme sull accessibilità/fruibilità

17 i sistemi a supportoo di gestionedei procedimenti? i sistemi informativi sono sempre stati a supporto dei procedimenti analogici, perché a un certo punto il procedimento prosegue «fuori» dal s.i., si operava per procedimenti amministrativi ibridi (c.d. informatica a doppio binario) inizio (es. istanza) step 1 step 2 step 3 step 4 step 5 fine (documento amm.vo finale) ora la maturità delle 4 discipline consente alla PA di dotarsi di sistemi di gestione dei procedimenti, quindi di operare per procedimenti amministrativi digitali inizio (es. istanza) step 1 step 2 step 3 step 4 step 5 fine (documento amm.vo finale)

18 sistemi di gestione dei Pr.A.D. consentono la gestione dei documenti integrata alle funzioni di area in aderenza ai procedimenti a cui appartengono rimanendo nel medesimo ambiente di lavoro digitale devono disporre di librerie di «funzioni atomiche di area» organizzate su 3 macro-livelli: frontoffice, backoffice e data-layer; tra queste debbono essere disponibili quelle che attivano la cooperazione applicativa con sistemi di pagamenti elettronici (pagopa) sistema di identità digitale (SPID) sistema di conservazione digitale a norma dei d.i

19 sistemi di gestione dei Pr.A.D. devono disporre di un sistema di gestione documentale integrato, con il quale i d.i. gestiti/generati dalle «funzioni atomiche» vengono associati in forma indissolubile ai fascicoli informatici e quindi ai procedimenti, tramite metadati impronte informatiche devono disporre di un sistema di gestione dei flussi di lavoro integrato grazie al quale costruire i procedimenti combinando: le funzioni atomiche trasversali e verticali le componenti digitali di validazione (i.e. firme elettroniche, contrassegno, le componenti digitali di trasmissione/ricezione telematica le informazioni del RUP l indicazione dei tempi di durata delle fasi intermedie (processi) e del procedimento nella sua totalità le modalità di partecipazione da parte degli interessati (i.e. istanze on line)

20 da dove partire entro il 16 febbraio 2015 le PA devono approvare il piano di informatizzazione che deve concludersi entro aprile/maggio 2017 delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni con accesso SPID(D.L. 24 giugno 2014 n. 90 con mod. L. 11 agosto 2014 n. 114 art. 24 comma 3-bis) ora abrogato dal D.lgs.179/ da un numero minimo di procedimenti interni, per «prendere familiarità» in un tempo molto limitato non rispettato da molti, seppur abrogato è comunque un metodo da perseguire per valutare il gap tra analogico e digitale 2. dai procedimenti più ricorrenti e con maggiore impatto/partecipazione dall esterno

21 risultati (auspicati e auspicabili) I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili

22 far «parlare» i sistemi tra loro per ciascun procedimento amministrativo di competenza dell Ente, il sistema di gestione PrAD fornisce opportuni servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa (c.1 art.41 CAD) utilizzando, nei rapporti interni e in quelli con altre PA e con i privati, le tecnologie dell informazione e della comunicazione (c.2 art.12 CAD) garantendo l interoperabilità dei sistemi e l integrazione di servizio fra diverse PA nel rispetto delle regole tecniche ex art. 71 (c.2 art.12 CAD)

23 da così sistema informativo Ente A sistema informativo comunale sistema informativo Ente B sistema informativo Ente C gli operatori svolgono ANCHE la funzione di RACCORDO tra i sistemi e gli «istanti»

24 a così sistema informativo Ente A sistema informativo comunale sistema informativo Ente B sistema informativo Ente C gli operatori tornano ad occuparsi effettivamente del procedimento

25 nell immediato all interno di tutto l Ente, lavorare solo con documenti informatici, quindi smettere di produrre originali analogici, ricorrendo all uso di firme elettroniche riferimenti temporali contrassegni, anche semplici (ex art. 3 D.Lgs. 12 dicembre 1993 n. 39) dematerializzare i documenti analogici in entrata essere in grado di acquisire i documenti informatici per via telematica

26 entro il 2018 ristrutturare il proprio sistema informativo affinchè gestisca i procedimenti e non ne faccia solo da supporto progettare i procedimenti (BPM) tenendo conto anche della disciplina informatica incentivare la «via telematica» a quella analogica mettendo a disposizione servizi digitali al privato (i.e. istanze on line) e pubblicizzarli

27 non solo software house le nostre piattaforme tecnologiche la piattaforma applicativa web-based per gestire i procedimenti amministrativi digitali negli Enti Locali utilizzata da circa 1000 Comuni italiani membro attivo dei GdL ministeriali per sperimentazione ANPR telegestione impianti di illuminazione pubblica e servizi Smart City; solo in Italia sono circa i lampioni telegestiti ARCONET, progetto XBRL dispositivi per telelettura contatori energia, acqua e gas; solo in Italia di contatori elettronici sono telegestiti con APylink partecipazione stesura linee guida per la conservazione i nostri servizi a supporto dei Procedimenti Amministrativi Digitali CONSERVATORE ACCREDITATO, ai sensi art. 44-bis D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. PARTNER TECNOLOGICO PagoPA, per numerosi Enti CLOUD PROVIDER, per numerosi Enti e Utilities

28 I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DIGITALI gli adempimenti, le scelte organizzative, i risultati auspicati e auspicabili da 30 anni protagonista nel processo di digitalizzazione dei servizi erogati sul territorio sia in Italia che all estero grazie per l attenzione! Cristina Zaffini cristina.zaffini@apsystems.it tel