Il Dirigente del Servizio Affari Generali, Attuazione del Programma, Trasparenza e Legalità

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1 Provincia di Bari Il Dirigente del Servizio Affari Generali, Attuazione del Programma, Trasparenza e Legalità CAPITOLATO SPECIALE OGGETTO DELL APPALTO: L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE IN OUTSOURCING DEGLI ARCHIVI DELLA PROVINCIA DI BARI ART. 1- OGGETTO DEL SERVIZIO Il presente capitolato disciplina le norme e le condizioni tecniche ed organizzative atte a regolamentare l esecuzione del Servizio di gestione degli archivi dell Ente. ART. 2 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il servizio richiesto ha per oggetto il trasferimento, la custodia e la gestione di tutto il patrimonio archivistico dell Ente, stimato in ca metri lineari di documentazione d archivio relativi sia alla sezione di deposito che alla sezione storica. Sono oggetto del servizio anche gli archivi aggregati a quello dell Ente. Si precisa che il metro lineare di documentazione viene calcolato considerando i documenti collocati esclusivamente su scaffali i cui palchetti, di qualsiasi lunghezza, devono avere profondità 25 cm ed altezza 40 cm. Il servizio prevede: 1. Impianto Prelievo dei documenti dai vari siti dell Ente e dai depositi degli attuali fornitori; Trasferimento della documentazione archivistica dell Ente presso i depositi della ditta affidataria, per una stima totale di ca metri lineari; Analisi degli strumenti di corredo esistenti; Redazione degli elenchi di consistenza per la parte di documentazione che ne risultasse sprovvista; Fornitura di contenitori idonei alla conservazione entro cui si dovranno inserire i documenti oggetto del servizio Collocazione in deposito dei documenti. (per la descrizione dei locali si rinvia alla NOTA 1) 2. la custodia e gestione dei documenti nei seguenti modi: conservazione dei documenti in locali protetti del fornitore; detti locali dovranno tassativamente avere le caratteristiche più avanti descritte; la gestione delle movimentazioni, dei documenti archiviati richiesti dall Ente tramite ricerca, consegna e successive fasi di ritiro e ricollocazione in archivio.

2 La gestione documentale dovrà essere svolta con un sistema informatico che, partendo da un database contenente le informazioni relative a tutte le unità di archiviazione presenti, fornisca immediatamente informazioni relative alla posizione fisica dei documenti, al loro stato di consultazione e le coordinate per una rapida ricerca in archivio. Detto data-base dovrà consentire almeno le seguenti funzioni principali: - informatizzazione per faldone o registro con l inserimento di opportuni campi descrittori: ciascun campo descrittorio dovrà costituire un indice di ricerca; - gestione del carico e scarico dell archivio (indicazione di tutte nuove archiviazioni e dei documenti inviati al macero); - gestione delle ricerche, ovvero la movimentazione e consegna dei documenti all Ente medesimo, con aggiornamento dello stato del documento (il software fornirà informazioni sull attuale posizione del documento richiesto; indicherà la posizione in archivio, se presente; indicherà il nominativo dell Ufficio richiedente e la data della richiesta, se in consultazione); - elenco selezionato degli oggetti di archiviazione gestiti (per numero progressivo, per data, ecc.) - elenco movimentazione effettuata nel periodo (per singola unità di archiviazione e per periodo); - elenco documenti in consultazione (e presso quale ufficio); - statistiche sulla movimentazione dei documenti. Il servizio di movimentazione e consegna dovrà interessare gli uffici della Provincia e la consegna dovrà essere effettuata nelle 24 ore successive alla richiesta, in caso di richieste urgenti (opportunamente motivate), la consegna dovrà essere effettuata entro un ora dalla richiesta. Le copie potranno essere richieste previo accordo tra le parti. Dovranno essere predisposte le possibilità di invio via fax, delle immagini relative ai documenti richiesti. La ditta dovrà provvedere alla conservazione del precitato patrimonio archivistico per 5 (cinque) anni presso idonee strutture localizzate, a pena di esclusione, ad una distanza massima di 30 Km dalla sede dell Amministrazione Provinciale. L attività di movimentazione decorrerà dalla data di completamento del ritiro della documentazione dai locali dell amministrazione, come sancito da apposito verbale di presa in carico redatto in contraddittorio tra le parti 3. la riqualificazione dei documenti Ove necessario, previa specifica richiesta dell Ente, dovranno essere svolte le attività di riordino, sanificazione nonché la redazione di opportuni strumenti di corredo archivistici. Servizi di riqualificazione L attività è da eseguirsi solo sui documenti non già sottoposti ad analoghi interventi. Si stima che il servizio dovrà essere eseguito su circa 500 metri lineari di documenti. La scelta dei documenti su cui intervenire sarà di esclusiva competenza della stazione appaltante. Le attività previste saranno le seguenti: Attività di riordino Attività di redazione di opportuni strumenti di corredo archivistico

3 NOTA 1 IMPIANTO deposito Caratteristiche I locali della ditta adibiti all archiviazione devono: Essere collocati ad una distanza massima di 30 Km dalla sede dell Amministrazione Provinciale al fine di consentire una rapida esecuzione delle richieste di consultazione e, soprattutto, di facilitare rapide ispezioni da parte del personale dell Amministrazione Provinciale; Essere idonei all utilizzo come archivio (dimostrare la specifica destinazione d uso); Essere dotati di certificato antincendio, categoria 43 per un carico di incendio adeguato per la quantità di documentazione oggetto del servizio; Disporre di specifici comparti adibiti all esclusivo uso di custodia e gestione degli archivi; Il deposito archivistico deve essere dotato della certificazione UNI EN ISO 14001, il tutto a pena di esclusione; Essere nella piena ed esclusiva disponibilità della ditta partecipante alla data di pubblicazione del presente bando (i titoli di disponibilità devono essere comprovati ed in caso di locazione e/o altre forme disponibilità, il relativo contratto deve risultare registrato alla data di pubblicazione del bando di gara). Le ditte interessate a produrre offerta potranno prendere visione delle tipologie documentali e dei luoghi dove attualmente sono allocati gli archivi previo appuntamento da fissare con l Amministrazione. Le ditte partecipanti dovranno allegare alla documentazione richiesta ed all offerta economica, una dettagliata relazione tecnica che soddisfi e descriva i servizi principali più avanti elencati. L offerta dovrà essere formulata nei modi e nei termini indicati nel disciplinare di gara. I servizi dovranno essere svolti nel rispetto delle vigenti normative di legge, in particolare delle leggi sulla gestione e tenuta degli Archivi e realizzati da personale specializzato ed avente idonei titoli all espletamento delle attività previste; i curricula degli specialisti, che espleteranno il servizio alle direttive della ditta aggiudicataria, dovranno essere allegati alla Relazione tecnica. L inizio dei lavori, di seguito descritti, dovrà tassativamente avvenire entro 15 giorni dalla stipula del contratto tra la ditta e l Amministrazione Provinciale. ART. 3 DURATA DEL SERVIZIO Il servizio oggetto della gara avrà la durata di anni 5 (cinque) a decorrere dalla data di sottoscrizione del contratto. La ditta, al termine del rapporto contrattuale, dovrà consentire all Amministrazione o ad altro soggetto indicato, l accesso ai propri locali per effettuare le operazioni di presa in carico e trasferimento della documentazione oggetto del servizio. ART. 4 OFFERTA ECONOMICA L offerta economica dovrà essere redatta nei modi e forme indicate nel disciplinare di gara. ART. 5 AGGIUDICAZIONE L aggiudicazione sarà effettuata col sistema dell offerta economicamente più vantaggiosa.

4 PUNTEGGIO: L appalto sarà aggiudicato in base agli elementi sotto elencati, ai quali è assegnato il seguente punteggio: a) PREZZO 40 punti b) QUALITÀ 60 punti a) PREZZO: il punteggio relativo al prezzo si attribuirà mediante la seguente formula Pi = (Vi Vmin) Vi Essendo: Pi: punteggio dell offerta in corso di valutazione Vi: prezzo dell offerta in corso di valutazione Vmin: prezzo dell offerta più vantaggiosa Ad ogni buon fine si precisa che: - saranno assoggettate alle verifiche previste le offerte che presenteranno una percentuale tale da essere qualificate anomale. - Il prezzo proposto si intenderà comprensivo delle prestazioni esplicitamente previste dallo schema di proposta contratto nonché di tutti gli oneri possibili e prevedibili, anche materialmente non menzionati, necessari per la corretta esecuzione dell appalto in tutte le sue fasi. b) QUALITÀ: alla migliore proposta verranno attribuiti massimo 60 punti, alle altre punteggi proporzionalmente inferiori, valutati in base ai seguenti parametri: valore organizzativo della proposta formulata nonché del progetto proposto valutato in relazione alle prestazioni che la ditta intenderà mettere in atto al fine di garantire la massima affidabilità del servizio erogato con particolare riferimento alle soluzioni logistiche ed operative, ai sistemi di sicurezza e protezione sui luoghi di lavoro e la tutela della Privacy (Giudizio: Insufficiente 0 punti, Mediocre 8 punti, Sufficiente 13 punti, Buono 16 punti, Ottimo19 punti, Eccellente 25 punti) Punti Caratteristiche dei sistemi informatici che la ditta utilizzerà per lo svolgimento del servizio (Giudizio: Insufficiente 0 punti, Mediocre 4 punti, Sufficiente 8 punti, Buono 10 punti, Ottimo15 punti, Eccellente 20 punti) Punti Tempi di avvio del servizio (alla ditta che dichiarerà un tempo minore verrà assegnato il punteggio massimo, mentre alle altre verrà attribuito un punteggio inversamente proporzionale)..5 Punti Caratteristiche tecniche della struttura e attrezzature messe a disposizione per l attuazione del servizio (Giudizio: Insufficiente 0 punti, Mediocre 1 punti, Sufficiente 2 punti, Buono 3 punti, Ottimo 4 punti, Eccellente 5 punti)...5 Punti Numero e qualifiche del personale dipendente e messo a disposizione per la gestione del servizio valutato anche in relazione alla proposta organizzativa formulata (alla ditta che dichiarerà il numero maggiore di personale verrà assegnato il punteggio massimo, mentre alle altre verrà attribuito un punteggio inversamente proporzionale)...5 Punti Le valutazioni sopra riportate verranno effettuate, a proprio insindacabile giudizio, da apposita commissione nominata dall Amministrazione Provinciale.

5 ART. 6 DEPOSITO CAUZIONALE Deposito cauzionale provvisorio. Il deposito cauzionale provvisorio è fissato nella misura del 2% dell importo posto a base d asta, da costituire mediante assegno circolare intestato all Ente o mediante fideiussione bancaria o di Istituti ed Aziende autorizzate all esercizio del ramo cauzioni, ai sensi del T.U. delle leggi sull esercizio delle assicurazioni, approvato con D.P.R. 13/02/1959 n Deposito cauzionale definitivo La ditta aggiudicataria dovrà, prima della stipula del contratto ed a garanzia degli obblighi assunti, costituire, con le stesse modalità di cui al punto precdente, deposito cauzionale definitivo nella misura del 5% dell importo appaltato al netto dell aliquota IVA. ART. 7 DIVIETO DI CESSIONE E SUBAPPALTO E vietata le cessione del servizio e il subappalto, a qualsiasi titolo e sotto qualsiasi forma, anche di una sola parte del servizio, pena l immediata risoluzione del contratto ed il risarcimento dei danni causati Amministrazione. ART. 8 MATERIALI ED ATTREZZI L appaltatore dovrà provvedere a sue cure e spese a tutto il materiale necessario ed a tutte le attrezzature occorrenti per la completa e perfetta esecuzione del servizio. Tutto il materiale ed attrezzature resteranno di proprietà dell appaltatore e dovranno essere tenute in buono stato. ART. 9 PERSONALE L appaltatore dovrà disporre e dimostrare a pena di esclusione che nel luogo di svolgimento del servizio ha già un organico sufficiente ed idoneo a garantire un ottimo espletamento del servizio. A pena di esclusione l appaltatore dovrà dimostrare di avere alle proprie dipendenze da almeno un anno, un archivista avente come titolo di studio il diploma in archivistica e paleografia L appaltatore è tenuto al rispetto del contratto nazionale di lavoro di categoria e di tutte le disposizioni di legge in materia assistenziale, assicurativa e previdenziale ed all osservanza di norme a tutela della salute e dell integrità fisica del personale così come dettato dal Legge 81/2008. Si richiamano in proposito le disposizioni di cui agli artt. 4 e 5 della Legge n.136 del 13 agosto ART. 10 VIGILANZA E CONTROLLO L Amministrazione provvederà a mezzo dei propri funzionari competenti ad effettuare la sorveglianza, la vigilanza ed il controllo sui servizi oggetto dell appalto. Qualsiasi mancanza rilevata sarà accertata dagli addetti dell Amministrazione e comunicata all appaltatore. L appaltatore, entro due giorni dalla data di notifica dell inadempienza, potrà adottare i provvedimenti del caso, ivi compreso l applicazione delle penali di cui al successivo art. 12. ART. 11 INFORTUNI E DANNI L appaltatore risponderà direttamente dei danni alle persone o alle cose comunque provocati nell esecuzione del servizio, restando a suo completo ed esclusivo carico qualsiasi risarcimento, senza diritto di rivalsa o di compensi da parte dell Amministrazione. L appaltatore è responsabile di qualsiasi danno ed inconveniente causati direttamente all Amministrazione od a terzi dal personale addetto al servizio e di ogni altro danno ed inconveniente dipendente dalla gestione del servizio stesso.

6 ART. 12 PENALITA In caso di inadempimento agli obblighi dell appalto, l appaltatore, oltre ad ovviare all infrazione contestatagli nel termine stabilito, sarà passibile di pene pecuniarie da un minimo di. 50,00 (euro cinquanta/00) ad un massimo di. 250,00 (euro duecentocinquanta/00), da applicarsi con provvedimento adottato dal dirigente competente. L applicazione della penale sarà preceduta da regolare contestazione dell inadempienza. L appaltatore, nei due giorni dalla data di notifica dell inadempienza, potrà presentare le proprie giustificazioni sulle quali deciderà il dirigente, sentiti in contraddittorio il responsabile del competente servizio e l appaltatore. L ammontare delle penali sarà ritenuto dalle somme dovute all appaltatore ed all occorrenza sarà prelevato dalla cauzione. Nel caso si verifichino deficienze ed abusi nell espletamento del servizio l Amministrazione potrà fare eseguire d ufficio i lavori e quant altro necessario per il regolare assolvimento degli obblighi contrattuali, ove l appaltatore, espressamente diffidato, non vi ottemperi nel termine stabilito. L ammontare delle spese per l esecuzione d ufficio sarà ritenuto dalla somme dovute all appaltatore ed all occorrenza sarà prelevato dalla cauzione. ART. 13 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Il mancato rispetto delle disposizioni previste all art. 3 (tracciabilità dei flussi finanziari) della Legge n.136 del 13 agosto 2010 è causa di nullità del contratto. L Amministrazione si riserva la facoltà di risolvere il contratto di appalto in qualunque tempo, senza alcun genere di indennità e compenso per l appaltatore, qualora le disposizioni prese ed i mezzi applicati per l espletamento del servizio non dessero sicuro affidamento, a giudizio dell Amministrazione, o che il servizio stesso non fosse compiuto nel termine stabilito o si fossero verificate gravi irregolarità e negligenze in genere e nel caso di sopravvenuti gravi motivi di pubblico interesse. In tal caso, all appaltatore sarà accreditato il semplice importo del servizio regolarmente effettuato, con deduzione, però, dell ammontare delle penali per i ritardi eventualmente già maturati al momento della risoluzione; tutto ciò con opportuna salvezza di ogni ragione ed azione per rivalsa di danni in conseguenza dell inadempimento da parte dello stesso appaltatore dei suoi impegni contrattuali. Il provvedimento di rescissione del contratto dovrà essere regolarmente notificato all appaltatore secondo le vigenti disposizioni di legge. ART. 14 FATTURAZIONI E PAGAMENTI Al pagamento dei corrispettivi alla ditta aggiudicataria per effetto del presente appalto, sarà provveduto alla ricezione di fatture mensili, del valore di 1/12 dell intero importo annuale offerto, entro e non oltre 90 gg dalla ricezione delle relative fatture. L inizio della fatturazione avverrà al completamento del ritiro della documentazione come sancito da apposito verbale redatto ed il pagamento avverrà entro e non oltre i 90 giorni dalla data di emissione della fattura. Il corrispettivo sarà sottoposto a revisione annuale, secondo le variazioni dell indice ISTAT-FOI relative al 31 dicembre di ogni anno. In caso di ritardato pagamento del canone mensile si applicherà quanto previsto dal D.Lgs. 9 ottobre 2002 n ART. 15 RISEVATEZZA DEI DOCUMENTI L appaltatore si impegna a rispettare il segreto d ufficio e la riservatezza delle informazioni di cui egli e i propri collaboratori siano venuti a conoscenza nell adempimento delle prestazioni contrattuali, in rispetto a tutte le norme vigenti in materia di rispetto della privacy (D.lgs. 196/2003).

7 ART. 16 RINVIO Per quanto non espressamente previsto e disciplinato dal presente capitolato si fa espresso riferimento alle disposizioni di legge o regolamento in materia nonché ad ogni altra norma di carattere generale, in quanto compatibile. ART. 17 CONTROVERSIE ARBITRATO Tutte le controversie che dovessero sorgere tra l ente e l appaltatore, così durante l appalto come al suo termine, saranno deferite ad un collegio arbitrale costituiti da tre membri designati: uno dall Amministrazione, uno dall appaltatore, ed un terzo con le sue funzioni di presidente, di comune accordo tra le parti o, in caso di disaccordo, dal presidente del competente tribunale. Il collegio arbitrale giudicherà come amichevole compositore, senza le forme di procedure per gli atti di istruzione. Il giudizio della Commissione Arbitrale sarà inappellabile ed obbligherà le parti le quali rinunciano espressamente al ricorso all autorità giudiziaria. Le spese del giudizio arbitrale, anticipate dalla parte che avrà presentato la domanda di arbitrato, saranno a carico della ditta soccombente. Dott. Pietro Gallidoro