Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale

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1 Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale Informatizzazione nel SIL Sardegna delle procedure per l attivazione e l attuazione dei Tirocini Regionali Servizi on line dedicati ai Soggetti Ospitanti per la Gestione del Libretto delle presenze

2 INDICE 1 INTRODUZIONE Accesso ai servizi on line Gestione Libretto Compilazione Settimanale Compilazione Libretto Convalida e Chiusura Libretto Riepilogo mensile Riepilogo Libretto...16 Pagina 2 di 17

3 Acronimi e abbreviazioni usati nel Documento: ADA: ASPAL: BDU: CPI: DB: PDF: RAS: SIL: SO: SP: TIFF: Aree di Attività Agenzia Sarda per le Politiche Attive del Lavoro Banca Dati Unica Centro per l Impiego Data Base Portable Document Format Regione Autonoma della Sardegna Sistema Informativo del Lavoro Soggetto Ospitante Soggetto Promotore Tagged lmage File Format Pagina 3 di 17

4 1 INTRODUZIONE Il tirocinio è una misura di politica attiva finalizzata a creare un contatto tra due soggetti, il Soggetto Ospitante e il Tirocinante, allo scopo di arricchirne il bagaglio di conoscenze, l acquisizione di competenze professionali, l inserimento/reinserimento lavorativo. Il tirocinio prevede il coinvolgimento e l interazione di tre attori: Soggetto Ospitante: Sono i soggetti pubblici e privati che possono ospitare i tirocinanti; Tirocinante: Sono i soggetti beneficiari del tirocinio, non possono essere utilizzati per attività non coerenti con gli obiettivi formativi del tirocinio stesso e non possono aver già prestato attività lavorativa con il Soggetto Ospitante; Soggetto Promotore: Sono i soggetti pubblici e privati, autorizzati o accreditati, che possono promuovere i tirocini e che devono garantire il presidio della qualità dell'esperienza di tirocinio. Il presente documento descrive gli strumenti messi a disposizione alle Imprese Soggetti Ospitanti per la completa gestione del Libretto delle presenze. Tutti gli strumenti informatici appena descritti sono illustrati nei paragrafi seguenti. 1.1 Accesso ai servizi on line Per accedere al modulo Tirocini è indispensabile che l Impresa effettui l accesso al Portale Pubblico Dopo aver selezionato il pulsante Accedi ai servizi presente nell Home Page del Portale, il sistema visualizza la maschera di LOGIN, così come descritto nella figura sottostante: Pagina 4 di 17

5 Figura 1: Maschera di accesso al portale Per accedere ai servizi del portale pubblico, è sufficiente inserire nei campi evidenziati dal rettangolo rosso le proprie credenziali d accesso ( User ID e Password ) e selezionare il pulsante LOGIN. Una volta effettuato il login, il sistema visualizza la pagina personale dell Impresa Soggetto Ospitante autenticata: Figura 2: Link Tirocini Accedendo alla pagina di benvenuto dell Impresa, il sistema riporta all utente l elenco di eventuali libretti delle presenze con mensilità da chiudere, con indicazione del nominativo del tirocinante e numero di mesi non chiuse. Selezionando il link contrassegnato col numero di mensilità da chiudere, l impresa è ricondotta alla pagina di gestione Libretto del relativo tirocinante. Alla selezione del link Tirocini, presente nel menù verticale di sinistra, il sistema visualizza l area dedicata ai servizi on line relativi ai Tirocini, con un testo informativo che descrive gli attori Pagina 5 di 17

6 coinvolti nel processo di gestione del progetto di tirocinio, come rappresentato nella figura sottostante: Figura 3: Home Page Tirocini L accesso ai servizi per la predisposizione, validazione e gestione del progetto di tirocinio sono disponibili alle Imprese Soggetti Ospitanti, registrate nel SIL e accreditate al Sistema Regionale delle Comunicazioni Obbligatorie. L'accreditamento è richiedibile tramite i servizi on line del SIL Sardegna, disponibili alla selezione del link Richiesta accreditamento CO. Figura 4: Messaggio Accreditamento CO Una volta effettuato l accesso all area dedicata ai Tirocini, nella medesima pagina, nel menù verticale di sinistra, sono visualizzati i seguenti link: Manuali Operativi, in cui sono disponibili i manuali di supporto all utente per la predisposizione e validazione del progetto di tirocinio; Pagina 6 di 17

7 Contatti e assistenza, in cui sono disponibili i contatti utili per richiesta di supporto relativo alle procedure informatiche del SIL Sardegna. La selezione del link Gestione Libretti, presente nel menù verticale di sinistra, consente all utente di visualizzare gli strumenti on line utili alla compilazione, convalida e chiusura del Libretto delle presenze del progetto di tirocinio attivo afferente al Soggetto Ospitante che ha effettuato l accesso, così come mostrato nella figura sottostante: 1.2 Gestione Libretto Figura 5: Link Gestione Libretto Una volta effettuato l accesso all area Gestione Libretto, nella pagina viene mostrata una breve descrizione delle possibili azioni che la pagina permette e lo strumento di Ricerca Libretto. Lo strumento Ricerca Libretto permette, mediante la selezione singola o multipla delle 6 voci di filtro messe disponibile dal sistema, di visualizzare tutti i libretti delle presenze censiti nel SIL Sardegna, relativi al SO che ha effettuato l'accesso. Mediante il pulsante CERCA sottostante la maschera di filtro, il sistema riporterà in forma tabellare l insieme dei libretti attivi che soddisfano i criteri di filtro, con indicazione dei dati di sintesi dei relativi Progetti. Mediante il pulsante Procedi posto nella medesima tabella, il Soggetto Ospitante accede alla pagina Compilazione settimanale del Libretto delle presenze, associato al Tirocinante selezionato. Pagina 7 di 17

8 A fine pagina è presente il pulsante SVUOTA CAMPI che permette di eliminare i criteri di filtro selezionati Compilazione Settimanale Figura 6: Home Gestione Libretto Nella pagina Compilazione Settimanale del Libretto delle presenze, sono riportati in testa le informazioni rilevanti del progetto di tirocinio (Codice Progetto, Nome e Cognome del Tirocinante, Orari di accesso ai locali del tirocinio, eventuale deroga accesso notturno e deroga accesso domenicale). Il Libretto è strutturato per mensilità di svolgimento del tirocinio, per poter accedere alla compilazione/consultazione sarà necessario selezionare il mese, utilizzando i pulsanti in testa alla pagina e successivamente seguire il link ENTRA riportato nella tabella riassuntiva collocata nella stessa pagina e aggiornata coerentemente alla selezione della mensilità. Pagina 8 di 17

9 Figura 7: Compilazione Settimanale Seguendo il link ENTRA, il Soggetto Ospitante (Progettista SO o Tutor SO) viene condotto alla vista settimanale. In questa sezione viene mostrata in forma tabellare, suddivisa in settimane, la data di inizio e di fine settimana, il numero di ore di presenza e lo stato della settimana (aperto/chiuso). Figura 8: "Settimane del mese di riferimento" In questa sezione l impresa SO, accede alla parte del Libretto in cui dovrà procedere alla modifica/inserimento, per ogni giornata lavorata, degli orari di ingresso e uscita, delle eventuali ore e tipologia di assenza del Tirocinante Compilazione Libretto La compilazione del Libretto delle presenze giornaliere è di competenza del Tirocinante, del Tutor SO o del Progettista SP, indicato nel progetto di Tirocinio. Pagina 9 di 17

10 Si evidenzia inoltre, che le attività di compilazione, convalida e chiusura del Libretto delle presenze, relativo al progetto di tirocinio approvato in sede di Istruttoria, potranno avvenire solo a partire dalla data di inizio del tirocinio. Per compilare le ore di presenza e/o assenza di un determinato giorno del mese, l Impresa SO dovrà selezionare la vista settimanale di interesse e in corrispondenza di ciascun giorno della settimana, inserire gli orari di ingresso e uscita, mattutine e serali, nonché le eventuali ore di assenza. Di seguito è rappresentato, in figura, il form reso disponibile al SO per la compilazione del Libretto. Figura 9: Giornate della settimana di riferimento Nella sezione è presente un pulsante AGGIORNA che permette di aggiornare il monte ore calcolato sulla base dei campi compilati. Per ogni giorno della settimana il sistema mette a disposizione un menu a tendina in cui è possibile selezionare, in caso in cui vengano indicati eventuali giorni di assenza, le motivazioni obbligatorie accettate. Pagina 10 di 17

11 Alla fine della pagina sono riportati i pulsanti RIEPILOGO MENSILE e RIEPILOGO LIBRETTO che riconducono alle omonime pagine e il pulsante SALVA che permette di salvare la modifica apportata e la rende visualizzabile al Tirocinante e al Soggetto Promotore. Il salvataggio della compilazione parziale o totale di una generica settimana, non risulta definitiva e non preclude eventuali nuove modifiche della stessa, da parte del Tirocinante e del Soggetto Ospitante. Inoltre, a seguito del salvataggio, le viste Riepilogo mensile e Riepilogo settimanale verranno aggiornate e popolate dal sistema con i nuovi dati inseriti. Nel momento in cui la compilazione della settimana risulta completata correttamente, ossia la compilazione è stata realizzata seguendo i criteri definiti nel paragrafo 1.2.2, il soggetto Ospitante visualizzerà nella stessa pagina il pulsante CHIUDI SETTIMANA. Al termine del processo di chiusura di tutte le settimane del mese in oggetto, così come indicato nel paragrafo , il sistema consentirà al soggetto ospitante, di procedere alla fase di chiusura della mensilità mediante il pulsante CHIUDI MESE Regole di compilazione Libretto È richiesto al Soggetto Ospitante ed al Tirocinante che la compilazione dei campi avvenga secondo regole precise. La violazione delle succitate regole comporterà, in fase di salvataggio della compilazione giornaliera, la generazione da parte del sistema di alert informativi che consentiranno il salvataggio parziale della settimana, in modo da permettere la compilazione giornaliera del Libretto ma risulteranno bloccanti in sede di chiusura della settimana. Di seguito sono riportate l insieme delle regole da seguire: o L orario indicato quale Uscita mattina deve essere temporalmente successivo all orario di Ingresso mattina ; o L orario indicato quale Uscita sera deve essere temporalmente successivo all orario di Ingresso sera ; o L orario indicato quale Ingresso sera deve essere temporalmente successivo all orario di Uscita mattina ; o Tra l orario di Ingresso mattina/sera e l orario di Uscita mattina/sera del giorno precedente devono intercorrere almeno 11 ore riposo giornaliero; o Gli orari indicati quali Ingresso/Uscita mattina/sera, devono essere coerenti con gli orari di accesso ai locali, indicati nel progetto di tirocinio corrispondente; o All atto della compilazione delle Ore di assenza, deve essere indicata obbligatoriamente anche una Motivazione ; o La settimana deve prevedere almeno 6 ore di Assenza con motivazione Riposo settimanale. Nel caso in cui nel progetto di tirocinio non sia stata indicata la deroga Pagina 11 di 17

12 all accesso domenicale ai locali del tirocinio, il sistema mostra di default, in sola lettura, in corrispondenza della domenica, la motivazione Riposo settimanale ; o Le ore di Assenza con motivazione Festività sono imputabili esclusivamente in corrispondenza dei giorni dichiarati come festività, per un valore corrispondente a 6 ore, in aderenza con le Linee Guida per i Tirocini Regionali: 1 gennaio; 6 gennaio (festa dell Epifania); Il giorno di Pasqua (festività mobile da definirsi di anno in anno); Il lunedì dopo Pasqua (festività mobile da definirsi di anno in anno); 25 aprile (anniversario della liberazione); 1 maggio (festa del lavoro); 2 giugno (fondazione della Repubblica); 15 agosto (il giorno dell Assunzione della Beata Vergine Maria); 1 novembre (il giorno di tutti i Santi); 8 dicembre (il giorno dell Immacolata Concezione); 25 dicembre (Natale); 26 dicembre (Santo Stefano). o Le ore di Assenza con motivazione Santo Patrono sono imputabili esclusivamente una volta, nell intero periodo del tirocinio; o Le ore di Assenza con motivazione Riposi compensativi sono imputabili per un complessivo massimo di 12 giorni, nell intero periodo del tirocinio; o Il numero di ore Totali della settimana deve essere uguale a 30. Da tale conteggio sono esclusi i Riposi settimanali Chiusura settimana L Impresa del Soggetto Ospitante in questa fase dovrà convalidare e chiudere le singole settimane del Libretto. Si evidenzia come, la chiusura della settimana è di esclusiva competenza del Soggetto Ospitante. Nel momento in cui la compilazione della settimana risulta completata correttamente, ossia la compilazione è stata realizzata seguendo i criteri definiti nel paragrafo 1.2.2, sarà possibile procedere alla chiusura della stessa. La chiusura della generica settimana del mese, è consentita esclusivamente se la settimana precedente risulta chiusa, al netto del rispetto delle regole compilative come descritto nel paragrafo La chiusura della generica settimana del mese risulta quindi bloccante nell ottica della chiusura della settimana successiva. Pagina 12 di 17

13 Figura 10: Chiusura settimana A seguito del completamento della procedura di chiusura della settimana, nella tabella riassuntiva della relativa mensilità il sistema indicherà lo stato di chiuso nella apposita colonna. A rimarcare l irreversibilità dell azione, all atto di chiusura, il sistema mostrerà una schermata di conferma della richiesta. Figura 11: "Schermata di conferma" Chiusura mese In questa fase il Soggetto Ospitante, a seguito della chiusura di tutte le settimane del generico mese di tirocinio, è abilitato dal sistema a procedere alla chiusura del mese di tirocinio mediante il pulsante Chiudi mese. Pagina 13 di 17

14 Figura 12: "chiusura mese" La chiusura del mese, è consentita esclusivamente se la chiusura del mese precedente risulta completata. La chiusura del mese risulta quindi bloccante nell ottica della chiusura del mese successivo. Nella tabella Riepilogo Libretto, raggiungibile mediante pulsante omonimo, il sistema indicherà in automatico, in corrispondenza della mensilità chiusa, la data e ora di chiusura. A rimarcare l irreversibilità dell azione, all atto di chiusura, il sistema mostrerà una schermata di richiesta conferma della richiesta. Figura 13: "Schermata di Conferma" Convalida e Chiusura Libretto È di esclusiva competenza del Soggetto Ospitante convalidare e chiudere le mensilità del Libretto di Tirocinio; mentre, in qualsiasi momento a partire dall avvio del tirocinio, sia il Tirocinante che il Soggetto Ospitante che il Soggetto Promotore possono interrompere e chiudere per interruzione il Pagina 14 di 17

15 Tirocinio (per maggiori dettagli si rimanda al servizi on line per SO-Gestione progetto ) Chiusura dell intero Libretto al termine del tirocinio Il sistema provvederà automaticamente alla chiusura dell intero Libretto delle presenze, a seguito della chiusura dell ultimo mese delle presenze da parte dell Impresa SO. Alla chiusura del Libretto delle presenze, il Sistema genererà automaticamente il documento Riepilogo Libretto delle presenze e il documento di Certificazione di chiusura Libretto visualizzabili attraverso la sezione Gestione Progetti (per maggiori informazioni si rimanda al servizi on line per SO-Gestione progetto ) Riepilogo mensile La sezione Riepilogo mensile consente di visualizzare il riepilogo delle giornate lavorate dal Tirocinante in un determinato mese e per ciascuna di esse, le informazioni relative alle ore di tirocinio svolte, le eventuali ore di assenza con giustificate motivazioni. La sezione è popolata automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni inserite in fase di compilazione del Libretto delle presenze, da parte del Soggetto Ospitante e del Tirocinante. Figura 14: "Riepilogo Mensile" Pagina 15 di 17

16 La sezione Riepilogo mensile è raggiungibile mediante omonimo link presente nella pagina Compilazione settimanale. L impresa visualizza il dettaglio di ogni mese in forma tabellare, dove viene indicato in colonna i giorni del mese e in riga tutte le possibili causali di imputazione delle ore di assenza: Riposo compensativo, Riposo settimanale, Malattia, Infortunio, Maternità, Santo Patrono, Festività e Assenze ingiustificate. Nella stessa pagina è riportata la sezione Riepilogo tipologie di assenza che riporta, catalogate per tipologia (motivazioni selezionate in fase di compilazione), il totale delle assenze giustificate (ore e giorni). È riportato inoltre, l indicazione del monte ore totale di presenza e di assenza del Tirocinante e il relativo stato come indicato in figura. Figura 15: Riepilogo Tipologie Assenza Riepilogo Libretto Mediante la sezione Riepilogo Libretto il Soggetto Ospitante visualizza l elenco dei mesi del Libretto e per ciascuno di essi, in forma tabellare, visualizzerà le ore di presenza e le ore di assenza giustificata del Tirocinante, le ore di assenza da indennizzare, lo stato dei mesi, nonché gli importi delle indennità a carico dei Soggetti Promotore e Ospitanti e data e ora di chiusura della mensilità. La sezione è popolata automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni inserite in fase di compilazione del Libretto delle presenze, da parte del soggetto ospitante e del Tirocinante. La sezione riepilogo Libretto è raggiungibile mediante omonimo link presente nella pagina compilazione settimanale e nella pagina riepilogo mensile. Nella stessa pagina è riportata la sezione Riepilogo tipologie di assenza che riporta, catalogate per tipologia (motivazioni selezionate in fase di compilazione), il totale delle assenze giustificate (ore e giorni). È riportato inoltre, l indicazione del monte ore totale di presenza e di assenza del Tirocinante e il relativo stato come indicato in figura. Pagina 16 di 17

17 Figura 16: Riepilogo Libretto Pagina 17 di 17