Convenzionamento. Come rinnovare le convenzioni tramite la nuova piattaforma

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1 Convenzionamento Come rinnovare le convenzioni tramite la nuova piattaforma Versione 1.0 del 01/10/2016

2 SOMMARIO 1. Prefazione Che cosa è la piattaforma del Convenzionamento A chi si rivolge questa guida Argomenti e scopo della guida Panoramica del rinnovo delle convenzioni Recupero Credenziali Inserimento dati struttura Negoziazione delle tariffe Contrattualizzazione

3 1. PREFAZIONE Il Fasi ha riportato all'interno dei propri uffici la gestione del convenzionamento di tutte le Strutture Sanitarie. Per questo motivo è stata predisposta una piattaforma telematica, attraverso cui sarà possibile colloquiare direttamente con gli uffici preposti. Le nuove funzioni e le nuove modalità previste faciliteranno le comunicazioni delle Strutture con il Fondo e permetteranno, nei prossimi mesi, di accedere a servizi ancora più avanzati. In tal senso, è importante precisare che, in virtù della gestione diretta da parte del Fondo delle attività di convenzionamento, sarà necessario procedere alla sottoscrizione di un nuovo contratto, che sostituirà integralmente quello proposto, negli anni precedenti, per conto del Fasi, dalla società Pro.ge.sa.. Il miglioramento continuo del servizio rappresenta un obiettivo fondamentale per il Fondo e la gestione diretta e dinamica della rete di strutture e professionisti rappresenta un passo importante verso questa direzione CHE COSA È LA PIATTAFORMA DEL CONVENZIONAMENTO La piattaforma nasce per informatizzare il processo di convenzionamento tra il Fasi e le Strutture Sanitarie. L interfaccia utente moderna ed intuitiva guida le Strutture passopasso dalla fase di richiesta/rinnovo delle convenzioni fino alla loro contrattualizzazione con il Fondo. La piattaforma di convenzionamento non sostituisce il rapporto umano che da sempre ha contraddistinto l attività di rinnovo della convenzione con il Fasi ma permette di semplificare e ottimizzare eventuali future variazioni di dati nonché di dare visibilità delle Struttura agli iscritti Fasi. Di seguito sono descritte alcune caratteristiche: In breve: 3

4 La piattaforma è nuova, sviluppata secondo le più moderne tecnologie web per rendere l esperienza utente ancora più immediata e amichevole! Non è il S@rmf! che viene normalmente utilizzato per le richieste di rimborso da inviare al Fasi! La piattaforma del Convenzionamento permette di gestire il rinnovo dell accordo amministrativo con il Fondo fino alla sua contrattualizzazione e non l inserimento delle prenotazioni! Solo in questa circostanza si richiede alle Strutture, che rinnovano la convenzione, di inserire i dati nella piattaforma. Un piccolo sforzo per un servizio ancora migliore ed immediato! Per i rinnovi successivi a questo la Struttura riceverà una contenente la conferma del rinnovo; Per agevolare tutte le attività è a Vostra disposizione l Helpdesk dedicato al numero 06/ opzione 5 oppure all'indirizzo convenzioni@fasi.it, che Vi fornirà il dovuto supporto per il tempo necessario al perfezionamento dell accordo A CHI SI RIVOLGE QUESTA GUIDA Questa guida si rivolge alle Strutture Sanitarie che intendono rinnovare la loro convenzione con il Fasi. I passi descritti di seguito dovrebbero essere seguiti dal cosiddetto Referente del convenzionamento ovvero quella figura all interno della Struttura incaricata di seguire il processo di convenzionamento in termini informatici nelle fasi di recupero credenziali, inserimento dati, negoziazione tariffe e contrattualizzazione. Il Referente può essere coadiuvato da uno o più esperti delle diverse aree interessate ARGOMENTI E SCOPO DELLA GUIDA La guida è strutturata in brevi capitoli: il primo offre una panoramica sul processo del Convenzionamento, gli altri spiegano le diversi fasi. I capitoli hanno lo scopo di fornire gli elementi utili ai fini del completamento delle fasi stesse. La guida tratta i seguenti argomenti: 4

5 Panoramica del processo di rinnovo delle convenzioni Recupero credenziali Inserimento dei dati struttura Negoziazione delle tariffe Contrattualizzazione Lo scopo della guida è quello di: Descrivere brevemente il processo del Convenzionamento. Fornire le nozioni base di utilizzo della piattaforma. Dare una panoramica delle diverse fasi di inserimento dati. Dopo aver letto questa guida il lettore avrà acquisito confidenza sul processo di Convenzionamento e sarà in grado di rinnovare la convenzione fino alla fase finale di contrattualizzazione. 5

6 2. PANORAMICA DEL RINNOVO DELLE CONVENZIONI La procedura di rinnovo delle Convenzioni consiste in una serie di semplici step organizzati tramite wizard che guidano passo-passo all inserimento dei dati necessari. Tutte le informazioni saranno inserite in un area riservata, sicura e protetta accessibile solo alle Strutture e al Fasi. Recupero credenziali Per rinnovare la convenzione con il Fondo ogni Struttura Sanitaria deve recuperare le credenziali username e password tramite l inviata automaticamente dal sistema. Inserendo alcuni semplici dati già in possesso dalla Struttura stessa, il sistema fornirà le credenziali di accesso all area riservata della piattaforma. Il recupero delle credenziali è un operazione sicura che garantisce alla Struttura che ne ha titolo l accesso alla propria Area Riservata. Inserimento dati struttura L area riservata permette di completare la scheda anagrafica nella quale troverete alcune informazioni già precompilate, allegando i documenti che nel percorso previsto vi saranno richiesti. Per una più agevole e veloce compilazione è riportata di seguito la checklist delle informazioni necessarie in questa fase: 6

7 CHECKLIST DATI STRUTTURA Autorizzazione sanitaria/dia/scia in PDF Indirizzo della sede operativa Indirizzo della sede legale Listino privato in formato PDF/Excel/Word/Jpeg Caratteristiche della struttura (es. num. posti letto, disponibilità apparecchiature) Eventuale responsabile del trattamento dei dati secondo Dlgs 196/2003 Eventuale documentazione relativa alla certificazione ISO 9001 della Struttura Lista delle eccellenze riconosciute dal Ministero della Salute o Istituzione equivalente (es. Regione) Prestazioni e Branche Mediche per cui si richiede il convenzionamento IBAN dove ricevere i rimborsi delle prestazioni convenzionate Lista del personale medico che opera in stato di convenzione 7

8 Negoziazione delle tariffe Questo step permette la negoziazione delle tariffe delle prestazioni offerte in convenzione diretta dalla Struttura. Per il rinnovo della convenzione, alla Struttura viene proposto l elenco delle prestazioni già convenzionate ed i relativi importi proposti. A conclusione della negoziazione si procederà all eventuale contrattualizzazione. Contrattualizzazione La fase finale è la ratifica del contratto di convenzionamento tra il Fondo e la Struttura. È facoltà della Struttura scegliere quale tipo di firma utilizzare in fase di contrattualizzazione tra cartacea o digitale. E consigliabile l utilizzo della firma digitale. Qualora non fosse possibile si potrà utilizzare la forma cartacea. Successivamente alla contrattualizzazione, gli atti delle Strutture Sanitarie che hanno perfezionato il rinnovo della convenzione in forma diretta saranno posti alla approvazione degli organi del Fondo RECUPERO CREDENZIALI All indirizzo della Struttura il sistema invia automaticamente l di recupero credenziali. Seguendo il link presente nella , la Struttura potrà recuperare username e password completando la semplice procedura prevista. 8

9 Recupero credenziali per il rinnovo convenzione La schermata di recupero credenziali è suddivisa nelle seguenti parti: Riconoscimento Struttura Convenzionata Contatti con il Convenzionamento Controllo di sicurezza captcha Codice Convenzione (Campo obbligatorio) Indicare il codice di convenzione già in possesso della Struttura Partita IVA (Campo obbligatorio) Inserire la Partita IVA della Struttura Inserire l IBAN della struttura, così suddiviso: Codice Paese: due caratteri (es. IT) Cin IBAN: due caratteri (es. 88) Cin BBAN: un carattere (es. T) IBAN (Campo obbligatorio) ABI: cinque numeri (es ) CAB: cinque numeri (es ) N. Conto Corrente: 12 caratteri (es. CC ) Per un totale di 23 caratteri alfanumerici. Il codice da fornire è quello comunicato al Fasi per l accredito dei rimborsi 9

10 Indicare l indirizzo del referente la fase di convenzionamento e al quale il sistema invierà automaticamente l di avvenuta registrazione. Indirizzo (Campo obbligatorio) Attenzione: L indirizzo inserito in questa fase corrisponde alla username di autenticazione. Con questo indirizzo sarà possibile eseguire i successivi accessi alla piattaforma! Persona da contattare (Campo obbligatorio) Indicare il nominativo (cognome e nome) del referente della struttura che ha contatti con il Fondo per la fase di convenzionamento Controllo Captcha Controllo di sicurezza per verificare che la richiesta di convenzione non venga inoltrata da programmi automatici non controllati. Inserire i numeri/lettere che compaiono nell immagine per concludere la registrazione. Una volta inseriti i dati richiesti il sistema invierà l di avvenuta registrazione; seguendo il link in essa contenuto il sistema propone username e password validi per l autenticazione al portale: Username e password recuperato con successo Attenzione: memorizzare in un posto sicuro le credenziali di accesso recuperate, serviranno al Referente della Struttura per effettuare i prossimi accessi alla piattaforma! Dopo essersi autenticati è facoltà della Struttura cambiare la password di accesso tramite l apposita funzionalità prevista dal sistema. 10

11 Per proseguire nella fase di inserimento dei dati, Vi sarà richiesto di collegarsi al sito e di accedere alla propria area riservata, come mostrato dalle seguenti immagini: Primo accesso al portale 2.2. INSERIMENTO DATI STRUTTURA Dopo aver recuperato con successo le credenziali di accesso, è possibile procedere con la fase di inserimento dei dati della struttura. Al primo accesso il sistema propone di visionare gli atti di convenzione, riferiti alla Vostra tipologia di Struttura, comunicando il tipo di firma utilizzato nella fase di contrattualizzazione: 11

12 Atti di convenzione e selezione tipo firma Una volta presa visione degli atti, è possibile proseguire con l'inserimento dei dati Struttura. L inserimento dei dati è organizzato tramite wizard: Wizard inserimento dati Il wizard è una funzionalità che guida gli utenti all inserimento di tutte le informazioni necessarie nelle diverse schede che sono state predisposte. Ogni scheda contiene dei campi da compilare. I campi possono essere obbligatori o non obbligatori. Di seguito è descritta la legenda delle icone del wizard: Icona Descrizione Scheda attuale Il numero dentro al cerchio indica la posizione della scheda nel wizard 12

13 Icona Descrizione Tutti i campi obbligatori della scheda sono stati compilati correttamente Qualche campo obbligatorio della scheda non è ancora stato compilato Questa icona raffigura l ultima scheda del wizard Collega ad una scheda del wizard non ancora visitata Collega ad una scheda del wizard già visitata (potrebbe essere incompleta) Questa icona indica una scheda dove non sono stati effettuati salvataggi ne modifiche ai dati Questa icona indica una scheda dove è stato effettuato il salvataggio (tuttavia la scheda potrebbe essere compilata in modo parziale) Questa icona indica una scheda dove i dati sono stati modificati, ma non salvati Questa dicitura compare quando la scheda non è ancora stata completata del tutto In ogni scheda, al termine di ogni inserimento dati fare click sul bottone di salvataggio al fine di non perdere le variazioni effettuate fino a quel momento. Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori nel wizard, la Struttura può procedere alla fase di negoziazione delle tariffe tramite la scheda Passa a Negoziazione. In ogni pagina del wizard è comunque disponibile un link che rimanda alla guida utente di supporto alla compilazione dei dati NEGOZIAZIONE DELLE TARIFFE Questa fase del processo di Convenzionamento permette alle Strutture di confermare le tariffe massime delle prestazioni già in convenzione, che saranno valutate dall Ufficio Convenzioni del Fondo. Il Fasi potrà proporre delle tariffe massime diverse da quelle comunicate dalle strutture al fine di giungere alla loro accettazione. 13

14 Altresì sarà possibile inserire nuove prestazioni non ancora in convenzione con il Fondo. Di seguito è mostrata la schermata di negoziazione delle tariffe che il portale mostra a valle dell inserimento dei dati della Struttura: Negoziazione delle tariffe Questa sezione offre le seguenti funzionalità: Negoziazione delle tariffe: permette di negoziare le tariffe delle prestazioni da convenzionare in forma diretta. Filtri di ricerca: permette di semplificare la ricerca delle prestazioni. Utility: permette di richiedere eventuali aumenti e/o riduzioni in percentuale, per branca o per intervalli di codice. Messaggi: permette l inserimento delle note in relazione alla modifica tariffaria richiesta per ogni singolo codice. Caricamento tramite excel delle tariffe: permette l indicazione per ciascuna prestazione delle tariffe private e delle relative tariffe agevolate applicate in favore degli assistiti CONTRATTUALIZZAZIONE La Contrattualizzazione è l ultima fase del processo di convenzionamento. Dopo l accettazione del tariffario e la relativa approvazione da parte del Fondo, la Struttura riceve una che illustra come portare a termine la contrattualizzazione. 14

15 Il processo di convenzionamento termina con il raggiungimento dell accordo di convenzionamento tra ogni Struttura ed il Fondo. In caso di mancata ratifica, la convezione non potrà essere rinnovata. 15

16 INDICE ANALITICO No index entries found. 16