4 Domanda: Capitolato Tecnico C.I.G Art. 4 Punto 1 Le dimensioni dei cartoni (L 30 x P 40 x H 33) sono da intendersi interne o esterne?

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1 CHIARIMENTI 1 Domanda: Capitolato Tecnico art. 33 punto 1: Nella tabella dove è determinato l importo a base d asta, in base ai volumi annuali stimati, non è contemplato il costo del trasferimento dell attuale archivio pregresso, custodito in località Vellezzo Bellini (PV) consistente in circa mc corrispondenti a circa scatole. (costo non indifferente in previsione dei volumi da trasferire) 1. Risposta: Ai sensi dell Art.5 punto 3 del Capitolato Tecnico l archivio pregresso dovrà essere trasferito a cura e spese della Società Aggiudicataria ed il costo del trasferimento è compreso nel prezzo di aggiudicazione. 2 Domanda: Capitolato Tecnico Art. 5 punto 3: Fermo restando che il trasporto è a carico della Ditta Aggiudicataria,., non viene specificato a carico di chi l onere della movimentazione e del trasferimento sugli autotreni delle predette scatole. Inoltre non è chiaro se le stesse siano già collocate su pedane e se la loro presa è franco bordo camion o a piè d opera. 2 Risposta: La movimentazione ed il trasferimento sugli autotreni delle scatole dell archivio pregresso è a carico della Società Aggiudicataria. Dette scatole sono allocate in parte su pedane., in parte su scaffalature metalliche. 3 Domanda: Allegato n 1 al capitolato Tecnico: Sarebbe necessario, ove possibile, conoscere, in misura percentuale, la consistenza delle scatole per singola sede ove effettuare il prelievo, ai fini di una corretta e proficua analisi. 3 Risposta: Approssimativamente: Agrigento 5 % ; Caltanissetta 5 % ; Catania 15 % ; Enna 5 % ; Messina 10 %; Palermo 40 %; Ragusa 5% Siracusa 10 % ; Trapani 5 % ;

2 4 Domanda: Capitolato Tecnico C.I.G Art. 4 Punto 1 Le dimensioni dei cartoni (L 30 x P 40 x H 33) sono da intendersi interne o esterne? 4 Risposta:Le dimensioni dei cartoni sono da intendersi esterne. 5 Domanda: Sia nel caso del ritiro dell archivio pregresso che per ciò che verrà ritirato nelle 12 sedi Serit (5000 scatole anno) le scatole verranno trovate pallettizzate e imballate? 5 Risposta: relativamente al ritiro dell archivio pregresso le scatole non verranno trovate pallettizzate ed imballate. Relativamente a ciò che verrà ritirato nelle sedi le scatole verranno trovate pallettizate ed imballate. 6 Domanda: Si richiede di sapere, per ogni sede, quante scatole (delle 5000) si devono ritirare ogni mese? 6 Risposta: Il numero è variabile. 7 Domanda: E' prevista la fornitura di scatole in cartone di formato cm (L 30 X P 40 X H 33) personalizzate con il logo della Società Aggiudicataria e della Stazione Appaltante. Le scatole dovranno essere fornite alle Sedi provinciali/direzione Generale anteriormente all attività di presa in carico dei documenti. Dobbiamo prevedere lo stesso tipo di scatole anche per il pregresso? 7 Risposta: No, le scatole non devono essere fornite per il pregresso. 8 Domanda: Si richiede di sapere se la scansione e l'archiviazione debbano necessariamente essere svolte in un unico sito? 8 Risposta: No, la scansione e l archiviazione possono essere svolte in siti diversi 9 Domanda: Si richiede di sapere se nel DB che ci verrà fornito dl vecchio fornitore è presente un elenco puntuale dei documenti contenuti in ciascuna scatola e se ci saranno anche le immagini ottiche di tali documenti. 9 Risposta: Nel DB vi è l elenco dei documenti custoditi in ciascuna scatola

3 10 Domanda: Si richiede di sapere se la stazione appaltante può richiedere anche la consultazione del pregresso 10 Risposta: Si, la Stazione Appaltante può richiedere la consultazione del pregresso 11 Domanda: E possibile effettuare un sopralluogo per verificare i documenti che saranno oggetto della attività di acquisizione ottica? 11 Risposta: Si, fissando un appuntamento con il Sig. Filippo Fiasconaro tel Domanda: Relativamente a quanto indicato all art. 7 del Capitolato Tecnico, si richiede di conoscere, per ogni documento presente nella tabella di pagina 6: a. il numero medio di pagine b. il formato c. la quantità media dei documenti per ciascuna tipologia 12 Risposta: a) numero approssimativo di pagine: relate di notifica delle cartelle di pagamento: 1; avvisi di ricevimento/compiuta giacenza/resi inevasi dei preavvisi di fermo:1; avvisi di ricevimento/compiuta giacenza/resi inevasi delle comunicazione di iscrizione ipotecaria: 1; avvisi di intimazione: 2; documentazione relativa agli atti di pignoramento presso terzi: 5; documentazione relativa alle iscrizioni di ipoteca: 4; documentazione relativa agli atti di espropriazione immobiliare: 20; avvisi di ricevimento/compiuta giacenza/resi inevasi delle comunicazioni di eccedenze da pagamento: 1; fascicoli personale dipendente: 10; domande di insinuazione allo stato passivo delle procedure concorsuali: 4. b) Per tutti i documenti il formato è A4 c) non è possibile determinare la quantità media per ciascuna tipologia 13 Domanda: Per ogni ritiro mensile citato all art. 4, quale è il numero massimo di scatole da ritirare presso un unica sede? 13 Risposta: Non è previsto un numero massimo

4 14 Domanda: L art. 3 del Disciplinare di Gara riporta che i volumi complessivi delle attività stimate per il biennio, potranno variare in aumento o in diminuzione in misura non superiore al 30%, senza che ciò dia luogo a variazione del prezzo unitario del servizio. Tenuto conto che sia l offerta economica prima che la successiva fatturazione dovrà essere il risultato del valore delle quantità moltiplicato il valore unitario offerto, come deve essere interpretata la frase sopra riportata dell art.3? 14 Risposta: Si richiama nel dettaglio quanto indicato all art 3 del Disciplinare di Gara. Non risulta chiaro il quesito posto. 15 Domanda: Si chiede di poter visionare la documentazione da digitalizzare al fine di poter studiare con più cura l'offerta da proporre. 15 Risposta: Si veda risposta numero Domanda: All art. 5 Codifica, archiviazione e custodia degli atti del Capitolato Tecnico, punto n. 3 si legge: Per quanto riguarda la consistenza dell archivio pregresso gestito da una Società terza [ ] consta di circa mc corrispondenti a circa scatole di formato cm (L 30 x P 40 x H 33), che dovranno essere trasferiti, a cura e spese della Società Aggiudicataria, presso i propri locali [ ]. Tutti gli oneri derivanti dalle attività di ritiro della documentazione e successivo trasferimento nei locali della Società Aggiudicataria sono a carico della stessa. Con la presente si chiede di confermare la seguente interpretazione: 1) che la quantità di n scatole custodite presso la Società terza è pari ad un quantitativo in metri cubi di circa in luogo della quantità indicata in Capitolato di metri cubi 2.300, così come risultante dal calcolo: n. di scatole x cm (L 30 x P 40 x H 33) = 1.634,34 metri cubi; 2) che i contenitori di documenti che compongono l archivio pregresso attualmente custoditi presso la Società terza, saranno resi disponibili presso la sede della società già pallettizzati e messi a bocca di magazzino per le operazioni di prelievo e trasferimento. 16 Risposta: 1) Si conferma che lo spazio medio occupato attualmente è di circa mc al di la del Numero delle scatole indicate 2) Si veda risposta n Domanda: al fine di poter studiare una corretta offerta per la gara relativa alla gestione documentale da Voi indetta, siamo con la presente a richiedere un incontro per la visione della documentazione da digitalizzare.

5 17 Risposta: Si veda risposta n Domanda In merito all ALLEGATO B, pag. 2: volevamo sapere se possiamo fornire la RELAZIONE TECNICA e l OFFERTA TECNICA come allegato al bando oppure siamo obbligati a rispettare il form fornito ed i relativi spazi 18 Risposta: Non si è obbligati a rispettare gli spazi previsti nell allegato 19 Domanda: Poiché è richiesto, volevamo inserire una breve presentazione del ns. sito Web. E possibile? 19 Si, è possibile 20 Domanda: Come verranno gestite le richieste di pick-up del materiale presso T.N.T. Post Viale dell Olimpo, Palermo? Su richiesta? Con cadenza periodica? Ogni quanto? 20 Risposta: Su richiesta 21 Domanda: vorremo sapere se il ritiro mensile riguarda: - Tutti i mesi tutte le sedi? - Riguarda solo i documenti da scansionare o anche quelli da archiviare? 21 Risposta: Le scatole dovranno essere prelevate con cadenza mensile. Il ritiro mensile riguarda sia i documenti da scansionare che quelli da archiviare. 22 Domanda: Si chiede di conoscere se sono state pubblicate integrazioni al bando ed ai documenti di gara 22 Risposta: Non sono state pubblicate integrazioni 23 Domanda: Si chiede se in riferimento all art. 8 punto 3 Garanzia provvisoria la firma del fideiussore deve essere apposta sulla fideiussione /cauzione in originale o può anche essere digitale 23 Risposta: La firma può essere anche digitale

6 24 Domanda: Quali sono gli orari in cui è possibile consegnare il plico a mano ed in particolare è possibile consegnarlo nella fascia pomeridiana dei giorni antecedenti la scadenza? 24 Risposta: Il plico può essere consegnato a mano presso la sede della Direzione Generale in via E. Morselli n 8, Palermo nei giorni: dal lunedì al giovedì dalle ore 9,00 alle ore 13,30 e dalle ore 14,30 alle ore 16,30. Il venerdì dalle ore 9,00 alle ore 13,00.