Ordinanza sull elaborazione di dati personali nell Intranet e nell Extranet del DFAE

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1 Ordinanza sull elaborazione di dati personali nell Intranet e nell Extranet del FE (Ordinanza Web FE) del 5 novembre 2014 (Stato 1 dicembre 2014) Il onsiglio federale svizzero, visto l articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo sull organizzazione del Governo e dell mministrazione (LOG); visto l articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo sul personale federale (LPers), ordina: Sezione 1: isposizioni generali rt. 1 Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell Intranet e nell Extranet del ipartimento federale degli affari esteri (FE) (Web FE). 2 L Intranet del FE (Intranet FE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate. 3 L Extranet del FE (Extranet FE) è un estensione dell Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password. rt. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web FE Il trattamento di dati personali nel Web FE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del FE. rt. 3 Gestione Il Web FE è gestito dalla Segretaria generale del FE (SG FE). RU RS RS

2 onsiglio federale e mministrazione federale Sezione 2: ati e trattamento dei dati rt. 4 Persone Nel Web FE sono trattati i dati delle seguenti persone: a. gli impiegati del FE; b. altri impiegati dell mministrazione federale; c. i terzi legati da un rapporto contrattuale al FE o ad altre unità dell mministrazione federale che hanno accesso alla rete dell mministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell mministrazione federale); d. i terzi ai quali il responsabile dell applicazione ha attribuito i diritti d accesso all Extranet FE (terzi con accesso all Extranet FE). rt. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali 1 Nel Web FE sono trattati i dati delle persone di cui all articolo 4 elencati nell allegato. 2 Nell allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web FE dai servizi di elenchi secondo l articolo 8 dell ordinanza del 6 dicembre sui servizi di elenchi della onfederazione gestiti dall UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web FE. 3 I dati dei servizi di elenchi gestiti dall UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web FE. rt. 6 iritti d accesso individuali 1 Le seguenti persone hanno accesso all Intranet FE: a. gli impiegati del FE; b. altri impiegati dell mministrazione federale; c. i terzi con accesso alla rete dell mministrazione federale; 2 Le seguenti persone hanno accesso all Extranet FE: a. le persone di cui al capoverso 1; b. i terzi con accesso all Extranet FE. rt. 7 ttribuzione dei diritti d accesso 1 Il responsabile dell applicazione attribuisce diritti d accesso individuali agli utenti del Web FE. 3 RS

3 O Web FE Verifica almeno una volta all anno se le condizioni per esercitare i diritti d accesso sono ancora adempiute. 3 I diritti d accesso possono essere limitati. rt. 8 Trattamento dei dati 1 Le persone di cui all articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web FE nell ambito dei loro diritti d accesso (diritto di lettura). 2 Il numero personale non è visibile. 3 Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web FE. 4 L unità Informatica FE può trattare tutti i dati nel Web FE, sempreché ciò sia necessario all adempimento dei suoi compiti. 5 I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo. rt. 9 Gestione del sistema 1 L amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web FE. 2 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il FE. Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica rt. 10 iritto d accesso e diritto di rettifica 1 Ogni persona può chiedere alla SG FE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web FE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web FE. 2 Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito. rt. 11 Obblighi di diligenza 1 La SG FE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web FE siano trattati conformemente alle prescrizioni. 2 Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web FE siano esatti, completi e aggiornati. rt. 12 Sicurezza dei dati 1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono disciplinate dall ordinanza del 14 giugno relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dall arti- 4 RS

4 onsiglio federale e mministrazione federale colo 10 dell ordinanza del 9 dicembre sull informatica nell mministrazione federale. 2 La SG FE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati. rt. 13 Verbalizzazione 1 Gli accessi al Web FE e le modifiche nel Web FE sono costantemente verbalizzati. 2 I verbali sono conservati per sei mesi. Sezione 4: onservazione, archiviazione e distruzione dei dati rt I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il FE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro. 2 I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell mministrazione federale e sono legati al FE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro. 3 I dati degli altri impiegati dell mministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell mministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell mministrazione federale e di terzi con accesso all Extranet FE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l ultimo accesso. 4 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione. Sezione 5: Entrata in vigore rt. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1 dicembre RS

5 O Web FE llegato (art. 5 cpv. 1 e 2) Origine ed estensione dei dati Legenda Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica) B ttribuzione automatica da parte del Web FE Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo) Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio). Intranet FE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del FE, degli altri impiegati dell mministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell mministrazione federale ati ognome Nome ppellativo Foto Numero personale (non visibile) Sigla Numero ufficio ipartimento Unità organizzativa 1 Unità organizzativa 2 Unità amministrativa Funzione 1 Funzione 2 Telefono 1 Telefono 2 ellulare professionale ellulare privato Indirizzo Fax Indirizzo Luogo di lavoro Paese Origine 5

6 onsiglio federale e mministrazione federale ati Grado di occupazione Orari di lavoro ompetenze Superiore gerarchico (cognome, nome) Supplente (cognome, nome) ttitudini (esperienza professionale) ppartenenza a un gruppo Lingua di corrispondenza onoscenze linguistiche Origine B B. Extranet FE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del FE, degli altri impiegati dell mministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell mministrazione federale ati ognome Nome ppellativo Foto ipartimento Unità organizzativa Unità amministrativa Funzione Telefono ellulare professionale ellulare privato Indirizzo Fax Indirizzo Luogo di lavoro Paese Orari di lavoro Superiore gerarchico (cognome, nome) Supplente (cognome, nome) ttitudini (esperienza professionale) ppartenenza a un gruppo Lingua di corrispondenza onoscenze linguistiche Origine B 6

7 O Web FE Extranet FE: origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all Extranet FE ati ognome Nome ppellativo Foto Indirizzo Località Paese Homepage Funzione Telefono Numeri di cellulare Indirizzo Fax zienda (operante per ) Persona di riferimento al FE (cognome, nome) Supplente (cognome, nome) Orari di lavoro ompetenze ppartenenza a un gruppo Lingua di corrispondenza onoscenze linguistiche Origine B 7

8 onsiglio federale e mministrazione federale 8