REGOLAMENTO PROCEDURA ACQUISTI

Transcript

1 ISTITUTO TECNICO INDUSTRIALE STATALE Enrico Fermi via capitano Di Castri FRANCAVILLA FONTANA (BR) Specializzazioni: MECCANICA - ELETTRONICA E TELECOMUNICAZIONI - ELETTROTECNICA E AUTOMAZIONE INFORMATICA-COSTRUZIONI AERONAUTICHE Tel. e fax 0831/ (centr.) segreteria@itisff.it REGOLAMENTO PROCEDURA ACQUISTI Francavilla Fontana, 10/06/2010 PREMESSA Il nuovo regolamento contabile cambia in modo significativo sia le competenze degli organi interni che, a vari livelli, sono coinvolti nella responsabilità della gestione della scuola della autonomia, sia il modello di organizzazione amministrativo-contabile. Ecco in sintesi i principali cambiamenti: - le risorse assegnate dallo Stato sono utilizzate senza altro vincolo di destinazione che quello prioritario dello svolgimento delle attività di istruzione, di formazione e orientamento; - la semplificazione della contabilità finanziaria è realizzata con la creazione di un unico documento contabile, "il programma annuale", con allegate schede illustrative finanziarie per ogni singolo progetto facente parte del programma; - le funzioni di indirizzo (spettanti al consiglio di Istituto) sono nettamente separate dai compiti di gestione (spettanti al Dirigente); - la previsione normativa conferisce un contenuto concreto alla pianificazione e alla programmazione; - la valutazione economica e la ottimale utilizzazione delle risorse discendono da criteri di efficacia, efficienza ed economicità; - la semplificazione amministrativa si conforma ai principi della trasparenza, con l'eliminazione delle fasi di approvazione degli atti della attività finanziaria e patrimoniale da parte dell' Ufficio Scolastico; - la più estesa attività contrattuale di diritto privato viene svolta senza limiti di autorizzazione da parte degli organi esterni, fermi restando i vincoli previsti dalla norma di carattere generale; - il controllo di regolarità amministrativa e contabile assume caratteristiche di tipo aziendale. Pertanto: visto il POF di Istituto; visto il piano delle attività annuali deliberato dal Collegio Docenti, in armonia con il POF; i docenti responsabili di progetto/attività, i coordinatori di dipartimento, i Direttori di Laboratorio, il Direttore SGA, per la parte di sua competenza, presentano a partire dal 15 settembre ed entro il termine massimo del 15 ottobre di ciascun anno le richieste di acquisto funzionali alla realizzazione dei progetti, delle attività e più in generale degli obiettivi previsti dal POF. Per snellire le procedure ed accelerare i tempi, le richieste da parte dei laboratori e dei dipartimenti possono essere inviate preferibilmente per via telematica. Si richiamano di seguito le procedure ordinarie di contrattazione previste dall ART 34 del Decreto Interministeriale n. 44 del 1/2/2001: Art. 34. (Procedura ordinaria di contrattazione) 1. Per la attività di contrattazione riguardanti acquisti, appalti e forniture il cui valore complessivo ecceda il limite di spesa di 2000 oppure il limite preventivamente fissato dal Consiglio d'istituto, quando non risulti altrimenti disposto dalle norme di cui al capo secondo del presente titolo, il dirigente procede alla scelta del contraente, previa

2 comparazione delle offerte di almeno tre ditte direttamente interpellate. Resta salvo, comunque, quanto previsto dal comma L'invito a presentare un'offerta deve contenere, oltre ai criteri di aggiudicazione, l'esatta indicazione delle prestazioni contrattuali, nonché i termini e le modalità di esecuzione e di pagamento. 3. L'osservanza dell' obbligo di cui al presente articolo è esclusa quando non sia possibile acquisire da altri operatori il medesimo bene sul mercato di riferimento dell' Istituto. È sempre possibile il ricorso alle procedure di gara disciplinate dalle norme generali di contabilità dello Stato. 5. Le istituzioni scolastiche sono tenute ad osservare le norme dell'unione Europea in materia di appalti e/o forniture di beni e servizi. 6. Le funzioni di ufficiale rogante, per la stipula degli atti che richiedono la forma pubblica, sono esercitate dal direttore o da funzionario appositamente da lui delegato. 1. SCOPO La presente procedura definisce: - le modalità, oltre a quelle cogenti, che permettono di valutare e qualificare i fornitori; - le modalità per l acquisto di materiale inventariabile, di materiale di consumo e di servizi; - le modalità di verifica delle conformità ai requisiti fissati dalle specifiche procedure e dalle norme cogenti. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica per gli acquisti di beni di investimento, servizi e materiali di consumo. 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI CONSIP S.p.A. Concessionaria dei servizi informatici pubblici. Ha l incarico di concludere in nome e per conto delle amministrazioni pubbliche convenzioni quadro per la fornitura di beni e servizi. 4. MODALITÀ OPERATIVE E RESPONSABILITA 4.1 Fase istruttoria Acquisto beni di investimento I Coordinatori di Succursale, i Coordinatori di Dipartimento(COdD), i Direttori di Laboratorio(DIdL), i Coordinatori di Classe, il Direttore SGA (per gli uffici), il Responsabile dell Ufficio Tecnico(UT) e il DS, in base ai piani annuali delle attività, preparano entro il 15 ottobre di ciascun anno scolastico i piani acquisti dei beni di investimento necessari per integrare rispettivamente: le dotazioni di laboratorio, le dotazioni didattiche, le dotazioni degli uffici. A tal fine, il richiedente, eventualmente coadiuvato da Assistenti Tecnici e/o personale esperto e avvalendosi dell ausilio di cataloghi e listini disponibili on-line o presso l Ufficio Tecnico, compila in tutte le sue parti il modulo di richiesta indicando in modo puntuale e preciso tutte le caratteristiche dei beni richiesti e, ove possibile, riferimenti di catalogo e una stima dei costi. Più propriamente è il richiedente a redigere un elenco delle richieste in ordine di priorità, raggruppando le stesse in modo da garantire la completa funzionalità ai fini didattici di ciascun bene acquistato (ad esempio, ciascun Personal Computer deve essere corredato anche del software necessario per il tipo di attività didattica per la quale viene richiesto). Ciò eviterà

3 acquisti parziali nel caso in cui non tutti i beni richiesti possano essere acquistati (ad esempio per questioni di bilancio). Le richieste devono pervenire in Ufficio Tecnico entro il 15 ottobre di ciascun anno scolastico complete di motivazioni e necessità didattiche. L Ufficio Tecnico tabula le richieste pervenute, calcola la spesa approssimativa dell assieme delle richieste e inoltra la documentazione al DS Acquisto di materiali di consumo I Coordinatori di Succursale, i Coordinatori di Dipartimento, i Direttori di Laboratorio, i Coordinatori di Classe, il Direttore SGA (per gli uffici), il Responsabile dell Ufficio Tecnico e il DS, in base ai piani annuali delle attività e alle esigenze di materiali di consumo rilevate negli anni scolastici precedenti, prepara le richieste per integrare le rispettive dotazioni e le presenta in Ufficio Tecnico a partire dal 15 settembre ed entro il 15 ottobre. Richieste presentate al di fuori di tale periodo non vengono prese in considerazione. Tuttavia, nel caso di sopravvenute esigenze non preventivate e dettagliatamente motivate si può, nei periodi sotto indicati, far pervenire all Ufficio Tecnico eventuali richieste straordinarie che verranno valutate dalla Dirigenza e dalla Commissione Acquisti: - a partire dal 1 febbraio e entro il 15 febbraio - a partire dal 1 maggio ed entro il 15 maggio Più precisamente, i richiedenti preparano le rispettive richieste eventualmente coadiuvati dagli Assistenti Tecnici e/o da personale esperto e avvalendosi dell ausilio di cataloghi e listini disponibili on line e presso l Ufficio Tecnico, ciascun richiedente compila in tutte le sue parti il modulo di richiesta indicando in modo puntuale e preciso tutte le caratteristiche dei materiali richiesti e, ove possibile, riferimenti di catalogo e una stima dei costi. L Ufficio Tecnico tabula le richieste pervenute calcolando la spesa approssimativa dell assieme delle richieste. Il preventivo di spesa e la documentazione vengono inoltrate al Dirigente Scolastico. 4.2 Fase istruttoria deliberativa Il DS convoca e presiede la Commissione Acquisti(ComAcq) la quale: valuta le richieste, tiene conto della disponibilità di bilancio, segue i criteri definiti nel regolamento contabile e internamente all Istituto, quindi propone gli acquisti. Sulla base delle indicazioni della Commissione Acquisti, il Dirigente Scolastico, di concerto col Direttore SGA, predispone il Piano acquisti da includere nel Programma Annuale da portare all approvazione del Consiglio di Istituto. 4.3 Fase attuativa Approvato il Programma Annuale, il Dirigente Scolastico che si avvale nello svolgimento di tutte le attività negoziali e prenegoziali della attività istruttoria del Direttore SGA, provvede alla realizzazione del Programma Annuale avvalendosi dell opera della Commissione Acquisti. Precisamente, la Commissione Acquisti, presieduta dal Dirigente Scolastico, definisce le caratteristiche tecnico-qualitative dei beni da elencare nelle richieste-offerte.

4 L Ufficio Tecnico individua i beni da acquistare presso CONSIP in base alla normativa vigente e quelli per i quali predisporre le richieste offerta o richieste di preventivo da inviare a ditte esterne, quindi, in accordo con il DS e il Direttore SGA, le inoltra alle ditte inserite nell Albo Fornitori (Le offerte per i beni o gruppi di beni di costo superiore a 2000 devono pervenire in busta chiusa con all esterno l indicazione contiene preventivo ). Il DS, ricevute le offerte, per l acquisto di beni o gruppi di beni di costo superiore a 2000, convoca e presiede la Commissione Acquisti per effettuare: - l apertura delle buste con compilazione del verbale - l esame delle offerte per verificare la rispondenza delle stesse alle richieste; - la compilazione di un prospetto comparativo; - la definizione delle priorità di acquisto; - l individuazione, per ciascun acquisto, della migliore offerta. Il DS emette il Decreto di Acquisto, quindi, avvalendosi del Direttore SGA dispone gli eventuali contratti di acquisto da stipulare con le ditte scelte e/o prepara la lettera d ordine. Per gli acquisti di importo pari o inferiore a 2000 il DS, ricevute le offerte, effettua la scelta in base alla normativa vigente e autorizza l ordine. Al ricevimento della merce, dopo il collaudo o la verifica (vedi il punto 4.4 Collaudi e verifiche) con esito positivo, il Direttore SGA procede con i pagamenti. Nel caso di esito negativo per difformità, malfunzionamenti o anomalie in genere, il Direttore SGA e l Ufficio Tecnico procedono alla contestazione immediata alla ditta fornitrice. 4.4 Scorte di magazzino Per materiali soggetti a facile usura (es. tastiere e mouse) e per materiali di cancelleria e di pulizia, il Magazzino provvederà a mantenere adeguate scorte (pur sempre limitate). L approvvigionamento va fatto direttamente in magazzino. 4.5 Acquisti con procedura di urgenza Si tratta di acquisti di costo limitato (ad esempio di materiale soggetto ad usura o guasti imprevisti e/o materiale di consumo derivante da esigenze particolari di laboratorio che non rientrano nella normale programmazione annuale). La richiesta viene inoltrata all Ufficio Tecnico dal Direttore di Laboratorio o dal Coordinatore di Dipartimento, motivandola per iscritto. L Ufficio Tecnico, dopo aver ottenuto l autorizzazione del Dirigente e del Direttore SGA, provvede all acquisto nel più breve tempo possibile. 4.6 Collaudi e verifiche Nell Art. 36 del Decreto Interministeriale n. 44 del 1/2/2001 è riportato: 1. I lavori, le forniture e i servizi sono soggetti a collaudo finale, da eseguirsi, entro 60 giorni dalla loro ultimazione, consegna o esecuzione, ad opera del personale della scuola munito di adeguata competenza tecnica. A tal fine, il dirigente nomina un collaudatore singolo o apposite commissioni interne. Del collaudo è redatto apposito verbale. 2. Per forniture di valore inferiore a 2000, l'atto formale di collaudo è sostituito da un certificato che attesta la regolarità della fornitura, rilasciato dal dirigente o, su sua delega, dal direttore, o da un verificatore all'uopo nominato.

5 Pertanto, con il nuovo regolamento, le verifiche sui lavori le forniture e i servizi sono le seguenti: TIPOLOGIA CHI COSA Lavori,forniture,servizi Una Commissione Tecnica Collaudo entro 30/60 giorni. superiori a 2000 (?) composta da:direttore richiedente la fornitura,addetto all Ufficio Tecnico,un collaboratore Tecnico o altra persona con competenza tecnica specifica;oppure un collaudatore singolo munito di competenza tecnica specifica. Lavori,forniture,servizi Il dirigente o, su sua delega, Certificato di regolare inferiori a 2000 (?) il Direttore SGA o un fornitura. verificatore appositamente nominato. Contratti relativi alla fornitura Il Direttore SGA Certificato di regolare di servizi periodici prestazione. In sede di collaudo o verifica va compilato, per le rispettive parti, il modello unificato di collaudo-verifica-regolare fornitura. Nel caso di esito negativo del collaudo o della verifica, ad esempio per difformità o anomalie in genere, il Direttore SGA e l Ufficio Tecnico procedono alla contestazione immediata alla ditta fornitrice. I beni respinti al collaudo devono essere ritirati dalla ditta fornitrice e sostituiti a sue spese, entro il termine stabilito dalla scuola. Il collaudo/certificazione regolare non esonera la ditta fornitrice da responsabilità per eventuali difetti o imperfezioni, che non siano risultati al momento del collaudo, ma siano accertati successivamente. Il pagamento degli acquisti di beni e servizi può essere disposto solo dopo l'emissione del certificato di collaudo o del certificato di regolarità della fornitura. 4.7 Albo dei Fornitori di beni e servizi La Commissione Acquisti predispone, tiene aggiornato e cura l Albo dei fornitori(definito IN BASE AD UN BANDO PUBBLICO). L iscrizione all albo avviene successivamente all accreditamento da parte di ciascuna ditta in possesso dei requisiti richiesti solo dopo l approvazione da parte della Commissione Acquisti. La Commissione Acquisti può, in qualsiasi momento, depennare una ditta che non possiede più i requisiti definiti dalla Commissione Acquisti ad insindacabile giudizio di quest ultima. Requisiti preferenziali per l inserimento e/o l aggiornamento delle ditte nell Albo Fornitori: - Disporre dei beni e servizi richiesti dal nostro Istituto - Solvibilità della ditta - Preferibilmente la ditta deve possedere la certificazione ISO 9001: Celerità nella risposta alle richieste offerte - Rispondenza delle offerte alle richieste - Qualità dei prodotti e servizi - Rispetto dei tempi per le consegne e le prestazioni

6 - Assistenza post-vendita - Disponibilità e Cortesia Ai fornitori viene attribuito, all atto dell inserimento, un punteggio iniziale di punti 100, successivamente, in caso di difformità rispetto ai requisiti potrà essere decrementato di uno o più punti a cura della Commissione Acquisti e su indicazioni del D.S., del D.S.G.A. e/o del Responsabile dell Ufficio Tecnico. Periodicamente, la Commissione Acquisti aggiornerà la graduatoria e i fornitori che avranno mantenuto un maggior punteggio verranno scelti preferenzialmente per l invio delle richieste di preventivo. Il punteggio eventualmente decrementato viene automaticamente reintegrato dopo un periodo di anni 2 dalla data del decremento, al raggiungimento del punteggio soglia di 80 verrà inviata alla ditta una lettera di avviso alla ditta. Registrazione delle valutazioni dei fornitori sono conservate presso l Ufficio Tecnico. Tabella delle responsabilità: Fase DS Dsga UT Comm Mag DidL COdD Acq. Acquisto beni di investimento Fase istruttoria R C C C Fase istruttoria deliberativa R C C Fase attuativa R C C C Acquisto beni di materiali di consumo Fase istruttoria R C C C Fase istruttoria deliberativa R C Fase attuativa R C C C Scorte Magazzino R Acuisti con procedure di urgenza R C C C C Collaudi e verifiche Collaudo R Regolare fornitura R Regolare prestazione R Albo dei fornitori C C R Legenda: R:responsabile C:collabora Il Dirigente Scolastico Prof. Giovanni SEMERARO

7 PROCEDURA ACQUISTI MATERIALE DIDATTICO E DI LABORATORIO SEGNALAZIONE ACQUISTO DIRETTORE DI LABORATORIO VICE PRESIDE ALTRO UFFICIO TECNICO ACQUISIZIONE DATI NECESSARI PER GLI ACQUISTI D.S.G.A. DIRIGENTE SCOLASTICO UFFICIO MAGAZZINO

8 PROCEDURA PER INTERVENTO TECNICO SEGNALAZIONE INTERVENTO TECNICO DIRETTORE DI LABORATORIO COLLABORATORE SCOLASTICO ALTRO OPERATORE VISIONE E CONTROLLO TECNICO UFFICIO TECNICO ACQUISIZIONE DATI NECESSARI PER L ESECUZIONE DELL INTERVENTO IN ECONOMIA CON DITTE ESTERNE D.S.G.A. DIRIGENTE SCOLASTICO