ALLEGATO SPECIFICITA TECNICO-OPERATIVE DELLA CONVENZIONE

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1 ALLEGATO SPECIFICITA TECNICO-OPERATIVE DELLA CONVENZIONE 1. ASPETTI OPERATIVI E ADEMPIMENTI PROCEDURALI 1.1 Standard di riferimento La Società Enerj, nell ambito della formazione, gestione e conservazione di documenti informatici e documenti amministrativi informatici, si attiene agli standard e alle specifiche tecniche di riferimento indicati nell allegato 3 al DPCM (Regole Tecniche in materia di conservazione), aggiornati al 1 o ottobre 2014, e al DPCM In particolare: per la formazione, gestione di documenti informatici: UNI ISO : 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali sul record management. UNI ISO : 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio Linee Guida sul record management. ISO/TS :2006 Information and documentation - Records management processes Metadata for records Part 1 Principles, Quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale. ISO/TS :2007 Information and documentation - Records management processes Metadata for records Part 2 Conceptual and implementation issues, Guida pratica per l'implementazione. ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. per la conservazione di documenti informatici: ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l archiviazione. ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System). ETSI TS V1.1.1 ( ) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni. ETSI TR V1.1.1 ( ) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni. UNI 11386:2010 Standard SInCRO - Supporto all'interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali. ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. 2. TERMINOLOGIA, GLOSSARIO, DEFINIZIONI ED ACRONIMI 1.1. Terminologia glossario La terminologia utilizzata nel presente documento fa esplicito riferimento al glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui: al decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni; 1

2 all articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici; all allegato 1 dei DPCM 3 dicembre 2013 e 14 novembre 2014 ai quali si rimanda per approfondimenti tecnico/normativi. 1.2 Glossario Buffer Stazione di attesa dove permangono i dati trasmessi fino a quando un dispositivo di elaborazione più lento non riesce a gestire le informazioni. Dispositivo di firma digitale Periferica collegata ad un sistema operativo che permette l utilizzo della firma digitale a norma di legge da parte dell intestatario. Le tipologie di dispositivi utilizzate sono: smart card, token USB (chiavette). I dispositivi forniti dalla Certification Authority, tramite installazione sul sistema operativo del software che ne consente l uso, attivano le funzionalità di gestione della firma digitale previste dalla normativa vigente. Spool Spostamento di un immagine dei lavori da svolgere o da trasmettere ad un altro dispositivo in un buffer, un area particolare della memoria o su un disco dove rimane in attesa di essere smistata verso il dispositivo o l applicativo che deve elaborarla. Lo spooling è utilizzato quando i dispositivi accedono ai dati ad una velocità variabile. Volume Area di memorizzazione di dati con un singolo file system residente solitamente su una sola partizione di disco rigido. E l interfaccia logica usata da un sistema operativo per accedere ai dati memorizzati su un apparato usando una singola istanza di file system. Il volume di documenti, o semplicemente volume, è un insieme di documenti aventi tutte o parti delle proprie caratteristiche comuni o accomunabili tramite il sistema di gestione elettronica documentale. I volumi sono dei contenitori virtuali di documenti. 1.3 Convenzioni di lettura ed acronimi AgID - Agenzia per l Italia Digitale CA - Certification Authority CAD Codice dell Amministrazione Digitale (Dlgs 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche) DLgs Decreto Legislativo DM Decreto Ministeriale DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri DPR Decreto del Presidente della Repubblica DPS ex Documento Programmatico sulla Sicurezza (rif Regola 19 Disciplinare Tecnico allegato B D.Lgs. n. 196/2003 abrogato dall art. 45 comma 1 lett. d. D.L 9 febbraio 2012 n. 5 convertito, con modificazioni dalla L. 4 aprile 2012 n. 35) ora Pds (Piano della Sicurezza del Sistema di Conservazione) HASH Impronta informatica di un documento ottenuta applicando una funzione di hash e costituita da una sequenza di simboli binari IPdA Indice del Pacchetto di Archiviazione evidenza informatica associate ad ogni pacchetto di archiviazione contenente un insieme di informazioni articolate secondo lo standard SInCRO L Legge 2

3 PAdES-T PDF Advanced Eletronic Signature, formato standard di firma su PDF, con informazioni aggiuntive rispetto al formato base (PADES-BES) per includere la marca temporale PdA Pacchetto di archiviazione SInCRO Supporto all interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli oggetti digitali Standard di linguaggio xml riguardante la struttura dell insieme dei dati a supporto del processo di conservazione MEF Ministero dell Economia e delle Finanze RDP Ente Responsabile della Produzione RDC Responsabile della Conservazione 3. NORMATIVA DI RIFERIMENTO I principali riferimenti normativi in materia di conservazione digitale sono costituiti, in ordine temporale, dalle seguenti fonti: Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica; Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. Codice in materia di protezione dei dati personali; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. Codice dell'amministrazione digitale (CAD); Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Circolare AGID 10 aprile 2014, n Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n STRUTTURE ORGANIZZATIVE ATTIVITA DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE - SOGGETTI COINVOLTI RUOLI E RESPONSABILITA 4.1 Strutture organizzative coinvolte nel processo di conservazione Struttura organizzativa del Produttore: Ente pubblico Comune di Teglio P.zza S. Eufemia n Teglio (SO). 3

4 Struttura organizzativa aziendale del Gestore del Sistema di Conservazione nominato all esterno del Produttore Soggetto privato Società Enerj via Diaz n Sant Ambrogio di Valpolicella (VR). 4.2 Attività proprie e principali funzioni svolte dalle strutture organizzative coinvolte nel processo di conservazione Attività proprie della convenzione del servizio di conservazione attivazione del servizio di conservazione (a seguito della sottoscrizione di un contratto/convenzione); acquisizione, verifica e gestione dei pacchetti di versamento presi in carico e generazione del rapporto di versamento; preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione; preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione e della produzione di duplicati e copie informatiche su richiesta; scarto dei pacchetti di archiviazione; chiusura del servizio di conservazione (al termine di un contratto/convenzione). Attività proprie di gestione dei sistemi informativi conduzione e manutenzione del sistema di conservazione; monitoraggio del sistema di conservazione; change management; verifica periodica di conformità a normativa e standard di riferimento. 4.3 Soggetti coinvolti nel processo di conservazione - Ruoli e Responsabilità I ruoli delineati nel processo di creazione, digitalizzazione e conservazione dei documenti elettronici si identificano nelle seguenti figure appartenenti alle strutture organizzative coinvolte individuate conformemente alla normativa vigente e alle linee di indirizzo concordate tra il Produttore e il Gestore del servizio di conservazione: Produttore Gestore del servizio di conservazione Responsabile della Conservazione esterno (RDC) Responsabile del Servizio di Gestione del Sistema Informativo Comunale Responsabile del Procedimento di Gestione del Sistema Informativo Comunale/Referente Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico e degli Archivi Uffici utente Utenti Produttore Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione secondo le modalità operative condivise con il RDC. Il Comune di Teglio è individuato ed identificato quale Ente produttore, ferme le competenze e le responsabilità personali dei soggetti che formano gli atti e provvedono alla loro migrazione secondo le modalità previste dal Manuale Operativo di Conservazione. Gestore del servizio di conservazione Soggetto che svolge materialmente il processo di conservazione ospitando l infrastruttura hardware e software del sistema di conservazione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica 4

5 del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza nei supporti di memorizzazione. Il processo di conservazione dei documenti informatici digitali può essere affidato in outsourcing a conservatori accreditati, pubblici o privati ai cui all art. 44-bis del Cad. Il Produttore (Comune di Teglio), con Delibera di Giunta Comunale n. 158 del e determina del Responsabile del Servizio n. 2 Demoanagrafico (Gestione Sistema Informativo Comunale) n. 542 del , ha attivato il processo di conservazione ed individuato nel contempo la Società Enerj quale soggetto conservatore privato esterno in possesso di idonee garanzie organizzative-tecnologiche certificate da strutture qualificate nel settore (studi legali, consulenti, associazione ANORC). La Società Enerj assume il ruolo di Gestore del Servizio di Conservazione digitale. Realizza il servizio di conservazione secondo principi di sicurezza prestabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità e di garanzia della corretta archiviazione, reperibilità e accessibilità di ogni documento conservato ai sensi degli artt del dpcm , relativi allegati e ss.mm.ii. Essa svolge funzioni organizzative-operative ai sensi dell art. 7 del dpcm sopra menzionato. Responsabile della Conservazione esterno (RDC) Figura centrale del progetto di conservazione digitale al quale competono la definizione e l attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, prevedendone le caratteristiche e i requisiti in funzione della tipologia dei documenti da conservare, in relazione al modello organizzativo adottato. Il Comune di Teglio, quale Ente produttore, affida il ruolo di RDC alla Società Enerj. Tale incarico è formalizzato con atto di nomina, esplicitando il contenuto dello stesso, le funzioni e le competenze affidate. Il soggetto al quale è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal DLgs. n. 196/2003. Resta la competenza del Ministero dei Beni e delle attività culturali e del turismo in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o degli archivi privati che rivestono interesse storico particolarmente importante. Il RDC, con riferimento all art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, svolge le seguenti funzioni: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell art. 12 nel rispetto degli artt. da 31 a 36 del DLgs. n. 196/2003 e relativo Disciplinare Tecnico allegato B in coerenza con quanto previsto dagli artt. 50-bis-51 del CAD e delle linee guida emanate dall Agenzia per l Italia Digitale; 5

6 assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; fornisce gli elementi tecnici necessari alla realizzazione del Manuale Operativo di Conservazione e ai suoi aggiornamenti in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti; provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; Responsabile del Servizio Demoanagrafico (Gestione del Sistema Informativo Comunale) Dirigente e o funzionario preposto al monitoraggio complessivo dell iter procedurale comunale di produzione e trasmissione delle tipologie di documenti trattati dal sistema di conservazione; coordina le procedure tecnico-organizzative necessarie a garantire il corretto funzionamento delle componenti hardware e software del sistema informativo comunale avvalendosi anche di Società esterne preposte a specifiche attività di manutenzione hardware/software. Responsabile del Procedimento di Gestione del Sistema Informativo Comunale/Referente interno al sistema Referente dell iter procedurale comunale di produzione e trasmissione delle tipologie di documenti trattati dal sistema di conservazione; accede al sistema di conservazione nei limiti previsti dalla legge per l acquisizione delle informazioni di interesse attraverso pacchetti di distribuzione selettivi secondo modalità descritte nel Manuale Operativo di conservazione per l accesso diretto, anche in remoto, ai documenti informatici conservati presso la sede del Produttore, per finalità informatiche e/o di supporto tecnico agli Uffici Utenti/Utenti. Responsabile del Servizio di tenuta del Protocollo Informatico e degli archivi Dirigente o funzionario, in possesso di idonei requisiti professionali e di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico e degli archivi ai sensi dell art. 61 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445; accede al sistema di conservazione nei limiti previsti dalla legge per l acquisizione delle informazioni di interesse attraverso pacchetti di distribuzione selettivi secondo modalità descritte nel Manuale Operativo di conservazione per l accesso diretto, anche in remoto, ai documenti informatici conservati presso la sede del Produttore ai fini dell esibizione, ai soggetti autorizzati, nei casi di ispezione da parte degli organi di controllo. Uffici utenti: con riferimento all area organizzativa omogenea corrispondono agli uffici dell area stessa che utilizzano i servizi messi a disposizione dal sistema di conservazione e di protocollo informatico. Utenti Sono le persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, abilitati dal RDC, che interagiscono con il servizio di archiviazione digitale al fine di fruire delle informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e secondo modalità previste dal Manuale Operativo di Conservazione. Essi si distinguono in: 1) utenti della struttura organizzativa interna all Ente produttore Uffici e persone fisiche individuati all interno dell Ente produttore, abilitati dal RDC, quali incaricati di settore preposti alla creazione dei documenti elettronici di propria competenza; 6

7 accedono alle risorse del sistema per la trasmissione delle informazioni in archiviazione secondo modalità previste dal Manuale Operativo di Conservazione. 2) Utenti della struttura organizzativa esterna all Ente - Personale e deleghe del RDC Il RDC può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento della propria attività ad una o più persone (operatori) che, per competenza ed esperienza, garantiscono la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di conservazione può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla convenzione sottoscritta con l Ente produttore e dal Manuale Operativo di Conservazione. Il ruolo di RDC dei documenti dell Ente produttore Comune di Teglio è ricoperto da personale della Società Enerj. Il RDC, nell ambito dello svolgimento del servizio assegnato, è autorizzato ad incaricare operatori a cui delegare con specifico atto parte delle proprie attività correlate ai processi di gestione elettronici di conservazione. Per ciascuna delega sono indicate le attività oggetto dell incarico, i dati identificativi del soggetto delegato e il periodo di validità della delega. E altresì mantenuta traccia dei dati relativi alle persone che nel tempo ricoprono i suddetti ruoli. La Società Enerj assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali. La Società Enerj si impegna a comunicare all Ente produttore i ruoli assegnati all interno o delegati all esterno della propria struttura aziendale, per lo svolgimento del servizio di conservazione digitale, con riferimento al documento Elenco Profili professionali per la Conservazione di cui alla Circolare AgID 65/2014, di seguito indicati: Responsabile del servizio di conservazione Responsabile Sicurezza dei sistemi per la conservazione Responsabile funzione archivistica di conservazione Responsabile trattamento dati personali del sistema di conservazione Responsabile sistemi informativi per la conservazione Responsabile sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione. 5. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE Sono oggetto del sistema di conservazione ai sensi delle Regole tecniche di cui all allegato 5 al DPCM e al DPCM : i documenti informatici prodotti ed acquisiti dall Ente produttore, con i metadati ad essi associati (documenti di protocollo, contratti, atti amministrativi individuati, PEC, atti demografici); i fascicoli informatici con relativi metadati ad essi associati. Il sistema di conservazione garantisce la conservazione dei suddetti oggetti dalla presa in carico fino all eventuale scarto, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Gli oggetti di conservazione sono trattati dal sistema in pacchetti informatici distinti in: pacchetti di versamento; pacchetti di archiviazione; pacchetti di distribuzione. Per ulteriori specifiche tecniche si rimanda all allegato 5 ai DPCM e DPCM e alle procedure operative riportate nei paragrafi seguenti del presente documento. 7

8 5.1 Metadati Ai documenti informatici immodificabili sottoposti a conservazione vengono associati i metadati che sono stati generati durante la loro formazione. L insieme minimo dei metadati, come definiti dall allegato 5 ai DPCM e DPCM , è costituito dai seguenti elementi: - l identificativo univoco e persistente; - il riferimento temporale del documento immodificabili; - l oggetto; - il soggetto che ha formato il documento; - l impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono costituiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative. Per ulteriori specifiche tecniche si rimanda all allegato 5 ai DPCM e DPCM Formati La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. Sono conservati formati di file idonei ad essere correttamente memorizzati che garantiscano i principi dell interoperabilità tra i sistemi di conservazione sulla base alla normativa vigente e relativamente a specifiche tipologie documentali. I documenti informatici sono statici, non modificabili e possono essere anche muniti di sottoscrizione elettronica e/o di marca temporale. Sono privilegiati formati standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Sono accettati, per la conservazione, i formati che soddisfino caratteristiche di apertura, sicurezza, portabilità, funzionalità, diffusione, leggibilità nel tempo e supporto allo sviluppo. 5.3 Tipologie di formato Elenco di formati che possono essere utilizzati per la conservazione: Testi/documenti (DOC, HTML, PDF,...) Calcolo (XLS,...) Immagini (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG...) Suoni (MP3, WAV,...) Video (MPG, MPEG, AVI, WMV...) Eseguibili (EXE,...) Archiviazione e Compressione (ZIP, RAR...) Formati (SMTP/MIME ) Formati Immagini Per la rappresentazione delle immagini sono disponibili diversi formati distinti secondo la grafica utilizzata: raster o vettoriale. Raster Nel caso della grafica raster, l immagine digitale è formata da un insieme di piccole aree uguali (pixel), ordinate secondo linee e colonne. I formati più diffusi sono il.tif (usato dai fax), il.jpg, il.bmp. Vettoriale 8

9 La grafica vettoriale è una tecnica utilizzata per descrivere un'immagine mediante un insieme di primitive geometriche che definiscono punti, linee, curve e poligoni ai quali possono essere attribuiti colori e anche sfumature. I documenti realizzati attraverso la grafica vettoriale sono quelli utilizzati nella stesura degli elaborati tecnici, ad esempio progetti di edifici. Attualmente i formati maggiormente in uso sono: DWG, un formato proprietario per i file di tipo CAD, di cui non sono state rilasciate le specifiche; DXF, un formato simile al DWG, di cui sono state rilasciate le specifiche tecniche; Shapefile un formato vettoriale proprietario per sistemi informativi geografici (GIS) con la caratteristica di essere interoperabile con con i prodotti che usano i precedenti formati; SVG, un formato aperto, basato su XML, in grado di visualizzare oggetti di grafica vettoriale, non legato ad uno specifico prodotto. Formati indicati per la conservazione PDF - PDF/A TIFF JPG Office Open XML (OOXML) Open Document Format XML TXT Formati Messaggi di Posta Elettronica Per ulteriori specifiche tecniche si rimanda all allegato 2 ai DPCM e DPCM PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione è una procedura operativa costituita da una serie di azioni, disposizioni e accorgimenti tecnologici attivati nei processi legati alla gestione informatica dei documenti prodotti. L iter procedurale opera secondo le seguenti fasi: 1) Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la presa in carico 2) Verifiche effettuate sui pacchetti di versamento e sugli oggetti in essa contenuti 3) Accettazione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento di presa in carico - Rifiuto dei pacchetti di versamento e modalità di comunicazione delle anomalie 4) Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione 5) Predisposizione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione 6) Produzione di duplicato e copie informatiche e descrizione dell eventuale intervento del Pubblico Ufficiale 7) Scarto dei pacchetti di archiviazione 8) Predisposizione di misure a garanzia dell interoperabilità e trasferibilità ad altri Conservatori. 6.1 Fasi del Processo di Conservazione 1) Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la presa in carico L Ente produttore: 9

10 individua i documenti elettronici statici emessi dal sistema gestionale in dotazione o documenti informatici firmati digitalmente ed archiviati nel database del software ENERJ; verifica la correttezza dei documenti digitali generati dal software GED; verifica l omogeneità della numerazione attribuita ad ogni singolo documento generato accertandone l univocità e la sequenzialità in ordine di data; verifica il numero di documenti generati con i dati contenuti nello spool di stampa relativo e con i relativi dati contabili. I dati sono inviati in conservazione con le seguenti modalità: - apposito servizio accessibile dal sito web di Enerj; - via mail. Gli utenti abilitati all interno dell Ente inviano al sistema di conservazione un pacchetto di versamento contenente l insieme dei files riferiti ai documenti elettronici da conservare secondo le specifiche e i formati definiti dalla normativa vigente (rif. allegati al DPCM ). I documenti sono corredati da un set di metadati che ne consentono il riconoscimento al di fuori della procedura di provenienza e la possibilità di indicizzazione per un efficace reperimento dei dati. Il sistema di trasmissione si compone di due elementi: - il modulo JDoc; - il gestionale Civilia Folium. Tali elementi sono dotati di sistemi di comunicazione bidirezionali che effettuano le attività di invio e di ricezione dei documenti in maniera quasi automatica riducendo al minimo l intervento diretto dell utente. Il trasferimento fisico dei documenti e delle informazioni a corredo avviene attraverso una procedura bath che consente di importare in JDoc i dati presenti nel sistema di gestione degli applicativi DEDAGROUP e la collocazione diretta dei documenti all interno del sistema di conservazione. La procedura implementata legge il contenuto di una cartella raggiungibile (via FTP, VPN..) situata presso l'ente produttore. La struttura della cartella consentirà l importazione in JDoc dei dati presenti al suo interno e la collocazione corretta dei documenti all interno del sistema di conservazione. Al termine della procedura JDoc è in grado di fornire all applicativo dialogante informazioni di dettaglio delle operazioni effettuate, in particolare l identificativo univoco assegnato al documento nel sistema di conservazione. E altresì previsto un metodo di catalogazione dei documenti che consente di recuperare buona parte dei metadati dagli attributi nativi degli atti gestiti dalle applicazioni in uso. Presa in carico dei documenti Il sistema di presa in carico dei documenti prevede una serie di prerequisiti che ne consentano la configurazione sulla base delle esigenze dell Ente produttore. La soluzione nel dettaglio prevede: l attivazione dell invio del documento in conservazione; frequenza di lancio e orario della procedura di deposito documenti e metadati su file system; struttura dei metadati; riferimento a percorsi su file system necessari per individuare la/le cartella/e di scambio con JDoc; implementazione di un demone che esegua la selezione dei documenti che si trovano in stato di attesa invio in conservazione, lo scarico dei documenti su file system e la generazione dell xml per i metadati, il recupero delle informazioni post-archiviazione fornite da JDoc, la memorizzazione delle informazioni nelle tabelle dei documenti; 10

11 Il processo si svolge attraverso due servizi: - la creazione dei volumi di conservazione digitale; - la tenuta dei volumi di conservazione digitale. La conservazione digitale si applica a dei volumi di documenti. Un volume è un lotto omogeneo di documenti. E garantita l integrità e la corretta sequenzialità dei dati contenuti. I volumi possono contenere documenti di un unico esercizio e può riguardare anche l esercizio in corso e/o esercizi già chiusi. E garantita dalla Società Enerj la piena validità civilistica, giuridica, fiscale e legale ai documenti. Il servizio di creazione dei volumi prevede le seguenti fasi a carico del RDC: esecuzione dei controlli concordati con l Ente (successiva fase 2) sui documenti da sottoporre a conservazione; creazione dell evidenza informatica contenente le impronte dei documenti da conservare nel file di chiusura; apposizione della firma digitale sul file di chiusura; associazione di una marca temporale al file di chiusura firmato. I documenti sono soggetti a specifiche cadenza di formazione e di conservazione. Tali cadenze sono stabilite in base alla tipologia e al relativo contesto operativo, tecnico/amministrativo/normativo definite dall Ente produttore. 2) Verifiche effettuate sui pacchetti di versamento e sugli oggetti in essa contenuti La verifica della leggibilità e della conformità legale dei pacchetti viene eseguita mediante apposita procedura messa a disposizione dal software Enerj. La Società Enerj, quale RDC, provvede per ogni tipologia documentale gestita informaticamente: alla generazione dei documenti statici (non modificabili) in formato elettronico mediante il sistema gestionale in dotazione all azienda; alla verifica dell assegnazione, della univocità e della sequenzialità in ordine di data di ogni singolo documento; alla verifica del numero dei documenti generati. La procedura è completamente automatizzata e consiste nelle seguenti fasi operative: verifica delle impronte dei documenti appartenenti al volume conservato e confronto delle stesse con le impronte memorizzate nel file di chiusura; verifica della firma digitale; verifica della marca temporale; produzione di un report dettagliato contenente l esito della verifica e i dettagli significativi del volume verificato. 3) Accettazione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento di presa in carico - Rifiuto del pacchetto di versamento e modalità di comunicazione delle anomalie Il sistema di conservazione effettua il controllo del pacchetto di versamento ricevuto comprensivo del pacchetto informativo ad esso associato. Il sistema verifica che: il pacchetto sia strutturato conformemente allo schema di riferimento; i files contenuto nel pacchetto di versamento corrispondano a quelli indicati nel pacchetto informativo; 11

12 i files ricevuti siano integri; le estensioni dei files corrispondano a quelle relative ai formati ammissibili; il pacchetto di versamento sia rifiutato in caso di anomalie; sia generato il rapporto di versamento. Eventuali anomalie intervenute sono documentate dalla Società Enerj tramite la redazione di appositi verbali allegati al manuale operativo aziendale. Il buon esito dell operazione di versamento è verificato tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione. La Società Enerj sottoscrive digitalmente il rapporto di versamento generato. Alla generazione dei documenti è associata una marca temporale e le relative impronte nei casi di legge previsti. E tenuta tracciatura aggiornata delle attività memorizzando, al termine di ogni procedura, i seguenti dati: codice univoco dei documenti presi in carico; tipologia dei documenti; estremi identificativi del lotto di documenti; estremi identificativi del RDC; estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal RDC. 4) Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione Il sistema di conservazione prevede: la gestione del pacchetto di archiviazione (documento firmato e marcato temporalmente) in base alle specifiche della struttura dati riportate nell allegato 4 ai DPCM e ; la reperibilità dei documenti conservati attraverso l identificazione delle tipologie documentali e la gestione di campi indice, associati ai documenti, per la loro corretta individuazione (INDICIZZAZIONE). Ogni documento conservato è corredato dall Indice del pacchetto di archiviazione (IPdA) generato dall Ente produttore. La struttura del IPdA è conforme allo standard nazionale SInCRO (Supporto all interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali); lo standard riguardante la struttura dell insieme dei dati a supporto del processo di conservazione utilizza una specifica articolazione per mezzo del linguaggio formale XML. Il RDC accede alle funzioni di conservazione predisposte nel software ENERJ e procede alla conservazione verificando le informazioni presentate sui report creati dall applicativo concernenti: gli estremi identificativi del file di chiusura recante l identificativo univoco di ogni documento dell archivio; la descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; gli estremi identificativi del RDC; l avvenuta conservazione dei documenti in riepiloghi generati dal software e stampabili all occorrenza. I documenti sono conservati in cartelle codificate con metodi crittografici. Essi rappresentano volumi di documenti elettronici. La codifica, attribuita ai volumi contenenti i documenti conservati, è la medesima che si riscontra all interno del relativo file di chiusura. I volumi conservati sono memorizzati in un area di dislocazione primaria. I volumi contengono i seguenti elementi: cartelle DOCS (contengono documenti elettronici PDF e P7M); cartelle XML (contengono dati di indicizzazione e identificazione dei documenti); 12

13 file content.db (contiene un data base completo dei dati individuati dei documenti conservati per l estrazione degli stessi tramite software Enerj); file content. xml file di chiusura con evidenza informatica (contiene le impronte dei documenti conservati e le informazioni aggiuntive per l agevolazione della conservazione del file e l identificazione dei documenti); file content.xml.p7m contiene il file di chiusura con l aggiunta della firma digitale del RDC; file content.xml.mtm contiene il file di chiusura firmato e marcato temporalmente. Il file di chiusura è codificato in formato xml versione 1.0 codifica utf8 secondo le caratteristiche tecniche descritte nei paragrafi che seguono. Informazioni generali file Note Legali il file di chiusura, creato dal software ENERJ conformemente alle disposizioni normative in materia, contiene: una o più impronte di documenti; il riferimento temporale; la firma digitale del RDC attestante il corretto svolgimento del processo; ulteriori informazioni non espressamente richieste dalla legge atte ad agevolare il reperimento e la verifica dei documenti in esso contenuti Note tecniche Area NomeArchivio - generata a garanzia della univocità dei documenti registrati nel gestore del software ENERJ dal quale sono estratti per la conservazione ed archiviazione DataConservazione riporta il riferimento temporale del documento di riepilogo convalidato dall apposizione dell attributo di marca temporale apposta all evidenza informatica al termine del processo di conservazione Archivio Area contenente le informazioni generali dell archivio NomeArchivio codice attribuito all archivio codifica dei lotti di documenti conservati con ulteriore codice univoco elaborato mediante funzione di HASH ed attribuite automaticamente dal software TotaleDocumenti riporta il numero totale dei documenti conservati TipoDocumenti riporta la codifica attribuita al tipo di documenti conservati Descrizione riporta la descrizione della tipologia di documenti conservati e degli estremi identificativi (fatture, documenti di trasporto, scritture contabili ecc ) Conservazione Area contenente le informazioni generali specifiche del volume conservato DataConservazione DataSorgente origine della data riportata in Data Conservazione Responsabile nome del responsabile della conservazione CodiceFiscaleResponsabile Operatore nome del firmatario del file di chiusura PubblicoUfficiale nome e cognome del pubblico ufficiale che appone la propria firma digitale nei casi in cui sia prevista la presenza, in base alla normativa vigente. CodiceFiscalePubblicoUfficiale Note area descrittiva utilizzata dal RDC Documenti Mappa Campi elenco descrittivo dei campi che indicizzano i singoli documenti presenti nell archivio MappiCampiWidth informazione tecnica relativa alla capienza informatica dei campi indice 13

14 MappaCampiTipo informazione tecnica relativa alla tipologia informatica dei campi indice Documento ID identificatore numerico univoco attribuito automaticamente dal software in fase di conservazione Estensione connotazione informatica del tipo di documento conservato in genere pdf o p7m Path indicazione informatica del percorso relativo dove è ubicato il documento conservato Dati dati identificativi del documento all interno del sistema Enerj DatiDocumento valorizzazione degli indici relativi al documento conservato in base a quelli dichiarati nella sezione MappaCampi del file di chiusura ImprontaHASCH impronta informatica del documento conservato Tracciatura dei volumi conservati I volumi dei documenti elettronici conservati riportano: tutte le informazioni relative alla tracciatura del volume stesso, tramite la codifica dei lotti di documenti conservati; l attribuzione del nome dei volumi conservati; l uso di una dettagliata sintesi di creazione dei file di chiusura, secondo le indicazioni descritte nei paragrafi precedenti. 5) Predisposizione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione Il sistema di conservazione, ai fini dell attività di vigilanza da parte degli organi di controllo sugli stessi, prevede la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale, garantisce un accesso ai dati presso la sede dell Ente produttore, l adozione di misure di sicurezza conformi al DPCM 3 dicembre 2013 e ss.mm.ii. L accesso al file di chiusura avviene tramite un software di gestione della firma a norma di legge (per es. Ditta InfoCert) e la visualizzazione del suo contenuto tramite qualunque browser di terze parti che supporti lo standard xml (Microsoft Internet Explorer, Mozzilla Firefox.). Nel file sono riportate tutte le informazioni (indici o chiavi di ricerca) relative a ciascun documento identificato dal parametro ID e il percorso dove lo stesso può essere reperito. Il software di gestione della firma digitale permette la verifica della correttezza del documento, l attendibilità della firma digitale e il riferimento temporale. L accesso all archivio conservato può avvenire anche utilizzando gli strumenti previsti dal software Enerj. Il RDC, in base alle esigenze specifiche di esibizione, stabilisce le modalità di accesso di cui avvalersi. I supporti generati sono corredati da una componente software che li rende auto consultabili. Ogni supporto prodotto ha un proprio sistema autonomo che consente, al primo accesso, l installazione di un modulo software di consultazione strutturata dei dati presenti all interno del supporto. I documenti del volume sono memorizzati in formato originale, i metadati sono memorizzati in formato xml. I dati sono consultabili con strumenti standard. Attraverso l accesso diretto al sistema è possibile eseguire una stampa su carta dei documenti conservati in un volume per l esportazione su supporto cartaceo. I lotti di documenti, per finalità di consultazione e di esibizione agli organi di controllo e di vigilanza, possono essere trasferiti e memorizzati su supporto magnetico idoneo mediante i processi di riversamento diretto e di riversamento sostitutivo previsti dalla normativa vigente. 6) Produzione di duplicato e copie informatiche. Il duplicato di un documento informatico (art. 23-bis comma 1 del CAD) è prodotto mediante processi e strumenti nei quali il documento informatico, ottenuto sullo stesso sistema di 14

15 memorizzazione o su un sistema diverso, contiene la stessa sequenza di bit del documento di origine (art. 5 del DPCM 13 novembre 2014). La copia e gli estratti informatici (art. 23-bis comma 2 del CAD) sono prodotti mediante processi o strumenti che assicurano la corrispondenza del contenuto della copia o dell estratto informatico alle informazioni dell atto digitale di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione del procedimento. La copia o l estratto di uno o più documenti informatici, se sottoscritto con firma digitale o elettronica qualificata da chi effettua la copia, ha la stessa efficacia probatoria dell originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta (art. 6 DPCM 13 novembre 2014). Il RDC, su richiesta dell Ente produttore, trasferisce e memorizza su supporto magnetico idoneo (di capienza definiti in base alla consistenza dei dati da archiviare) esemplari di volumi conservati mediante riversamento diretto e riversamento sostitutivo. Il processo di riversamento diretto trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro (magnetico o ottico) senza alterazione della loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità applicative. I volumi sono dei documenti conservati memorizzati all interno di cartelle individuate in un area file system predefinita mediante configurazione del software Enerj. E un operazione di copia, operato su un qualunque supporto magnetico, ottico, che produce un esemplare esattamente identico al volume originale. Il processo di riversamento sostitutivo è attivato dal RDC mediante memorizzazione su altro supporto ottico a fronte di evoluzione tecnologica dei sistemi informativi utilizzati, ovvero, quando non sia possibile soddisfare gli obblighi di esibizione mantenendo invariata la rappresentazione informatica dei dati conservati. Il RDC, al termine del riversamento, attesta il corretto svolgimento del processo apponendo il riferimento temporale e la firma digitale sul volume dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti. Le caratteristiche del software adottato e l adozione di formati standard consolidati e riconosciuti a livello internazionale nella rappresentazione dei dati conservati ne garantiscono l accesso attraverso sistemi esterni o software terzi. La tecnica del riversamento sostitutivo è impiegata in casi specifici debitamente documentati e trattati in appositi verbali allegati ai manuali operativi aziendali. Descrizione dell eventuale intervento del Pubblico Ufficiale Ai fini fiscali, la conformità all originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui all art. 22 comma 2 del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (CAD) e delle relative regole tecniche. Il RDC assicura la presenza di un Pubblico Ufficiale autorizzato, dove richiesta dalla natura dell attività, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite (art. 7 lett. j DPCM 3 dicembre 2013). Ai fini tributari: la formazione, l emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l esibizione e la sottoscrizione dei documenti informatici avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell art. 71, dell art. 22 comma 3 del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (CAD) e dagli artt. 4 e 5 del DPCM del 13 novembre il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogiche (art. 22 comma 3 del CAD) termina con l apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma 15

16 elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all art. 3 del Decreto MEF 17 giugno ) Scarto dei pacchetti di archiviazione Lo scarto dei pacchetti di archiviazione del sistema di conservazione è effettuato alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa all Ente produttore (rif. art. 9 lett. k DPCM 3 dicembre 2013). Le operazioni di scarto dei pacchetti di archiviazione del sistema di conservazione (rif. allegato 1 al DPCM 3 dicembre 2013) sono effettuate dalla Società Enerj d intesa con l Ente produttore, sentito il parere del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico e degli Archivi, ferma restando la competenza del Ministero dei Beni Culturali e delle attività culturali e del territorio in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici. Eventuali procedure specifiche di scarto potranno essere concordate dalla Società Enerj con l Ente produttore. 8) Predisposizione di misure a garanzia dell interoperabilità e trasferibilità ad altri Conservatori. La struttura implementata per la tenuta dei dati conservati permette l interoperabilità ed integrazione con altre soluzioni informatiche e l adeguamento tempestivo dei sistemi a fronte di evoluzioni normative-informatiche. Le caratteristiche del software e l adozione di misure consolidate e riconosciute a livello internazionale nella rappresentazione dei dati conservati ne garantiscono l accesso attraverso sistemi esterni o applicativi di terzi basati sui medesimi standard. La possibilità di interazione è assicurata attraverso le seguenti caratteristiche tecnologiche: adozione formati nel rispetto degli standard riconosciuti di cui all allegato 2 dei DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014 per la portabilità dei dati conservati; adozione di formati di firma standard riconosciuti dagli Enti Certificatori in conformità alle specifiche PAdES-T e CAdES-T con applicazione della marca temporale; utilizzo per la conservazione dei documenti informatici di tecniche standard prescritte dalle normative in materia di formazione del pacchetto di archiviazione (allegato 4 ai DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014); 7. SISTEMA DI CONSERVAZIONE 7.1 Procedure di gestione e di evoluzione 1) Ambiente Operativo del server di conservazione Il service di tenuta consiste nel conservare i volumi in una infrastruttura hardware e software finalizzata a garantire: la sicurezza dei dati archiviati; la leggibilità nel tempo; la gestione di copie di sicurezza; la biblioteca software correlata (visualizzatori e sistemi operativi). L infrastruttura prevede la conservazione ottica dei documenti in formato elettronico in relazione alla normativa vigente. 16

17 2) Componenti logiche Compiti organizzativi-operativi per la definizione delle modalità di conservazione Il processo di conservazione prevede, quali entità funzionali del sistema: l organizzazione del contenuto dei volumi di documenti conservati; la definizione procedure di sicurezza di tracciabilità riportate nel Piano di Sicurezza aziendale (ex DPS) a disposizione, per eventuali controlli, dell Ente produttore e delle autorità di vigilanza proposte; la conclusione delle procedure di conservazione dei documenti con l approvazione della firma digitale associata ad una marca temporale, contenente le impronte dei documenti elettronici di conservazione, generate dal software Enerj; la trasmissione, nei casi di legge previsti, dei file contenenti le impronte dei documenti conservati alla competente Agenzia delle Entrate tenendo apposita tracciatura delle comunicazioni effettuate; la disposizione, ove previsto, delle operazioni necessarie per l assolvimento dell imposta di bollo in modalità virtuale. Compiti di manutenzione e di controllo per la verifica del sistema di conservazione Allo scopo di garantire accessibilità alle informazioni contenute nell archivio sono intraprese periodicamente le seguenti operazioni: verifica della corretta funzionalità del sistema, dei processi, delle logiche di tracciatura e documentazione (log); verifica periodica, con cadenza non superiore ad anni 1, dell effettiva disponibilità dei documenti elettronici conservati tramite il software Enerj con ripristino delle condizioni normali del sistema; verbalizzazione delle anomalie rilevate e delle procedure di ripristino adottate con aggiornamento della documentazione relativa. Compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche Il sistema di conservazione, realizzato nel rispetto delle disposizioni previste dal D.Lgs n. 196, dalle disposizioni aziendali e del Piano di Sicurezza aziendale (ex DPS), definisce i profili di autorizzazione degli utenti abilitati all accesso delle diverse aree relativamente alle funzioni assegnate. E implementato un apposito archivio per conservare le diverse versioni del software per la consultazione dei supporti contenenti i volumi di documenti conservati precedentemente. Compiti di redazione ed aggiornamento della documentazione di sistema/aggiornamento del sistema- assistenza ed ispezione E prevista la redazione e l aggiornamento della documentazione di sistema integrata a fronte di modiche tecniche, tecnologiche e normative. Il sistema assolve le seguenti funzioni: garanzia della disponibilità dei documenti conservati; attivazione procedure di controllo dei documenti conservati; vigilanza sul regolare svolgimento dei processi operativi; ispezione periodica dell attività degli operatori abilitati. 3) Componenti tecnologiche Dispositivi hardware utilizzati Gli strumenti (software, servizi, documentazione e formazione) per la gestione delle firme digitali usate nei processi di conservazione sono forniti da Enti Certificatori emittenti mediante sezioni online nei portali internet o mediante assistenza diretta. 17