DOCUMATIC IL MODULO ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

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1 DOCUMATIC IL MODULO ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Il modulo Archiviazione Sostitutiva di DOCUMATIC è allineato con la normativa corrente per l archiviazione sostitutiva. Questo il flusso operativo: Creazione dell archivio Calcolo dell hash di ogni documento e memorizzazione dello stesso nel file di chiusura (in formato XML) Firma e marcatura temporale del file di chiusura (in formato P7M e M7M) L utilizzo della procedura richiede che l utente sia in possesso di un certificato di firma digitale qualificato rilasciato da un ente certificatore e abbia sottoscritto un abbonamento al servizio di marcatura temporale sempre presso un certificatore. Questo modulo software è estremamente facile da utilizzare e, tramite una semplice interfaccia, gestisce il processo completo di elaborazione previsto per la Conservazione Sostitutiva dei documenti che prevede: La configurazione del profilo di lavoro L importazione dei documenti nel sistema La gestione dei lotti di lavorazione fino alla chiusura con firma e marca temporale La consultazione dell archivio digitale L esibizione e il riversamento dei dati Configurazione del Profilo di Lavoro La configurazione del profilo di lavoro consente all amministratore del modulo software di selezionare tutte le funzionalità rese disponibili dal software applicativo per effettuare le operazioni di Conservazione Sostitutiva. Il prodotto consente di utilizzare tutti i vari strumenti necessari ai processi di Conservazione Sostitutiva, ed è configurabile secondo le specifiche necessità aziendali, in particolare è possibile: 2013 SoftWorks2000 Pag. 1

2 Gestire i dati a livello multi azienda con un unica licenza del prodotto, consentendo di conservare i documenti di diverse aziende, mantenendo separate le informazioni e i documenti in modo da permetterne la consultazione solamente a chi è autorizzato Gestire automaticamente le diverse tipologie di documenti consentendo di conservare i principali documenti fiscali per i quali è possibile effettuare la Conservazione Sostitutiva ma anche tutte le altre tipologie di documenti che è possibile archiviare Definire la modalità di importazione dei documenti da conservare per trattarli internamente nel proprio repository, secondo i metodi più comuni, come il file system, l estrazione da database, l interazione diretta con gli applicativi g.e.d. o e.r.p. già presenti in azienda, lo spool di stampa, Acquisire dei metadati che vengono associati al documento per descriverlo compiutamente Utilizzare le principali basi dati per archiviare le informazioni Compatibilità con i meccanismi di firma delle principali Certification Authority qualificate che consente di lavorare con qualsiasi certificato di firma prodotto dalla smart card in possesso del Responsabile della Conservazione Compatibilità con le marche temporali delle principali Time Stamping Authority qualificate, che permette ampia scelta al Responsabile della Conservazione per l acquisto delle marche stesse Definire le regole di utilizzo del sistema a livello di singola utenza Definire gli indirizzi di posta elettronica per la messaggistica del sistema (Responsabile della Conservazione, Amministratore del Sistema, Assistenza Tecnica, eccetera) Gestione dei Lotti di Lavorazione 2013 SoftWorks2000 Pag. 2

3 Tramite il lotto di lavorazione è possibile effettuare tutte le operazioni necessarie all azienda per poter conservare in modalità sostitutiva i documenti. Il modulo software permette la gestione completa della singola tipologia di documento dall importazione nel sistema alla verifica di congruità del documento. Tra le principali caratteristiche del prodotto elenchiamo la possibilità di effettuare le principali operazioni di base: archiviare documenti e file di ogni tipo indicizzandoli in modo personalizzato utilizzare il software di riconoscimento integrato per prelevare in maniera automatica le chiavi di ricerca per tutti i documenti con una struttura simile calcolare l impronta e apporre la firma digitale utilizzando la smart card della Certification Authority preferita al fine di garantire l integrità del singolo documento o del lotto firmato apporre la marca temporale della Time Stamping Authority preferita per dimostrare l esistenza in vita del documento/lotto a partire dalla data riportata nella marca stessa L Azienda che desidera attuare la Conservazione Sostitutiva, dopo aver nominato il Responsabile della Conservazione ed eventualmente redatto il Manuale della Conservazione nel quale indicare le procedure attuate dall azienda per la creazione e la protezione dell archivio digitale, può utilizzare il modulo software per gestire i lotti di lavorazione e produrre l archivio digitale valido per la Conservazione Sostitutiva SoftWorks2000 Pag. 3

4 Esibizione e Riversamento Per tutti i documenti presenti nell archivio digitale può essere richiesta una esibizione puntuale per singolo documento, oppure per l intero lotto elaborato o per tutta una tipologia di documenti presenti. L applicativo accerta le firme, controlla la corrispondenza delle impronte e verifica la marca temporale applicata. Il prodotto può generare anche un cd/dvd autoconsultante all interno del quale sono presenti tutti i documenti riversati, il file degli indici e il file di chiusura con tutte le informazioni digitali del riversamento. Secondo i tempi previsti dalla normativa il Responsabile della Conservazione utilizzando il modulo software può riversare i dati e produrre una copia dell archivio digitale affinché tutti i documenti conservati risultino comunque leggibili indipendentemente dal supporto di memorizzazione utilizzato consentendo la riproduzione di una copia conforme al documento originale, garantendo così l integrità del volume. Consultazione dell Archivio Digitale Tramite l interfaccia di consultazione dei dati è possibile navigare all interno dell archivio digitale per consultare i documenti precedentemente importati all interno del sistema, siano essi in lavorazione, conservati o riversati. L amministratore del modulo software può gestire a livello di singolo utente i diritti per la consultazione dell archivio digitale in maniera tale che le informazioni memorizzate siano visibili solamente agli utenti abilitati. Le molteplici operazioni che è possibile effettuare sui documenti archiviati sono di seguito brevemente descritte: Selezionare la singola tipologia di documento da ricercare oppure ricercare per tutti gli indici memorizzati Utilizzare i filtri per raggruppare documenti in base ai campi selezionati, consentendo la visualizzazione del numero di documenti appartenenti ai soli record che soddisfano il filtro impostato Effettuare ricerche full-text, su porzioni di testo contenute non solo all'interno dei campi ma anche nel corpo del documento stesso Ricercare i documenti presenti nei vari lotti di lavorazione 2013 SoftWorks2000 Pag. 4

5 Visualizzare il documento memorizzato, tutti i suoi attributi principali ed utilizzare tutte le funzionalità dei singoli oggetti presenti nell'interfaccia Inserire una nota descrittiva nei riferimenti del documento Utilizzare gli strumenti abilitati per ottenere informazioni sul soggetto del documento memorizzato Selezionare un nuovo documento presente nel range di ricerca precedentemente impostato, oppure annullare i criteri di ricerca, oppure selezionare dall'archivio un documento di una differente tipologia Stampare il documento selezionato riproducendo così un documento originale E tante altre funzionalità 2013 SoftWorks2000 Pag. 5