Inserimento di un Atto (proposta)

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1 Inserimento di un Atto (proposta) Il primo informazione che viene richiesta ad utente al momento dell inserimento di una proposta è la tipologia di atto da predisporre (uno fra gli N definiti), In base alla scelta effettuata, dopo l inserimento dei dati anagrafici di riferimento (proponente, dirigente o assessore, oggetto, ecc.) con proposta automatica e controllo delle codifiche scelte, il sistema associa alla proposta il suo iter e permette a chi abilitato di eseguire nella giusta sequenza le operazioni relative.

2 Esempio di Iter di una Determinazione Ad ogni fase dell iter vengono associate uno o più operazioni da eseguire, che l operatore predisposto effettuerà ciccando sull unica icona al momento disponibile o direttamente dal proprio cruscotto di lavoro iniziale. Redazione Testo: Componi Testo da modello WORD preimpostato + Consolida testo in cartella Numera e firma: Numerazione determina + firma digitale (se adottata) Visto Reg.Contabile: Produci il documento visto (+ eventuale firma) + Invio mail al proponente. Chiusura Cartella: Rende non più modificabile la cartella dei documenti (Atto, Visto, Allegati, ecc.) informatici. Ecc. L iter di una determina (o delibera) senza rilevanza contabile, non prevederà i passi 30/40, ma sarà trattato esattamente allo stesso modo. La numerazione della determine, unica e progressiva per ente, avviene da parte di ogni singola direzione, contestualmente all operazione di firma del dirigente responsabile e non, come in alcuni casi erroneamente fatto, dalla segreteria generale dopo il visto della ragioneria. Nel caso di utilizzo di firma digitale, al termine di ogni operazione che la richiede (perché così configurato nell iter), il sistema attiva lo specifico software di firma (dike o altro) ed allega alla cartella documentale il file P7M (+ M7M se marcato) ottenuto. In ogni caso, al momento dell operazione di Consolida testo in cartella, il sistema calcolo l impronta informatica (hash) del documento e non permette più all utente di modificare il testo prodotto. Si potrà comunque produrre una nuova versione della proposta che verrà di nuovo allegata in cartella dove verranno comunque conservate e tracciate tutte le variazioni intercorse.

3 Esempio di Iter di una Delibera di giunta. Per l operatore che istruisce la proposta non cambia niente dal punto di vista procedurale; per effettuare le fasi di propria competenza sarà infatti sufficiente cliccare sulla specifica icona e seguire le indicazioni relative. Alcune fasi di questo specifico iter (90/100) verranno automaticamente aggiornate dalla specifica gestione dell Ordine del Giorno effettuato in autonomia e con una specifica gestione cumulativa dalla Segreteria Generale. Naturalmente anche gli specifici modelli di proposta, atto, pareri, ecc. prodotti per questa tipologia di atto avranno un formato ed una proprietà diversa (componenti e presenti dell organo deliberante, riferimenti normativi, pareri, ecc.) anche se prodotti e gestiti esattamente allo stesso modo.

4 Altre informazioni (linguette) previste Dati Contabili Ove la proposta necessiti di informazioni di natura contabile, in questa specifica linguetta vengono inserite le proposte di movimento necessarie che sarà poi possibile riportate automaticamente in una specifica tabella del testo WORD. Le informazioni qui inserite dal settore proponente sui propri capitoli (e non su altri) ed entro la disponibilità autorizzata (viene evidenziata la disponibilità ma anche il già accantonato con altre proposte ), una volta convalidate dalla Ragioneria verranno riportate all interno del documento visto (che contiene quindi anche il numero di impegno) allegato alla cartella documentale dell Atto. Uffici Coinvolti In questa linguetta possono essere inseriti tutti gli uffici che a vario titolo (per consultazione, per condivisione capitoli, per richiesta di firma congiunta, ecc.) il proponente vuole coinvolgere nel proprio iter.

5 Dati Aggiuntivi Ove necessario, informazioni di natura diversa (codici articoli CONSIP, riferimenti ad altri atti, ecc.) possono essere previsti per ogni specifica tipologia di atto. Il richiamo tramite una funzione dell iter, l obbligatorietà dell inserimento per l operatore e la specifica codifica,possono essere parametrizzati in autonomia e differenziati per tipologia di atto. Testi In questa componente della procedura possono essere inserite informazioni di natura descrittiva (testi) che si vogliono definire per l atto e che non si voglia produrre tramite uno specifico documento esterno (WORD). Per esempio, l eventuale richiesta o la successiva convalida informale da parte della ragioneria della corretta prenotazione contabile potrebbe essere tracciata tramite questa linguetta. Cartella Documentalle E la componente della procedura dove vengono memorizzati tutti i documenti informatici prodotti nel corso dell iter e che costituiscono l atto. In questo stesso contenitore possono essere allegati (ed eventualmente firmati digitalmente) tutti i documenti che si vogliono conservare o che fanno parte integrante del testo della proposta e che vengono reperiti tramite lo sfoglia risorse o tramite la scannerizzazione del cartaceo. Normalmente, prima della pubblicazione all albo pretorio (diversa dalla pubblicazione su WEB) dell atto, una specifica operazione dell iter Chiude la cartella documentale in modo da non poterla più aggiornare ed attivare il passaggio alla specifica procedura di Conservazione Sostitutiva (se gestiti i documenti con firma digitale).

6 Cruscotto Iniziale Operatore Per far camminare un atto si lavora quindi sempre dalla specifica linguetta dell Iter, nella quale compare un pulsante ESEGUI in corrispondenza della fase/operazione da eseguire. In modo ancora più semplice, nella prima maschera di accesso alla procedura (cruscotto) vengono presentate le fasi che l operatore è chiamato ad eseguire in quanto abilitato a quell operazione per quella proposta. e da qui stesso si può, senza particolari navigazioni o conoscenze all interno del sistema: Eseguire una specifica operazione richiesta Aprire in dettaglio la proposta/atto prima di operare Inserire una nuova proposta