ARCHIVIA PLUS SUPPORTO GECOM MULTI

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1 ARCHIVIA PLUS SUPPORTO GECOM MULTI Istruzioni per la conservazione delle stampe fiscali di Gecom Multi Versione n Data: 02/09/2014 Redatto da: Veronica Gimignani - Luca Mattioli Approvato da: Claudio Caprara Categoria: File standard per installazione Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la generazione, l archiviazione e la conservazione sostitutiva delle stampe provenienti dal gestionale Gecom Multi. Elenco delle versioni Modificati termini marca temporale Filename R_12.DOCX Pagina n. 1 di 11

2 Indice 1. Impostare la directory di lavoro su Gecom Multi Impostare Autospool Anagrafiche delle ditte Generare l elenco ditte da Multi Importare le anagrafiche in Archivia Plus Opzione congelamento Opzione INATTIVA Come vengono gestiti gli aggiornamenti Integrare i dati per la gestione dei bolli... Error! Bookmark not defined. 3. Generare le Stampe Multi per l Archiviazione Archiviare le stampe di Multi (AUTOSPOOL) Il risultato, il controllo, la firma digitale La firma di un singolo documento La marca temporale di un singolo documento La firma di una serie di documenti (firma massiva) La verifica delle firme Filename R_12.DOCX Pagina n. 2 di 11

3 1. IMPOSTARE LA DIRECTORY DI LAVORO SU GECOM MULTI In Multi, digitare il comando GESARC Tabelle generali Tabella n. 24 Indirizzari per Archivia; inserire il percorso dove inviare i documenti da archiviare, in Spool ARCHIVIA (esempio L:\CONTA\STA\ARCHIVIA), la stessa cosa andrà fatta per Gecom Redditi e Gecom Paghe. Nel percorso indicato verranno memorizzati i file pdf, che rappresentano il documento, e il file indice che è un xml con lo stesso nome. Le stampe con file xml vanno elaborate con AutoSpool. IMPOSTARE AUTOSPOOL Avviare Autospool, nel menù Programma Impostazione percorsi, nel campo cartella da archiviare indicare lo stesso percorso inserito precedentemente in MULTI. Gli altri tre percorsi possono essere confermati così come sono; il secondo va impostato qualora sia attivo sul gestionale PAGHE l export per archivia, il terzo e il quarto sono cartelle nelle quali vengono spostati i documenti dopo l archiviazione, rispettivamente, se l operazione è andata a buon fine o se ha generato errori. Filename R_12.DOCX Pagina n. 3 di 11

4 2. ANAGRAFICHE DELLE DITTE E indispensabile individuare i Soggetti Fiscali di cui si effettua la Conservazione. In Archivia c è un apposita Tabella che contiene le Anagrafiche. Vengono memorizzati: il codice ditta usato in Multi, quello di Paghe e quello di Redditi, con una particolarità: il codice Redditi viene prefissato con la sigla 740, 750 e 760 a seconda del tipo. Le anagrafiche possono essere caricate manualmente oppure importate dagli altri programmi tramite l esportazione di un file XML. GENERARE L ELENCO DITTE DA MULTI Avviare Multi, 1. Scegliere L ICONA ESPORTAZIONE DATI 2. Selezionare Esportazione su file 3. Selezionare lo schema predefinito per Archivia 4. Selezionare il flag Sul Pc 5. Cliccare Export 6. Si apre l esplora risorse del pc, selezionate una cartella e salvate il file IN FORMATO XML (extensible Markup Language) Filename R_12.DOCX Pagina n. 4 di 11

5 IMPORTARE LE ANAGRAFICHE IN ARCHIVIA PLUS Avviare il programma Selezionare il menu Gestione Tabelle Anagrafiche Viene aperta la videata di gestione delle anagrafiche. Si possono inserire nuovi dati, correggere o eliminare l anagrafica selezionata. Nel menu Strumenti c è l opzione Importazione 1. Selezionate il flag Multi XML 2. Selezionate il file 3. Selezionate Importa da File. Si forma un elenco da controllare e modificare se richiesto. 4. Quando tutto ok cliccare Salva Anagrafica 5. In fondo vedete un riepilogo Filename R_12.DOCX Pagina n. 5 di 11

6 OPZIONE CONGELAMENTO Se un anagrafica è già presente in Archivia ed è Congelata (Campo congelata = si) significa che non verrà aggiornata dall importazione OPZIONE INATTIVA Questo flag esclude l anagrafica dalla gestione (non viene presentata quando si scelgono le ditte) ma viene aggiornata con l importazione COME VENGONO GESTITI GLI AGGIORNAMENTI Se nelle anagrafiche di Archivia Plus sono stati aggiunti dei campi che nell anagrafica MULTI non sono compilati, questi vengono conservati. Se sono stati modificati dei campi presenti nell anagrafica MULTI, con l importazione questi verranno sovrascritti, a meno che l anagrafica non sia congelata. Per effettuare la sostituzione il programma considera una chiave formata da tre valori, il codice della ditta, il codice Fiscale, la partita iva. Filename R_12.DOCX Pagina n. 6 di 11

7 3. GENERARE LE STAMPE MULTI PER L ARCHIVIAZIONE Nelle normali stampe come il Regiva, il Gior, al termine della selezione è possibile indicare l opzione di Archiviazione. Il programma genera i files delle stampe nel percorso indicato in Gesarc Tabella 24. Le stampe generate con PDFMUL richiedono la selezione dell archiviazione PRIMA di impostare la stampa. L uso dell opzione Archiviazione richiede la licenza codice 1138 che viene fornita gratuitamente con l acquisto di Archivia Plus e No Print Archivia. 4. ARCHIVIARE LE STAMPE DI MULTI (AUTOSPOOL) Avviare il modulo AutoSpool e cliccare Archivia Tutti, per inserire in archivio tutti i documenti attualmente presenti nei percorsi controllati, oppure Auto (automatico), se vogliamo che ogni volta che Multi genera un documento, Archivia provveda ad individuarlo e ad inserirlo nell archivio di destinazione. La scelta dell archivio in entrambi i casi avviene in base al tipo documento, all anno e alla ditta di competenza indicati sull XML. Imposta Apre la videata di configurazione Archivia tutti Tutti i file presenti nella cartella d appoggio delle stampe vengono archiviati Archivia singolo documento Si apre Esplora risorse per scegliere il file DA ARCHIVIARE Automatico Se attivato il programma esegue l archiviazione ogni volta che un file viene memorizzato nella cartella Da archiviare Stop Ferma l archiviazione Icone per aprire le cartelle Cronologia Stampe Paghe Archiviate Scartate Comandi per la cancellazione (in basso) Cancella Cronologia Archiviati Scartati Filename R_12.DOCX Pagina n. 7 di 11

8 5. IL RISULTATO, IL CONTROLLO, LA FIRMA DIGITALE Se apriamo l archivio, troviamo l elenco delle stampe archiviate e possiamo effettuare ricerche, visualizzazioni, spedizioni. E bene verificare che per ogni ditta siano stati prodotti i documenti necessari e che i periodi presi in esame siano completi. A TAL PROPOSITO RICORDIAMO CHE SPECIALMENTE IL GIORNALE DEVE COMPRENDERE L INTERO ANNO FISCALE PRECEDENTE, se le rettifiche vengono annotate con data anno nuovo, occorre stampare anche la porzione di Anno compresa tra il e la data in cui sono annotate le rettifiche. Dal menu Archivio si possono esportare gli elenchi in formato excel. LA FIRMA DI UN SINGOLO DOCUMENTO Se siete il responsabile della conservazione e avete disponibile smart card e pin, potete firmare digitalmente i documenti prodotti. Per firmare un singolo documento, si può agire dal visualizzatore o dalle icone dell archivio con il comando Applica firma. Per verificare una firma usare l altro comando. LA MARCA TEMPORALE DI UN SINGOLO DOCUMENTO La marca temporale viene messa OBBLIGATORIAMENTE nella fase di conservazione, quindi se non ci sono motivi particolari non è indispensabile applicarla su tutti i documenti che, ricordiamo, contengono SEMPRE un metadato che indica l ora e la data di archiviazione e l utente che l ha effettuata. Dati non modificabili. Tuttavia in base alle modifiche apportate all articolo 2215 bis, apponendo la firma e la marca temporale almeno annualmente sui singoli documenti, il valore del documento informatico ai fini civilistici è equivalente ad un registro vidimato e si semplifica l esibizione (non si è costretti ad inviare per ogni documento il relativo file di chiusura). A tal proposito si rimanda alla rivista on line Archivio Informatico 11 dove sono riportati i dettagli della questione. Filename R_12.DOCX Pagina n. 8 di 11

9 LA FIRMA DI UNA SERIE DI DOCUMENTI (FIRMA MASSIVA) Si può firmare con un solo comando una serie di documenti. Inserire la smart card dell utente firmatario nel lettore Aprire l archivio contenente i documenti da firmare Se non si intende firmare l intero archivio, ma solo una parte, occorre effettuare prima una ricerca (vedi Video esplicativo Ricerche) Selezionare il menù Firm@ e l opzione Applica firma e marca ai documenti correnti La videata appare complessa ma i comandi sono semplici e automatici: (1) Viene visualizzato il certificato dell utente corrente che deve corrispondere a quello inserito nel lettore. (2) Se deve essere applicata anche la marca temporale, inserire o richiamare i codici di marcatura che sono nel registro di carico delle marche (modulo Firma Marcatura o menù Firm@ dell archivio) (3) Le opzioni vi permettono di decidere se: Applicare solo la firma Applicare firma e marca Sovrascrivere le firme esistenti Fare queste operazioni solo sul 1 file di ogni record o anche sul 2 file quando è presente (Opzione Join) (4) Inserire il PIN del certificato. Con il comando Elabora si avvia la firma massiva, Stop per fermare. I risultati vengono visualizzati nei box relativi. Filename R_12.DOCX Pagina n. 9 di 11

10 LA VERIFICA DELLE FIRME Con l opzione Filtro Documenti, si possono effettuare i controlli sulle firme e sulle marche. E INDISPENSABILE PRIMA DI PROCEDERE ALLA CONSERVAZIONE FARE LE SEGUENTI VERIFICHE: Controllare se ci sono documenti non firmati Controllare se ci sono documenti corrotti Controllare se ci sono documenti di formato non conforme Con il comando Inizio ricerca il programma effettua la verifica, al termine propone di applicare il filtro per visualizzare i record trovati. QUESTI CONTROLLI SONO IMPORTANTISSIMI Filename R_12.DOCX Pagina n. 10 di 11

11 Elenco delle stampe gestite e degli archivi di destinazione Tipo di stampa Comando Archivio di destinazione Libro giornale Cronologico Professionisti Registri Iva tutti Partitari Libro Cespiti Schede Cespiti (formato libro) GIOR/GIORL/GIORL80 MPROF REGIVA PDFMUL CESP2 CESP3 AM1 STAMPE FISCALI Situazioni Contabili (Ditta clienti fornitori etc.) PDFMUL AM2 BILANCI E INVENTARI Bilancio Cee BILCEE Iva Annuale IVAANN Comunicazione dati iva COMIVA Modello Articolo 21 Black List Intra Intento Comunicazioni polivalenti Black List San Marino PDFMUL FI DICHIARAZIONI (ANNO DI INVIO) Modelli F24 MODF24 PDFMUL FI MODELLI F24 F23 Modelli AA7 / AA9 PDFMUL FD FASCICOLO DITTE Ricevute entratel Chi usa console telematica DA ENTRATEL si genera ricevuta ARCHITEL la elabora FI RIEPILOGHI + Singola Può attivare la generazione ricevuta collegata al modello automatica del pdf entratel Filename R_12.DOCX Pagina n. 11 di 11