CIRCOLARE n. 17 CAA COLDIRETTI S.r.l. Via XXIV Maggio, ROMA

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1 UFFICIO MONOCRATICO Via Palestro, Roma Tel /538 Fax Prot. N. 694/UM (CITARE NELLA RISPOSTA) Roma li. 18 marzo 2009 CIRCOLARE n. 17 CAA COLDIRETTI S.r.l. Via XXIV Maggio, ROMA CAA CONFAGRICOLTURA S.r.l. C.so Vittorio Emanuele II, ROMA CAA CIA S.r.l. Lungotevere Michelangelo, ROMA CAA SISA S.r.l. Via XX Settembre, BERGAMO CAA Liberi Professionisti Europei S.r.l. Via Carlo Alberto, TORINO CAA S.A.E. S.r.l. Via E. Filiberto, ROMA CAA COPA S.r.l. C.so d Italia, ROMA CAA CANAPA S.r.l. Via Rovigo, ROMA CAALPA S.r.l. Via Benedetto Musolino, ROMA CAA WORLD SERVICE S.r.l. Via Carlo Porta, ROMA

2 CAA FENAPI S.r.l. Via Romagna, ROMA CAA AGROFOR SERVIZI S.r.l. Viale del Lavoro, Tombelle di Vigonovo (VE) CAA MARCHE S.r.l. Via Tiziano, ANCONA CAA UN.AGRI S.r.l. Via G. Amendola, FIRENZE CAA AIC S.r.l. Via Torino, ROMA CAA UNCI S.r.l. Via S. Sotero, ROMA EUROCAA S.r.l. Via Nomentana, ROMA CAA ACLI S.r.l. Via S. Damaso, ROMA CAA CONFCOOPERATIVE S.r.l. Palazzo della Cooperazione Via Torino, ROMA CAA CAF UIMEC S.r.l. Via Alessandria, ROMA CAA UCI S.r.l. Via in Lucina, ROMA CAA CSO S.r.l. Via Raffaele Sanzio, CAVALLINO (LE) CAA AIPO S.r.l. Via Alberico II, ROMA

3 CAA CALABRIA S.r.l. Via F. Turati, Lamezia Terme (CZ) CAA F.A.U. S.r.l. Via Napoli, CATANIA CAA LEGACOOP S.r.l. Via Faentina, RAVENNA CAA AGROFOR S.r.l. Via Zia Lisa, CATANIA CAA TUTELA E LAVORO S.r.l. Via Tevere, ROMA CAA Se.N.A.C. S.r.l. Via XXV Aprile, FOGGIA CAA UNIMPRESA S.r.l. Via Pietro Cavallini, ROMA CAA UNSIC S.r.l. Via Angelo Bargoni, ROMA CAA AGRISERVIZI S.r.l. Via Scuole, RIBERA (AG) CAA MCL AGRISERVICE S.r.l. Via Luigi Luzzatti, 13/A ROMA CAA CAF F.I.P. CISAL S.r.l. Via Giulio Cesare, ROMA CAA FAPI S.r.l. Via Acqua del Conte, MESSINA CAA LEO GROUP S.r.l. Via Roma, Sperlonga (LT)

4 Oggetto: Controlli di II livello verso i Centri di Assistenza Agricola verifiche in sede sulla struttura operativa informatica e sulla tenuta dei fascicoli aziendali - Ravvedimento operoso: procedura per la risoluzione delle irregolarità Anno Secondo quanto previsto dalla Convenzione tra Agea e CAA, che disciplina le attività oggetto di delega in materia di acquisizione, custodia ed aggiornamento dei fascicoli aziendali, per il triennio , i controlli di qualità vengono svolti periodicamente dal Servizio Tecnico di AGEA presso le sedi CAA, ed hanno come oggetto la verifica delle modalità e degli adempimenti per la corretta tenuta del fascicolo del produttore. Le verifiche presso le strutture operative consistono nel controllo del mantenimento dei requisiti informatici e nel riscontro della completezza e conformità dei documenti conservati, i controlli vengono effettuati dal personale incaricato dal Servizio Tecnico di AGEA, con la collaborazione del personale della struttura operativa del CAA, alla presenza del rappresentante della sede operativa o del CAA Nazionale. Secondo quanto previsto dalla citata Convenzione tra AGEA e CAA, Le contestazioni al CAA delle irregolarità derivanti dalla violazione delle prescrizioni di cui all art. 6 della presente convenzione e di quelle, in ordine alla legittimità e regolarità dell attività istruttoria, di cui ai manuali procedurali di cui all articolo 3, comma 1, devono essere accompagnate, nei casi sanabili, dalla diffida ad adempiere entro 60 giorni nel primo caso, nei termini entro i quali deve concludersi l istruttoria nel secondo caso. Trascorso inutilmente tale termine, l AGEA dichiarerà decaduta la struttura operativa che non ha ottemperato nel rispetto dell articolo 8 e, in caso di violazione in ordine alla legittimità e regolarità dell istruttoria, applicherà le penali previste nell allegato penali contrattuali. In attuazione di quanto sopra, il tempo utile per la risoluzione di eventuali errori sanabili relativi alle attività dell anno 2008 scade il 15 maggio Al termine della fase di ravvedimento operoso, il Servizio Tecnico di AGEA procede al conteggio delle penali contrattuali, sulla base delle anomalie residue. Sono fatte salve le garanzie prestate a favore dell Amministrazione nel caso di appuramenti e liquidazione dei conti da parte della Commissione Europea, ed effettuazione di correzioni finanziarie, come previsto dall art. 18 comma 11, della Convenzione tra CAA ed AGEA. Nella presente circolare sono descritte le modalità di svolgimento delle attività di risoluzione delle irregolarità sia dei requisiti delle strutture operative dei CAA, che della tenuta, mantenimento e custodia del fascicolo aziendale. 1. Premessa Le condizioni di sanabilità dell errore sono stabilite secondo i requisiti riportati dalla Convenzione tra AGEA e CAA e nel rispetto delle regole previste dalle procedure per la tenuta del fascicolo del produttore e per la gestione dei diversi procedimenti amministrativi. L attività viene svolta quando il CAA è in grado di fornire elementi aggiuntivi rispetto a quanto rilevato nella fase di verifica. Essa viene condotta tramite un contraddittorio tra i responsabili del CAA ed il personale delegato ai controlli, i quali procedono ad un riesame congiunto dei fascicoli aziendali oggetto di richiesta di verifica e del fascicolo elettronico. Per la risoluzione delle irregolarità ci si avvale di una procedura informatica (Enti delegati Risoluzione delle irregolarità), e di appositi report realizzati nel Sistema di Supporto alle Decisioni di AGEA (DSS).

5 Dal momento della chiusura della verifica presso la sede, il CAA potrà accedere alla procedura di ravvedimento operoso. Per i CUAA le cui irregolarità rilevate sono sanabili, i relativi verbali saranno resi automaticamente disponibili nella procedura Enti delegati Risoluzione delle irregolarità. Le correzioni apportate dal personale delegato al controllo attengono ai rilievi della check-list di controllo di II livello, mentre, per eventuali modifiche che attengono ai sistemi gestionali di tenuta del fascicolo o delle domande di premio, il CAA è tenuto ad operare le correzioni, secondo quanto previsto dalle relative procedure amministrative. L attività viene svolta secondo le istruzioni operative diramate dal Servizio Tecnico di AGEA, che dà comunicazione a tutti i CAA, indicando gli uffici preposti alle attività e le modalità organizzative degli stessi. 2. Procedimento di risoluzione delle irregolarità 2.1 Avvio del procedimento Secondo quanto previsto dall art. 14 della convenzione tra AGEA e CAA, il procedimento viene avviato con la notifica al CAA delle contestazioni delle irregolarità. 2.2 Modalità operative di risoluzione delle irregolarità Le irregolarità in ordine alla tenuta del fascicolo aziendale possono essere risolte dal CAA, sia attraverso la correzione su SIAN del fascicolo elettronico che attraverso la presentazione, agli uffici preposti, di documentazione che integra quanto esibito durante la verifica in sede. Sono attivi sul territorio degli appositi sportelli presso cui dovrà recarsi ciascun CAA, per eseguire la verifica dell avvenuta correzione dei dati informatici e della conformità della documentazione integrativa, quindi procedere alla chiusura, con verbalizzazione, del ravvedimento operoso. Poiché l intervento di risoluzione delle irregolarità viene tracciato direttamente sul SIAN, è consentita l operabilità presso uno qualunque degli uffici preposti, indipendentemente dall ubicazione territoriale della sede interessata alla fase di correttiva. Il rappresentante della struttura operativa del CAA, o un suo delegato, si reca allo sportello concordando preventivamente un appuntamento; é cura del responsabile dello sportello inviare alla sede periferica del CAA una lettera di convocazione, anche via posta elettronica, con la data e l ora di convocazione concordate. La fase di risoluzione delle irregolarità presso lo sportello dovrà essere svolta dalla singola sede operativa del CAA in un unica soluzione. L attività potrebbe comportare il riesame di documenti già visionati all atto del controllo presso la sede del CAA, poiché la risoluzione di talune anomalie deve transitare attraverso la consultazione di più documenti; a tal fine è necessario che il rappresentante della struttura, o un suo delegato, si presenti allo sportello con i fascicoli aziendali completi di tutti gli allegati.

6 2.3 Esito della verifica Attraverso la procedura informatica predisposta per la gestione di questa fase sarà possibile stampare l esito della risoluzione delle irregolarità, con la registrazione di tutte le anomalie rilevate e non risolte e procedere alla sottoscrizione dell addetto dello sportello e del rappresentante del CAA. 2.4 Definizione di irregolarità ai fini dell applicazione dell allegato Penali Contrattuali Le anomalie residue della fase di ravvedimento operoso entrano nel calcolo delle Penali Contrattuali, come previsto dalla Convenzione sottoscritta tra AGEA-CAA. Il valore delle irregolarità entranti nel calcolo delle sanzioni corrisponde con il numero delle irregolarità riscontrate sull insieme dei fascicoli, ovvero con il numero totale di check-item negativi riscontrati per la sede operativa, rispetto al numero totale di item controllati. Per determinare il valore i della formula per il calcolo delle Penali Contrattuali, definita nella Convenzione tra AGEA e CAA, si applica l algoritmo: i = numero di item irregolari / numero di item totali Con riferimento al Verbale CAA sul Sistema Informativo Agricolo Nazionale, utilizzato per la gestione delle verifiche, gli item sono così definiti: Sezione 2.a documenti anagrafici: 1 item per ogni documento verificato Sezione 2.b altri documenti: 1 item per ogni documento verificato Sezione 2.3 componente territoriale: 1 item per ogni particella verificata Sezione 3 domande: 1 item per ogni domanda verificata

7 Risoluzione delle anomalie nelle strutture Tabella 1 Risoluzione anomalie strutture Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative 1.2 Locali Il CAA deve adeguare e comunicare correttamente gli orari di apertura dello sportello. 1.3 Organizzazione Il CAA deve adempiere alla riorganizzazione dell archivio entro i termini indicati. Si procederà ad effettuare un ulteriore sopralluogo per la verifica degli adeguamenti effettuati. 1.4 Mansionario e Carta dei Servizi Mansionario Sanabile previa presentazione allo sportello di una documentazione (cartacea o informatica) in cui sia possibile delineare le mansioni dei soggetti operanti nel CAA Carta Servizi Sanabile previa presentazione allo sportello della Carta dei Servizi 1.5 Dotazione hardware Postazioni Il CAA deve adempiere all aggiornamento ed adeguamento dell hardware entro i termini indicati ed esibire presso lo sportello per il ravvedimento operoso, la documentazione che certifica i requisiti delle postazioni. Secondo quanto previsto dall art.14 della Convenzione tra CAA ed AGEA, per irregolarità in ordine ai requisiti logistici ed organizzativi delle strutture periferiche, le contestazioni da parte del Servizio Tecnico devono essere accompagnate dalla diffida ad adempiere entro 60 giorni dalla notifica. Trascorso questo periodo AGEA può procedere al controllo sulle azioni correttive eseguite. Per quanto riguarda il mansionario si precisa che verrà risolta la relativa anomalia, attraverso la presentazione di note, ordini di servizio, comunicazioni ai dipendenti, che contengano i seguenti elementi minimi: evidenza che il documento abbia raggiunto gli operatori della struttura, ruoli e responsabilità delle diverse figure (addetto allo sportello, all archivio ).

8 Per quanto riguarda la Carta dei Servizi, questa deve essere redatta in conformità alle disposizioni del D.M. 27 marzo 2008 art. 7 comma Risoluzione delle anomalie nel fascicolo aziendale Tabella 2 Risoluzione anomalie fascicoli Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative 2 Fascicolo aziendale Assenza non giustificata 2.1 Identificazione del fascicolo Identificazione univoca 2.2.A Mandato e componente anagrafica Assenza nel fascicolo di documentazione atta a giustificare l assenza (es.: denuncia di smarrimento, furto, ecc., presentate presso le competenti Autorità, con data di denuncia antecedente al periodo di verifica), del fascicolo, con codice identificativo unico. L assenza del mandato può essere sanata con la presentazione dello stesso debitamente firmato e recante data congruente con quella risultante al SIAN. Inoltre dovrà essere presentata dichiarazione, a firma del produttore, attestante l adesione al CAA, a far data dalla sottoscrizione del mandato. L assenza del documento di identità è sanabile previa presentazione del documento recante il protocollo indicato nella check-list. In assenza del documento di identità richiesto, è necessario presentare un documento di identità in corso di validità. Ciò tuttavia non sana l anomalia rilevata.

9 Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative Non conformità Non sanabile la non conformità del documento di riconoscimento. La non conformità del mandato può essere sanata con la presentazione dello stesso debitamente firmato e recante data congruente con quella risultante al SIAN. Inoltre dovrà essere presentata dichiarazione, a firma del produttore, attestante l adesione al CAA, a far data dalla sottoscrizione del mandato. Assenza identificativo protocollo SIAN nel documento Assenza scheda di validazione del documento recante il protocollo indicato nella check-list. del documento recante il protocollo indicato nella check-list.

10 Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative 2.2.B Documentazione costituente il fascicolo aziendale Assenza nel fascicolo Assenza identificativo protocollo SIAN nel documento Descrizione documento errata del documento recante il protocollo indicato nella check-list, o attraverso la procedura di annullamento dei numeri di protocollo (vedi par. 2.6) del documento recante il protocollo indicato nella check-list. La descrizione del documento non è modificabile nel fascicolo elettronico. L anomalia è sanabile solo nel caso di valutazione positiva di documenti che hanno valore equivalente alla tipologia registrata. (es. certificato di morte come atto di cessazione attività o visura catastale in luogo di atto di proprietà)

11 Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative 2.3 Componente territoriale Assenza identificativi della particella nel documento Come previsto nel Manuale di verifica ai Centri Autorizzati di Assistenza Agricola (2008) l anomalia è sanabile durante la verifiche presso le strutture operative e la correzione viene registrata nel verbale di controllo. Titolo di conduzione errato L anomalia non è sanabile Non conformità del documento particelle con atto non registrato Non conformità del documento particelle con documento non sottoscritto e/o privo di data Non conformità del documento particelle con documentazione insufficiente del documento recante il protocollo indicato nella check-list e riconducibile alla descrizione registrata, da cui sia possibile desumerne la registrazione, anche attualizzata. del documento recante il protocollo indicato nella check-list e riconducibile alla descrizione registrata, e regolarmente datato e sottoscritto dalle parti. sia della documentazione recante il protocollo indicato nella check-list e riconducibile alla descrizione registrata, che

12 Sezione della check-list Check-item/Anomalia Modalità operative Pratiche gestite nella campagna Non conformità del documento particelle con documentazione non idonea Assenza firma della documentazione aggiuntiva a perfezionamento del titolo di conduzione, anche attualizzata L anomalia non è sanabile L anomalia non è sanabile Assenza non giustificata della copia originale della domanda della documentazione congrua (per data di formazione) atta a giustificare l assenza (es.: denuncia di smarrimento, furto, ecc., presentate presso le competenti Autorità) Per quanto riguarda la presentazione di documenti giustificativi delle particelle, rilevati come assenti durante la verifica, e presentati allo sportello per la risoluzione delle relative anomalie, si precisa che si procederà alla ulteriore verifica di conformità nella referenziazione delle particelle. In caso di esito negativo questo porterà alla determinazione delle medesime tipologie di non conformità definite dall atto di rilevazione, usato nella verifica iniziale presso la sede CAA.

13 2.7 Erroneo inserimento di numeri di protocollo La risoluzione delle irregolarità, attraverso la modifica dei dati acquisiti nel fascicolo elettronico, è prevista, nel caso di erroneo inserimento di numeri di protocollo. In seguito, attraverso lo sportello preposto all attività di ravvedimento operoso, avviene la verifica della correzione apportata e si procede alla risoluzione della relativa anomalia. Questa tipologia di errore genera l anomalia Assenza nel fascicolo nella sezione 2.2.B della check-list. Nel solo caso in cui sia stato generato per mero errore materiale, un numero di protocollo può essere annullato. La richiesta di annullamento del protocollo deve pervenire dal Responsabile Nazionale del CAA. Per attivare la procedura, si deve comunicare al Servizio Tecnico gli estremi del verbale dei controlli di qualità, in cui ricadono le posizioni del protocollo da annullare e gli estremi delle posizioni di cui si chiede l annullamento, ed il motivo della richiesta. Presso lo sportello sarà verificato l accoglimento della richiesta del CAA da parte del Servizio Tecnico e, in caso positivo, sarà risolta l anomalia relativa agli estremi del protocollo annullato. 2.7 Fascicoli provenienti da altro CAA o da altro ente diverso dal CAA Per i fascicoli ricadenti nelle seguenti fattispecie: Trasferimento di fascicoli tra CAA per revoca o rescissione del mandato Fascicoli acquisiti da produttori che precedentemente erano in proprio Fascicoli di produttori provenienti da soggetti terzi AGEA, ad integrazione delle procedure di gestione del fascicolo aziendale, ha previsto le seguenti specifiche disposizioni. a. Trasferimento di fascicoli tra CAA per revoca o rescissione del mandato. In aggiunta alle istruzioni inerenti la gestione della revoca del mandato, contenute nel Manuale del Fascicolo, nel caso in cui il CAA nuovo mandatario non riceva il fascicolo dal CAA revocato, o che non riceva tutti i documenti precedentemente in carico al CAA revocato, affinché questo non porti ad una non corretta gestione del fascicolo con conseguenze, in caso di controlli, che ricadono sul CAA nuovo mandatario, per responsabilità tuttavia attribuibili al CAA revocato, con la presente circolare, nelle more di nuove disposizioni normative in ordine alla revoca e rescissione del mandato, si impartiscono le seguenti istruzioni operative. Si dispone altresì che il CAA abbia 15 giorni di tempo dalla presa in carico del fascicolo, per richiedere al produttore la documentazione pregressa attiva alla data di presa in carico. Si dispone che il nuovo CAA mandatario del produttore possa provvedere alla costituzione del fascicolo presso la propria sede, senza l obbligo di presa in carico dell intera documentazione acquisita dal CAA di provenienza, fatta salva la necessità di acquisire nel fascicolo tutta la documentazione attiva alla data di presa in carico del fascicolo.

14 All atto della presa in carico del fascicolo, il CAA deve produrre una dichiarazione dove viene specificata la documentazione non pervenuta dal CAA revocato. Tale dichiarazione deve essere regolarmente protocollata ed archiviata nel fascicolo. b. Fascicoli acquisiti da produttori che precedentemente erano in proprio. Si dispone che il CAA abbia 15 giorni di tempo dalla presa in carico del fascicolo, per richiedere ad AGEA la documentazione pregressa attiva alla data di presa in carico. AGEA rilascia copia conforme della documentazione richiesta. All atto della presa in carico del fascicolo il CAA deve produrre una dichiarazione, dove viene specificata la documentazione non richiesta ad AGEA, perché non attiva alla data di presa in carico del fascicolo. Tale dichiarazione deve essere regolarmente protocollata ed archiviata nel fascicolo. Operativamente, il CAA deve effettuare la richiesta all Ufficio Riesame S.I.N., inviando una alla casella con oggetto fascicolo aziendale - richiesta documenti produttore, indicando il numero di protocollo e la descrizione dei documenti richiesti. Il trasferimento dei documenti dall Ufficio Riesame S.I.N. ai CAA avviene tramite invio degli stessi in formato elettronico. c. Fascicoli di produttori provenienti da soggetti terzi (es. associazioni oleicole). Si tratta di situazioni particolari per le quali i fascicoli possono essere stati in tutto o in parte costituiti presso soggetti terzi, che vengono successivamente trasferiti presso CAA. Si dispone che il nuovo CAA mandatario del produttore possa provvedere alla costituzione del fascicolo, senza l obbligo di presa in carico dell intera documentazione acquisita dal soggetto terzo, fatta salva la necessità di acquisire nel fascicolo tutta la documentazione attiva alla data di presa in carico del fascicolo. Si dispone altresì che il CAA abbia 15 giorni di tempo dalla presa in carico del fascicolo, per richiedere al produttore la documentazione pregressa attiva alla data di presa in carico. All atto della presa in carico del fascicolo, il CAA deve produrre una dichiarazione dove viene specificata la documentazione non pervenuta dal soggetto terzo, con indicazione dei numeri di protocollo ai quali ci si riferisce. Tale dichiarazione deve essere regolarmente protocollata ed archiviata nel fascicolo. Risoluzione anomalie Per tutto quanto disposto, anche per la documentazione allegata a fascicoli ricadenti nelle fattispecie descritte per la risoluzione delle anomalie, sono valide le medesime regole descritte nei paragrafi 2.5 e 2.6. Il Titolare dell Ufficio Monocratico Alberto Migliorini