MANUALE PER I CONTROLLI DELLE OPERAZIONI AFFIDATE MEDIANTE APPALTI E PROCEDURE ASSIMILABILI FSE

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1 Direzione Istruzione Formazione Professionale Lavoro MANUALE PER I CONTROLLI DELLE OPERAZIONI AFFIDATE MEDIANTE APPALTI E PROCEDURE ASSIMILABILI FSE Pagina 1

2 INDICE CAPITOLO 1 - PRINCIPI GENERALI E TIPOLOGIE SPECIFICHE DI OPERAZIONI Definizione di operazione Aspetti specifici riguardanti l affidamento mediante appalto o procedure assimilabili Tipologie specifiche di operazioni... 5 CAPITOLO 2 - DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE DI VERIFICA Aspetti generali sui controlli Descrizione dei singoli items oggetto di verifica... 9 Pagina 2

3 CAPITOLO 1 - PRINCIPI GENERALI E TIPOLOGIE SPECIFICHE DI OPERAZIONI 1.1 Definizione di operazione Al fine di procedere in modo corretto all analisi delle diverse procedure e strumenti per la verifica delle spese sostenute, occorre innanzitutto partire dal concetto di operazione. Secondo l art. 2 del Reg. CE 1083/2006 per operazione si intende un progetto o un gruppo di progetti selezionati dall A.d.g./O.I. di un Programma Operativo, o sotto la sua responsabilità, e attuato da uno o più beneficiari, che consente il conseguimento degli scopi dell asse prioritario a cui si riferisce. Da questa definizione consegue che ai fini della certificazione delle spese alla Commissione europea e prima ancora nella gestione dei flussi finanziari all interno dell A.d.G. e tra l A.d.G. e gli O.I. è necessario definire per ciascun atto programmatorio / direttiva - il livello di aggregazione dei progetti similari/omogenei aventi carattere di accessorietà e/o strumentalità, sulla base delle indicazioni contenute nell art. 2 del Reg. CE 1083/ Aspetti specifici riguardanti l affidamento mediante appalto o procedure assimilabili I principali riferimenti normativi sono: Art. 60 del Regolamento (CE) 1083/2006 Art. 13, paragrafi 2, 3, 4 e 5 del Regolamento (CE) 1828/2006. Le verifiche che l autorità di gestione (o l organismo intermedio) è tenuta a effettuare a norma dell articolo 60,lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006 riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni. Le verifiche consentono di accertare che: - le spese dichiarate siano reali, - i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, - le domande di rimborso del beneficiario 1 siano corrette, - le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Le verifiche comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione. Le verifiche comprendono le seguenti procedure: a) verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari; b) verifiche in loco di singole operazioni (anche su base campionaria). Qualora le verifiche in loco di cui alla precedente lettera b), relative a un programma operativo, siano effettuate su base campionaria, l autorità di gestione/l organismo intermedio conserva una documentazione che descriva e giustifichi il metodo di campionamento e indichi le operazioni o le transazioni selezionate per la verifica. 1 Per «beneficiario» ai sensi dell art. 2 del Regolamento (CE) 1083/2006 si intende: un operatore, organismo o impresa, pubblico o privato, responsabile dell'avvio o dell'avvio e dell'attuazione delle operazioni; nel quadro del regime di aiuti di cui all'articolo 87 del trattato, i beneficiari sono imprese pubbliche o private che realizzano un singolo progetto e ricevono l'aiuto pubblico. Pagina 3

4 L autorità di gestione/l organismo intermedio definisce le dimensioni del campione in modo da ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle pertinenti transazioni, tenendo conto del grado di rischio da essa identificato in rapporto al tipo di beneficiari e di operazioni interessati. Il metodo di campionamento viene riesaminato ogni anno. L autorità di gestione/l organismo intermedio tiene una documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante: - il lavoro svolto, - la data della verifica e il nominativo del verificatore, - i risultati della verifica/ esiti delle verifiche, - i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate. L A.d.G e gli O.I. provvedono alla registrazione degli esiti dei controlli effettuati mediante sistema informativo e assicurano la tracciabilità (identità e ubicazione) dei documenti cartacei riguardanti le singole verifiche effettuate. Il sistema informativo consente di: - registrare gli esiti di sintesi dei controlli effettuati mediante l ausilio della check list allegata al presente manuale e del verbale informatizzato che verrà prodotto dalla procedura informatica, - elaborare i dati relativi ai controlli, - supportare la gestione delle procedure di controllo, - rendere disponibili le informazioni ai diversi soggetti coinvolti nel processo di controllo, - trasmettere dati e informazioni ai fini della certificazione della spesa. Per ogni tipologia di controllo della check list presente sul sistema informativo sono inoltre indicati, accanto all esito e all effetto conseguente al controllo, i dati identificativi della documentazione cartacea inerente i singoli controlli effettuati e la loro ubicazione (archiviazione). Nel caso di controlli in loco, il verbale cartaceo riporta i contenuti generali sopra elencati e la firma del referente, presente alla verifica, dell ente presso il quale è stata condotta la verifica. Mediante sistema informativo viene data evidenza dell effettuazione dei controlli in loco e, come per gli altri controlli effettuati, si rinvia ai verbali cartacei relativi (dati identificativi e indicazione relative all archiviazione). Qualora l autorità di gestione/organismo intermedio sia anche beneficiario, le disposizioni riguardanti le verifiche garantiscono un adeguata separazione delle funzioni in conformità dell articolo 58, lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006. Per operazioni affidate mediante appalto o procedure assimilabili, i controlli dovranno, dunque, essere effettuati da un ufficio/funzionario responsabile della funzione di controllo, come previsto nella Pista di controllo approvata dall A.d.G e dagli Organismi Intermedi all interno della descrizione del Sistema di Gestione Controllo di cui all allegato XII del Reg. CE 1828/2006. Pagina 4

5 1.3 Tipologie specifiche di operazioni Contratti così come definiti dall art. 3 comma 6 del D.Lgs 163/2006 e ss.mm.ii. Nell ambito dei contratti così come definiti all art. 3, comma 6 del D.Lgs.163/2006 e ss.mm.ii., l operazione coincide con il contratto stipulato a meno che: a) il contratto trovi copertura finanziaria nell ambito di due o più assi prioritari del POR; b) l Atto di indirizzo regionale e/o le disposizioni provinciali definiscano per operazione gruppi omogenei di attività all interno dello stesso contratto. Nelle ipotesi a) e b) l operazione coincide, dunque, con gruppi di attività all interno dello stesso contratto che consentono il conseguimento degli scopi dell asse prioritario a cui si riferiscono. Ambito di applicazione: contratti di appalto, sopra e sotto soglia, affidati ai sensi del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. e contratti di concessione aventi per oggetto l acquisizione di servizi o di forniture (ivi compresi i contratti esclusi in tutto o in parte dall ambito di applicazione del codice ai sensi del Titolo II del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii.); acquisizioni in economia ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. di importo pari o superiore a euro. Definizione L operazione coincide con il contratto stipulato o con parti di esso, da intendersi come gruppi omogenei di attività predefiniti all interno dello stesso contratto. Beneficiario dell operazione: la Regione o la Provincia Acquisizioni in economia ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. di importo inferiore a euro (cottimo fiduciario < euro). L operazione è l insieme delle acquisizione di beni e servizi di importo inferiore a euro per singola acquisizione/contratto, effettuate in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale, purché consentano il conseguimento degli scopi dell asse prioritario a cui si riferiscono. Ambito di applicazione: Acquisizioni in economia ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. di importo inferiore a euro. Definizione L operazione coincide con l insieme delle acquisizione di beni e servizi di importo inferiore a euro (per singola acquisizione/contratto) effettuate in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale. Nel caso in cui l Amministrazione provinciale o regionale lo ritenga opportuno, è possibile trattare come singole operazioni ciascuna o solo talune delle acquisizioni effettuate, dando evidenza della relativa motivazione. Beneficiario dell operazione: la Regione o la Provincia. Pagina 5

6 1.3.3 Incarichi a liberi professionisti L operazione è l insieme degli incarichi a liberi professionisti effettuati in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale, purché consentano il conseguimento degli scopi dell asse prioritario a cui si riferiscono. Ambito di applicazione: Incarichi a liberi professionisti 2 (indipendentemente dal valore). Definizione di operazione L operazione coincide con l insieme degli incarichi a liberi professionisti effettuati in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale. Nel caso in cui l Amministrazione provinciale o regionale lo ritenga opportuno, è possibile trattare come singole operazioni ciascuno o solo taluni degli incarichi a liberi professionisti effettuati, dando evidenza della relativa motivazione. Beneficiario dell operazione: la Regione o la Provincia Personale interno e collaborazioni coordinate e continuative L operazione è l insieme degli incarichi affidati tramite collaborazioni coordinate e continuative (co.co.co.) o a personale proprio dell Amministrazione in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale, purché consentano il conseguimento degli scopi dell asse prioritario a cui si riferiscono. Ambito di applicazione: Incarichi a dipendenti dell ente o collaborazioni coordinate e continuative per attività realizzate in amministrazione diretta. Definizione di operazione L operazione coincide con l insieme degli incarichi affidati in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale. Nel caso in cui l Amministrazione provinciale o regionale lo ritenga opportuno, è possibile trattare come singole operazioni ciascun incarico o alcuni degli incarichi effettuati, dando evidenza della relativa motivazione. Beneficiario dell operazione: la Regione o la Provincia. 2 Incarichi individuali con contratto di lavoro autonomo (collaborazione occasionale o incarico con P.IVA), conferiti ai sensi dell art. 7, comma 6 e 6 bis del D.Lgs. 165/2001 e ss.mm.ii., nel rispetto delle specifiche disposizioni stabilite da ciascun ente. Pagina 6

7 CAPITOLO 2 - DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE DI VERIFICA 2.1 Aspetti generali sui controlli Le istruzioni di seguito fornite consentono di delineare il piano di controllo e l insieme delle verifiche in ufficio (verifiche amministrative su base documentale) e in loco che occorre effettuare al fine di ottemperare alle prescrizioni normative di cui all art. 13 del Reg. 1828/2006. Per le fattispecie di operazione delineate al capitolo precedente verranno fornite indicazioni sugli items di verifica pertinenti e sulle loro modalità di applicazione. Gli items del controllo verranno analizzati per le fasi di istruttoria e di esecuzione e riguarderanno gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni. I controlli sono effettuati sia in ufficio che in loco sul 100% delle operazioni. I controlli in loco su base campionaria potranno essere effettuati solo previa definizione di un metodo di campionamento delle operazioni, avente le caratteristiche previste dalla normativa di riferimento e che dovrà, comunque, essere sottoposto a validazione da parte dell A.d.G. Gli esiti dei controlli effettuati, siano essi in ufficio o in loco, sono valorizzati quadrimestralmente nell ambito di una check-list; ai fini della certificazione della spesa l esito complessivo della check list sarà positivo o positivo con raccomandazioni; nel caso anche solo uno degli item di controllo risulti con esito negativo, l esito complessivo della check list sara negativo, rendendo non certificabile la relativa spesa. La responsabilità del controllo è attribuita all Ufficio/Unità Controlli/Funzionario responsabile della funzione, così come previsto da ciascuna Pista di controllo Il soggetto incaricato del controllo può eventualmente recepire per alcuni items della check list l esito del controllo effettuato da soggetti terzi, nel rispetto del principio della separazione delle funzioni in conformità dell articolo 58, lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006, nonché attribuire un giudizio di non pertinenza. Per i contratti così come definiti all art. 3 comma 6 del D.Lgs 163/2006 e ss.mm.ii, i controlli sono effettuati sulla base di quanto previsto da: contratto sottoscritto; determinazione di aggiudicazione; offerta presentata dal soggetto aggiudicatario, corredata di tutta la documentazione presentata; bando di gara (e eventuale documento complementare/disciplinare di gara); capitolato d oneri; eventuali variazioni sostanziali e formalizzate concordate tra le parti; normativa di riferimento in materia di appalti e contratti; normativa applicabile in relazione all oggetto del contratto. Per le acquisizioni in economia ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. di importo inferiore a euro, i controlli sono effettuati sulla base di quanto previsto da: documenti relativi alla procedura di acquisizione del bene/servizio (es. provvedimenti emanati dall Amministrazione nel rispetto del regolamento interno ai sensi dell art. 125 comma 10 del D.Lgs. 163/2006); normativa di riferimento in materia di appalti e contratti; normativa applicabile in relazione all oggetto del contratto. Pagina 7

8 Per gli incarichi a liberi professionisti (collaborazioni occasionali o a P.IVA), i controlli sono effettuati sulla base di quanto previsto da: documenti relativi alla procedura di selezione; incarico conferito; normativa di riferimento in materia di incarichi; normativa applicabile in relazione all oggetto dell incarico. Per il personale interno e i co.co.co., i controlli sono effettuati sulla base di quanto previsto da: documenti relativi alla procedura di selezione (per i co.co.co.); incarico conferito; normativa di riferimento in materia di incarichi; normativa applicabile in relazione all oggetto dell incarico. Deve essere effettuato almeno un controllo in loco per ciascuna operazione; in caso di operazioni con durata pluriennale deve essere effettuato almeno un controllo in loco per ciascun anno di contratto. I controlli in loco possono essere effettuati: - nel caso dell acquisto di beni, presso la sede in cui si trova il/i bene/i, che può essere eventualmente coincidente con la sede dell Amministrazione; - nel caso dell acquisto di servizi, incarichi a liberi professionisti (collaborazioni occasionali o a P.IVA), incarichi a personale interno e co.co.co., presso la sede in cui viene fornita la prestazione, che può essere eventualmente coincidente con la sede dell Amministrazione. Nel rispetto di tali condizioni minime ogni Amministrazione, nell esercizio della propria autonomia, definisce per la singola operazione, in ragione delle caratteristiche della stessa e sulla base di ragioni di pertinenza e significatività: - l oggetto del controllo da loco; - le tempistiche di svolgimento; - le modalità concrete di effettuazione dello stesso. Nel caso di operazioni composte da più progetti (più incarichi o più contratti) il controllo in loco può riguardare anche solo uno o alcuni di essi, selezionati dall A.d.G./O.I. sulla base di criteri trasparenti, con adeguata motivazione. Pagina 8

9 2.2 Descrizione dei singoli items oggetto di verifica Tipologia: controllo inerente aspetti amministrativi OGGETTO 1. Verifica del rispetto della normativa inerente le procedure di selezione degli operatori e dell affidabilità del soggetto che realizza l'attività (fase istruttoria): capacità a contrarre con la Pubblica Amministrazione e idoneità a partecipare a gare di appalto e/o procedure di selezione per incarichi; verifica eventuali requisiti specifici richiesti C5 (affidabilità dell operatore) ufficio Si tratta di un controllo non pertinente nel caso in cui l operazione riguardi l insieme degli incarichi a personale interno all ente, affidati in attuazione di uno specifico Atto di indirizzo regionale. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare: - la conformità della documentazione inerente la procedura d appalto o la procedura di selezione per gli incarichi; - la conformità della documentazione presentata dal proponente in merito all idoneità a partecipare alla gara d appalto o alla procedura di selezione per incarichi, inclusi i requisiti specifici richiesti. Documentazione amministrativa da acquisire per la fase istruttoria: se il contraente è una persona giuridica: i) appalti: - bando di gara e/o inviti per procedure ristrette o negoziate; - esiti delle verifiche effettuate d'ufficio: iscrizione CCIAA, casellario giudiziale legali rappresentanti e sanzioni amministrative, procura della repubblica carichi pendenti, agenzia entrate/anagrafe tributaria, DURC (Documento unico regolarità contributiva rilasciato da INPS-INAIL), misure di prevenzione, prefettura, tribunale fallimentare, Equitalia, rispetto della legge 68/1999; - documentazione richiesta da bando/capitolato di gara e verbali di gara; - verbali di valutazione delle offerte; - determinazione di aggiudicazione; - contratto. ii) Affidamenti/acquisti uguali o superiori a euro: - documentazione relativa alla consultazione degli operatori (lettere di invito o bando); - esiti delle verifiche effettuate d'ufficio: iscrizione CCIAA, casellario giudiziale legali rappresentanti e sanzioni amministrative, procura della repubblica carichi pendenti, agenzia entrate/anagrafe tributaria, DURC (Documento unico regolarità contributiva rilasciato da INPS-INAIL), misure di prevenzione, prefettura, tribunale fallimentare, Equitalia, rispetto della legge 68/1999; - documentazione richiesta da bando/capitolato di gara e verbali di gara; - verbali di valutazione delle offerte; - determinazione di affidamento; - contratto. Pagina 9

10 iii) Affidamenti/acquisti inferiori a euro: - documentazione relativa alla consultazione degli operatori (lettere di invito o bando); - esiti delle verifiche effettuate d'ufficio: iscrizione CCIAA, casellario giudiziale legali rappresentanti e sanzioni amministrative, procura della repubblica carichi pendenti, agenzia entrate/anagrafe tributaria, DURC (Documento unico regolarità contributiva rilasciato da INPS-INAIL), misure di prevenzione, prefettura, tribunale fallimentare, Equitalia, rispetto della legge 68/1999; - verbali di valutazione delle offerte; - determinazione di affidamento; - contratto. se il contraente è una persona fisica iv) Incarichi a personale esterno (liberi professionisti e co.co.co.): - documentazione relativa alla procedura di selezione; - esiti delle verifiche effettuate d'ufficio: iscrizione CCIAA, casellario giudiziale della persona e sanzioni amministrative, procura della repubblica carichi pendenti, agenzia entrate/anagrafe tributaria, DURC o DRC (documento di regolarità contributiva rilasciato dall ente competente) misure di prevenzione, prefettura, tribunale fallimentare, Equitalia; - verbali relativi alla procedura attivata; - curriculum e requisiti; - determinazione di affidamento; - contratto/lettera di incarico. v) Incarichi a personale interno: - lettera di incarico con quantificazione del tempo dedicato al progetto. Nell ambito di tale verifica è possibile acquisire le risultanze di controlli già effettuati da un soggetto terzo. - normativa di riferimento in materia di appalti e contratti; - normativa applicabile in relazione all oggetto del contratto; - bando di gara (e eventuale documento complementare/disciplinare di gara); - capitolato d oneri; - offerta presentata dal soggetto aggiudicatario, corredata di tutta la documentazione presentata; - determinazione di aggiudicazione/affidamento; - lettera di incarico (solo per personale interno). Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Pagina 10

11 Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 2. Verifica dell'affidabilità del soggetto che realizza l'attività in fase di esecuzione del contratto: verifica dello stato dell'accreditamento di cui al D.M. 166/2001 o di altre autorizzazioni e/o forme di accreditamento richieste per lo svolgimento del servizio; verifica del rispetto della normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008), nel caso di servizi rivolti all utenza svolti presso sedi diverse da quelle appartenenti al Committente o ad altre Pubbliche Amministrazioni; verifica degli aspetti amministrativi relativi al soggetto che realizza le attività ai fini del pagamento C5 (affidabilità dell operatore) C2 (indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo non pertinente nel caso in cui l operazione riguardi incarichi a personale interno all ente, incarichi a co.co.co e a liberi professionisti per quanto riguarda: a. il persistere delle condizioni necessarie per il mantenimento dell accreditamento di cui al D.M. 166/2001 o di altre autorizzazioni e/o forme di accreditamento richieste per lo svolgimento del servizio; b. la conformità alle disposizioni previste in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008). MODALITÀ Nei casi in cui il requisito dell accreditamento di cui al D.M. 166/2001 sia richiesto come requisito a pena di esclusione per la partecipazione alla gara, ai fini delle procedure di controllo è necessario tenere conto degli effetti dei provvedimenti relativi all accreditamento: accoglimento, diniego, decadenza, sospensione e revoca. Qualora uno dei provvedimenti sopra elencati venga adottato a seguito di non conformità rilevate sui parametri relativi all operatore gli effetti dei suddetti atti si estendono a tutte le sedi operative dell operatore medesimo. Nella comunicazione all operatore di avvio dei procedimenti di sospensione, revoca e decadenza, sono stabilite le modalità e i termini perentori entro i quali presentare quanto richiesto dall Amministrazione regionale. L avvio dei procedimenti di cui alla lettera precedente è contestualmente comunicato alla Provincia competente che, sulla base delle verifiche degli elementi di fatto e degli interessi dell utenza coinvolta, provvede a segnalare all Amministrazione regionale lo stato dei procedimenti di propria competenza inerenti l operatore interessato, nonché eventuali esigenze o problematiche specifiche. E necessario che il soggetto che effettua il controllo verifichi il numero e le motivazioni delle prescrizioni o degli avvii di procedimento a cui è stato sottoposto il soggetto. Il venir meno del requisito dell accreditamento, ove richiesto come requisito a pena di esclusione per la partecipazione alla gara e, di conseguenza, come presupposto essenziale per l affidamento del servizio, deve comportare la risoluzione del contratto. Pagina 11

12 Nei casi in cui sia richiesto per lo svolgimento del servizio il possesso di altre autorizzazioni e/o forme di accreditamento, ai fini delle procedure di controllo è necessario tenere conto degli effetti dei provvedimenti relativi emanati dall autorità competente. Per quanto riguarda la conformità alle disposizioni previste in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008), si precisa che si tratta di una verifica pertinente solo nel caso di servizi rivolti all utenza svolti presso sedi diverse da quelle appartenenti al Committente (ad esempio i Centri per l'impiego) o ad altre Pubbliche Amministrazioni (ad esempio i Comuni). In linea di massima tale verifica richiede che sia controllata la sussistenza: a) del documento di valutazione dei rischi; b) della nomina del Responsabile del servizio Prevenzione e Protezione; c) della nomina del Medico del Lavoro (se prevista); d) della comunicazione alla Azienda Sanitaria Locale e alla Direzione Provinciale del Lavoro dei nominativi dei Responsabili della Sicurezza (se prevista). Per quanto riguarda la verifica degli aspetti amministrativi relativi al soggetto che realizza le attività ai fini del pagamento, la documentazione amministrativa da acquisire è: in caso di persone giuridiche i) appalto: S.A.L., DURC, Equitalia, attestazione di corretta esecuzione del servizio da parte del DEC/responsabile del procedimento (in atto di liquidazione); ii) affidamenti/acquisti uguali o superiori a euro: S.A.L., DURC, Equitalia, attestazione corretta esecuzione del servizio da parte del DEC/responsabile del procedimento (in atto di liquidazione); iii) affidamenti/acquisti inferiori a euro: DURC, Equitalia, relazione attività, corretta esecuzione dell'incarico/attestazione da parte del responsabile del procedimento (in atto di liquidazione); in caso di persone fisiche iv) incarichi personale esterno: relazione attività, time sheet o prodotti (in base a quanto previsto dal contratto), corretta esecuzione dell'incarico/attestazione da parte del responsabile del procedimento (in atto di liquidazione); v) incarichi personale interno: relazione attività, time sheet/presenze. Per tale verifica è possibile acquisire le risultanze di controlli già effettuati da un soggetto terzo. - normativa nazionale e regionale; - bando di gara; - capitolato; - offerta presentata; - documentazione prodotta dal prestatore di servizio. Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto e/o se opportuno in fase di esecuzione. Positivo; Pagina 12

13 Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 3. Verifica del rispetto degli adempimenti pubblicitari relativamente alla sede e ai materiali destinati alla pubblicazione (pubblicità, documenti, rapporti, relazioni, ecc.) C2 (indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo non pertinente nel caso in cui l operazione non preveda espressamente: - la pubblicità ; - l erogazione di un servizio rivolto ad utenti terzi presso sedi diverse da quelle appartenenti al Committente (ad esempio i Centri per l'impiego) o ad altre Pubbliche Amministrazioni (ad esempio i Comuni) oppure - la produzione di materiali destinati alla pubblicazione (pubblicità, documenti, rapporti, relazioni, ecc.). MODALITA Il soggetto incaricato del controllo deve verificare il rispetto degli adempimenti previsti dalla normativa comunitaria (Reg. CE 1083/2006 e Reg. CE 1828/2006), nazionale e regionale di riferimento. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - documentazione prodotta dal prestatore del servizio. Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto e/o se opportuno in fase di esecuzione. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Negativo. Pagina 13

14 Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 4. Verifica del rispetto degli adempimenti amministrativi previsti nel contratto C2 (indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare: - la conformità della documentazione presentata dal prestatore del servizio nel rispetto degli adempimenti amministrativi previsti nel contratto; - la conformità dei servizi resi agli adempimenti previsti dal contratto. Ad esempio, il contratto può prevedere modalità di registrazione delle attività rivolte agli utenti; lo svolgimento delle attività presso sedi e secondo gli orari indicati nell'offerta, ecc., tali aspetti sono, pertanto, essere oggetto di verifica. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - bando di gara; - capitolato; - offerta presentata; - documentazione prodotta dal prestatore di servizio; - contratto. Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto e/o se opportuno in fase di esecuzione. Il rispetto di alcuni adempimenti specifici (es. relazione finale di conclusione delle attività) dovrà essere verificato alla chiusura del contratto. Positivo; Pagina 14

15 Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 5. Verifica dei requisiti dei destinatari C2 (indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo non pertinente nel caso in cui l operazione non preveda l erogazione di un servizio rivolto ad utenti terzi. MODALITÀ Occorre verificare il rispetto dei requisiti previsti nel contratto; i requisiti sono rappresentati tipicamente dalle caratteristiche dei destinatari come ad esempio: - età; - sesso; - titolo di studio; - condizione occupazionale. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - bando di gara; - capitolato; - offerta presentata; - documentazione prodotta: schede anagrafiche. Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto e/o se opportuno in fase di esecuzione. Positivo; Pagina 15

16 Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 6. Verifica della correttezza della realizzazione: idoneità dei prodotti rilasciati e dei servizi resi in rapporto alle specifiche previste dal contratto, dal progetto approvato e dalla documentazione di gara C2 (indicatore degli adempimenti pubblicitari e amministrativi) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare la rispondenza tra quanto realizzato e quanto progettato (incluse eventuali autorizzazioni a variazioni in corso d opera). Occorre verificare almeno i seguenti aspetti: - rispetto dei tempi previsti per l esecuzione delle singole attività; - rispetto delle scadenze previste nel contratto; - rispetto delle modalità di esecuzione delle attività. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - contratto; - documentazione prodotta dal proponente; - stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. Il controllo viene effettuato in fase di esecuzione del contratto. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Pagina 16

17 Negativo; Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 7. Verifica del rispetto delle prescrizioni impartite dall Amministrazione C3 (Indicatore dell ottemperanza delle prescrizioni) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare le modalità e i tempi di adeguamento del servizio: - alle prescrizioni, indicazioni, richieste impartite dal DEC/responsabile del procedimento, nello svolgimento dei propri compiti, o comunicate dal soggetto incaricato del controllo in occasione di precedenti verifiche; o - alle modifiche e/o delle integrazioni concordate tra le parti circa il contenuto delle azioni previste nel progetto approvato/incarico o relativamente ai tempi di svolgimento dei servizi o di rilascio dei prodotti. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - contratto; - prescrizioni comunicate in occasione di precedenti verifiche (anche svolte da soggetti terzi); - modifiche e/o integrazioni concordate tra le parti; - documentazione prodotta dal proponente; - verbali di precedenti verifiche. Il controllo viene effettuato prevalentemente all avvio del contratto e/o se opportuno in fase di esecuzione. Positivo; Pagina 17

18 Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. Tipologia: controllo inerente aspetti finanziari OGGETTO 8. Verifica totale liquidato/totale previsto come da importo indicato nel contratto o, a seconda dei casi, in ciascun contratto o incarico di cui si compone l'operazione C01 (indicatore di efficienza finanziaria) ufficio Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste; nel caso di operazioni composte da una pluralità di progetti (contratti o incarichi), il controllo è effettuato in riferimento al preventivo di ciascun contratto/incarico e non al preventivo dell operazione. MODALITÀ La verifica si concretizza nel confronto tra la previsione di spesa (con eventuali varianti) intesa come spesa sostenuta dall AdG o dall O.I. e il corrispettivo fatturato dal prestatore del servizio sulla base dei prodotti e/o servizi resi come riportato nello stato avanzamento lavori (S.A.L.). - normativa comunitaria, nazionale e regionale - contratto; - stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. Il controllo viene effettuato in fase di esecuzione e a conclusione del contratto. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Pagina 18

19 Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. OGGETTO 9. Verifica del corrispettivo orario o per giornata di lavoro: costo/numero ore di servizio erogate o costo/numero giornate di lavoro erogate; per corrispettivi erogati sulla base di prezzi unitari, verifica del rapporto costo/numero beni o servizi resi; per corrispettivi erogati sulla base di un budget a preventivo, verifica delle spese indicate a consuntivo rispetto al budget approvato CO2 (indicatore di costo destinatario) CO3 (indicatore costo orario) ufficio Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare, a seconda di quanto previsto nel contratto: - il costo in rapporto al numero ore di servizio erogate e/o - il costo in rapporto al numero giornate di lavoro erogate e/o - il costo in rapporto al numero dei beni o dei servizi resi e/o - le spese sostenute in rapporto al budget approvato a preventivo. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - contratto; - stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. Il controllo viene effettuato in fase di esecuzione e a conclusione del contratto. Positivo Positivo con raccomandazioni Negativo Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. Pagina 19

20 OGGETTO 10. Verifica della corrispondenza tra avanzamento finanziario e avanzamento tecnico - fisico: verifica di merito circa la corrispondenza tra l avanzamento della spesa (evidenziato nella fattura) e lo stato avanzamento lavori reale (documentazione attestante lo svolgimento dell'attività dichiarata nel stato avanzamento lavori S.A.L./documentazione attestante lo svolgimento delle attività, prodotti e/o servizi resi) C01 (indicatore di efficienza finanziaria) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo pertinente per ciascuna delle tipologie di operazione previste. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo deve verificare il reale avanzamento dei servizi resi e la relativa corrispondenza con l avanzamento della spesa dichiarata. Occorre verificare nel merito la corrispondenza tra l avanzamento della spesa (dichiarato nel S.A.L./documentazione attestante lo svolgimento delle attività) e lo stato di avanzamento reale dei servizi resi sulla base di quanto descritto e documentato nello stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. Il controllore verificherà la documentazione prodotta attestante lo svolgimento delle attività dichiarato nello stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - contratto; - documentazione prodotta dal prestatore di servizio; - stato avanzamento lavori (S.A.L.)/documentazione attestante lo svolgimento delle attività. Il controllo viene effettuato in fase di esecuzione e a conclusione del contratto. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti/misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. Pagina 20

21 Tipologia: controllo inerente aspetti tecnici e fisici OGGETTO 11. Verifica dell assenza di segnalazioni negative da parte dei destinatari terzi a cui è rivolto il servizio e/o della soddisfazione degli stessi R3 (indicatore di soddisfazione dei destinatari) ufficio e/o, eventualmente, in loco Si tratta di un controllo non pertinente nel caso in cui l operazione non preveda l erogazione di un servizio rivolto ad utenti terzi. MODALITÀ Il soggetto incaricato del controllo verifica: - l assenza di segnalazioni negative da parte dei destinatari terzi a cui è rivolto il servizio; - l eventuale grado di soddisfazione espresso dagli utenti terzi del servizio (ad esempio, mediante la somministrazione campionaria di un questionario di soddisfazione del servizio); - l eventuale presenza di rilievi formulati dalla committenza. - normativa comunitaria, nazionale e regionale; - contratto; - documentazione prodotta dal prestatore del servizio; - documentazione pervenuta all Amministrazione (lettere, comunicazioni verbali, ecc.); - questionari di gradimento/soddisfazione o altri strumenti di rilevazione. Il controllo viene effettuato in fase di esecuzione e/o a conclusione del contratto. Positivo; Positivo con raccomandazioni; Negativo. Nel caso in cui l esito sia positivo con raccomandazioni, occorre specificare nelle motivazioni la Nel caso in cui l esito sia negativo, occorre specificare nelle motivazioni le ragioni per cui l esito del gradualità provvedimenti / misure di auto-tutela amministrativa, si potrà procedere all applicazione di penali ed, eventualmente, alla risoluzione del contratto. Pagina 21