OGGETTO: Riorganizzazione dell archivio e protocollo. Istituzione dello sportello unico per il cittadino.

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1 PAG. 1 OGGETTO: Riorganizzazione dell archivio e protocollo. Istituzione dello sportello unico per il cittadino. L anno duemiladodici, addì sette del mese di novembre in Macerata e nella sede Municipale, alle ore 10,00 Convocata nelle forme prescritte, si è riunita la Giunta Municipale nelle seguenti persone: PRESIDENTE: Carancini Romano ASSESSORI: Manzi Irene Blunno Marco Canesin Alferio Curzi Federica Monteverde Stefania Pantanetti Luciano Urbani Ubaldo Valentini Enzo Partecipa alla seduta il Segretario Generale Dott. Antonio Le Donne. Il Presidente, riconosciuto legale il numero degli intervenuti, dichiara aperta la seduta.

2 PAG. 2 Oggetto: Riorganizzazione dell archivio e protocollo. Istituzione dello sportello unico per il cittadino. Premesso che LA GIUNTA - con determinazione del Segretario generale n.502/31 del 3/8/12, con decorrenza 1/9/12 è stato inserito nell organigramma del Servizio Servizi al Pubblico, l Ufficio denominato Ufficio Archivio e Protocollo, con assegnazione del dipendente sig. Fabio Giordani ed avvio della procedura di copertura di altri due posti, di istruttore e istruttore direttivo; - l amministrazione comunale, al fine di adottare misure di contenimento della spesa, intende adottare anche tramite il nuovo ufficio Protocollo, un nuovo sistema di trattamento dei documenti che consenta di migliorare l efficienza nella gestione delle pratiche riducendo le operazioni manuali e ridondanti, ridurre gradualmente la documentazione cartacea in favore di quella elettronica, automatizzare gradualmente i processi di lavoro, creare la possibilità di attivare successivamente l eventuale archiviazione ottica sostitutiva di tutte le pratiche; - tra gli obbiettivi PEG e PDO 2012 del dirigente dei Servizi al Pubblico, rientrano quelli di proporre alla giunta comunale una progettazione preliminare finalizzata a riorganizzare il sistema di protocollo, archiviazione e gestione dei flussi documentali, riduzione delle spese postali e dei documenti cartacei nonché proporre l organizzazione di uno sportello polifunzionale finalizzato alla trasparenza amministrativa e dei tempi di erogazione dei servizi; Vista l allegata relazione del dirigente dei Servizi al Pubblico, illustrativa delle linee strategiche e delle misure organizzative da adottare per conseguire i predetti obbiettivi di razionalizzazione delle risorse strumentali, economiche e finalizzata allo snellimento e ammodernamento delle procedure burocratiche e dei sistemi di lavoro; Ritenuto necessario adottare, anche in via di indirizzo amministrativo, tali linee generali di riorganizzazione, anche in applicazione della normativa vigente in materia, con particolare riguardo al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell amministrazione digitale); Ritenuto dover rinviare a successive deliberazioni di giunta, l adozione di specifiche indicazioni organizzative di dettaglio, con previsione delle somme necessarie alla concreta attuazione dei suddetti obbiettivi; Con voti unanimi, resi nei modi di legge; DELIBERA 1) approvare il piano di riorganizzazione allegato, come atto di indirizzo per la riorganizzazione dei processi lavorativi e un nuovo approccio alla gestione informatizzata dell azione amministrativa del comune di Macerata;

3 PAG. 3 2) fare riserva di adottare, con successivi atti deliberativi, specifiche misure organizzative ed economiche, in attuazione del presente piano di riorganizzazione Il Responsabile del Procedimento F.to Dott. Michele d Alfonso Il Dirigente del Servizio per il parere favorevole di regolarità tecnica F.to Dott. Michele d Alfonso Il Segretario Generale per il visto di conformità dell azione amministrativa F.to Dott. Antonio Le Donne --ooooooo--

4 PAG. 4 Allegato COMUNE DI MACERATA PIANO DI RIORGANIZZAZIONE L ARCHIVIO E IL PROTOCOLLO L esigenza parte da una situazione ormai consolidata ma che presenta ampi margini di miglioramento in termini di organizzazione funzionale, burocratica, logistica, di personale, informatica, ecc. L obiettivo è approdare nel minor tempo possibile a un sistema ideale di trattamento dei documenti, cartacei ed elettronici e, infine a un nuovo sistema di lavorare. L attuale software è stato introdotto nel nostro comune con la partecipazione al progetto FDRM della Regione Marche Tra le finalità del progetto vi erano quelle di: - migliorare l efficienza nella gestione delle pratiche, riducendo le operazioni manuali e ridondanti, sostituendole con operazioni automatizzate del sistema informatico - ridurre gradualmente la documentazione cartacea, in favore di quella elettronica - adottare un sistema unico di protocollo a livello regionale - adottare un applicazione per automatizzare i processi di lavoro (workflow) in grado di gestire tutti i procedimenti - creare la possibilità di attivare successivamente l archiviazione ottica sostitutiva di tutte le pratiche attualmente in archivio di deposito Dopo aver aderito al progetto, il comune ha organizzato il nuovo protocollo informatico che, da sistema accentrato e semplificato nell unico ufficio di protocollo allora esistente e nelle semplici fasi di protocollo, assegnazione, accettazione, ricerca e archiviazione/fascicolazione cartacea si è trasformato in sistema decentrato e articolato in più uffici, nelle complesse fasi di protocollo, assegnazione, accettazione, ricerca e archiviazione/fascicolazione anche elettronica LE FASI GIA ATTUATE IL PIANO AMMINISTRATIVO/BUROCRATICO E stato nominato un gruppo di lavoro per la progettazione degli interventi organizzativi necessari all avvio del nuovo sistema E stata individuata l Area Organizzativa Omogenea ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, dei criteri di classificazione, archiviazione e comunicazione interna

5 PAG. 5 E stato predisposto ed adottato il nuovo Manuale di Gestione del Protocollo e dei Flussi Documentali e il Nuovo Titolario di Classificazione LE FASI GIA ATTUATE IL PIANO TECNICO/INFORMATICO Sono state acquisite le infrastrutture hardware essenziali (server e client) e allestite le postazioni (sostituiti i timbri con le penne stampanti, acquistati alcuni scanner, ecc.) Sostituito il vecchio programma con Paleo Attivate diverse caselle di PEC (posta elettronica certificata) Installati alcuni sistemi hardware e software per la firma digitale (consegnate le carte-firma Raffaello) Personalizzato il software per collegarlo con alcuni di quelli attualmente in uso (i messi notificatori, l iter delibere e determinazioni, SUAP, ecc.) LE FASI GIA ATTUATE IL PIANO ORGANIZZATIVO/FUNZIONALE Inseriti tutti gli utenti nell Organigramma del sistema con relativi profili e ruoli Formati i protocollisti e i responsabili Formati tutti i referenti dei vari uffici (per protocollare la posta in entrata) I referenti hanno fatto formazione a molti RdP (per protocollare la posta in uscita) LO STATO ATTUALE Abbiamo attivato il nuovo software gestionale, Paleo, che però viene utilizzato quasi esclusivamente per le fasi di protocollo, classificazione e assegnazione al rdp C è difficoltà a riorganizzare il proprio lavoro col protocollo informatico nelle altre fasi (scansione del documento, accettazione del rdp, fascicolazione in formato elettronico, con firma elettronica e PEC) ritenendolo un sostanziale aggravio procedurale. Forse, tutto ciò per mancanza di lungimiranza. Dati riferiti a tutto il 2011 I PROTOCOLLI SEGNATI SETTORE in entrata in uscita ATTIVITA' PRODUTTIVE DEMOGRAFICO AFFARI GENERALI AMBIENTE AMBITO TERRITORIALE

6 PAG. 6 CULTURA DIFENSORE CIVICO 36 3 ENTRATE FINANZIARIO PATRIMONIALE GESTIONE DEL TERRITORIO ISTITUZIONE MACERATA CULTURA LAVORI PUBBLICI PERSONALE POLIZIA MUNICIPALE SCUOLA E SPORT SEGRETERIA DEL SINDACO 1 12 SEGRETRIA GENERALE SERVIZI SOCIALI SISTEMI INFORMATIVI fabio.giordani rita.stacchiotti TOTALE LA POSTA IN ENTRATA SETTORE Conse gnata a mano Inviata per altri mezzi (fax, poste italiane, ecc.) SERVIZI DEMOGRAFICI 43% 57% ATTIVITA PRODUTTIVE 45% 55% ALTRI UFFICI LA POSTA IN USCITA N. LETTERE SPEDITE TUTTI GLI UFFICI LE SPESE POSTALI SETTORE RACCOMAN DATE ENTRATE DEMOGRAFICI ATTIVITA PRODUTTIVE FINANZIARIO POSTA ORDINARIA

7 PAG. 7 VIGILI URBANI ASSETTO DEL TERRITORIO AFFARI GENERALI LAVORI PUBBLICI UFFICIO SCUOLA MESSI NOTIFICATORI TOTALE PERCENTUALE DI SPESE POSTALI PER TIPOLOGIA DI DESTINATARIO (stima) PERSONE FISICHE 70% ALTRI SOGGETTI (PROFESSIONISTI, DITTE, ALTRE P.A.) 30% L INFORMATIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Si premettono alcune delle più importanti norme vigenti in materia Riguardo la TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI I documenti trasmessi da chiunque ad una PA con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale (art. 45, c. 1 CAD). Ai fini della verificata della provenienza, le comunicazioni sono valide se: sono sottoscritte con firma digitale, sono dotate di segnatura di protocollo informatizzato (art. 55 D.P.R. 445/00) è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, sono trasmesse attraverso sistemi di PEC (art. 47, c. 2 CAD) Riguardo le ISTANZE E DICHIARAZIONI PRESENTATE ALLA P.A. PER VIA TELEMATICA Queste sono valide se (alternativamente): - sottoscritte con firma digitale - l autore è identificato dal sistema informatico - trasmesse dall autore mediante la propria casella di PEC, purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare (art. 65, c. 1 CAD) Riguardo la VALIDITA ED EFFICACIA DELLA FIRMA DIGITALE Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, ha l efficacia prevista dall art c.c. (art. 21, c. 2 CAD)

8 PAG. 8 Le comunicazioni di documenti tra le PPAA avvengono mediante l utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa e sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza (art. 47, c. 1 CAD) In sostanza quindi, con l approvazione del codice dell amministrazione digitale (CAD) con D.Lgs n.82 e succ. mod., sono stati attribuiti a cittadini e imprese una serie di diritti (e conseguenti doveri per la PA), legati all uso delle tecnologie per: - richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni (ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa) - partecipare al procedimento amministrativo e ottenere accesso ai documenti amministrativi - effettuare pagamenti con modalità informatiche - ecc. Si aggiunga a questo che il D.P.C.M dispone tra l altro che: - a decorrere dal 1 luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica - a decorrere dal 1 luglio 2013, le pubbliche ammin istrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni con le imprese. In tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica certificata Ai sensi dell art.12 del CAD, i dirigenti rispondono dell'osservanza ed attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto ai sensi e nei limiti degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti. L'attuazione delle disposizioni del presente decreto è comunque rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti. Inoltre, in base al D.L n.185 convertito in L. n.2/09, le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese e i professionisti devono comunicare il proprio indirizzo di PEC ai rispettivi ordini o collegi.

9 PAG. 9 Gli elenchi degli indirizzi PEC di queste due categorie, oltre che di quelli di tutte le pubbliche amministrazioni, sono dunque disponibili e utilizzabili per gli scopi e gli obblighi sopra detti. Anzi, a norma dell art. 16, c. 9 L. n.2/09, le comunicazioni tra le PPAA, i professionisti e le imprese, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettare l utilizzo. Per i cittadini (DPCM ) esiste invece un apposito servizio, finalizzato al rilascio di caselle di PEC, che prevede per essi la possibilità di ottenerle gratuitamente attraverso il sito Una volta assegnata, la casella di posta certificata (CEC-PAC) diventa per il titolare un indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le PPAA, e la volontà da questa espressa all atto della richiesta, rappresenta l esplicita accettazione dell invio, tramite essa, da parte delle PPAA, di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano. D altro canto, le PPAA pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta e devono altresì assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta. Le PPAA che già dispongono di propri siti devono pubblicare il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico. Tali processi devono essere dotati di appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino dell avanzamento delle pratiche che lo riguardano (art. 54, c. 2-ter e quarter CAD). Le PP.AA. provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica l elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. (art. 57, c. 1 CAD). Già a decorrere dal 25/1/2012 le PPAA non possono più richiedere l uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati e i relativi procedimenti potranno essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli e formulari. La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili (art. 57, c. 2 CAD) Dunque, in definitiva, si può anche affermare che ogni PA deve sostanzialmente semplificare, digitalizzare e automatizzare i processi di lavoro, essendo obbligata ad adottare le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza, secondo le regole tecniche previste dalla normativa.

10 PAG. 10 Occorre quindi: - razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, assicurando che l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione avvenga in conformità alle prescrizioni normative tecnologiche - quantificare annualmente i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione della riorganizzazione e razionalizzazione informatica anche perchè tali risparmi sono utilizzati, per due terzi per premiare il personale coinvolto e in misura pari ad un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione (Art.15 c. 2-ter del CAD.). Tutto ciò, oltre a migliorare l efficienza, riducendo gli errori al minimo, consente di avere notizie in tempo reale sullo stato dei procedimenti, sui responsabili, ecc., consente di ridurre il flusso continuo di carta, con risparmio di tempo e di costi di spedizione e avere la possibilità di ricerche documentali complete, rapide, sicure. Ecco che, a questo punto, si possono definire gli obbiettivi da conseguire col seguente LA REALIZZAZIONE PRIMA FASE Costituire un nuovo gruppo di dipendenti scelti nei vari Servizi che si interfacceranno col nuovo ufficio del protocollo al fine di favorire all interno del loro Servizio la realizzazione dell obiettivo. E stato individuato il dirigente, resta da individuare il funzionario responsabile e i componenti del nuovo ufficio protocollo nonché i locali in cui trasferire il ricostituendo archivio generale del comune e l ufficio centrale di protocollo, da allestire e dotare di attrezzature (scanner, stampanti, mobili, computer, ecc.). In attesa di tutto questo, si avvieranno misure organizzative che porteranno questo Comune verso la progressiva e definitiva digitalizzazione della posta, in uscita e in entrata. Tutto ciò, oltre a costituire un adempimento dei vigenti obblighi normativi, comporterà un evidente risparmio nelle spese postali, nell uso della carta e delle fotocopiatrici, nell utilizzo degli archivi cartacei, ecc. SECONDA FASE RIORGANIZZARE IL FLUSSO DELLA POSTA IN ENTRATA In un primo momento tutte le caselle di PEC (posta elettronica certificata) del comune saranno integrate nel sistema Paleo e non saranno più visibili tramite outlook.

11 PAG. 11 Tutti coloro che già attualmente protocollano, classificano e assegnano la posta in entrata, lo faranno quindi anche con le PEC, che così non dovranno più essere stampate. L avvenuta trasmissione, come di consueto verrà notificata tramite una all del destinatario, che potrà visionare il contenuto della PEC in Paleo. Una volta messo in condizione di lavorare, l Ufficio centrale di protocollo riacquisterà un ruolo fondamentale perché dovrà ricevere la maggior parte della posta cartacea in entrata proveniente dall ufficio postale e da tutti i fax (che gli verranno deviati). Vedrà tutta la posta elettronica generale (escluse quindi le caselle di posta elettronica individuali). La posta elettronica certificata verrà protocollata e inoltrata agli uffici destinatari tramite PALEO, la posta elettronica ordinaria sarà trattata secondo le regole contenute nel Manuale di Gestione. L ufficio dovrà scansionare tutto il cartaceo in arrivo (ciò che è materialmente possibile, comunque almeno la prima pagina), protocollare, classificare, assegnare e inviare il file al responsabile del procedimento (RDP) e, secondo le regole organizzative che si vorranno dare gli uffici, potrà inviare anche al dirigente competente. L ufficio deciderà anche come trattare il cartaceo in arrivo, dopo che sarà stato scansionato (se inviarlo al RDP, archiviarlo o distruggerlo), sempre secondo le regole del Manuale di Gestione. Mansioni future dell ufficio centrale: - posta in entrata (scansione, protocollo, assegnazione, classificazione, archiviazione elettronica e cartacea, ecc.) - gestione registro, protocolli periferici, problemi informatici, ecc. - gestione caselle generali di pec e di p.e. ordinaria - spedizione posta in uscita - ricevimento del pubblico - gestione di tutti i fax GLI UFFICI DECENTRATI DI PROTOCOLLO Saranno composti da un funzionario responsabile e un esecutivo. Avranno il compito di gestire solo la posta portata a mano dal cittadino (inviandola al protocollo centrale per la scansione e assegnazione o gestendola direttamente). Aiuteranno il protocollo centrale solo in caso di necessità RIORGANIZZARE IL FLUSSO DELLA POSTA IN USCITA In un primo momento si dovrà abbandonare l uso della carta e utilizzare esclusivamente la PEC per tutte le comunicazioni verso gli altri uffici pubblici, le ditte iscritte alla camera di commercio, i liberi professionisti iscritti in un albo e tutti i cittadini che avranno manifestato la volontà di utilizzare la propria PEC nei rapporti con la P.A.

12 PAG. 12 Per garantire l effettività di tali misure organizzative, dopo la necessaria fase organizzativa, ci sarà una data (l obbiettivo è 01/01/2013) in cui sarà di fatto inibita la possibilità di spedire la posta cartacea indirizzata alle suddette categorie di destinatari, i cui indirizzi PEC saranno stati integrati in Paleo. Sarà anche progressivamente inibita la spedizione di tutta la posta di natura non ufficiale (divulgativa, augurale, comunicazioni di varie iniziative comunali, ecc.) ossia non legata a specifici obblighi di legge o a procedimenti amministrativi. Questa dovrà essere inviata tramite posta elettronica ordinaria o comunicata tramite altri mezzi elettronici (sito internet, ecc.). Soggetto attivo principale rimarrà il responsabile del procedimento (RDP) che, dopo aver formato il documento elettronico vi appone la firma digitale (sua o del dirigente), protocolla, classifica e spedisce via PEC (obbligatoriamente verso le altre PA e le persone giuridiche) oppure stampa il cartaceo, lo scansiona (firmato e protocollato) e lo invia all ufficio centrale per la spedizione. L uso della PEC per i dipendenti comunali sarà molto agevolato attraverso l inserimento e l aggiornamento automatico degli indirizzi di PEC di tutti i nostri destinatari all interno del software Paleo. ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI L archiviazione dei documenti elettronici (PEC spedite, PEC ricevute, files allegati, posta scansionata, ecc.), avverrà direttamente all interno di Paleo, sistema che già consente la ricerca per parametri e la possibilità di costituire e gestire fascicoli elettronici anche analogamente a quanto già avviene per i fascicoli cartacei. L archiviazione elettronica sarà comunque oggetto di specifiche misure formative e organizzative. Il Servizio Informatico valuterà con le ditte fornitrici, anche la possibilità di archiviare i documenti elettronici in automatico mediante collegamento tra Paleo e i software gestionali già in uso nei vari Servizi. **************** Per arrivare a questi risultati si passerà attraverso indispensabili misure organizzative. 1) Il Servizio informatico farà un elenco di tutti coloro che: - attualmente e di fatto utilizzano PALEO per protocollare in entrata - hanno potere di firma su atti, comunicazioni e documenti (Dirigenti, P.O., Cat.D, Ufficiali di anagrafe, di stato civile, ecc.) - vedono e controllano quotidianamente le varie caselle di PEC comunali oggi esistenti 2) Si farà la formazione sull'uso della PEC per tutti i suddetti dipendenti

13 PAG. 13 3) Si completerà la fornitura delle carte firma e si farà l'apposita formazione sul relativo utilizzo per tutti coloro che dovranno firmare le PEC in uscita (Dirigenti, P.O., Cat.D, ecc.) 4) Si agganceranno in PALEO tutte le PEC istituzionali del Comune e si importerà l'elenco di tutte le PEC delle P.A., delle ditte e dei liberi professionisti 6) A partire dal 1/1/2013, tutte le PEC in uscita e in entrata potranno transitare solo attraverso PALEO TERZA FASE LO SPORTELLO UNICO DEL CITTADINO Per organizzare uno sportello polifunzionale di concezione moderna, occorre partire da alcuni concetti o, meglio, strategie di base. 1) mettere il cittadino al primo posto 2) attuare strategie di miglioramento continuo dell organizzazione 3) coinvolgere il personale Mettere il cittadino al primo posto significa sostanzialmente concepire i servizi pubblici partendo dalle esigenze degli utenti, cui dovranno conformarsi, nei limiti del possibile e del lecito, quelle degli uffici. Attuare strategie di miglioramento continuo dell organizzazione significa, in primo luogo adottare la logica del servizio pubblico per processi (dalla richiesta/esigenza alla soluzione) in cui l utente ha un interlocutore pubblico unico, anche se la pratica deve passare per diverse mani. L interlocutore (una sorta di tutore per il singolo cittadino) si raccorda coi diversi uffici (interni ed esterni) e si rapporta con l utente, evitandogli ove possibile di raccordarsi con più PA. e non più per funzioni. Occorre quindi passare da una organizzazione tradizionale, che prevede a) una lavorazione a lotti (accumulare pratiche prima di evaderle), b) aree di lavoro o uffici separati, sia Per processo si intende Coinvolgere il personale significa responsabilizzare, fare formazione continua, dare riconoscimenti, ecc. All interno di un unico spazio comunale da ristrutturare, al piano seminterrato della palazzina ex papalina, si potranno realizzare fino a 16 postazioni di front office per l erogazione di servizi di base da individuare (ad es. protocollo centrale, rilascio carte

14 PAG. 14 d identità, suap/commercio, sportello edilizia, urp, informagiovani, ecc.) lasciando invariate tutte le altre postazioni di front office comunali. La maggioranza dei contatti tra i cittadini e il comune avverrà in questo luogo, in cui tutti gli sportelli avranno lo stesso orario di apertura. Questo aumenterà l interoperabilità tra uffici, diminuirà il flusso di utenti all interno dei back office, faciliterà i cittadini e creerà nuove opportunità di conoscenza dei servizi comunali. La principale di queste opportunità, che consentirà di risparmiare le spese postali e i tempi di lavoro, migliorerà la trasparenza, la velocità e la sicurezza nella comunicazione tra cittadini e pubblica amministrazione, sarà quella di avere a disposizione uno sportello che aiuterà i cittadini ad attivare gratuitamente una propria casella di posta elettronica certificata. Questo servizio sarà strategico per il comune e per i cittadini perché consente a questi ultimi di svolgere numerose pratiche senza più recarsi presso gli uffici comunali, di richiedere informazioni, inviare istanze e documentazioni, ricevere documenti e comunicazioni, da qualunque dispositivo di accesso a internet. I Servizi Base gratuiti sono: la casella di posta elettronica PostaCertificat@, con dimensione di 250 MB, per: o tutti i Cittadini italiani maggiorenni (anche se residenti all'estero); o tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno o "modello 22A con Ologramma" valido; e destinata esclusivamente alle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino e viceversa; il servizio opzionale di notifica tramite posta elettronica tradizionale (ad esempio dell'avvenuta ricezione di un messaggio sulla propria casella PostaCertificat@, oppure delle ricevute di accettazione e consegna conseguenti ad un invio); il fascicolo elettronico personale del Cittadino: uno spazio per la memorizzazione dei documenti scambiati con capacità di memorizzazione di 1 GB, attraverso salvataggio operato tramite Casella PostaCertificat@; la messa a disposizione del Cittadino di un indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni provviste di PostaCertificat@ o di Posta Elettronica Certificata (PEC), preventivamente inserite nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni. Ai cittadini che ne facciano richiesta sono inoltre forniti a pagamento, i seguenti Servizi Avanzati: Servizi di firma digitale Calendario degli Eventi, con l'indicazione delle principali scadenze d'interesse

15 PAG. 15 Servizi di Notifica con SMS, ossia di segnalazione, attraverso SMS, degli eventi collegati alla casella stessa o al Calendario degli Eventi. Ecc. QUARTA FASE L AUTOMAZIONE DEI FLUSSI A partire dall esperienza e del flusso di atti registrato da Paleo, si potranno ripensare tutti i procedimenti tipici, per economizzare il più possibile gli atti e i passaggi, fino ad adottare una sorta di workflow automatizzato in cui sarà pubblicata la modulistica a disposizione dell utenza e in cui tutte le fasi archivistiche (protocollo, classificazione, assegnazione, archiviazione elettronica, registrazione dei flussi di documenti, ecc.) e le fasi procedimentali (invio per conoscenza, per parere, ricevuta di ritorno, ecc.) saranno impostate per essere gestite in automatico dal sistema, sempre sotto il controllo degli uffici. Rimarrà comunque l intervento dell ufficio centrale di protocollo per eventuali scelte sulla posta riservata, quella inviata ad indirizzi generici, ecc. In pratica, si adotterebbe per tutti i procedimenti in cui sia possibile, una sorta di modello organizzativo simile a quello imposto già dalla normativa per le pratiche SUAP. L adozione di tali misure organizzative, come già avviene per il SUAP, comporterà: 1) massima informazione per l utenza. Gli adempimenti necessari saranno a disposizione mediante moduli automatizzati e completi, che daranno avvio a procedimenti istruttori automatici e trasparenti (p. es. in automatico la ricevuta di ritorno, l assegnazione della pratica, l invio della richiesta di parere, ecc.) 2) la pagina web di ogni singolo procedimento, all interno del sito istituzionale, potrebbe rende disponibile tramite Web Browser un area riservata ad ogni utente al fine della gestione delle pratiche telematiche. L utente accede all area riservata tramite autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD. Dall area riservata sarà possibile consultare informazioni sullo stato di avanzamento della pratica, accedere alle informazioni relative a dichiarazioni, segnalazioni e domande presentate, al loro iter procedimentale e agli atti adottati, ecc. 3) le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni e gli allegati sono predisposti e presentati esclusivamente in modalità telematica, così come ogni atto o provvedimento, in quanto le PPAA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni e le regole tecniche del CAD. La pratica sarà trasmessa al sito istituzionale comunale tramite Web Browser, previa autenticazione informatica, secondo le modalità previste dal CAD, in allegato ad un messaggio PEC. In tal senso, anche la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l accesso ai servizi erogati in rete dalle PPAA per i quali sia necessaria l autenticazione informatica (art. 64, c. 1 d.lgs.

16 PAG /05). Le PPAA possono consentire l'accesso ai servizi in rete da esse erogati che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e dalla CNS, purché tali strumenti consentano l'individuazione del soggetto che richiede il servizio (art. 64, c. 2 d.lgs. 82/05) GLI EFFETTI Se il sistema sarà impostato bene consentirà di ridurre progressivamente: - l intervento umano di natura non valutativo/discrezionale, - la carta in entrata e in uscita - le possibilità di errore - le operazioni di scansione - i tempi di risposta (eliminando i tempi morti e, ad esempio, le incertezze nelle assegnazioni) Nello stesso tempo aumenterà l efficienza, la trasparenza, la certezza nei rapporti giuridici, ecc. In definitiva, se il sistema sarà adottato completamente, porterà il comune di Macerata all avanguardia in Italia nel sistema di lavorare LE NECESSITA IL PERSONALE Bisogna individuare il personale che farà parte degli uffici di protocollo Ufficio centrale 1 funzionario cat.d (responsabile) 1 impiegato cat.c (vice) 3 o 4 cat.b (il numero degli esecutori dipenderà dalla mole di lavoro che verrà accentrata o decentrata) 1 funzionario (cat. C o D) 1 esecutore (cat. B) Uffici decentrati (per ogni Servizio) LA FORMAZIONE Dovranno essere formati tutti i componenti degli uffici di protocollo e tutti i RDP.

17 PAG. 17 Si proverà ad instaurare una collaborazione con l Università di Macerata, dove sono già presenti corsi sulle seguenti materie: - informatica documentale e multimediale - archivistica informatica - gestione informatica dei documenti - formazione, gestione e conservazione di archivi digitali LA LOGISTICA L ufficio tecnico si occuperà di allestire locali idonei alle seguenti esigenze: - tenere l archivio generale corrente e storico - consentire l accesso al pubblico - effettuare le operazioni archivistiche - avere postazioni per il personale e le attrezzature (scanner, stampanti, pc, ecc.) I COSTI Per il personale che parteciperà attivamente si potrebbe prevedere un incentivo, graduato al livello di coinvolgimento (contrattazione decentrata) Per la formazione si può ipotizzare una sorta di progetto sperimentale in sinergia con l Università. In sostanza il comune sperimenterà in concreto le teorie insegnate a livello accademico, nell interesse reciproco Per la logistica i costi dipenderanno dalle gare d appalto (ufficio tecnico) LE CONCLUSIONI IL PROGETTO AVRA QUALCHE POSSIBILITA DI SUCCESSO SOLO SE: - SARA GENERALMENTE CONDIVISO - SARA EFFETTIVAMENTE UTILIZZATO DA TUTTI (PREVIA FORMAZIONE) - L AMMINISTRAZIONE SARA DISPOSTA A INVESTIRE SUFFICIENTI E VALIDE RISORSE (UMANE, LOGISTICHE, STRUMENTALI, ECONOMICHE)

18 Letto, approvato e sottoscritto. IL SINDACO F.to Avv. Romano Carancini IL SEGRETARIO GENERALE F.to Dott. Antonio Le Donne CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Si certifica che il presente atto è affisso all Albo Pretorio di questo Comune in data odierna per quindici giorni consecutivi. Macerata, IL SEGRETARIO GENERALE F.to Dott. Antonio Le Donne Il presente atto è esecutivo: CERTIFICATO DI ESECUTIVITA Dopo il decimo giorno dalla data di pubblicazione sopra indicata. Lo stesso giorno in cui l atto è adottato. Macerata lì IL SEGRETARIO GENERALE F.to Dott. Antonio Le Donne La presente copia, in carta libera per uso amministrativo e d ufficio è conforme all originale. Macerata lì IL SEGRETARIO GENERALE Dott. Antonio Le Donne INVIO ATTI Amministrazione Generale Servizio Affari Generali Servizio Ambito Territoriale Sociale n. 15 Servizio Attività Produttive Servizio Cultura Servizio Demografico Servizio Entrate Servizio Finanziario Servizio Personale Servizio Polizia Municipale Servizio Scuola, Sport e Partecipazione Servizio Sistemi Informativi Servizio Servizi alla persona Servizi Tecnici