CONVENZIONE TRA IL COMUNE DI FAUGLIA E L UNIONE VALDERA PER LA GESTIONE ASSOCIATA DEI SERVIZI INFORMATICI E TELEMATICI TRA

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1 Comuni di Bientina, Buti, Calcinaia, Capannoli, Casciana Terme, Chianni, Crespina, Lajatico, Lari, Palaia, Peccioli, Ponsacco, Pontedera, S. Maria a Monte, Terricciola ZONA VALDERA Provincia di Pisa CONVENZIONE TRA IL COMUNE DI FAUGLIA E L UNIONE VALDERA PER LA GESTIONE ASSOCIATA DEI SERVIZI INFORMATICI E TELEMATICI In data 2009 presso, TRA il Comune di Fauglia, partita IVA, in persona del proprio legale rappresentante, Sindaco Sig., nato a il, in esecuzione della deliberazione del Consiglio comunale n. del ; E L Unione Valdera partita IVA, in persona del proprio legale rappresentante, Presidente Sig., nato a il, in esecuzione della deliberazione del Consiglio n. del ; Premesso che: - in data 30 ottobre 2008 i Comuni di Bientina, Buti, Calcinaia, Capannoli, Casciana Terme, Chianni, Crespina, Lajatico, Lari, Palaia, Peccioli, Ponsacco, Pontedera e Santa Maria a Monte e Terricciola hanno costituito l Unione dei Comuni della Valdera; - lo Statuto dell Unione, all art. 9, comma 2, lettera h, include tra le funzioni da attribuire all Unione la Gestione associata dei servizi informatici e telematici (livello avanzato di integrazione) - in data 30 dicembre 2008 tutti i comuni aderenti all Unione hanno sottoscritto la convenzione per attivare la gestione associata suddetta; - il Comune di Fauglia ha organizzato e sviluppato da tempo i servizi informatici e di telecomunicazione insieme ai comuni della zona Valdera; - lo statuto e la convenzione sopra richiamati consentono di svolgere servizi anche in favore di enti esteri al livello ottimale della Valdera. Tutto ciò premesso si conviene e si stipula quanto segue: 1

2 ART. 1 - FINALITA E OGGETTO Lo scopo della presente convenzione è di rendere più efficiente il servizio reso dalla Pubblica Amministrazione attraverso la progressiva utilizzazione delle nuove tecnologie di informazione e comunicazione nel sistema amministrativo locale, da realizzarsi in una scala dimensionale efficiente. La gestione associata dei servizi informatici e telematici viene concepita come rete in cui gli enti e gli uffici coinvolti costituiscono una parte fondamentale della struttura che diventa pienamente operativa solo attraverso il contributo congiunto e coordinato degli Enti che la costituiscono. Con la presente convenzione l Unione Valdera, in qualità di gestore dei principali servizi informatici per la zona Valdera, rende disponibili per il comune di Fauglia i seguenti servizi, secondo un piano operativo redatto dal responsabile tecnico del settore nell ambito del PEG: 1. servizio di assistenza, manutenzione e sviluppo delle reti hardware, del sito internet, delle caselle di posta elettronica, delle applicazioni; 2. assistenza, manutenzione e sviluppo delle reti interne dei Comuni partecipanti, delle interconnessioni alle reti telematiche della Regione Toscana da parte degli enti associati; 3. ottimizzazione delle risorse informatiche esistenti e razionalizzazione degli acquisti dei servizi e delle forniture (software e hardware) inerenti la strumentazione informatica degli enti associati; 4. costituzione di banche dati informatiche, e di sistemi di interconnessione tra tutti i Comuni associati, funzionali allo svolgimento della gestione associate in corso tra i Comuni stessi; 5. redazione del programma locale sulla società dell informazione e della conoscenza (SIC), con il quale vengono definiti gli obiettivi, gli interventi e i finanziamenti concertati a livello locale tra gli amministratori; 6. esercizio di funzioni e servizi, quali la progettazione, il monitoraggio e la valutazione degli interventi, acquisto dei beni e servizi, anche attraverso l'utilizzo di sistemi di e-procurement, o l erogazione di altri sevizi di e- government, contenuti nel programma locale e finanziati dallo stato o dalla regione. Il quadro analitico delle attività è riportato in allegato sotto la lettera "A". Il programma locale della società dell informazione e della conoscenza è riportato in allegato sotto la lettera "B". Il piano finanziario è riportato in allegato sotto la lettera "C". 2

3 ART. 2 - SEDI E ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO Il servizio, sulla base del modello funzionale adottato dall Unione della Valdera, si svolge presso i poli di back office a Peccioli e Pontedera, ed è strutturato secondo lo schema riportato nell allegato "A". L Unione rende noto in forma scritta al Comune di Fauglia i referenti tecnici e politici del servizio. Parimenti, il Comune di Fauglia comunica all Unione un referente tecnico e politico, allo scopo di mantenere un collegamento costante con il gestore dei servizi (Unione) e realizzare tutte le attività necessarie nella propria sfera di competenza. Il referente tecnico partecipa alla Conferenza di cui al successivo art. 5, il rappresentante politico è invitato in via ordinaria all esecutivo di settore (artt. 39 e 40 dello Statuto dell Unione); all occorrenza può essere invitato o richiedere ad una specifica seduta della Giunta dell Unione. ART. 3 DURATA DELLA CONVENZIONE La presente convenzione ha una durata di 10 anni a partire dalla data di stipula ed entra immediatamente in vigore. Art. 4 RECESSO DALLA CONVENZIONE Il recesso dalla presente convenzione deve essere deliberato in forma definitiva entro il mese di giugno ed ha effetto a decorrere dal 1 gennaio successivo. Qualora la deliberazione di recesso venga a perfezionarsi oltre il 30 giugno il recesso medesimo avrà effetto da 1 gennaio del secondo anno successivo a quello in corso, fatti salvi accordi diversi fra gli Enti. E escluso comunque il recesso nel primo biennio di validità della convenzione. Si applicano in merito le disposizioni di cui all art. 13 dello Statuto dell Unione Effetti, adempimenti ed obblighi derivanti da scioglimento, recesso, adesione, esclusione e revoca di funzioni., trascritto di seguito. 1. Gli atti di scioglimento, recesso, esclusione, adesione e revoca di funzioni acquistano efficacia nei tempi e con le modalità previsti nei rispettivi articoli. 2. In tutte la casistiche sopra richiamate, il Direttore dell Unione predispone un piano in cui si dà conto dei rapporti attivi e passivi, dei beni e delle risorse strumentali acquisiti dall Unione per l esercizio delle funzioni e si individuano le eventuali liquidazioni finanziarie di compensazione tra gli enti interessati sulla base dei criteri di cui ai successivi commi. 3. Nei casi di uscita dall Unione o di revoca di funzioni, il comune uscente rinuncia a qualsiasi diritto sul patrimonio e demanio dell Unione costituito mediante l impiego di contributi statali, regionali e provinciali. Rinuncia altresì alla quota spettante di patrimonio costituito con i 3

4 contributi dei comuni aderenti qualora lo stesso non sia tecnicamente frazionabile o quando il frazionamento ne possa pregiudicare la funzionalità o fruibilità. 4. Nei casi scioglimento, recesso, esclusione o di revoca di funzioni, il comune uscente rimane obbligato all adempimento di tutte le obbligazioni e impegni assunti prima della data di adozione del provvedimento che produce l uscita dall Unione o la revoca di funzioni. 5. Il comune che aderisce all Unione successivamente alla sua costituzione è tenuto al versamento di una quota straordinaria di ingresso, commisurata alla quota di patrimonio costituita con fondi comunali e ad esso attribuibile in quota parte. 6. Il piano di cui al comma 2 è approvato dalla Giunta dell Unione e, tranne il caso dello scioglimento, si perfeziona mediante accordo scritto tra le parti interessate. Se l accordo non viene sottoscritto, le determinazioni sulla regolazione dei rapporti sono demandate ad un collegio composto da un rappresentante dell Unione, un rappresentante dell ente uscente o entrante e un terzo componente scelto di comune accordo tra le parti. In caso di mancato accordo sulla nomina del terzo componente, questi sarà nominato dal Direzione Generale della Presidenza della Regione Toscana. ART. 5 CONFERENZA DEI FUNZIONARI DELLE GESTIONI OPERATIVE PERIFERICHE Il coordinamento e il raccordo delle attività svolte nell ambito della funzione si svolge attraverso la Conferenza dei Responsabili, costituita da tutti i referenti tecnici degli enti associati. La conferenza è convocata con cadenza periodica. La conferenza svolge funzioni di coordinamento, consultive, propositive ed attuative in ordine alle problematiche concernenti la gestione coordinata della struttura associata. In particolare: - verifica la corrispondenza dell attività gestionale con le finalità di cui alla presente convenzione - definisce le procedure che devono essere applicate dalla struttura associata - formula proposte e programmi per l attività di carattere informativo e promozionale. ART. 6 RAPPORTI ECONOMICI In via ordinaria, le spese per lo svolgimento dei servizi e funzioni di cui alla presente convenzione sono determinate nell ambito del bilancio di previsione annuale dell Unione, suddiviso per servizi e funzioni. Relativamente agli esercizi 2009 e 2010, che rappresenta la prima annualità intera in cui la funzione viene svolta dall Unione, il quadro di determinazione dei costi e della loro copertura è quello riportato nell allegato "C". In attuazione di quanto previsto dall art. 9 comma 4 dello Statuto dell Unione L Unione può, a richiesta, fornire servizi anche a favore di enti pubblici terzi, semprechè le attività richieste 4

5 siano incluse nell insieme di funzioni già attivate e con addebito dei costi relativi, previa stipula di convenzione regolatrice dei rapporti. e dall art. 10 della convenzione relativa ai servizi informatici e telematici Possono chiedere di aderire a funzioni determinate anche gli enti esterni al livello ottimale, nel qual caso occorre una deliberazione del Consiglio dell Unione. In tali casi, gli enti non sottoscrittori della presente convenzione sono tenuti a contribuire alle spese della gestione associata in ragione dell attività svolta in loro favore, i cui parametri sono determinati dalla Giunta su proposta del Direttore dell Unione, il Comune di Fauglia è tenuto a versare una quota di partecipazione alle spese generali determinata forfettariamente in 400 per ciascuno degli anni 2009 e In ogni caso, non può essere posto a carico del Comune di Fauglia alcun ulteriore onere rispetto a quelli indicati nel presente articolo, senza l espresso consenso dello stesso; specularmente, non potranno essere incrementati i servizi resi allo stesso ente senza addebito delle relative spese. ART. 7 RESOCONTO ATTIVITA Il resoconto in ordine alla predisposizione e all attuazione dei programmi viene reso periodicamente (e perlomeno in via preventiva e per successivi stati di avanzamento) dal responsabile del servizio. ART. 8 CONTROVERSIE Le controversie tra i Comuni e l Unione per i servizi e le funzioni di cui alla presente convenzione, sia relativi ad atti che a comportamenti amministrativi, saranno esaminati nell ambito della Giunta dell Unione, cui viene invitato a partecipare il Sindaco di Fauglia o suo delegato. ART. 9 NORME FINALI E DI RINVIO Per tutto quanto non previsto dalla presente convenzione valgono le disposizioni della convenzione e dello Statuto dell Unione Valdera, in quanto compatibili. Il presente atto è esente da imposta di bollo in applicazione del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, allegato B, articolo 15, e non è soggetto a registrazione ai sensi dell articolo 1 della tabella annessa al D.P.R. 26 aprile 1986, n L atto si compone di n... pagine, viene letto e sottoscritto dai contraenti e dagli stessi approvato per essere in tutto conforme alla loro volontà. Comune di FAUGLIA UNIONE VALDERA 5

6 ALLEGATO "A" QUADRO ANALITICO ATTIVITA' E STRUTTURA DEL SERVIZIO 6

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8 ALLEGATO "B" PIANO DELLA SOCIETA DELL INFORMAZIONE E DELLA CONOSCENZA (SIC) Il Piano della società dell informazione e della conoscenza sarà implementato dall Unione dei Comuni della Valdera per l intero territorio, in attuazione di una scelta da tempo condivisa dalle Amministrazioni di sviluppare insieme le infrastrutture telematiche e i servizi relativi. Per ciascun progetto o intervento sotto riportato sarà redatto un piano attuativo di carattere operativo (non appena noti i finanziamenti messi effettivamente a disposizione dalla Regione Toscana), anche avvalendosi di collaborazioni scientifiche esterne (S. Anna, Istituto di Informatica e Telematica del Consiglio Nazionale delle ricerche IIT CNR, altri). Non appena disponibile il piano attuativo, ciascun comune dovrà optare per l ingresso o meno nel percorso progettuale, fermo restando che per i progetti correlati ad attività già svolte in forma associata l insieme dei comuni dovrà essere il medesimo. ELENCO DEI PROGETTI DEL PIANO : Area e-infrastrutture 1. RETE INTERCOMUNALE completamento della rete proprietaria in banda larga per il collegamento di tutti i comuni aderenti all Unione e degli altri punti ritenuti strategici per lo sviluppo territoriale (scuole, sistema delle aziende, enti pubblici, poli universitari, etc.). E stato già realizzato un accesso remoto alla rete da parte dei comuni di Palaia, Chianni e Crespina (altrimenti privi di banda larga), che ha confermato la validità della tecnologia scelta ma, allo stesso tempo, richiede un potenziamento della banda utile. Le spese di gestione attualmente stanziate nel bilancio dei singoli enti verranno drasticamente ridotte grazie all operatività della rete proprietaria. 2. VOIP (Voice over Internet Protocol) - Il comune di Pontedera è tra gli enti partecipanti alla sperimentazione della Regione Toscana. Con la rete potenziata di cui al punto 1, è possibile smaterializzare il centralino attualmente presente in ogni comune e le telefonate tra gli enti diventano gratuite, attaccando i telefoni Voip alla rete telematica. I centralini dei comuni dell Alta Valdera possono essere subito integrati in questa rete, rinviandone però la dismissione al momento in cui tutti i telefoni saranno Voip. La stessa opportunità verrà offerta al cittadino, gratuitamente, mediante l' applicazione attualmente più usata, cioè Skype. Sarà possibile chiamare direttamente gli interni senza passaggio obbligato dal centralino. 3. UNIFORMAZIONE DEGLI APPLICATIVI AI MIGLIORI STANDARD I software in uso nei comuni per i diversi servizi al pubblico (anagrafe, contabilità, personale, segreteria, polizia municipale, etc.) dovranno essere indirizzati verso uno standard comune, in modo 8

9 da ridurre sensibilmente i tempi e i costi dei servizi di assistenza, individuando per ciascuna area i migliori prodotti disponibili e tenendo conto di eventuali uniformità già presenti. Area e-competitività 4. SIT (Sistema Informativo Territoriale) L obiettivo è di arrivare ad avere un unico Sistema informativo territoriale esteso a tutta l area (Riuso GEOSIGMA SIGMATER) saranno progressivamente integrati i sistemi informativi territoriali degli Enti che già ne dispongono e realizzati ex novo negli altri 5. SUAP Anche in questo caso, l obiettivo è di arrivare ad avere un unico software per la gestione del SUAP, che costituisce un servizio da svolgere in forma associata nell Unione - Alcuni comuni, coordinati rispettivamente dall Ufficio Comune e dal Consorzio Alta Valdera, hanno aderito al riuso del progetto SPORVIC, promosso dalla Provincia di Pisa. Pur non essendo valutato come il miglior sistema disponile, tuttavia esso consente buone personalizzazioni che possono anche salvaguardare i prodotti realizzati da altri comuni della zona. 6. TURISMO Il progetto prevede un sistema di comunicazione che permetterà attraverso connessioni wireless bluetooth di presentare una serie di contenuti di interesse turistico, direttamente sugli apparati di telefonia mobile dei turisti registrati. Attraverso il sistema saranno trasmessi contenuti semplici come testo e immagini, ma anche documenti complessi, come ad esempio mappe georeferenziate. In questo progetto è indispensabile la collaborazione con le associazioni di categoria del settore turisticoalberghiero. 7. PORTALE AGRICOLTURA BIO Il progetto, condotto dalla scuola superiore S. Anna e già finanziato dalla Fondazione Cassa di risparmio di Volterra, è rivolto alla creazione di un portale per l e-commerce rivolto agli agricoltori biologici della nostra zona Area e-comunità 8. PAAS (Punti di Accesso Assistito ai Servizi) Sono già stati attivati nella zona diversi punti di accesso libero alla rete, non tutti adeguatamente utilizzati L idea è di rilanciare il progetto installando anche nuove postazioni, particolarmente nelle aree dove risultano minori dati di accesso e dotazione hardware 9. PRIVACY Il servizio di consulenza e predisposizione degli atti è già fornito dall Ufficio Comune alla maggior parte dei comuni associati e potrà essere ulteriormente strutturato. E inoltre presente un sito rivolto alle aziende per le problematiche relative alla privacy. E in fase di studio l ampliamento del sito per permettere anche ai cittadini di acquisire la conoscenza dei loro diritti e di come poterli utilizzare nei confronti della pubbliche amministrazioni 10. E-PARTECIPATION Si tratta di un progetto europeo guidato dall Università di Pisa che ha come scopo quello di sviluppare una piattaforma di partecipazione alla costruzione delle decisioni che sia in grado di far interagire strutturalmente la cittadinanza e le sue forme organizzate con l Amministrazione locale e i suoi livelli decisionali (domanda in fase di presentazione, non sono previsti costi aggiuntivi) 9

10 11. OPEN SOURCE Più che un progetto una filosofia: si tratta di adottare ogniqualvolta possibile sistemi open source basati sulla condivisione della conoscenza e la comunità di pratica. L indirizzo sistematico verso sistemi non proprietari è in grado di sviluppare continuamente nuove soluzioni adatte alle necessità degli utilizzatori e abbattere i costi di gestione L indirizzo viene sostenuto operativamente con la scelta di tali sistemi, lo svolgimento di corsi per il personale dipendente e, tramite l Agenzia formativa, anche all esterno. 12. PORTALE DEI SERVIZI AL CITTADINO Integra le informazioni disponibili dai comuni e dai servizi, facendo confluire in un unico grande meta-contenitore le decine di siti e banche dati oggi disponibili negli spazi web utilizzai dagli enti e organizzazioni della Valdera - Include la possibilità di essere avvisati via SMS della programmazione di attività, servizi, eventi, etc. Area e-servizi 13. START Sistema di e-procurement che consente di gestire le gare on-line. Il sistema potrà essere implementato avvalendosi della collaborazione del comune di Livorno, che ha già attivato il sistema e ha già collaborato con l Ufficio Comune nell ambito delle attività formative specifiche. 14. GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI Il protocollo informatico è presente in tutti i comuni, si tratta di sviluppare sia un sistema funzionale di work-flow che consenta di conoscere in qualsiasi momento lo stato del procedimento (cartella elettronica), sia l interoperabilità tra i diversi enti 15. PAGAMENTI ON LINE Già diversi comuni hanno attivato forme di pagamento di tasse/tariffe/contravvenzioni via web, si tratta di omogeneizzare ed estendere tale possibilità a tutti i comuni della Valdera, collegandosi alla imminente sperimentazione di livello regionale. 16. ALTRE SPERIMENTAZIONI Essendo la tecnologia informatica ad elevato tasso di innovazione, si prevede di poter sperimentare nuove tecniche anche in ambiti diversi, magari attraverso sperimentazioni di un gruppo di enti interessato a fare da apripista (la ricerca obbligata dell unitarietà potrebbe frenare eccessivamente lo sviluppo dei nuovi servizi) Per una descrizione tecnica dei diversi progetti, si rinvia alle schede tecniche già trasmesse alla Regione Toscana. 10

11 ALLEGATO "C" QUADRO DI RIPARTO SPESE RELATIVE AI SERVIZI INFORMATICI E TELEMATICI E 2010 TOTALE Bientina Buti Calcinaia Capannoli Casciana Terme Chianni Crespina Lari Lajatico Fauglia Palaia Peccioli Ponsacco Pontedera Santa Maria a Monte Terricciola Personale on demand Personale Sistema Il valore risultate per PERSONALE DI SISTEMA è dato dal totale del 20% messo a sistema ridotto della quota a carico dei comuni per programma SIC per forniture di servizi ( ,808 = 5.812) azzerato con quota del contributo regionale FS progetto sic (45%) (per la copertura personale di sistema) Serv. on demand Serv. on demand privacy Serv. on demand siti web Portale Unione ACQ progetto sic (55%) TOTALE GENERALE abitanti % 100% 6% 5% 9% 5% 3% 1% 3% 7% 1% 3% 4% 4% 12% 23% 10% 4% 11