Redazione di un Massimario di conservazione

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1 Il fascicolo di studente Angela Angeli Università degli Studi di Urbino Carlo Bo Co.In.Fo. - UniDOC Benevento, 15 Ottobre 2013 UniDOC 2013 Redazione di un Massimario di conservazione del fascicolo di studente 1

2 Definire l oggetto fascicolo di studente, la sua specificità all interno della produzione documentaria degli Atenei italiani. L'archivio (...) nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un'attività pratica, amministrativa, giuridica. Esso è costituito perciò da un complesso di documenti, legati tra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri condizionato. (Elio Lodolini, Archivistica: principi e problemi, Milano, Franco Angeli ed.1990, p.14) Archivio è il complesso dei documenti prodotti da una persona fisica o giuridica, pubblica o privata nel corso dello svolgimento della propria attività. (Ibidem, p.63) 2

3 Per i boiardi distratti e disinformati, la classificazione e la fascicolazione dei documenti rappresentano da sempre un adempimento oneroso, a volte addirittura incomprensibile [ ] Il titolario d archivio (o titolario di classificazione, o piano di classificazione o, rectius, titolario ) è un sistema, logico e astratto, che individua, in linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore. Permette di organizzare i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni (l ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione) 3

4 IL TITOLARIO NON E LA PIANTA ORGANICA!!!! In un sistema informativo documentario tutti i documenti prodotti (arrivati, spediti o interni) devono essere gestiti e conservati secondo un modello organizzativo determinato. Anche i documenti non protocollati devono essere gestiti e, pertanto, classificati e fascicolati. Anche i documenti annullati devono essere gestiti e, pertanto, classificati e fascicolati 4

5 Si struttura come un quadro di classificazione gerarchico distinto per funzioni omogenee TITOLO CLASSE CLASSE CLASSE SOTTOCLASSE SOTTOCLASSE CATEGORIA SOTTOCATEGORIA FASCICOLI 5

6 I - Amministrazione II - Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia III - Didattica, di ricerca, programmazione e sviluppo IV - Attività giuridico-legale V - Studenti e laureati VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio VII - Personale VIII - Finanza, contabilità e bilancio IX - Edilizia e territorio X - Patrimonio, provveditorato ed economato XI - Oggetti diversi + voci = + complessità Un titolario per essere gestibile non dovrebbe superare le 200 voci 6

7 L archivio (meno correttamente, il protocollo) attribuisce titolo e classe al documento in arrivo Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della correttezza della classificazione. La classificazione (elemento obbligatorio, ma modificabile) può essere successivamente integrata dal responsabile del procedimento amministrativo, assegnatario dei documento, o da un suo delegato o dall archivio stesso. Definizione di fascicolo Il fascicolo è un insieme di documenti raggruppati entro una copertina o camicia o carpetta secondo un nesso di collegamento organico (P. Carucci e M. Guercio, Manuale di Archivistica, Roma, Carocci, 2009, p. 90 ) 7

8 Ogni fascicolo conserva documenti classificati in maniera omogenea per il grado divisionale scelto Un fascicolo archivistico non può contenere documenti classificati in modo eterogeneo Diritto di accesso Il fascicolo garantisce l esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull intero fascicolo (e relative eccezioni). L accesso è esteso a tutti i documenti inerenti a un procedimento o un affare, ma si intende il fascicolo logico, non fisico 8

9 Sono le attività di classificazione e fascicolazione che assicurano il diritto di accesso Se l archivio corrente non è organizzato attraverso le procedure di classificazione e fascicolazione dei documenti, il reperimento dei documenti diventa difficoltoso se non impossibile. Parole come trasparenza, diritto di accesso, efficienza e pubblicità diventano prive di significato. Il fascicolo si distingue in 5 tipologie Fascicolo di affare Fascicolo di attività Fascicolo di procedimento amministrativo Fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona giuridica 9

10 Fascicolo di affare Conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale non per è previsto l adozione di un provvedimento finale ( es. l istituzione di un gruppo di lavoro) Fascicolo di attività Conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche dati e per la quale, non è previsto l adozione di un provvedimento finale. (es. l invio e lo scambio di pubblicazioni) 10

11 Fascicolo di procedimento amministrativo Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale Fascicolo di persona fisica Conserva documenti relativi a diversi documenti amministrativi, distinti affari o attività, legati ad un vincolo archivistico interno, relativo ad una persona fisica 11

12 Fascicolo di persona giuridica Conserva i documenti relativi a una persona giuridica tramite modalità similari a quelle del fascicolo di persona fisica. Fascicolo di persona Fisica Giuridica Personale Studente 12

13 Il fascicolo di persona (fisica e giuridica), diversamente dalle altre tipologie di fascicolo, ha la sua omogeneità al primo grado divisionale Fascicolo di persona fisica di personale VII.0 di studente V.0 Il fascicolo di studente 13

14 Il fascicolo dello studente costituisce una particolare specie di fascicolo; al suo interno infatti si conservano documenti relativi a diversi procedimenti amministrativi correlati fra loro dal solo vincolo di essere relativi ad un unica persona fisica, lo studente.(linee guida Università Digitale ) V.0 V.8 V.1 V.2 14

15 2013 V/0.25 Bianchi Piero Università: Istituzione e struttura didattica e scientifica di ordine superiore, pubblica o privata, articolata in facoltà, corsi di laurea, dipartimenti e istituti, e in scuole speciali, che ha il compito di rilasciare titoli accademici e professionali giuridicamente riconosciuti (attualmente, dopo la riforma del 1999, laurea di primo livello, laurea specialistica di secondo livello, diploma di specializzazione, dottorato di ricerca) a chi conclude positivamente i varî corsi. (Enciclopedia Treccani) 15

16 Fascicolo di studente Qualitativo: Rispecchiano l attività didattica, una delle attività costitutive delle Università. Quantitativo: Rappresentano la documentazione maggiormente presente negli archivi universitari Un esempio: L Università di Urbino conserva un patrimonio documentario di circa 5000 metri lineari, di cui circa 3200 metri sono fascicoli di studente 16

17 Allo stato attuale, analizzando la specifica normativa, è possibile individuare diverse tipologie di fascicoli di studente Laurea vecchio ordinamento (ante Decreto MIUR 3 novembre 1999, n. 509) Laurea triennale Laurea specialistica/magistrale Laurea a ciclo unico/magistrale Dottorato di ricerca Scuola di specializzazione Corso di perfezionamento Esame di Stato Master Tirocinio Singola attività formativa 17

18 RD 4 giugno 1938, n Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l esemplare autenticato della fotografia di ognuno di essi. La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni corso d insegnamento a titolo ufficiale o privato l elenco degli studenti che vi sono iscritti. Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo dell elenco dei propri iscritti. Più particolari norme circa l organizzazione dei servizi di segreteria, la tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento interno. RD 4 giugno 1938, n Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori Art. 22. Le tasse d immatricolazione e d iscrizione, le tasse di fuori corso, le sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto. Le tasse di concorso per l ammissione alla facoltà di magistero e di laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore del registro della circoscrizione in cui ha sede l università o istituto e consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all ufficio del registro cui sono diretti. L ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla segreteria insieme con la bolletta per l ammontare complessivo delle tasse risultanti dall elenco. 18

19 Decreto Legge 18 Ottobre 2012, n. 179 Art. 10. Anagrafe nazionale degli studenti e altre misure in materia scolastica 1. Al fine di accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per gli studenti, riducendone i costi connessi, le università statali e non statali legalmente riconosciute, a decorrere dall anno accademico , costituiscono il fascicolo elettronico dello studente, che contiene tutti i documenti, gli atti e i dati inerenti la carriera dello studente, compresi i periodi di studio all estero per mobilità, e che alimentano il diploma supplement, a partire dall immatricolazione o dall avvio di una nuova carriera fino al conseguimento del titolo. Definizione di fascicolo elettronico 19

20 Codice dell Amministrazione Digitale Art La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati 2 bis [CAD 2010] Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l identificazione e l utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico [ ] 20

21 2 ter [CAD 2010]) Il fascicolo informatico reca l indicazione: a) dell amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell oggetto del procedimento; e) dell elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater; e bis) dell identificativo del fascicolo medesimo. Linee Guida Università Digitale Principale obiettivo dell iniziativa Università Digitale in tale contesto è quello di realizzare l integrazione tra i sistemi di gestione documentale ed i sistemi gestionali in uso presso gli atenei 21

22 .ma qual è la situazione attuale? Non esiste una policy uniforme e condivisa dagli atenei per la formazione del fascicolo studente; talvolta questa differisce anche tra le segreterie dello stesso ateneo. È inoltre sempre più diffusa la tendenza a sostituire con appositi servizi web autenticati la presentazione da parte degli studenti di istanze cartacee. In questi casi il documento/modulo tradizionale quasi sempre viene rimpiazzato da un insieme di dati registrati nel data base del sistema informativo di ateneo 22

23 Il sistema di archiviazione documentale di norma non risulta essere integrato con il sistema di gestione delle carriere studenti. Esiste inoltre un insieme di documenti/atti interni all amministrazione universitaria (es. decreti, delibere), spesso di natura collettiva, che circolano in forma cartacea 23

24 Come superare lo stato attuale? Semplificare il processo di apertura del fascicolo dello studente nel sistema di gestione documentale di ateneo rendendo automatica l attività, in sostituzione dell'attivazione manuale; Ridurre il carico di lavoro del personale consentendo l inserimento automatico nel fascicolo studente dei documenti più rilevanti relativi alla sua carriera e l utilizzo online degli stessi, nel rispetto della privacy, per assolvere compiti istituzionali; Rendere disponibile a ciascun studente il proprio fascicolo ai fini della trasparenza amministrativa. 24

25 L integrazione tra il sistema di gestione documentale ed i sistemi gestionali, a partire dal sistema di gestione delle carriere studenti, non esaurisce quanto deve essere realizzato al fine di una completa dematerializzazione del fascicolo studente. L obiettivo finale resta infatti la reingegnerizzazione ed automazione di tutti processi interni agli atenei relativi al ciclo di vita dello studente, analogamente a quanto realizzato per la verbalizzazione degli esami. Condivisione ed armonizzazione del linguaggio Rilevazione dei modelli organizzativi adottati negli atenei Definizione di un modello di riferimento. 25

26 Grazie a tutti per l attenzione E ricordatevi sempre questa regola. 26