La gestione delle Trasferte

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1 La gestione delle Trasferte Gentile Cliente, con il termine trasferta si intende il mutamento temporaneo del luogo in cui il lavoratore deve rendere la propria prestazione, accompagnato dalla certezza del rientro nella sede di lavoro originaria. Con questa nota, intendiamo offrire un punto di vista sulla questione. Certi di aver fatto cosa gradita, rimaniamo a disposizione per una consulenza dettagliata. Gli allegati da consultare: La gestione delle Trasferte Le trasferte... 2 Il consenso... 2 L indennità di trasferta... 2 Il rimborso forfettario... 3 Il rimborso misto... 4 Il rimborso analitico... 4 Tracciabilità delle spese... 5 Erogazione in busta paga di false trasferte... 5

2 La gestione delle Trasferte Le trasferte Le trasferte di lavoro o missioni, rappresentano cambiamenti provvisori del luogo di lavoro indicato nel contratto individuale sottoscritto tra le parti all atto dell assunzione, ovvero lo spostamento temporaneo del lavoratore presso una sede diversa da quella abituale. E uno strumento a disposizione del datore di lavoro per far fronte ad esigenze lavorative su un altra sede, di carattere temporaneo. Il principio, infatti, è che la sede abituale di svolgimento della prestazione lavorativa non cambia in maniera definitiva. Il consenso L espressione del consenso del lavoratore ad adempiere alla trasferta non è necessario. L indennità di trasferta spostamento. Al lavoratore in trasferta viene riconosciuta un indennità per spese da lui sostenute per lo Dal punto di vista fiscale, la normativa cambia a seconda che si tratti di: indennità di trasferta fuori dal comune della sede di lavoro; indennità di trasferta entro il comune della sede lavorativa. Nota bene Per godere delle esenzioni fiscali, la trasferta deve riguardare una sede posta al di fuori del comune dove è sita l abituale sede di lavoro. L importo giornaliero corrisposto a titolo di indennità, in presenza di una trasferta fuori comune è esente da imposizione fiscale e contributiva, entro determinati limiti, a seconda che il periodo di lavoro si svolga in Italia o all estero: 2

3 Trasferta in Italia fino a 46,48 euro al giorno; fino a 77,47 euro al giorno. Quando invece, oltre all indennità di trasferta, viene riconosciuto anche il rimborso delle spese di vitto e alloggio, il tetto di esenzione della trasferta scende a: Trasferta in Italia fino a 30,99 euro al giorno; fino a 51,65 euro al giorno. tassazione. Le cifre erogate a titolo di rimborso di vitto e alloggio sono completamente esenti da Quando insieme all indennità di trasferta viene riconosciuto anche il rimborso spese a piè di lista di tutte le spese sostenute dal lavoratore, il tetto di esenzione della trasferta scende ulteriormente a: Trasferta in Italia 15,49 euro; 25,82 euro. Ai fini del calcolo dei giorni di trasferta, devono essere presi in considerazione tutti i giorni in cui il lavoratore è impegnato al di fuori della sede abituale, compresi i giorni di viaggio, le domeniche, le festività ed i giorni di malattia. Sono esclusi dal calcolo della trasferta i giorni di permesso non retribuiti e le giornate di Assenza ingiustificata. Il rimborso forfettario Viene definito rimborso forfettario, l indennità di trasferta definita in misura fissa, per ogni giornata di lavoro, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Il rimborso forfettario è esente da tassazione e contribuzione: fino a 46,48 euro al giorno, per le abituale di svolgimento della prestazione; fino a 77,46 euro giornaliere, per le trasferte estero. 3

4 Nulla impedisce al datore di lavoro di corrispondere cifre più alte di quelle esenti, in questo caso, gli importi eccedenti il tetto di esenzione, concorreranno alla formazione della base imponibile ai fini fiscali e previdenziali. Il rimborso misto E possibile riconoscere al lavoratore un indennità di trasferta ridotta e un rimborso analitico delle spese sostenute per vitto e alloggio. Se viene riconosciuto il rimborso spese per una sola delle voci riguardanti il vitto e l alloggio, la misura dell indennità di trasferta esente da tassazione e contribuzione sarà pari a: fino a 30,98 euro al giorno, per le abituale di svolgimento della prestazione; fino a euro giornaliere, per le trasferte all estero. invece Se viene riconosciuto il rimborso spese per entrambe le voci riguardanti il vitto e l alloggio, la misura dell indennità di trasferta esente da tassazione e contribuzione sarà pari a: fino a 15,49 euro al giorno, per le abituale di svolgimento della prestazione; fino a 25,82 euro giornaliere, per le trasferte all estero. Il rimborso analitico 4

5 Per vedersi riconosciuto il rimborso analitico delle spese sostenute, è necessario che il dipendente fornisca tutti i documenti giustificativi quali: - scontrini fiscali contenenti la specifica degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell operazione e l indicazione del numero di codice fiscale dell acquirente; - fatture; - ricevute fiscali; - documenti di viaggio; - spese carburante documentate e tracciate. Tracciabilità delle spese Il dipendente dovrà presentare all azienda la documentazione relativa alle spese, in maniera dettagliata e comprensiva dell indicazione puntuale dei dati relativi alla trasferta (date, luogo e descrizione della missione). Erogazione in busta paga di false trasferte E bene precisare che tutte le volte che il personale ispettivo accerti una difformità tra la realtà e quanto registrato sul Libro Unico del Lavoro, ad esempio in presenza di una indennità di trasferta corrisposta a lavoratore, di fatto mai realmente avvenuta, modalità spesso utilizzata per erogare compensi esenti da tassazione con finalità presumibilmente elusive, registrate sotto la voce trasferta Italia, è prevista l applicazione di una sanzione amministrativa: da un minimo di 150 euro, fino ad un massimo di euro, importo che verrà concretamente commisurato in base al numero di lavoratori coinvolti nella condotta illecita. Inoltre, gli emolumenti erogati a titolo di false trasferte verranno assoggettati al recupero contributivo e fiscale. 5