Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali

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1 Dipartimento dell Organizzazione Giudiziaria, del personale e dei servizi Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali Lucia Marcon Maria Grazia Salari 1

2 Indice 1. Premessa 2. Concetto di notifica e comunicazione 3. Contesto normativo 4. Contesto attuale : Attori e Flusso 5. Soluzione adottata: Sistema SNP 6. L applicativo 7. Monitoraggio 8. L artefatto 9. Ipotesi organizzative del flusso di lavoro 10. Sviluppi futuri 2

3 1. Premessa Il progetto SNT Sistema Notifiche Telematiche si inserisce nell ambito delle iniziative volte all attuazione del Protocollo di intesa tra il Ministro della Giustizia ed il Ministro per l Innovazione nella Pubblica Amministrazione siglato il 26/11/2008. L obiettivo del sistema è la digitalizzazione dell invio degli atti, in merito alle notificazioni e comunicazioni, utilizzando il sistema di invio basato sulla Posta Elettronica Certificata Notifiche e Comunicazioni 3

4 2. Concetto di Notifica e Comunicazione Il procedimento penale è caratterizzato da una sequenza di atti ed attività che devono essere portati a conoscenza di diversi soggetti ed in generale delle persone che sono chiamate ad agire nella fase processuale e pre-processuale ciò avviene tramite l invio delle notificazioni e le comunicazioni. Notificazioni Comunicazioni riguardano gli atti diretti a: interessato (indagato, imputato, condannato), difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile. riguardano gli stessi atti ma nel flusso interno agli uffici giudiziari. 4

5 3. Contesto normativo a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4 convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio

6 a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con Legge del 06 agosto 2008 n. 133 Art. 51. Comunicazioni e notificazioni per via telematica Testo originario Comma 1 - A decorrere dalla data fissata con uno o più decreti del Ministro della giustizia, le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. 6

7 Art. 51. Comunicazioni e notificazioni per via telematica Testo modificato con DL193/2009 Comma 1. A decorrere dal quindicesimo giorno successivo a quello della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti di cui al comma 2, negli uffici giudiziari indicati negli stessi decreti, le notificazioni e le comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata di cui all'articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Allo stesso modo si procede per le notificazioni e le comunicazioni previste dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267, e per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. La notificazione o comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata solo per estratto con contestuale messa a disposizione, sul sito internet individuato dall'amministrazione, dell'atto integrale cui il destinatario accede mediante gli strumenti di cui all'articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n

8 b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4 convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 Art. 4. Comma 2 - Nel processo civile e nel processo penale, tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica si effettuano, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1. Comma 3 - Le notificazioni e le comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata... Allo stesso modo si procede ((per le notificazioni e le comunicazioni previste dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267, e)) per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale.. le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alle parti che non hanno provveduto ad istituire e comunicare l'indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria o segreteria dell'ufficio giudiziario.»; 8

9 c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011 Il regolamento individua le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni ed ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24. d) Decreto dirigenziale DGSIA e) Decreto del Ministro di avvio del sistema 9

10 4. Contesto attuale a) Attori Notificare o comunicare un atto è il risultato di una serie di attività che vede coinvolti diversi soggetti: MAGISTRATO CANCELLIERE UFFICIALE GIUDIZIARIO ALTRO UFFICIO GIUDIZIARIO AVVOCATO INTERESSATO (indagato, imputato, condannato) 10

11 b) Flusso cartaceo Altre autorità giudiziarie Magistrato Cancelliere Notificazioni Ufficiali giudiziari Indagato, imputato, condannato Avvocato 11

12 c) Dettaglio: flusso Notifica 1. Il magistrato deposita l atto da notificare in cancelleria Magistrato Cartaceo 2. Il Cancelliere Controfirma o deposita l atto Prepara le missive e le copie dell atto Reperisce gli indirizzi dei destinatari della notifica Annota sul Registro delle notifiche (Mod. 29 Procura e Tribunale; Mod. S5 per la Sorveglianza) Annota sul Registro di passaggio per le comunicazioni degli atti (Mod. 28 e S6) Trasmette l atto da notificare all Unep per la notifica al difensore e all interessato Cancelliere 12

13 L Ufficiale Giudiziario: 1. Ritira le copie dell atto da notificare 2. Firma il Registro di passaggio 4. Prepara il plico da consegnare o inviare tramite Raccomandata 5. Restituisce al Cancelliere la relata di notifica e l elenco delle Raccomandate inviate 13

14 1. Riceve la copia dell atto notificato L Ufficio Giudiziario: 2. Ufficio ricezione posta smista alla cancelleria/segreteria competente 3. Annota sul registro notifiche il rientro della cartolina Cancelliere 4. Il cancelliere inserisce la ricevuta di consegna nel fascicolo del Procedimento e verifica la corretta notifica 14

15 5. Soluzione adottata: SNP Sistema Notifiche Penali CERTEZZA DELLA NOTIFICA Ottimizzazione delle Risorse SNP Riduzione dei Costi Riduzione Tempi di Notifica 15

16 La soluzione tecnica individuata propone un sistema centralizzato web based che verrà distribuito a tutte le Cancellerie/Segreterie degli Uffici Giudiziari del settore penale per la gestione, monitoraggio ed il controllo del flusso di informazioni e documenti legati al processo di notificazione di un atto giudiziario verso destinatari, esclusi imputati, che afferiscono ad un procedimento penale. 16

17 La soluzione adottata consente l invio di notifiche per mezzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) a persona diversa dall imputato, quindi a difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile e, ove dotati di un indirizzo di posta elettronica certificata, anche gli uffici giudiziari verso i quali effettuare comunicazioni. Difensori Periti e Consulenti Cancelliere Parte offesa, Parte civile Uffici Giudiziari 17

18 6. L applicativo 18

19 a)il processo di notifica telematica Atto cartaceo Atto Digitale Off-line Scanning Destinatari Cancelliere Acquisizione e Classificazione Firma Digitale Invio Notifica Monitoraggio 19

20 b) Il flusso: acquisizione, classificazione, firma. 1. Il Magistrato deposita l atto cartaceo da notificare presso la sua Cancelleria. Cartaceo 2.A Il Cancelliere Firma in via autografa l atto depositato. Acquisisce l atto mediante funzionalità native dello scanner. Magistrato Cancelliere Digitale 2.B Il Cancelliere classifica l atto all interno del sistema documentale inserendo i metadati caratteristici dell atto (tipologia di atto, registro numero, etc) Firma elettronicamente l atto 20

21 b) Il flusso:l invio 3. Il Cancelliere assegna i destinatari nella notifica Cancelliere Avvocato 3.A Il sistema si integra con i Servizi telematici per l interrogazione all indirizzario PEC degli avvocati. Imputato 3.B Il Cancelliere invia la notifica mediante PEC all UNEP che la notificherà all imputato Altri 3.C Il Cancelliere può inviare la notifica mediante PEC a diverse tipologie di destinatari (Uffici Giudiziari, Istituti Penitenziari, UEPE) 4 Il sistema registra tutte le attività svolte e le riproduce sull apposito Registro delle notifiche. 21

22 b) Il flusso : le ricevute 4. Il Cancelliere esegue l operazione di invio della notifica 5 Il sistema crea un fascicolo, se non già presente, aggregando informazioni relative al procedimento e alla sede geografica. Una volta creato il fascicolo, il sistema crea il sottofascicolo Notifiche, unico per più destinatari, nel quale collocherà gli atti notificati con l identificativo univoco del numero d ordine della notifica. Cancelliere 6 Il sistema classifica in modo automatico le ricevute PEC recuperate, associandole al relativo fascicolo processuale e al numero d ordine della notifica. avvisa il Cancelliere, attraverso il cruscotto di monitoraggio, dell avvenuta accettazione e consegna delle notifiche inviate per ciascun destinatario PEC. 22

23 7. Monitoraggio per ogni messaggio inviato il sistema restituirà diverse informazioni tipiche del processo di invio della posta elettronica certificata: Regolare invio della notifica Regolare recapito al destinatario 23

24 8.L artefatto Fermo restando che la notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in cui l atto viene recapitato presso la casella di posta del destinatario e viene perciò generata la ricevuta di avvenuta consegna, stante la difficoltà di verifica per via telematica della regolarità suddetta per esempio nel caso di eccezioni nel corso di un udienza, ma anche per consentire al giudice una facile verifica in ordine alla regolarità del procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che il sistema generi un documento che riassume tutte le informazioni relative al procedimento suddetto con un attestazione del cancelliere in ordine alla rispondenza dell esito indicato nel documento con quanto risulta dal sistema di posta certificata. 24

25 9. Ipotesi organizzative di flusso di lavoro Il Sistema gestisce il flusso di notifica che è comune a tutti gli Uffici Giudiziari. E stato pensato per essere applicato a qualsiasi realtà organizzativa. Sono stati ipotizzati: 1) Flusso base; 2) Collaborazione fra utenti; 3) Condivisione dei documenti Utente: Mario Rossi Ufficio A Utente: Paolo Verdi Utente: Luigi Bianchi Ufficio A Ufficio B 25

26 a) Flusso base Atto cartaceo Off-line Scanning Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Firma Digitale Invio Notifica Registro Notifiche L intero flusso d invio notifica per via telematica è condotto dal solo utente Mario Rossi per l ufficio A: dall acquisizione del documento, sino al monitoraggio dell esito dell invio della notifica. 26 Monitoraggio

27 b) Collaborazione fra utenti Il flusso d invio della notifica è condotto inizialmente da Mario Rossi per l ufficio A, quindi il documento è firmato ed inviato da Paolo Verdi, anch egli utente dell ufficio A. Atto cartaceo La collaborazione tra utenti del medesimo ufficio è attuabile a qualsiasi stadio del flusso di invio di notifiche telematiche. Off-line Scanning Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Modifica Documento Utente: Paolo Verdi Ufficio: A 27 Firma Digitale Invio Notifica

28 c) Condivisione documenti Atto cartaceo L utente Mario Rossi, che lavora per l ufficio A, acquisisce un documento e ne abilita la condivisione con l ufficio B. L utente Luigi Bianchi dell ufficio B accede in consultazione al documento. Off-line Scanning Ufficio: B Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Condivisione Documenti Utente: Luigi Bianchi Ufficio: B Consultazione 28

29 10. Sviluppi futuri GESTIONE FLUSSO IN ENTRATA SNP INTEROPERABILITA CON ALTRI SISTEMI 29