LE NOTIFICHE DIGITALI NEL PROCESSO PENALE

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1 LE NOTIFICHE DIGITALI NEL PROCESSO PENALE A cura di Cancelliere Tribunale di Torino Responsabile tecnico SNT coordinatore ufficio deposito notifiche PPT

2 LO STRUMENTO PER LE NOTIFICHE: S.N.T. S.N.T, acronimo di Sistema delle notificazioni e comunicazioni telematiche, è un sistema centralizzato web based per la gestione, monitoraggio e controllo di informazioni e documenti legato al processo di notificazione di un atto giudiziario verso destinatari, esclusi imputati, che afferiscono ad un procedimento penale.

3 PRINCIPI BASE DEL SISTEMA S.N.T. è strutturato come un database, in cui le notifiche inviate sono raccolte e classificate in base al numero del procedimento penale a cui si riferisce la notifica. Attraverso una ricerca per numero di procedimento è possibile risalire a tutte le notifiche inviate.

4 P.E.C. La posta elettronica certificata è lo strumento elettronico attraverso il quale S.N.T. invia i documenti da notificare. È analoga alla posta elettronica ordinaria, con in più alcuni elementi di sicurezza e certificazione che rendono i messaggi di ricevuta opponibili a terzi. Le caratteristiche della PEC sono state definite nel DPR n. 68 del 11/2/2005 e nei collegati documenti tecnici (DM del 2/11/05)

5 FIRMA DIGITALE S.N.T. prevede che gli atti, per poter essere inviati, devono essere firmati digitalmente. La firma digitale è una firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche che garantisce la provenienza e l integrità del documento.

6 Fasi della notifica Acquisizione documento Firma digitale Invio Verifica dell esito.

7 LOGIN Per poter effettuare una notifica occorre preliminarmente connettersi all indirizzo una volta connessi appare la seguente finestra che permette all utente già abilitato di effettuare il login. Per il login ènecessario immettere come nome utente la propria casella di posta elettronica e come password la stessa che viene immessa quando si accende il PC. Una volta immessi i due dati occorre premere sul pulsante entra.

8 Una volta effettuato il login occorre scegliere dal menù a destra l ufficio dal quale si intende operare (per gli utenti abilitati per più uffici).

9 PRIMA FASE: ACQUISIZIONE DI UN DOCUMENTO Il passo successivo è cliccare sul menù gestione documenti e poi su acquisizione documenti.

10 Apparirà un menù da cui scegliere la categoria di atto da notificare. Occorre scegliere il tipo di atto e cliccare su seleziona.

11 Occorre poi scegliere il tipo di atto cliccando sul pulsante relativo all atto corrispondente. Premere poi sul tasto seleziona.

12 Una volta selezionato il tipo di atto occorre scegliere i dati relativi al fascicolo processuale per il quale si intende notificare l atto. Scegliere prima il tipo di registro. Nell esempio si sta selezionando il registro mod. 16 (registro generale del Tribunale)

13 Selezionare poi l anno

14 Quindi digitare il numero di procedimento Immettere la data di deposito dell atto. È possibile utilizzare la tabella che appare quando si clicca nel campo Data documento oppure immettere la data manualmente digitando le singole cifre.

15 Il passo successivo è scegliere il documento da notificare prelevandolo dalla cartella dove è stato salvato al momento della scansione. Èpossibile firmare un documento con estensione «doc», «docx», pfd. La dimensione massima è documento è di 20 Mbyte

16 Una volta individuato il file (nell esempio si intende notificare il documento con nome ordine liberazione.doc ) selezionarlo e premere sul pulsante apri.

17 Infine poi premere sul pulsante Acquisizione. In questo modo viene caricato l atto da notificare dal sistema, associandolo al fascicolo con i dati immessi in precedenza. Tutti i documenti, una volta acquisiti, sono poi convertiti dal sistema in formato «pdf».

18 SECONDA FASE: FIRMA DIGITALE La fase successiva è quella della firma digitale. Occorre cliccare sul menù firma digitale, apparirà la schermata che segue.

19 Occorre richiamare il fascicolo che è stato creato in precedenza. Scegliere quindi prima il tipo di registro.

20 Successivamente occorre scegliere l anno.

21 Quindi immettere il numero di procedimento.

22 Cliccando sul tasto ricerca apparirà la schermata che segue. Apparirà il fascicolo creato in precedenza, riportante tra l altro la data di creazione e il nome dell utente creatore.

23 Occorre a questo punto spuntare il fascicolo e premere il tasto seleziona.

24 Dopo aver selezionato il fascicolo appare l atto da firmare digitalmente. Notare che l atto da firmare presenta il simbolo della chiave di colore grigio, che sta a significare che l atto non è ancora firmato digitalmente. Si precisa che in questa schermata appaiono solo gli atti non firmati. Spuntando l atto e cliccando sul tasto seleziona appare un menù con due voci. Selezionare la prima voce.

25 Immettere quindi il codice per la firma digitale. Se l utente utilizza la smart card dal Ministero appariràuna ulteriore schermata in cui si deve immettere il codice di firma.

26 TERZA FASE: INVIO DELL ATTO Occorre selezionare il menù gestione Notifiche e poi invio notifica.

27 Si sottolinea che in fase di notifica non è necessario digitare nuovamente i dati del fascicolo, in quanto il sistema restituisce i dati utilizzati nella fase di firma digitale. Per richiamare il fascicolo occorre premere il tasto ricerca. Apparirà il fascicolo e il o i documenti presenti firmati digitalmente.

28 Selezionare a questo punto il documento da inviare per via telematica e premere il tasto invio notifica.

29 Apparirà il quadro invio notifica. Occorre immettere la pec del difensore e compilare i campi annotazione e nome e cognome interessato (imputato, indagato, parte civile, persona offesa ecc. Il campo annotazione è libero e può riportare due tipi di annotazione, come stabilito in sede di progettazione del sistema: Notifica al difensore in proprio Notifica al difensore quale domiciliatario ex art. HH Spuntando la voce aggiungi corpo mail l annotazione apparirà anche nella mail che riceverà il difensore.

30 Il passo successivo è scrivere nelle rispettive caselle cognome e nome dell interessato.

31 Se la notifica deve essere effettuata a più interessati occorre cliccare sul simbolo come indicato nella figura seguente.

32 Occorre infine selezionare l avvocato a cui inviare la mail. È possibile selezionare due avvocati per ogni atto da inviare. Nel riquadro a destra digitare Cognome e nome del difensore. Si precisa che la ricerca può anche essere effettuata digitando solo il cognome o parte di esso e facendo seguire il carattere *. Sul punto si precisa che digitando, a titolo di esempio, nel campo il cognome Rossi * Il sistema restituisce tutti gli avvocati che hanno il cognome Rossi. Digitando invece Rossi* (senza lo spazio) Il sistema restituisce tutti gli avvocati il cui cognome inizia con Rossi.

33 Il campo successivo è l indicazione dell ordine di appartenenza, si segnala che è possibile fare la ricerca anche su tutti i fori.

34 Cliccando sul tasto ricerca apparirà il nominativo dell avvocato. A questo punto occorre cliccare su per caricare la PEC dell avvocato

35 La PEC del difensore appare ora nei dati mail.

36 A questo punto occorre premere il tasto

37 Apparirà la schermata seguente: Èstato evidenziato parte del testo della mail che riporta quanto scritto nel campo annotazione. Per inviare la mail basta a questo punto premere sul tasto

38 QUARTA FASE: MONITORAGGIO Scegliere la voce monitoraggio, sempre del menù Gestione notifiche. Nella schermata si vede l esito della notifica. Se appare sul lato sinistro il simbolo vuol dire che è andata a buon fine e l atto inviato è nella disponibilità del destinatario.

39 Per avere i dati della notifica occorre cliccare sul simbolo genera artefatto.

40 Cliccando apparirà l artefatto con i dati della notifica. Il documento è stampabile e viene allegato, firmato dall utente notificatore, all atto notificato.

41 Il sistema permette, sempre dal menù monitoraggio eventuali ricerche di notifiche precedenti sia per data di invio che per ricerca fascicolo. Nell esempio che segue si è effettuata una ricerca per fascicolo, dopo aver svuotato i campi delle date invio. Per svuotare i campi occorre andare con il cursore nel campo data e cliccare su della finestra calendario che appare cliccando nel campo data. Premuto il tasto il sistema restituirà tutte le notifiche effettuate per quel fascicolo.

42 Nel caso mostrato sono state effettuate numerose notifiche che si sviluppano su due pagine, per consultare le notifiche precedenti occorre cliccare su che appare in alto a destra.

43 Per controllare una notifica è possibile avere tutti i dati cliccando sul simbolo Apparirà in basso a destra un cruscotto di controllo riportante i dettagli della mail.

44 Cliccando sul simbolo è possibile scaricare la mail inviata al destinatario.

45 Cliccando si aprirà il gestore di posta elettronica (es. outlook) che permetterà la sua visualizzazione.

46 Cliccando due volte su «datacert.xlm» si otterranno data e orario di avvenuta consegna della mail.

47 Cliccando invece due volte su «postacert.eml» apparirà la seguente schermata: Il file «image 5423,pdf» è il file che è stato materialmente ricevuto dal destinatario. Cliccando due volte si aprirà il documento in pdf firmato digitalmente. In questo modo si può accertare che sia stato inviato il file giusto.

48 LA MANCATA NOTIFICA Se una mail non viene consegnata per cause imputabili al destinatario, la normativa prevede che l atto venga notificato mediante deposito.

49 CAUSE MANCATA CONSEGNA Nominativo non reperito in rubrica Mancanza pec Pec non più funzionante Casella di posta elettronica del destinatario piena.

50 ESEMPIO MANCATA CONSEGNA Il simbolo nella colonna «stato» informa l utente che la notifica non è andata a buon fine.

51 L artefatto relativo èil seguente: Si noti la dicitura «mancata consegna» nel campo «esito consegna».

52 IL DEPOSITO DEGLI ATTI NON NOTIFICATI Una volta depositato l atto non notificato digitalmente, occorre gestire il documento al fine di poterlo consegnare al difensore in caso di sua richiesta. La soluzione operativa più pratica è identificare un ufficio unico e incaricarlo della ricezione, gestione e consegna degli atti depositati.

53 UFFICO DEPOSITO ATTI È l ufficio preposto alla archiviazione, gestione e consegna degli atti che non sono stati inviati dal sistema delle notifiche telematiche per cause imputabili al difensore. L incaricato al servizio deve altresì verificare la correttezza del deposito, accertando la fondatezza delle sue cause, soprattutto nel caso di mancato reperimento del destinatario nella rubrica.

54 PROCEDURA DI DEPOSITO La procedura che viene descritta èquella in uso al Palazzo di Giustizia di Torino, in quanto S.N.T. non prevede una gestione degli atti depositati. Le fasi di deposito sono: -Ricezione documento depositato -controllo -archiviazione

55 RICEZIONE ATTI DEPOSITATI L invio degli atti depositati avviene mediante salvataggio in una area di transito del server visibile a tutti. Il file deve essere denominato seguendo il criterio: Cognome e nome difensore foro - numero di procedimento

56 CONTROLLO Per il controllo degli atti depositati è necessario che l operatore che ha effettuato il deposito invii all ufficio deposito atti anche l artefatto, cosìda permettere al funzionario addetto al deposito di controllare le cause che hanno portato al deposito. L invio dell artefatto avviene attraverso il fax.

57 ARCHIVIAZIONE Verificata la correttezza del deposito si procede all archiviazione, ossia allo spostamento del file in una area visibile al solo ufficio deposito atti.

58 CONSEGNA ATTI DEPOSITATI In caso di richiesta degli atti depositati non notificati da parte del destinatario, con il criterio di denominazione indicato in precedenza, èagevole risalire ai documenti da consegnare. I documenti consegnati vanno poi spostati in una ulteriore cartella denominata «atti consegnati»