WAS - Gestione autorizzazione mezzo dipendente

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1 WAS - Gestione autorizzazione mezzo dipendente ENEL Servizi srl Direzione Operativa

2 Indice 1. Introduzione alla compilazione del modulo online gestione autorizzazione mezzo dipendente WAS dipendente Gestione autorizzazioni mezzi Elenco autorizzazioni mezzi Stato autorizzativo Operazioni sulle autorizzazioni Stampa modulo di autorizzazione Requisiti di validità della richiesta di rimborso dei chilometri autorizzati WAS responsabile e delegato. 11 2

3 1. Introduzione alla compilazione del modulo online gestione autorizzazione mezzo dipendente. A decorrere dal mese di aprile 2012 è informatizzata la gestione della richiesta di autorizzazione per l uso per servizio del mezzo privato. Si conferma che ogni richiesta di rimborso chilometrico in tariffa autorizzata è vincolata alla verifica da sistema dell esistenza dell autorizzazione. Dipendenti titolari del veicolo utilizzato per servizio: Per inserire i km in tariffa autorizzata gli interessati dovranno utilizzare la procedura di seguito illustrata. La nuova modalità permette di gestire le autorizzazioni del proprio responsabile o delegato senza necessità di attivare il processo cartaceo e l invio DMS. Dipendenti non titolari del mezzo utilizzato per servizio: per poter inserire i km in tariffa autorizzata, gli interessati dovranno anticipare copia del modello cartaceo (anche priva di autorizzazione del responsabile) al proprio supporto/operatore TM, tramite posta elettronica. L originale, firmato da dipendente, proprietario e responsabile, deve poi essere tempestivamente inviato al proprio supporto. Dipendenti che ricoverano il mezzo presso immobili aziendali: per poter inserire i km in tariffa autorizzata, gli interessati dovranno anticipare copia del modello cartaceo (anche priva di autorizzazione del responsabile) al proprio supporto/operatore TM, tramite posta elettronica. L originale firmato da dipendente e responsabile deve poi essere tempestivamente inviato al proprio supporto. Dipendenti che non utilizzano la procedura WAS: Non possono utilizzare la nuova procedura e devono continuare con le modalità in atto, inviando l autorizzazione cartacea al proprio operatore TM. 3

4 2. WAS dipendente Gestione autorizzazioni mezzi. Nella finestra di Gestione dati tempo/trasferte, è possibile accedere alle proprie autorizzazioni mezzi cliccando sull apposito pulsante: Per la creazione di una nuova autorizzazione cliccare sul pulsante Nuova : Per proseguire l inserimento di una nuova richiesta di autorizzazione, è necessario confermare che il veicolo sia di proprietà e non ricoverato in immobili ENEL, cliccando sul pulsante ok del messaggio di pop up: 4

5 L inserimento di una richiesta di autorizzazione necessita dei seguenti dati: inizio e fine validità della autorizzazione richiesta, da compilare sia in caso di autorizzazioni valide per un periodo di tempo definito. In caso di uso saltuario /occasionale del mezzo, oltre alle date validità, dovranno essere dettagliate le informazioni previste nel box autorizzazione all uso straordinario ; numero e tipologia patente di guida; data e luogo di rilascio della patente; data di validità della patente (sempre posteriore al giorno di fine validità autorizzazione); marca, tipo, targa, cilindrata nonché anno di immatricolazione del mezzo; nome della compagnia assicurativa e numero della polizza di responsabilità civile; data di inizio e di fine validità della polizza RC (il periodo di validità deve includere interamente il periodo di autorizzazione richiesto); massimali assicurati per RC nonché, se presenti, per incendio e furto del mezzo in caso di uso saltuario del mezzo, indicare data e percorso effettuato (la data deve essere ricompresa nel periodo validità) ATTENZIONE! Il numero di targa del veicolo deve essere inserito senza spazi. 5

6 2.1 Elenco autorizzazioni mezzi. Cliccando sull icona autorizzazione mezzi autorizzazioni: si accede alla lista globale delle proprie Con il tasto Semestre è possibile delimitare la visualizzazione delle autorizzazioni esistenti agli ultimi sei mesi. Il tasto Semestre si attiva selezionando il tasto Tutte. 6

7 2.2 Stato autorizzativo. Ogni richiesta di autorizzazione può assumere uno dei seguenti stati autorizzativi: Salvato: la richiesta è stata inserita dall utente che può apportare modifiche tramite il tasto di modifica ; Rilasciato: l utente inoltra la richiesta al proprio responsabile/delegato mediante il tasto di rilascio. Una volta rilasciata non può più essere modificata; Autorizzato: il responsabile/delegato ha autorizzato. Questo permette, per il periodo di validità, l inserimento nella nota spese della richiesta di rimborsi relativa al mezzo identificato dal numero di targa inserito; Rifiutato: il responsabile/delegato ha negato l autorizzazione richiesta. Non è possibile inserire nella nota spese la richiesta di rimborsi di chilometri autorizzati relativamente al mezzo identificato dal numero di targa inserito; Autorizzato DOAP: I dati dell autorizzazione sono stati inseriti da un operatore Operation Dipendenti. Questo permette il rimborso dei chilometri percorsi, per tutto il periodo di validità specificato, relativamente al mezzo identificato dal numero di targa inserito. 7

8 2.3 Operazioni sulle autorizzazioni. Quando la richiesta è in stato Salvato è possibile effettuare le seguenti operazioni: Copia Rilascio Viene proposta una mappa con tutti i dati copiati dalla autorizzazione prescelta. Tutti i dati sono modificabili, comprese le date di inizio e fine validità. Il dipendente trasmette la richiesta per l autorizzazione al proprio responsabile/delegato. La richiesta non è più modificabile. Viene proposta la mappa con tutti i dati dalla richiesta prescelta. Tutti i dati sono modificabili, tranne le date di inizio e fine validità. Modifica La richiesta viene cancellata. L operazione è irreversibile. Cancella Genera il modulo di autorizzazione in formato PDF. Il modulo può essere stampato o salvato sul p.c. Stampa Quando la trasferta è in stato rilasciato, autorizzato o rifiutato è possibile effettuare le sole operazioni di stampa e copia. 8

9 2.4 Stampa modulo di autorizzazione. Dopo il salvataggio dei dati inseriti sul modulo on line, cliccando sull icona stampa, si ottiene il modulo personalizzato in formato PDF stampabile e memorizzabile sul P.C.: 9

10 2.5 Requisiti di validità della richiesta di rimborso dei chilometri autorizzati. Una autorizzazione si considera valida se: si riferisce allo stesso mezzo (targa) oggetto di richiesta rimborso nelle note spese; il periodo di validità include il giorno del rimborso; è autorizzata dal responsabile del lavoratore (o suo delegato) oppure è stata inserita da un operatore Operation Dipendenti. Nel caso in cui non sussistano i requisiti sopra elencati, il lavoratore ottiene il seguente messaggio di errore: In alternativa, per i lavoratori con contratto elettrico, vi è la possibilità di inserire la richiesta di rimborso per chilometri non autorizzati: Il controllo è attivo anche per la gestione rimborsi del personale cantierista. 10

11 3. WAS responsabile e delegato. Il responsabile/delegato ha evidenza di tutte le richieste di autorizzazione inoltrate ed archiviate (comprese quelle autorizzate da precedenti responsabili se in corso di validità). Le richieste da autorizzare/rifiutare sono segnalate con la presenza di un icona auto con sfondo rosso, nella colonna Status aut.mezzi di ogni dipendente in elenco: Cliccando sul suddetto tasto il responsabile ottiene l elenco delle richieste rilasciate dal lavoratore per eseguire l approvazione o il rifiuto: Il tasto permette di esporre le autorizzazioni straordinarie richieste dal lavoratore ed oggetto di autorizzazione. L icona auto con sfondo blu consente la visualizzazione completa delle autorizzazioni già evase riferite all utente amministrato. 11