ZTRAVEL - EXPENSE - Compilazione Nota Spese

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1 ZTRAVEL - EXPENSE - Compilazione Nota Spese INSERIRE la NOTA SPESE e la TRASFERTA Documento aggiornato al 24 ottobre 2016 Applicativi coinvolti: ZTRAVEL Modulo: EXPENSE INTRODUZIONE...2 NOTA SPESE E TRASFERTA...3 => Elenco Note spese...3 => Nuova Nota spese...5 => Elenco Trasferte...7 => Nuova Trasferta...11 DIALOGHI E SIGNIFICATO DEI SIMBOLI...13 => Elenco riepilogativo Note Spese...13 Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 1 di 18

2 INTRODUZIONE Questo documento ha lo scopo di illustrare le funzioni necessarie da eseguire da parte del dipendente e/o dalla persona preposta per: Inserire Modificare una nota spese; Inserire Modificare una trasferta. Nota Gli esempi riportati nei documenti sono relativi a : un dipendente di un'azienda italiana; la moneta associata al dipendente (Valuta di riferimento) corrisponde alla valuta Euro ; la nota spese è relativa ad un rimborso mensile, ciò significa che il rimborso spese è unico nel mese; è in riferimento alle trasferte effettuate nel corso del mese di riferimento della nota spese. Nota1. I campi contrassegnati da * sono campi obbligatori. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 2 di 18

3 NOTA SPESE e TRASFERTA Mediante la funzione di "Inserimento Rimborsi" (Trasferte) il dipendente (o la persona preposta alla richiesta del rimborso spese), di seguito "utente", imputa tutti i dati necessari per la gestione del rimborso delle spese sostenute in trasferta. Il dialogo iniziale Gestione Note Spese presenta: Elenco Note spese : quando nel periodo di riferimento sono presenti delle note spese. Nuova nota spese : per effettuare un nuovo inserimento. => Elenco Note spese Il dialogo è raffigurato come nella immagine sotto riportata. Tramite il simbolo di Ordinamento l'utente può comporre l'elenco delle note spese nell'ordine che desidera, specificando i criteri mediante il dialogo sotto evidenziato Campo : Rappresenta il campo da selezionare ai fini dell'ordinamento per la composizione dell'elenco delle note spese. Le variabili previste sono : Data inizio, e Data fine. Il campo specificato nella prima riga rappresenta il primo criterio di ordinamento dell'elenco delle note spese. Il campo specificato nella seconda riga rappresenta il secondo criterio di ordinamento dell'elenco delle note spese. Ordinamento : Rappresenta l'ordine di esposizione del campo selezionato nella riga. L'ordinamento può essere di tipo Crescente : dal valore più basso al valore più alto (a, b, c, d..; 1, 2, 3, 4...) oppure di tipo Decrescente : dal valore più alto al valore più basso (...d,c,b,a; 4,3,2,1) Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 3 di 18

4 Tramite il simbolo File csv l'utente può esportare i dati relativi alle note spese in un file, i dati riportati nel file sono rappresentati nell'immagine seguente L'utente può scegliere di modificare, completare, consultare le note spese in elenco: per la consultazione e l'aggiornamento della nota spese agisce sul simbolo della lente per la cancellazione della nota spese agisce sul simbolo di cancellazione per la stampa della nota spese agisce sul simbolo di stampa per la consultazione e l'aggiornamento della nota spese agisce sul campo "Descrizione" Alla selezione della nota spese il programma evidenzia il dialogo per gestire le trasferte relative alla nota spese selezionata. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 4 di 18

5 => Nuova Nota spese Quando nessuna nota spese corrisponde ai criteri definiti (esempio anno, mese, etc), il dialogo è raffigurato come nella immagine seguente. L'utente agisce sul pulsante Nuova Nota Spese per accedere al dialogo per la compilazione della nota spese, raffigurato come nella seguente immagine. In base alle impostazioni di configurazione, il programma, può valorizzare la data della Nota Spese con il valore del mese e dell'anno in corso, oppure con il mese precedente la data di sistema, oppure non valorizzare i campi, l'utente per selezionare un periodo diverso rispetto alla data proposta, agisce sul campo Anno e sul campo Mese per impostare la data desiderata. L'utente dopo aver definito il periodo della Nota spese agisce sul pulsante Continua per indicare i successivi dati. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 5 di 18

6 Il programma espone il dialogo per la creazione della trasferta. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 6 di 18

7 => Elenco Trasferte Il dialogo è raffigurato come nell'immagine seguente quando nella nota spese selezionata sono presenti delle trasferte imputate in precedenza, oppure, quando è attivo il modulo "Travel". Le trasferte che risultano approvate all'interno del modulo Travel sono ricondotte in automatico alle note spese di competenza, e quindi sono elencate in questo dialogo. Il dialogo è suddiviso logicamente in due parti : nella parte di sinistra della pagina è raffigurato l'elenco delle trasferte della nota spese selezionata; nella parte destra della pagina per ogni trasferta selezionata sono evidenziati i dati riepilogativi del costo della trasferta. Elenco trasferte Per ogni trasferta dell'elenco l'utente può agire sul menu delle opzioni cancellare, copiare, etc, una trasferta. per modificare, Modifica trasferta : Attraverso questa opzione l'utente accede al dialogo per apportare le modifiche che desidera (spese, itinerario, etc). Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 7 di 18

8 Annotazioni trasferta : l'utente agisce su questa opzione per inserire delle annotazioni relative alla trasferta. Elina trasferta : è l'opzione per cancellare la trasferta. Segnalazioni trasferta : è l'opzione per accedere alle segnalazioni della trasferta relative alla fase di calcolo e controllo della nota spesa. Copia trasferta : è l'opzione per creare una nuova trasferta copiando una trasferta presente nell'elenco ed in linea generale con le stesse caratteristiche, quali ad esempio la stessa località, la stessa durata, etc. L'utente seleziona la data di inizio della nuova trasferta e conferma l'operazione mediante il pulsante Copia. Il programma crea una nuova trasferta avente la stessa località della trasferta copiata (Trasferta origine), la data di inizio selezionata dall'utente e la durata uguale alla trasferta origine. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 8 di 18

9 Riepilogo trasferta La parte destra della pagina consente di avere sia una visione globale del costo della trasferta, che una visione più dettagliata suddivisa per tipologia di evento, Totale costo trasferta e anticipi : è la sezione riepilogativa di tutti i costi generati dalla trasferta comprensiva di tutti i movimenti finanziari (anticipi, etc) e dei rimborsi chilometrici. Il dato può essere raffigurato come nell'immagine seguente.. Saldo finanziario : è un riepilogo della disponibilità finanziaria raggruppata per codice valuta. Per ogni valuta il programma per determinare il saldo finanziario effettua la differenza fra : la sommatoria degli anticipi, dei prelievi effettuati con carta di credito aziendale, delle operazioni di cambi di valuta, e la sommatoria dell'importo delle spese. Totale disponibilità in valuta : il riepilogo è presente nel dialogo quando è attiva la sezione relativa ai Movimenti finanziari. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 9 di 18

10 Totale spese : è l'elenco delle spese sostenute per la trasferta ed il relativo totale. Totale rimborsi km : è l'elenco delle indennità chilometriche della trasferta selezionata ed il relativo totale. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 10 di 18

11 => Nuova Trasferta Per la creazione di una nuova trasferta il dialogo è raffigurato come nella immagine seguente. Inizio : rappresenta il giorno e l'ora di inizio della trasferta. Il programma in automatico valorizza il campo Data con il primo giorno della nota spese, ed il campo Orario con il valore impostato nell'anagrafica della persona (se previsto dalla configurazione). Partenza : rappresenta il luogo di partenza della trasferta, in base alle impostazioni di configurazione, il programma propone Sede che indica la sede di lavoro, oppure Residenza che indica il comune di residenza. Se la trasferta inizia da una località diversa dalla sede di lavoro oppure dalla residenza, l'utente può selezionare Altro. Alla selezione dell'opzione Altro il programma espone nel dialogo i campi Stato e Località. Stato : L'utente può imputare lo stato della località di partenza, oppure selezionarlo dalla tabella mediante l'icona della lente. Località : L'utente può imputare la località di partenza della trasferta, oppure selezionarla dalla tabella mediante l'icona della lente. Fine : rappresenta il giorno e l'ora di rientro dalla trasferta. Rientro : rappresenta il luogo di rientro dalla trasferta, in base alle impostazioni di configurazione, il programma propone Sede che indica la sede di lavoro, oppure Residenza che indica il comune di residenza. Se la località di rientro dalla trasferta è diversa dalla sede di lavoro oppure dalla residenza, l'utente può selezionare Altro. Alla selezione dell'opzione Altro il programma espone nel dialogo i campi Stato e Località. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 11 di 18

12 Stato : L'utente può imputare lo stato della località di partenza, oppure selezionarlo dalla tabella mediante l'icona della lente. Località : L'utente può imputare la località di partenza della trasferta, oppure selezionarla dalla tabella mediante l'icona della lente. Dopo aver imputato i dati degli estremi della trasferta, l'utente imputa i dati specifici del tragitto della trasferta (tratte). Data : rappresenta la data di inizio della tratta; Orario : rappresenta l'ora di inizio della tratta; Destinazione - Cliente : rappresenta la località (o cliente) di arrivo della tratta; Motivazione : rappresenta la motivazione della tratta. Più : per inserire una nuova tratta, l'utente agisce sul simbolo Più. Al termine dell'imputazione dei dati è necessario agire sull'opzione Crea. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 12 di 18

13 DIALOGHI E SIGNIFICATO DEI SIMBOLI => Elenco riepilogativo Note Spese È il dialogo dove sono elencate le "Note Spese" dell'utente. Mediante questo pulsante l'utente può visualizzare l'elenco delle note spese. Mediante questo pulsante l'utente può visualizzare in modalità grafica: "Distanze percorse" : Rappresenta il numero dei chilometri percorsi dall'utente in relazione alle trasferte effettuate, i dati raffigurati sono relativi ai mesi di un determinato anno ed al numero dei chilometri effettuati. "Spese effettuate" : Rappresenta le spese sostenute dall'utente durante le trasferte, i dati raffigurati sono relativi alle spese effettuate ed al totale dell'importo speso. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 13 di 18

14 Rappresenta l'identificativo dell'utente della nota spese, la società di appartenenza dell'utente. Rappresenta la modalità per la compilazione di una nuova nota spese. Rappresenta la modalità per visualizzare tutte le note spese indipendentemente dallo stato delle note spese stesse. Rappresenta la modalità per effettuare dei criteri di selezione delle note spese da evidenziare nell'elenco, attraverso questo pulsante il programma espone il dialogo per imputare i dati. Rappresenta i Filtri Avanzati che l'utente desidera utilizzare per la composizione dell'elenco delle note pese. Periodo di visualizzazione delle note spese. Questa icona rappresenta il periodo di visualizzazione delle note spese. Il programma in automatico imposta il dato con il valore di default relativo all'anno in corso. Questa immagine rappresenta la visualizzazione delle note spese relative a Tutti i mesi dell'anno Mediante la selezione dell'anno 2014 l'utente può impostare un anno differente rispetto all'anno in corso. Mediante la selezione di Tutti i mesi l'utente può impostare un Singolo mese, oppure Tutti i mesi dell'anno selezionato. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 14 di 18

15 Status delle note spese. Mediante la selezione della singola icona è possibile avere in elenco le sole note spese aventi lo Status uguale al valore rappresentato nell'icona selezionata. Il programma in automatico compone l'elenco delle richieste con le note spese aventi lo Status con valore Bozza. In ogni icona, come rappresentato nell'immagine, è indicato il numero delle note spese aventi quel determinato Status. Nello specifico sono raffigurate : 0 (nessuna) nota spese avente lo status con valore In attesa 1 (uno) nota spese aventi lo status con valore Approvate. 1 (una) nota spese avente lo status con valore Respinte, 1 (una) nota spese avente lo status con valore Bozza. Il significato dei singoli Status è il seguente: In attesa : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile In attesa di autorizzazione da parte del responsabile stesso. Il colore identificativo è il colore Giallo. Approvate : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo autorizzate, quindi Approvate. Il colore identificativo è il colore Verde. Respinte : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo non autorizzate, e quindi Respinte. Il colore identificativo è il colore Rosso. Bozza : Rappresenta le note spese in fase di compilazione da parte dell'utente, cioè le nota spese non ancora inviate al responsabile e quindi in Bozza ; oppure rappresenta le nota spese respinte (non autorizzate) dal responsabile. Il colore identificativo è il colore Azzurro. Nota: Le note spese non autorizzate e respinte dal responsabile sono evidenziate nell'elenco sia con lo status "Bozza" sia con lo status "Respinte". Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 15 di 18

16 Elenco Note Spese Rappresenta la modalità per effettuare l'ordinamento dell'elenco delle note spese, l'utente agisce sul simbolo per accedere al dialogo di definizione dell'ordinamento delle note spese. Rappresenta la dichiarazione dei criteri di ordinamento che l'utente desidera utilizzare per la composizione dell'elenco delle e note spese. Rappresenta la modalità per creare il File csv delle note spese Nel dialogo è evidenziata una riga per ogni nota spese, per ogni nota spese sono evidenziati i seguenti dati: Simbolo Freccia : Rappresenta la nota spese selezionata. Simbolo Lente : Rappresenta la modalità per accedere alla consultazione e alla variazione dei dati della nota spese. Simbolo Cancella : Rappresenta la modalità per cancellare la nota spese. Simbolo Stampa : Rappresenta la modalità per stampare la nota spese. Status : Rappresenta il colore identificativo dello stato autorizzativo della nota spese. Il colore colore Giallo identifica le note spese in attesa di approvazione; il colore Verde identifica le note spese autorizzate; il colore Rosso identifica le note spese respinte; il colore Azzurro identifica le note spese in bozza. Intestatario : Rappresenta l'intestatario della nota spese. Descrizione : Rappresenta il mese di riferimento della nota spese ed il numero della nota spese. Simbolo Invio : Rappresenta la modalità per inoltrare la nota spese al responsabile ai fini autorizzativi. Azienda/Ente : Rappresenta l'azienda dell'intestatario della nota spese. Segnalazioni Anomalie : Rappresenta le segnalazioni/anomalie della nota spese ottenute dopo la fase di calcolo-controllo della nota spese stessa. Qualora siano evidenziate delle anomalie, le stesse sono rappresentate dal simbolo Simbolo Anomalie/Segnalazioni : Rappresenta, oltre la presenza di anomalie, la modalità per consultare le anomalie stesse. L'utente agisce su questo simbolo per visualizzare le anomalie Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 16 di 18

17 Simbolo Avvisi : Rappresenta la modalità per consultare eventuali avvisi. L'utente agisce su questo simbolo per visualizzare le eventuali informazioni. Per ogni nota spese selezionata, nel lato destro della pagina sono evidenziati i dati riepilogativi della nota spese stessa. Identifica la data di generazione del file delle note spese ** Evidenza del numero della trasferta importata dal modulo Travel L'utente agisce sul pulsante Visualizza Spese nella nota spese. per consultare le spese presenti L'utente agisce sul pulsante Visualizza Allegati per consultare gli allegati. Per visualizzare il documento allegato l'utente agisce sul simbolo dell'allegato Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 17 di 18

18 Sono elencati gli allegati, in riferimento alle spese, dichiarati nella sezione Spese Sono elencati gli allegati, in riferimento ad ogni tratta della trasferta, dichiarati dalla sezione Itinerario e Rimborsi Sono elencati gli allegati, in riferimento alla trasferta, dichiarati nella sezione Allegati Per variare i dati di una nota spese l'utente agisce sul campo Descrizione della nota spese interessata. Per consultare i dati di una nota spese l'utente agisce sul simbolo della "Lente". Per cancellare una nota spese l'utente agisce sul simbolo di cancellazione. Per stampare la nota spese l'utente agisce sul simbolo di stampa. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 18 di 18