HR - Guida Documenti online

Transcript

1 HR - Guida Documenti online Il cedolino e la cartolina presenze sono messi a disposizioni entro le ore 9.00 (ora italiana) del giorno 10 di ogni mese. Per quanto riguarda la tredicesima, il cedolino è messo a disposizione il giorno di valuta del pagamento, come da comunicato aziendale per il singolo anno. Al momento è previsto che i documenti, una volta pubblicati sul portale, restino disponibili per almeno 12 mesi. La stessa regola vale anche per i dipendenti cessati nel frattempo, a qualunque titolo. E bene precisare che, in ottemperanza e in assolvimento di precise indicazioni del Ministero del Lavoro, viene tenuta traccia sia di quando ogni nuovo documento è reso disponibile in rete, sia delle volte in cui lo stesso documento è stato almeno visualizzato da ciascun interessato. Accesso al portale per Documenti online. Per facilitare l accesso da una qualsiasi postazione interna Bitron, è attiva l integrazione con la Intranet di Gruppo, su cui compare un punto di aggancio con il portale HR. Nello stesso contesto è presente anche il corrente documento. L indirizzo completo per accedere al portale da un qualsiasi punto Internet è invece il seguente: Il portale HR resta sempre accessibile, in particolare il primo giorno in cui sono online i cedolini del nuovo mese. In altri periodi sono possibili interruzioni temporanee, conseguenti a interventi sistemistici sul server e/o sulla rete aziendale. Prerequisiti Più sotto alcune indicazioni orientative sulle caratteristiche delle postazioni da cui accedere al portale. Ambiente Windows 7 o superiore. Accesso con browser Internet Explorer (certificata la versione 10, ma anche con la 9 non sono stati rilevati inconvenienti), Firefox (certificata la versione 29), Chrome (versione 34). Altri browser non sono certificati. Le stesse versioni di Firefox e Chrome sono supportate dal sistema operativo Mac Os X. Per Android l accesso non è certificato, ma i test con la versione 5.1 non hanno rilevato inconvenienti. Unix da parte del fornitore del portale non esistono indicazioni in merito al suo utilizzo e non sono stati fatti test. I documenti sono memorizzati e scaricabili in formato pdf, per cui è necessario sia installato Adobe Acrobat Reader X (certificate le versioni a partire da ), oppure altro viewer compatibile. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 1 di 11

2 Utente e password Se ne ricordano le caratteristiche UTENTE : è un numero di 8 cifre, composto da codice azienda di appartenenza(*) (3 caratteri: a partire da dx) + codice individuale dipendente (5 caratteri: a partire da dx) (tale codifica è disponibile per reperimento sul cedolino del dipendente nel rigo CODICE. Zeri iniziali compresi. NON considerare il numero tessera presente sul badge o su altro documento.) Dipendenti neo assunti: questo dato deve essere richiesto al proprio Ufficio Personale, se non già comunicato in precedenza. PASSWORD (per primo collegamento): data di nascita esposta nel formato aaaammgg. Questa password nasce scaduta e quindi subito da modificare, con il primo collegamento. Con un clic del mouse sul pulsante i Istruzioni presente nella videata, compaiono le regole da rispettare per il cambio password. Si sottolinea che la password è case sensitive, ossia con differenza fra caratteri minuscoli e maiuscoli. (*) Il codice azienda vale 011 per i dipendenti di Bitron Spa, tutte le sedi 100 per i dipendenti di Elbi International Spa 121 per i dipendenti di Bitron Industrie Spa Caratteristiche della password L help sulla mappa di Cambia password descrive in modo dettagliato le regole per la composizione della nuova password, sia in caso di primo inserimento, che di successivo cambio. Fra queste regole, che 1. deve essere lunga almeno 8 caratteri 2. meglio non superare i 16 caratteri 3. deve contenere almeno 1 carattere alfabetico e 1 carattere numerico 4. sconsigliati tutti i caratteri speciali, quali +, -, %, &, etc. 5. non deve contenere la login al suo interno (per esempio, se il login è ' ', la password non può essere 'psw ') 6. non può essere uguale ad una delle ultime 4 password utilizzate. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 2 di 11

3 Come ci si collega da Intranet di Gruppo A partire dal 10/02/2017 sulla Home Page compare la nuova icona Area HR. Selezionandola, si passa alla mappa successiva, con il dettaglio delle scelte possibili. Selezionando Documenti Online si arriva alla mappa di login, descritta più avanti. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 3 di 11

4 Come ci si collega da Internet (postazione generica) A scanso di dubbi si noti che, per quanto alcuni motori di ricerca (es: Google, Yahoo, etc.) apparentemente riconoscano l indirizzo tuttavia non devono essere utilizzati e l accesso al portale va eseguito specificando direttamente il link di collegamento nel browser che si sta utilizzando (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc.). Una volta che ci si è collegati, compare la mappa seguente Per proseguire occorre premere con il mouse su Accedi nel riquadro bianco contornato. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 4 di 11

5 Mappa di login Questa è anche la prima mappa che compare se si accede da Intranet di Gruppo Se è la prima volta che ci collega, occorre impostare una propria password. Lo stesso se sono trascorsi 90 o più giorni dall ultima volta che si è cambiata la password, oppure quando ci si collega dopo averne richiesta una nuova, oppure dopo che se ne è ricevuta una nuova, in caso di blocco per supero del numero dei tentativi ammessi. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 5 di 11

6 Entrati nel portale si seleziona con il mouse I tuoi Documenti HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 6 di 11

7 Sempre con il mouse si seleziona la cartella (in questo esempio, si seleziona Cedolini) Compare l elenco di tutti i documenti messi a disposizione. Scegliendo Download si può aprire, salvare, salvare con nome, con le modalità consentite dal browser. Con un clic su un punto della riga scelta, si apre direttamente il documento. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 7 di 11

8 Note per l accesso e la sicurezza La connessione si chiude dopo un tempo di inattività di 30 minuti. Per ricollegarsi è sufficiente effettuare un nuovo login. Nel caso in cui si sia dimenticata la propria password, è fondamentale non ripetere più di 4 tentativi con errore. Al quinto tentativo errato compare il messaggio di errore Attenzione! Troppi tentativi errati. Utenza bloccata. Rivolgersi all'ufficio Personale. Come indicato dal testo della segnalazione, dopo il quinto tentativo errato l utenza resta bloccata e per la sua riattivazione non c è altro modo che contattare il proprio Ufficio Personale, il quale a sua volta dovrà avviare una richiesta di ripristino, con conseguente disservizio e tempo di attesa. Nel caso quindi di dimenticanza o di dubbio rispetto alla propria password, occorre selezionare l opzione Dimenticato la password?, che compare in basso a destra sulla mappa iniziale per il login e quindi seguire la procedura guidata, che al termine invia una password provvisoria all indirizzo mail comunicato a suo tempo. Questa nuova password è utilizzabile solo per il primo accesso, durante il quale viene richiesto di sostituirla obbligatoriamente con una nuova di propria scelta. Una utenza viene bloccata in automatico qualora non sia più utilizzata da almeno 8 mesi (240 giorni effettivi di calendario). In questi casi, che peraltro non dovrebbero verificarsi, occorre fare richiesta di riattivazione al proprio Ufficio Personale, come per il caso di blocco per supero del numero di tentativi errati. Anche in tutti i casi di riattivazione di una utenza, la password che è stata ricevuta è di tipo provvisorio, utilizzata solo per il primo accesso, durante il quale viene richiesto di sostituirla con una nuova di propria scelta. Sulla mappa di logon compare l opzione Cambia Password, con cui è possibile sostituire la password in corso con una nuova, che deve essere impostata secondo le regole descritte in precedenza. Per maggiore sicurezza, al primo collegamento dopo 90 giorni dall ultimo cambio password, viene richiesto obbligatoriamente di modificare nuovamente la password di login. Si suggerisce di tenere sempre traccia della password cambiata. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 8 di 11

9 Recupero password. Selezionando Dimenticato la password? compare la mappa seguente. Per compilare i campi Azienda (un numero di 3 cifre) e Matricola (un numero di 5 cifre) vale esattamente quanto indicato in precedenza per la composizione del codice utente. Azienda: 011, 100 o 121 a seconda della propria società di appartenza. Cognome e Nome devono essere indicati esattamente come riportati sul cedolino, in particolare per i casi di cognomi composti e nomi multipli. Questo poichè l identificazione della utenza avviene confrontando l intero contenuto dei campi cognome e nome, così come sono presenti e noti a sistema. E indifferente l utilizzo di caratteri maiuscoli o minuscoli. E opportuno avere ben presente che la procedura di recupero password è efficace solo se l utenza non è stata bloccata per aver raggiunto i 5 tentativi consecutivi errati. In questo caso la procedura di richiesta password non ha quindi più nessuna utilità e efficacia e l utenza continua a restare bloccata, anche se viene comunque inviata una nuova password al proprio indirizzo di posta elettronica. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 9 di 11

10 FAQ Chi può vedere online il mio cedolino? Tranne il diretto interessato e solo dopo login, nessuno ha accesso ai documenti. Sono collegato direttamente tramite Internet e, sulla prima mappa, cliccando su Accedi non compare la mappa per il login Potrebbe essere impedita la visualizzazione delle finestre popup. Se si accede tramite Internet Explorer, in questo caso occorre: 1. Aprire Internet Explorer, selezionare il pulsante Strumenti e quindi selezionare Opzioni Internet. 2. Nella scheda Privacy deselezionare la casella di controllo Attiva Blocco popup in Blocco popup e quindi fare clic su OK. Si vedono i documenti dei mesi precedenti, ma non gli ultimi pubblicati. E molto probabile che occorra semplicemente liberare la cache del browser con cui si è collegati, in modo da forzare il refresh della mappa a cui si sta accedendo. La modalità è differente a seconda del browser, ma, ad esempio, con Explorer e con Firefox lo si ottiene con il tasto f5. La stessa situazione si può verificare se lo zoom di visualizzazione è superiore al 100%. In questo caso, a destra dell elenco di documenti sono presenti le frecce di scorrimento e per far comparire i documenti in fondo all elenco è sufficiente agire sulla freccia in giù. Sono obbligato a stampare i documenti? Non c è alcun obbligo di stampa, anzi uno degli obiettivi è proprio la riduzione del numero di stampe. E del tutto discrezionale limitarsi alla consultazione, copiare e salvare il documento sul proprio PC o su quello aziendale, oppure stamparlo. A che cosa serve l indirizzo personale che mi è stato richiesto? Come ormai prassi diffusa in molti siti, serve in caso di recupero della propria password. Come indicato in un paragrafo precedente di questo documento e seguendo la procedura guidata. L indirizzo può venire utilizzato anche in alcuni casi di blocco della utenza, per ricevere la nuova password provvisoria, inviata in automatico. Perché il cedolino e gli altri documenti non vengono spediti direttamente alla casella di posta? Ci si deve attenere alla normativa in vigore dell Ispettorato del Lavoro. A meno di utilizzare caselle di posta certificata, che al momento sono molto poco diffuse, la posta elettronica non offre tracciabilità sulla spedizione e sul ricevimento. Ho dimenticato la password, non ho comunicato un indirizzo mail personale e non dispongo di un indirizzo mail aziendale. Come posso fare? In questo caso ci si può solo rivolgere al proprio Ufficio Personale, che dovrà procedere come nel caso di utenza bloccata. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 10 di 11

11 Ho cambiato il mio indirizzo mail, a chi lo devo comunicare? Lo si deve comunicare al proprio Ufficio Personale. Si tenga conto che la modifica diventa attiva solo dal mese successivo. Lo stesso se non lo si è mai comunicato in precedenza. Quando mi collego e indico utente e password, compare il messaggio Utente scaduto. Il termine scaduto è equivalente a bloccato. Significa che in precedenza sono stati fatti almeno 5 tentativi consecutivi con password errata, oppure che non si accede con la propria utenza da oltre 240 giorni. Per la riattivazione non c è altro modo che contattare il proprio Ufficio Personale, come indicato in una pagina più sopra. Un dipendente cessato continua a poter accedere ai propri documenti? Per un dipendente non più in forza le regole di conservazione e di accesso al portale sono esattamente le stesse, in particolare per quanto riguarda le ultime mensilità erogate, anche quando non si è più presenti in azienda. Non si disporrà più dell accesso al portale aziendale, ma si potrà accedere da Internet, utilizzando il link generico, quello indicato nella prima pagina di questa guida. Chi è a conoscenza della password che ho scelto? Nessun altro conosce o può consultare la password individuale scelta da ciascuno, che, anzi, è registrata a sistema in modo criptato. In caso di smarrimento o di dimenticanza, questo aspetto motiva l emissione di una password provvisoria, che dovrà essere sostituita a propria discrezione, prima di effettuare un nuovo accesso. HR - Guida Documenti online (versione 1.11) Pagina 11 di 11