MILESTONES E DELIVERABLES

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1 MILESTONES E DELIVERABLES Paolo Masoni Laboratorio LCA and Eco-Progettazione UTVALAMB LCA COME PARTECIPARE AD UN PROGETTO E COME SCRIVERE UNA PROPOSTA 11 o5obre 2013 Aula Magna C.R. Bologna MMS 1

2 Costruire un progetto Nello scrivere un progetto si può procedere in molti modi, uno molto ingegneristico è quello di partire dalla definizione degli obiettivi finali, da questi gli obiettivi intermedi (Deliverables) per identificare le azioni (task) necessarie, le loro relazioni logiche e le milestone e infine quantificare le risorse necessarie. 1. Obiettivi finali 2. Obiettivi intermedi -> Deliverables 3. Tasks e struttura logica -> Milestones 4. Quantificazione risorse 2

3 MILESTONE MILESTONE: Indica un importante traguardo intermedio nello svolgimento del progetto. A differenza delle attività (Task) ha una durata nulla Normalmente identificare una Milestone serve per: sbloccare l inizio di una attività che dipende fortemente dal raggiungimento di uno specifico obiettivo avere dei punti di controllo intermedi nella pianificazione delle attività Esempi di Milestones sono: Validazione di uno strumento, di un metodo, di una selezione di casi studio, Raggiungimento di uno step importante nella realizzazione di un impianto che rende possibile l avvio di una successiva fase Collaudo di un impianto o parti di esso Firma di un contratto 3

4 DELIVERABLES I DELIVERABLES sono risultati verificabili (tangibili e non) del progetto e delle sue attività, da presentare ai committenti. Un deliverable può essere: un rapporto (è il caso più comune) di qualsiasi tipo: verbale di riunione, template, rapporto tecnico, businees plan, diario di attività, piano di comunicazione, piano di exploitation, rapporto manageriale, ecc. un software un sito web un prototipo, un impianto o un componente schemi o disegni un corso di formazione datasets/database ecc. Quando il deliverable è intangibile può essere utile prevedere un rapporto che lo descrive. Ad esempio, nel caso di un corso di formazione è opportuno elaborare una relazione che descrive il contenuto, i docenti, i partecipanti, le modalità di erogazione, ecc. 4

5 Gli errori più comuni Confondere un deliverable con una milestone. Ovviamente un deliverable può essere anche una milestone ma non tutti i deliverables lo sono. Confondere un risultato intermedio interno con un deliverable. Ad esempio, uno studio preliminare necessario per sviluppare un prototipo Confondere un legame logico fra due o più attività con una milestone. Spesso un attività dipende dai risultati di un altra, ma quasi mai questo deve essere tradotto in milestones Eccedere nel numero di deliverables e milestones: limitarsi a definire come deliverables quelli realmente indispensabili per (di)mostrare i risultati ottenuti e come milestone gli step veramente passa non passa del progetto. Ogni milestone rende estremamente visibile gli eventuali ritardi del progetto. Ogni deliverable richiede una lunga procedura interna di preparazione e validazione. MAKE IT SIMPLE! 5

6 Milestones e deliverables obbligatori In molti casi alcune milestone e deliverable sono espressamente previsti dal bando. Esempi di milestones obbligtorie: kick off meeting. E una milestone che segna non l avvio formale del progetto (la cui data è sempre indicata dal contratto), ma quello sostanziale, con una condivisione tra tutti i partners delle finalità del progetto e del modo di operare. E spesso l occasione per fare un programma dettagliato di ciascun workpackage, individuare le persone responsabili di azioni specifiche, chiarire gli aspetti tecnici ambigui all interno del progetto. Il kick off è un momento estremamente importante del progetto, mai organizzarlo frettolosamente! mid term review. Spesso la CE richiede una verifica intermedia del progetto da parte del Project officer o esperti nominati ad hoc. Il successo condiziona il proseguimento del progetto. E consigliabile che il coordinatore organizzi l incontro con molta attenzione, prevedendo che i responsabili di WP presentino le attività e gli altri partner siano presenti per fornire supporto tecnico ove richiesto. Non cercare di nascondere difficoltà tecniche, ma mostrare che sono state valutate e messe in campo le azioni correttive. Parlare con voce unica (le divergenze di opinione devono essere discusse in separata sede fra i partners). 6

7 Milestones e deliverables obbligatori Tutti i progetti prevedono come deliverables: rapporti di avanzamento periodici (sia tecnici che gestionali) Cost statements Rapporto finale (Layman report): opuscolo divulgativo sui risultati del progetto